Usando modelos do Word no Dynamics 365

 

Aplicável a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esse recurso foi apresentado na atualização do CRM Online 2016 e no CRM 2016 (local).

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Depois de criar e importar modelos do Microsoft Office Word para o Microsoft Dynamics 365, os usuários podem, com um clique, gerar documentos padronizados automaticamente, preenchidos com dados do Dynamics 365. Esse recurso têm algumas considerações especiais que você deve saber sobre como criar modelos do Word com êxito.

Dica

Confira o vídeo a seguir: Criar documentos diretamente do Dynamics CRM usando modelos do Word e do Excel (2:38)

Aviso

Existe um problema conhecido que ocorre durante a criação de modelos no Word. Este tópico contém informações sobre como evitar interações com grande potencial de desestabilização Word. Veja: Importante: Um problema conhecido e como evitá-lo

Estão são versões do Word com suporte.

Área	Versão do Word
Criação de um modelo do Word	2013, 2016
Usar um documento do Word gerado no Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Siga as etapas neste tópico para criar e usar modelos do Word com êxito no Dynamics 365.

Etapa 1: Criar um modelo do Word

Onde você pode criar um modelo

Há três lugares no Dynamics 365 em que você pode criar um modelo do Word:

• Na página Configurações. Vá para Configurações > Modelos > Modelos de Documento > Novo(). Serão necessárias permissões suficientes para acessar a página Configurações como Administrador do Sistema ou Personalizador do Sistema.

• Em um registro. Abra um registro, como uma conta em Vendas. Vá para Vendas > Client_Accounts > Minhas Contas Ativas. Clique em uma conta para abri-la e, em seguida Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelo do Word. Os modelos criados aqui são pessoais e ficam disponíveis apenas ao usuário que os criou.

• Em uma lista de registros. Por exemplo, vá para Vendas > Client_Accounts > Minhas Contas Ativas. Selecione uma única conta e clique em Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelos do Word.

  

Dica

Para excluir modelos de documentos pessoais, faça o seguinte:

1. Clique em Localização Avançada ().

2. Para Localizar, selecione Modelos de Documentos Pessoais.

3. Clique em Resultados (!).

4. Selecione o modelo de documento pessoal a ser excluído e clique em Excluir ().

Depois de clicar em Criar Modelo do Word, selecione uma entidade com a qual filtrar e clique em Modelo do Word > Selecionar Entidade.

A página de seleção de relacionamento será exibida.

O que são relacionamentos 1:N, N:1 e N:N?

Esta tela exige um entendimento da estrutura de dados do Dynamics 365. O administrador ou o personalizador do Dynamics 365 pode fornecer informações sobre relacionamentos entre entidades. Para conteúdo de administração, consulte: TechNet: Criar e editar relacionamentos entre entidades.

Seguem alguns exemplos de relacionamentos para a entidade Conta.

Relacionamento	Descrição
	Uma conta pode ter vários contatos.
	Um lead, uma conta ou um contato pode ter várias contas.
	Uma conta pode ter várias listas de marketing. Uma lista de marketing pode ter várias contas.

Os relacionamentos que você seleciona nesta tela determinam quais entidades e campos estarão disponíveis depois que você definir o modelo do Word. Selecione somente os relacionamentos de que você precisa para adicionar dados do Dynamics 365 ao modelo do Word.

Observação

Para garantir o download dos documentos em tempo hábil, há um limite máximo de 100 para o número de registros relacionados retornados para cada relacionamento. Por exemplo, se você estiver exportando um modelo de uma conta e desejar incluir uma lista de contatos, o documento retornará, no máximo, 100 contatos da conta.

Baixar o modelo

Clique em Baixar Modelo na página Selecionar Entidade para criar um arquivo do Word no seu computador local com a entidade exportada, incluída como dados XML.

Etapa 2: Habilitar a guia Desenvolvedor

Abra o arquivo de modelo do Word. Neste momento, o documento aparece em branco.

Para ver e adicionar dados XML do Dynamics 365, é preciso habilitar a guia Desenvolvedor do Word.

1. Vá para Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções e habilite a opção Desenvolvedor.

   

2. Clique em OK.

A opção Desenvolvedor aparece agora na faixa de opções do Word.

