Compartilhar via

Recomendações para formalizar tarefas rotineiras e não rotineiras

  • Artigo

Aplica-se a esta recomendação da lista de verificação de Excelência Operacional Bem Arquitetada: Power Platform

OE:02 Formalize a maneira como você executa tarefas operacionais de rotina, conforme necessário e emergenciais usando documentação, listas de verificação ou automação. Busque consistência e previsibilidade nos processos e entregas da equipe adotando práticas e abordagens líderes do setor, como a abordagem "shift left".

Este guia descreve as recomendações para formalizar tarefas rotineiras e não rotineiras. A formalização de tarefas rotineiras e não rotineiras é crucial para práticas de gerenciamento da carga de trabalho eficientes e bem-sucedidas. A adoção de ferramentas e práticas comprovadas pelo setor ajuda equipes da carga de trabalho a otimizar a eficiência e a consistência, além de automatizar processos quando prático. Essa prática ajuda a minimizar o risco de despreparo quando problemas surgem e garante que o suporte à carga de trabalho seja eficiente. Sendo consistentes em relação à maneira como tarefas rotineiras, improvisadas e de emergência são tratadas, os membros da equipe de carga de trabalho podem minimizar o risco de erros e reforçar um senso comum de propriedade.

Estratégias-chave de design

Os processos consistentes tornam a qualidade do trabalho previsível, e a qualidade de trabalho previsível deixa o suporte à carga de trabalho mais tranquilo. Para conseguir consistência nos processos, você precisa padronizar processos e documentar procedimentos operacionais padrão. A padronização ajuda equipes da carga de trabalho a manter e melhorar continuamente a carga de trabalho sob a governança geral da organização. Use estratégias como automação e abordagens shift-left para minimizar áreas de imprevisibilidade em potencial.

A padronização do processo assume muitas formas. Aqui estão algumas recomendações gerais:

  • Os processos padronizados por você devem abranger todos os aspectos do gerenciamento da carga de trabalho: confiabilidade, segurança, desempenho, experiência e processos operacionais. A equipe de carga de trabalho deve ter tanta propriedade dos processos quanto necessário para manter e melhorar continuamente a carga de trabalho sob a governança geral da organização.

  • A documentação produzida por você captura os procedimentos operacionais padrão e dita como as coisas são feitas, mas a documentação nunca é final. Os procedimentos devem evoluir à medida que a carga de trabalho e a equipe evoluem. Revise e desafie regularmente os padrões para garantir que eles sejam os padrões certos para a equipe agora. Sua documentação deve ser padronizada e controlada por versão para garantir consistência nos formatos de documentação e que There seja um registro de revisões e atualizações.

  • Detalhe tarefas rotineiras, improvisadas e de emergência em itens da lista de verificação fáceis de compreender, de maneira que as equipes da carga de trabalho possam alcançar consistência nos processos e minimizar áreas de imprevisibilidade em potencial.

Um exemplo de uma tarefa de rotina é o processo de aplicação de uma atualização a uma solução que esteja no ambiente de produção. Quando você determina que precisa realizar uma atualização de solução, a equipe da carga de trabalho pode criar uma lista de verificação que inclui itens como:

  • Teste a atualização nos ambientes de preparo e teste.

  • Crie uma solicitação do gerenciamento de alterações para implantar a atualização na produção.

  • Atualize a documentação, como um wiki ou base de dados de conhecimento, para refletir as informações mais recentes.

  • Revise a janela de interrupção para minimizar a interrupção para os usuários.

    Concentre cada item da lista de verificação em uma tarefa discreta que esteja definida claramente.

  • As tarefas improvisadas e de emergência são específicas do cenário, mas os operadores ainda devem compreender claramente as funções e as responsabilidades. Eles precisam saber como interagir com a equipe da carga de trabalho e com outras equipes da organização para trabalhar de maneira eficiente e meio a esses tipos de tarefas.

