Design do processo
Ao projetar uma automação de processo, a primeira etapa é decidir quando e o que automatizar. Olhando para o processo de negócios que você possui atualmente, você deve primeiro identificar qual parte do processo deve ser automatizada.
Identificação de áreas de automação
Os tipos de benefícios que você pode obter potencialmente com a automação se enquadram nestas categorias:
Aplicar regras de negócios padronizadas de maneira consistente
Reduzir o trabalho manual em processos repetitivos
Reduzir o erro humano
Simplificar aprovações
Ganhar eficiência em transações de alto volume
Mover dados de forma eficiente entre sistemas (reduzir a entrada manual de dados)
Maximizar o uso dos recursos disponíveis
Aumentar produtividade
Aplicar regras de negócios padronizadas
As regras de negócios são a lógica if/then que aplica suas políticas de negócios. Automatizá-las garante que elas serão sempre seguidas de maneira consistente.
Em nosso exemplo de cenário de relatório de despesas, uma regra de negócios exige que, se o valor do relatório de despesas exceder US$ 10.000, também precisará ser aprovado pelo CFO. Ao automatizar o processo, Abhay garante que nenhum relatório de despesas caras passará despercebido.
Automatizar processos repetitivos
A automação de processos repetitivos pode ajudar seus funcionários a evitar o desgaste físico e mental. Os processos que são feitos da mesma maneira todas as vezes devem estar no topo da sua lista para serem considerados para automação.
Por exemplo, Abhay, o contador, deve coletar os formulários de despesas e recibos de todos. Os recibos podem ser um recibo em papel de um restaurante ou faturas em papel de fornecedores. Abhay tem que digitalizar manualmente esses papéis em um arquivo PDF e armazená-lo. Abhay também precisa inserir o que está escrito no papel e postar no sistema financeiro para cada relatório de despesas enviado.
Reduzir o erro humano
Tarefas como copiar e colar valores de um sistema para outro ou inserir dados de formulários em papel são processos em que podem ocorrer erros humanos.
Um exemplo de caso para o cenário de relatório de despesas é quando Abhay precisa reembolsar dinheiro ao funcionário, procurando os dados bancários do funcionário e acessando o sistema bancário.
Diagrama mostrando um fluxo do processo empresarial para Abhay, o contador. Duas etapas no processo ("Pesquisar dados bancários do funcionário" e "Reembolsar dinheiro ao candidato") estão circulados em vermelho para indicar as áreas potenciais onde o Power Automate pode reduzir erros humanos automatizando essas etapas.
Simplificar aprovações
Um tipo diferente de erro ocorre quando as pessoas se esquecem de realizar suas tarefas. Você pode configurar a automação para lembrá-los de trabalhar na tarefa ou processo que lhes foi atribuído.
Por exemplo, Lee enviou um relatório de despesas, mas Nick não respondeu à solicitação de aprovação há algum tempo. Uma automação pode ser configurada para lembrar Nick de tomar uma decisão e até mesmo fornecer um botão para responder diretamente ao lembrete.
Diagrama mostrando um fluxo do processo empresarial para Abhay, o contador. O processo de aprovação é alterado para que um lembrete para aprovações seja automatizado ao configurar uma automação de gatilho para verificar o status. Se a aprovação for concluída, a automação será encerrada; e se a aprovação não for concluída, um lembrete será enviado ao aprovador e a automação do lembrete será executada novamente para verificar até que a aprovação seja concluída.
Ganhar eficiência em processos de alto volume
Outra área que você pode querer automatizar são os processos de alto volume. Processos de alto volume são processos que ocorrem com muita frequência no dia a dia. Eles estão intimamente ligados a processos repetitivos, mas são um pouco diferentes. Você pode ter um processo que pode ter apenas uma ou duas etapas que podem ser automatizadas. No entanto, se um processo deve ser executado muitas vezes, mesmo pequenas melhorias podem ter grandes impactos.
Por exemplo, se o cenário de relatório de despesas vale para 1.000 vendedores, cada minuto de melhoria equivaleria a dois dias úteis de tempo economizado. A análise do impacto real pode ser feita usando os recursos analíticos.
Automatizar a entrada de dados
Você pode estar inserindo dados manualmente porque tem dois sistemas que não se comunicam. Em nosso cenário de relatório de despesas, é aqui que Abhay insere dados no sistema de contabilidade, reinserindo valores do relatório de despesas enviado.
Maximizar o uso dos recursos disponíveis
Outros bons candidatos de automação são aqueles processos que podem ser executados independentemente da interação humana. Esse tipo de processo não é tão fácil de identificar, então a melhor maneira é imaginar se há processos que podem ser concluídos fora do seu horário comercial normal. Tal automação atua como um "multiplicador" de seu pessoal e usa totalmente seus outros recursos (como PCs).
Você também pode usar a automação para processos que levam muito tempo em comparação com uma interação humana, mas é tolerável se feito durante a noite, quando não há pressa para a automação terminar. Por exemplo, se uma pessoa começa o dia processando pedidos que chegam durante a noite, você pode criar uma automação que processe os pedidos assim que eles chegam, para que sua equipe possa começar a atender os pedidos logo pela manhã.
Aumentar produtividade
Semelhante a maximizar o uso dos recursos disponíveis, a automação também ajuda a aumentar o rendimento de um processo específico. Com este tipo de automação, seu processo atual pode ser executado por humanos em paralelo com a automação.
Por exemplo, Abhay, o contador, pode ser a única pessoa que processa os relatórios de despesas, e seu horário de trabalho padrão pode ser entre 9h00 e 18h00. Ao configurar uma automação, você também pode ter o Power Automate para processar os relatórios de despesas também e, portanto, ter o Abhay e a automação para processá-los, resultando em um rendimento mais alto.
Cenário de exemplo
Quando todas as áreas de automação são aplicadas, o exemplo abaixo mostra como um processo de negócios de relatório de despesas pode ser coberto pelo Power Automate com melhorias no throughput, maximizando os recursos disponíveis, automatizando a entrada de dados e agilizando as aprovações.
