Assinaturas dinâmicas por destinatário para relatórios paginados

APLICA-SE A: Power BI Desktop Serviço do Power BI

As assinaturas dinâmicas por destinatário são projetadas para simplificar a distribuição de uma cópia personalizada de um relatório para cada destinatário de uma assinatura de email. Defina qual exibição do relatório que um indivíduo recebe, especificando quais parâmetros são aplicados à sua versão do relatório.

As assinaturas dinâmicas por destinatário estão disponíveis para relatórios paginados e para relatórios do Power BI. Este artigo é sobre relatórios paginados. Para saber mais sobre assinaturas dinâmicas para relatórios do Power BI, confira Assinaturas dinâmicas por destinatário para relatórios do Power BI.

Os parâmetros de assinatura dinâmica são armazenados em um modelo semântico separado do Power BI. O modelo semântico define o mapeamento entre os destinatários e os respectivos parâmetros. Quando é hora de enviar o relatório, os dados mais recentes disponíveis em seu modelo semântico determinam quem recebe uma assinatura e com qual parâmetro aplicado.

Pré-requisitos

• Um relatório paginado com parâmetros de compartilhamento que é salvo em um workspace com suporte por uma capacidade (capacidade do Power BI Premium, avaliação do Microsoft Fabric ou capacidade do Microsoft Fabric).
• Crie permissões para um modelo semântico do Power BI que contém os endereços de email de seus destinatários e valores de parâmetro que devem ser aplicados a cada destinatário.
• Uma função de Colaborador, Membro ou Administrador no workspace. Você sabe que você tem a função de Colaborador, Membro ou Administrador em um workspace se puder editar relatórios ou pineis nesse workspace. Leia mais sobre as Funções nos workspaces.
• Um modelo semântico do Power BI que contém dados de destinatário. Os dados de destinatários incluem endereços de email dos destinatários e os parâmetros que você tem interesse em atribuir para cada destinatário.

Criar uma assinatura dinâmica

Deseja criar uma assinatura que envie exibições personalizadas de um relatório para seus assinantes com base nos parâmetros definidos? Talvez você seja um diretor de treinamento e queira enviar um relatório para vários gerentes, sendo que cada um deles só está interessado no progresso de conclusão de seus funcionários. Agora você pode criar uma assinatura e personalizar o relatório para que cada gerente veja apenas os dados relacionados aos próprios funcionários. Para fazer isso, o Power BI se conecta a um modelo semântico que define o mapeamento entre destinatários e parâmetros. Quando chega a momento de enviar o relatório, os dados mais recentes disponíveis neste modelo semântico determinam qual gerente recebe um relatório em sua caixa de entrada e quais parâmetros são aplicados a esse relatório.

Para usuários familiarizados com o SSRS (SQL Server Reporting Services), esse recurso é semelhante às assinaturas orientadas por dados.

Comece com um relatório paginado que tenha parâmetros. Você saberá que o relatório tem parâmetros se selecionar Parâmetros e vir opções suspensas no cabeçalho. Este relatório tem um parâmetro para Nome do gerente e um parâmetro para Funcionário.

Conectar-se aos dados do destinatário

1. Selecione Assinar o relatório.

   

2. A janela Assinaturas é aberta e ainda não há assinaturas. Selecione Criar uma assinatura.

   

3. Selecione Dinâmico por destinatário.

   

4. Realce o modelo semântico do Power BI que contém os dados do destinatário. Os dados dos destinatários incluem colunas para endereço de email, parâmetros que podem ser variados por destinatário e, opcionalmente, tipo de anexo e assunto do email.

   Em algumas organizações, pode haver um modelo semântico do Power BI de funcionários corporativos que atenda a essa finalidade. Ou talvez seja necessário criar um novo modelo semântico que contenha endereços de email e valores para parâmetros de relatório. A parte crítica dos dados são os endereços de email. Para que você defina os parâmetros por destinatário, o modelo semântico precisa incluir os endereços de email de todos os possíveis destinatários. Selecione Avançar. Neste exemplo, nosso modelo semântico de mapeamento de parâmetros é denominado Dados de treinamento.

   

Seleciona e filtra conjuntos de dados

A janela Selecionar e filtrar dados lista os campos que podem ser definidos dinamicamente. Neste exemplo, temos um campo para endereço de email e temos vários parâmetros. Selecione as colunas do modelo semântico que você deseja que sejam diferentes para cada destinatário. O endereço de email e os parâmetros podem ser definidos dinamicamente com base nos dados do modelo semântico do Power BI.

1. A janela Selecionar e filtrar dados exibe a lista de campos do modelo semântico de Dados treinamento que podem ser usados para filtrar dinamicamente sua assinatura de relatório Treinamento do gerente. Neste exemplo, temos Endereço de email, Assunto do email, Parâmetros do relatório e Tipo de arquivo de anexo. Esses campos do modelo semântico dos Dados treinamento podem ser vinculados à assinatura.

   Selecione os campos relevantes que você deseja que sejam variados por destinatário. Aqui temos Email e dois campos para parâmetros: Nome do funcionário e Nome do gerente. Opcionalmente, adicione filtros e altere o método de agregação expandindo os painéis Filtrar e Compilar. À medida que você adiciona dados, o Power BI cria uma tabela. Nesta janela, restrinja quem deve receber o relatório. Em nosso exemplo, selecionamos apenas os funcionários que também são gerentes.