    Por exemplo, um tarefa improvisado pode envolver a ativação de uma nova configuração ou recurso de ambiente, ou o uso de componentes de código para experiências de desenvolvedor. Talvez não haja uma lista de verificação totalmente realizada para o teste desse tipo de recurso. No entanto, é possível que haja listas de verificação gerais para adicionar novos recursos ou recursos aos ambientes e padrões que abranjam testes de desempenho, segurança e confiabilidade em cada estágio.

    Da mesma forma, o plano de resposta a emergências deve definir claramente funções e responsabilidades, além de processos e procedimentos gerais. Você deve seguir esse plano em situações de emergência para garantir que as resolva com eficiência.

    Operações improvisadas e de emergência também são boas oportunidades para aprender a melhorar os procedimentos operacionais padrão. Peça à equipe da carga de trabalho refletir a respeito de maneiras pelas quais as operações poderiam ter sido mais tranquilas e determine se uma atualização nos processos existentes pode ser benéfica futuramente.

  • Adote práticas comprovadas pelo setor para minimizar o tempo gasto pela equipe inventando processos e padrões. Seguir práticas Agile com Scrum, organizar o trabalho por meio de quadros Kanban e adotar um ethos shift-left são todos exemplos de práticas eficazes para organizações de qualquer tamanho. Muitas organizações maduras usam procedimentos operacionais padrão com controle de versão, wikis, manuais de novos funcionários e manuais de operações para impor consistência.

    Confie na experiência da sua equipe para decidir quais práticas se adaptam ao geranciamento do ciclo de vida da sua carga de trabalho. Aprenda com outras equipes sobre os padrões que elas implementaram com sucesso para entender como práticas específicas se encaixam na sua estrutura organizacional.

  • Incorpore requisitos organizacionais e funções transversais nos procedimentos operacionais padrão. A organização pode ter padrões para alguns processos que você deve adotar, como gerenciamento de alterações e suporte. No entanto, você também pode ter capacidade de desenvolver os próprios padrões para outros processos, logo, procure maneiras de incorporar os padrões necessários aos processos. É provável que os processos que você possui se cruzem com os processos de outras equipes, logo, esforce-se para alinhar os padrões com uma extensão prática.

    Documente onde os processos da equipe de carga de trabalho e de outras equipes divergem para garantir que a equipe de carga de trabalho possa trabalhar melhor com outras equipes quando There forem pontos de intersecção. As equipes de segurança centrais podem usar ferramentas e procedimentos diferentes da equipe de carga de trabalho, e as equipes poderão colaborar mais facilmente se estiverem cientes dessas diferenças.

  • Use a automação para conseguir consistência. Automatize tarefas repetitivas e propensas a erros humanos para aliviar a carga de gerenciamento da equipe. Procure oportunidades para automatizar processos, como a geração dos tíquetes de gerenciamento de serviços de TI. Saiba mais em Recomendações para implementação de automação.

Compensação: A codificação de procedimentos operacionais padrão pode acarretar o risco de levar à estagnação ou complacência. Os padrões devem ser seguidos, mas não devem ser rígidos ou estáticos. Busque encontrar um equilíbrio entre a adesão rígida e a permissão para a inovação, de maneira que os processos possam evoluir com segurança ao longo do tempo.

Facilitação do Power Platform

Embora There não sejam Power Platform produtos que facilitem diretamente a formalização de processos e procedimentos, Microsoft publica orientações abrangentes sobre este assunto. Use esse guia para compreender as práticas recomendadas e comprovadas pelo setor e para levar em consideração como aplicá-las à carga de trabalho.

Power Platform O Well-Architected também fornece orientação detalhada sobre os processos e procedimentos que devem ser codificados para garantir que sua carga de trabalho e sua equipe de carga de trabalho sejam executadas de acordo com os padrões do setor:

Próximas etapas

Lista de verificação de excelência operacional