Sobre o fluxo de trabalho de viagem e despesas

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Você pode usar o sistema de fluxo de trabalho no Microsoft Dynamics AX para configurar um processo de revisão para relatórios de despesas em Viagem e despesas. É possível configurar um fluxo de trabalho para determinar quem aprova os relatórios de despesas com base em qualquer um dos seguintes critérios:

• A hierarquia de relatórios de funcionários e os limites de aprovação predefinidos

• Dimensões financeiras e responsabilidade do projeto

• Atribuição a usuários ou grupos de usuários específicos

As aprovações do fluxo de trabalho podem ser criadas para relatórios de despesas, requisições de viagem, adiantamentos em dinheiro, contestações de cartão de crédito e recuperação do imposto sobre valor agregado (IVA).

Exemplo

O processo a seguir é um exemplo do fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas para um relatório de despesas.

1. Um funcionário cria e salva um relatório de despesas.

2. O funcionário envia o relatório para aprovação. O aprovador é identificado com base nas regras definidas quando o fluxo de trabalho foi configurado.

3. O aprovador recebe uma notificação de que um relatório de despesas está pronto para aprovação. O aprovador examina o relatório de despesas e verifica se as seguintes condições são atendidas:

   • As despesas não violam nenhuma política de despesas. Se uma despesa violar uma política, ele verificará se uma justificativa de negócios válida está incluída no relatório.

   • Recibos de equipamentos eletrônicos estão anexados ao relatório de despesas.

4. O aprovador aprova o relatório de despesas.

5. O relatório de despesas é atribuído ao coordenador de contas a pagar para lançamento.

   • Se o lançamento automático estiver configurado, o relatório de despesas será processado para pagamento, e o status do relatório será atualizado.

   • Se o lançamento automático não estiver configurado, o coordenador de contas a pagar verificará se todos os recibos originais foram enviados e se eles correspondem às despesas contidas no relatório de despesas. Todos os códigos de imposto inseridos no relatório de despesas também devem ser confirmados como corretos. Após a verificação desses requisitos, o relatório de despesas será lançado.

Após o lançamento do relatório de despesas, o pagamento do relatório é autorizado, e o funcionário é reembolsado.