   

2. Selecione Avançar quando estiver satisfeito com suas seleções.

Insira os detalhes de e-mail

Na janela Detalhes do email, nomeie a assinatura, adicione destinatários separados por vírgulas ou ponto-e-vírgula e um assunto e selecione o tipo de anexo a ser usado. Muitos desses campos oferecem a opção de usar os parâmetros dinâmicos. Neste exemplo, os Destinatários são adicionados dinamicamente com base no modelo semântico Dados de treinamento, usando o campo Email. E o Assunto do email é definido dinamicamente usando o parâmetro Nome do gerente. O ícone de link permite que você saiba que o conteúdo dinâmico está sendo usado.

1. Nomeie sua assinatura.

2. Insira manualmente os endereços de email dos destinatários ou use a lista suspensa para selecionar um valor que selecione dinamicamente os destinatários no modelo semântico Dados de treinamento.

3. Adicione manualmente um assunto de email ou use a lista suspensa para criar assuntos individualizados dinamicamente usando o campo Nome do gerente do modelo semântico Dados treinamento.

   

4. Adicione detalhes opcionais. Digite uma mensagem para os destinatários. Use as alternâncias para adicionar um link para o relatório no Power BI e incluir uma imagem de pré-visualização do relatório no email. A imagem de pré-visualização é a primeira página do relatório. A imagem de pré-visualização mostra o relatório com os parâmetros exclusivos do destinatário aplicados.

5. Selecione a lista suspensa Anexar relatório completo para exibir a lista de opções. Selecionar um formato. Os rótulos de confidencialidade são aplicados ao anexo do email e o anexo respeita todos os rótulos de privacidade do relatório. O tamanho do anexo é limitado a menos de 25 MB.

6. Escolha Próxima.

Selecione os parâmetros

A janela Parâmetros exibe todos os parâmetros de relatório e você escolhe qual definir dinamicamente com base em uma coluna no modelo semântico do Power BI. Os relatórios paginados permitem especificar a exibição do relatório que as pessoas recebem na assinatura por meio da definição dos parâmetros na janela Parâmetros. Para cada parâmetro, decida se deseja usar o valor atual, o valor padrão ou o valor dinâmico. No caso do nosso cenário, que consiste em enviar relatórios de conclusão de treinamento aos gerentes, faz sentido usar o parâmetro dinâmico Nome do gerente e o parâmetro dinâmico Nome do funcionário. Mas há outros cenários em que talvez você queira usar uma combinação de parâmetros estáticos e dinâmicos. Por exemplo, se o relatório contém dados de continente e região de país, convém definir o continente como América do Sul e usar parâmetros dinâmicos para os países/regiões.

• Atual usa o valor da versão ativa do relatório selecionada no momento. Para atualizar os valores atuais, renderize novamente o relatório paginado com valores diferentes, abra o assistente Assinar ao relatório e selecione Atual.
• Padrão usa o valor definido pelo autor do relatório. Por exemplo, se o autor do relatório definir parâmetros baseados em expressão (por exemplo, o padrão é sempre a data de hoje), a assinatura usará isso como o valor padrão.
• A opção Obter dos dados permite que você selecione uma coluna do modelo semântico para definir um parâmetro diferente para cada destinatário.

Definir o agendamento

Na janela Definir o agendamento, crie um cronograma para sua assinatura dinâmica.

1. Selecione a Data de início e, opcionalmente, uma Data de encerramento para a assinatura. Por padrão, a data de início é a data de criação da assinatura, e a de término será um ano após essa data. É possível alterar para qualquer data no futuro a qualquer momento antes do término da assinatura. Quando uma assinatura atinge uma data de término, ela é interrompida até que você a habilite novamente. Você recebe notificações antes da data de término agendada, perguntando se deseja estendê-la.

2. Use o menu suspenso Repetir para selecionar uma frequência para sua assinatura. Você pode escolher diariamente, semanalmente ou mensalmente. Você também pode ajustar o seu fuso horário.

   Dica

   Para receber um email de assinatura somente em determinados dias, selecione Semanal e, em seguida, marque as caixas de seleção dos dias da semana. Se você selecionar Mensalmente, insira os dias do mês em que deseja receber o email de assinatura.

3. Escolha um Horário Agendado para a assinatura. Você pode fazer com que ela seja executada na hora exata ou após 15, 30 ou 45 minutos no fuso horário especificado.

   

4. Ao desativar a Assinatura ativa, você tem a opção de disparar essa assinatura manualmente em vez de executá-la de forma recorrente.

Revisar e concluir a criação da assinatura dinâmica

Na janela Revisar e concluir, selecione um título para analisar suas configurações. Se todas as configurações parecerem corretas, selecione Salvar e fechar. Se houver necessidade de alterações, selecione o ícone de lápis para fazer as edições.

O painel Assinaturas lista as novas assinaturas. O ícone de link permite que você saiba que o conteúdo dinâmico está sendo usado.

Outra maneira de examinar sua assinatura é selecionar a seta no painel Assinaturas.

Assim como acontece com outras assinaturas, você pode editar, excluir, ativar e desativar a assinatura.

Considerações e limitações

• O modelo semântico do destinatário tem um limite de 1000 linhas de destinatários. Se, em algum momento, a lista de destinatários exceder 1000 linhas, somente os primeiros 1000 destinatários receberão o email de assinatura e o criador da assinatura receberá um email de erro.
• O recebimento do email de assinatura não garante o acesso ao relatório. O acesso ao relatório deve ser definido separadamente.
• Os valores de parâmetro tentam mapear para o valor e não para o rótulo.

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