Importante: Um problema conhecido e como evitá-lo

Existe um problema conhecido com os modelos do Word gerados pelo Dynamics 365 e com o Microsoft Office Word. Na seção a seguir, você adicionará campos de controle de conteúdo XML ao modelo do Word.

Aviso

Algumas coisas podem causar o congelamento do Word, exigindo que você use o Gerenciador de Tarefas para encerrar o Word.

• Inserção de um controle de conteúdo que não seja Imagem ou Texto sem Formatação.

• Alteração textual, como alteração de maiúsculas e minúsculas ou adição de texto a um controle de conteúdo. Essas alterações podem ocorrer por meio de AutoCorreções e de edições do usuário. Por padrão, o recurso de AutoCorreção do Microsoft Word coloca a primeira letra da frase em maiúscula. Quando você adiciona um campo de controle do conteúdo, o Word o considera como uma nova frase e coloca a primeira letra em maiúscula quando o foco sai do campo.

Para evitar problemas com campos de controle, faça o seguinte:

Apenas adicione campos como Texto sem Formatação ou Imagem

1. Use o Painel de Mapeamento XML para adicionar campos de entidade do Dynamics 365 ao seu modelo do Word. Apenas adicione campos como Texto sem Formatação ou Imagem.

   

Não faça alterações textuais no controle de conteúdo adicionado

1. É possível fazer alterações de formatação em campos de controle do conteúdo, como a colocação do texto em negrito, mas não outras alterações textuais, como a alteração de maiúsculas e minúsculas.

   

Se ocorrer o congelamento do Word ou houver uma redução de desempenho, tente desativar a AutoCorreção.

Desativar a AutoCorreção

1. Com o arquivo de modelo aberto no Word, vá para Arquivo > Opções > Revisão de Texto > Opções de AutoCorreção.

   

2. Desmarque as caixas Colocar primeira letra da frase em maiúscula e Usar sugestões do verificador ortográfico automaticamente.

   

3. Desmarque a caixa Hífens (--) por traço (—) nas guias Formatação Automática e Formatação Automática ao Digitar.

4. Clique em OK.

Se você seguiu as recomendação acima, você está pronto para definir o modelo do Word.

Etapa 3: Definir o modelo do Word

Use o Painel de Mapeamento XML para definir o modelo do Word com os campos de entidade do Dynamics 365.

1. No modelo do Word, clique em Desenvolvedor > Painel de Mapeamento XML.

   

   O esquema XML padrão está selecionado.

   

2. Selecione o esquema XML do Dynamics 365. Ele começará com “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Importante

   Se ocorrem edições acidentais frequentes que causam o congelamento do Word ou que reduzem o desempenho, desative as opções de AutoCorreção de acordo com a seção: “Um problema conhecido e como evitá-lo”.

3. Expanda a entidade do Dynamics 365, clique com o botão direito sobre o campo de entidade e clique em Inserir Controle de Conteúdo > Texto sem Formatação.

   

O campo de entidade do Dynamics 365 é adicionado ao modelo do Word.

Adicione outros campos de entidade, acrescente texto e rótulos descritivos e formate o documento.

Um modelo concluído deve ter a seguinte aparência:

Alguns campos de controle de conteúdo que você inseriu provavelmente terão várias linhas de dados. Por exemplo, as contas têm mais de um contato. Para incluir todos os dados no modelo do Word, defina o campo de controle de conteúdo para repetição.

Definir campos de controle de conteúdo para repetição

1. Coloque campos com dados repetidos em uma linha da tabela.

2. Selecione a linha inteira da tabela no modelo.

   

3. No Painel de Mapeamento XML, clique com o botão direito no relacionamento que contém campos de controle do conteúdo e clique em Repetição.

   

Ao usar o modelo do Word no Dynamics 365 para criar um documento, a tabela será preenchida com várias linhas de dados.

Quando o modelo estiver com os campos e a formatação que você deseja, salve-o e carregue-o no Dynamics 365.

Etapa 4: Carregar o modelo do Word de volta no Dynamics 365

‘Quando o modelo do Word estiver como você deseja, salve-o para carregá-lo no Dynamics 365.

O acesso ao modelo do Word recém-criado depende do modo como você o carregou e do acesso atribuído ao direito de acesso. Consulte Use os Direitos de Acesso para controlar o acesso a modelos.

Os administradores do Dynamics 365 podem usar a página Configurações para carregar o modelo do Word no Dynamics 365. Quando um modelo é carregado em Configurações, ele fica disponível a todos os usuários de sua organização do Dynamics 365.

Para administradores: Carregar o modelo do Word no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, vá para Configurações > Modelos > Modelos de Documentos.

2. Clique em Carregar Modelo.

3. Arraste o arquivo do Word para a caixa de diálogo ou procure o arquivo.

   

4. Clique em Carregar.

Os usuários que não são administradores podem carregar um modelo para o próprio uso a partir de uma lista de registros.

Para usuários administradores ou não administradores que desejam criar um modelo pessoal: Carregar um modelo do Word no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, abra a página com uma lista de registros; por exemplo, a lista de contas do cliente em Vendas.

2. Selecione um único item, como uma conta, e clique em Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelos do Word.

3. Clique em Modelo do Word > Carregar.

   

4. Arraste o arquivo do Word para a caixa de diálogo ou procure o arquivo.

5. Clique em Carregar.

Etapa 5: Gerenciar um documento a partir do modelo do Word

Para usar o modelo do Word que você criou, faça o seguinte:

1. Abra um registro com as informações que você deseja para criar um documento. Por exemplo, abra um registro de conta do cliente em Vendas.

2. Clique em Mais (…) > Modelos do Word e, em Modelos de Word, selecione o modelo criado.

   Se o modelo criado não estiver visível, há duas possibilidades:

   1. Serão exibidos somente os modelos criados para o tipo de registro (entidade) selecionado. Por exemplo, ao abrir um registro de oportunidade, você não verá o modelo criado com a entidade Conta.

   2. É necessário atualizar o Dynamics 365 para ver o modelo. Atualize seu navegador ou feche e reabra o Dynamics 365.

Após selecionar o modelo do Word, o Dynamics 365 cria um documento do Word a partir do registro que você selecionou.

Experimente os modelos do Word de exemplo

Há cinco modelos do Word incluídos no Microsoft Dynamics 365.

Os modelos do Word de exemplo foram criados com um determinado tipo de registro (entidade). Você só poderá aplicar o modelo a registros do mesmo tipo de registro.

Nome	Entidade
Resumo da Oportunidade	Oportunidade (área de Vendas)
Resumo da Campanha	Campanha (área de Marketing)
Resumo da Ocorrência	Ocorrência (área de Serviço)
Fatura	Fatura (área de Vendas)
Resumo da Conta	Client_Account (área de Vendas, Serviço e Marketing)

Para aplicar um modelo do Word de exemplo

1. Abra um registro com informações contendo o tipo de entidade que corresponde ao modelo de exemplo. Por exemplo, abra um registro de conta do cliente em Vendas para aplicar o modelo Resumo da Conta.

2. Clique em Mais (…) > Modelos do Word e, em Modelos de Word, selecione o modelo de exemplo.

Abra o modelo do Word recém-criado e atribua a ele uma aparência.

Observação

Você pode analisar, mas não editar, modelos que estejam incluídos no Microsoft Dynamics 365.

Considerações adicionais

Use os Direitos de Acesso para controlar o acesso a modelos

Os administradores do Dynamics 365 podem controlar o acesso aos modelos do Word com alguma granularidade. Por exemplo, você pode conceder a vendedores acesso de Leitura, mas não de Gravação, do modelo do Word.

1. No Dynamics 365, clique em Configurações > Segurança > Funções de Segurança.

2. Selecione uma função e, em seguida, clique na guia Gerenciamento de Negócios.

3. Selecione Modelo de Documento para definir o acesso aos modelos disponíveis para toda a organização. Selecione Modelo de Documento Pessoal para ver os modelos compartilhados com usuários individuais.

4. Clique nos círculos para ajustar o nível de acesso.

As listas, nos documentos criados, não estão na mesma ordem dos registros

As listas de registros criadas a partir de um modelo personalizado podem não aparecer nos documentos do Word na mesma ordem que aparecem no Dynamics 365. A ordem em que os registros são listados é baseada na hora e data em que foram criados.

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