Visão geral dos fluxos de processos empresariais
Você pode ajudar a garantir que as pessoas inserem os dados consistentemente e seguem as mesmas etapas cada vez que trabalham com um cliente, criando um fluxo do processo de negócios. Por exemplo, para criar um fluxo de processo empresarial em que todos processem as solicitações do SAC da mesma maneira ou para exigir que as pessoas obtenham aprovação para uma fatura antes de enviar uma ordem. Os fluxos de processos empresariais usam a mesma tecnologia subjacente de outros processos, mas oferecem funcionalidades distintas de outros recursos que usam processos. Para saber como criar ou editar um fluxo do processo empresarial, acesse Criar um fluxo do processo empresarial.
Assista a um vídeo curto sobre fluxos do processo empresarial.
Por que os fluxos do processo empresarial são usados?
Os fluxos do processo empresarial fornecem um guia para que as pessoas realizem o trabalho. Eles fornecem uma experiência de usuário simplificada que conduz as pessoas pelos processos que sua organização define para interações que precisam ser avançadas de forma determinada até sua conclusão. A experiência do usuário pode ser personalizada para que as pessoas com direitos de acesso diferentes possam ter uma experiência que melhor se adeque ao trabalho que eles realizam.
Use os fluxos do processo empresarial para definir um conjunto de etapas para que os usuários sigam para levá-los ao resultado desejado. Essas etapas apresentam um indicador visual que informa às pessoas em que parte elas estão do processo empresarial. Os fluxos de processo empresarial reduzem a necessidade de treinamento porque os usuários novos não precisam se concentrar em qual tabela eles devem usar. Eles deixam que o processo os oriente. Você pode configurar os fluxos de processo empresarial para aceitar metodologias de vendas comuns que podem ajudar seus grupos de vendas a atingir resultados melhores. Para grupos de serviço, os fluxos do processo empresarial podem ajudar a nova equipe a acelerar e evitar erros que podem resultar em clientes insatisfeitos.
O que os fluxos do processo empresarial podem fazer?
Com fluxos do processo empresarial, você define um conjunto de estágios e etapas que são exibidas em um controle na parte superior do formulário.
Cada estágio contém um grupo de etapas. Cada etapa representa uma coluna na qual os dados podem ser inseridos. Você pode avançar para o próximo estágio usando o botão Próximo Estágio. Em aplicativos baseados em modelos, você pode trabalhar com um estágio fluxo do processo empresarial dentro do menu de opções do estágio ou pode fixá-lo no painel lateral. Os fluxos de processos de negócios não oferecem suporte à expansão do menu de contexto para o painel lateral em dispositivos móveis.
Você pode realizar a etapa necessária para que as pessoas insiram dados para uma coluna correspondente antes de poder continuar no próximo estágio. Isso é comumente chamado de "stage-gating". Se você estiver adicionando uma coluna necessária para o negócio ou para o sistema a um estágio fluxo do processo empresarial, recomendamos que você adicione essa coluna também ao seu formulário.
Os fluxos do processo empresarial parecem ser relativamente simples quando comparados com outros tipos de processos porque não fornecem nenhuma lógica de negócios condicional ou automação além do fornecimento da experiência simplificada de entrada de dados e do controle da entrada em estágios. No entanto, ao combinar com outros processos e personalizações, eles podem desempenhar um papel importante para economizar tempo, reduzir custos de treinamento e aumentar a adoção do usuário.
Observação
Se algum estágio, incluindo o estágio atual, tiver colunas obrigatórias (exceto colunas ocultas), você deverá preencher as colunas nesses estágios antes de salvar o formulário ou passar para um novo estágio. As colunas desativadas ainda bloquearão a navegação do cenário se estiverem vazias e necessárias. As etapas necessárias vinculadas a uma coluna de Duas Opções (Sim/Não) devem ter Sim (verdadeiro) como valor, caso contrário, serão consideradas vazias e bloquearão a navegação nos estágios. Observe que esse comportamento é diferente de como os campos obrigatórios de negócios são tratados em um formulário, onde Não não é considerado um valor vazio.
Fluxos do processo empresarial integrados com outras personalizações
Quando você ou o usuário insere dados usando fluxos do processo empresarial, as alterações de dados também são aplicadas às colunas de formulário de modo que qualquer automação fornecida por regras de negócios ou scripts de formulário possam ser aplicadas imediatamente. Podem ser adicionadas etapas que definem valores para colunas que não estão presentes no formulário e essas colunas são adicionadas ao Xrm.Page modelo de objeto usado para scripts de formulário. Todos os fluxos de trabalho iniciados por alterações nas colunas incluídas em fluxo do processo empresarial são aplicados quando os dados no formulário são salvos. Se a automação for aplicada por um fluxo de trabalho em tempo real, as alterações ficarão imediatamente visíveis para o usuário quando os dados no formulário forem atualizados após a linha ser sálvia.
Embora o controle fluxo do processo empresarial no formulário não forneça nenhuma programabilidade direta do lado do cliente, as alterações aplicadas por regras de negócios ou scripts de formulário são aplicadas automaticamente aos controles fluxo do processo empresarial. Se você ocultar uma coluna em um formulário, essa coluna também ficará oculta no controle fluxo do processo empresarial. Se você definir um valor usando regras de negócios ou scripts de formulário, esse valor será definido dentro de fluxo do processo empresarial.
Fluxos de processo simultâneo
Fluxos de processo empresarial simultâneos permitem personalizar e configurar vários processos empresariais com a mesma linha associada inicial. Os usuários podem alternar entre vários processos empresariais em execução simultaneamente e continuar a trabalhar no estágio do processo em que estavam.
Fluxos do processo empresarial do sistema
Quando seu Power Platform ambiente tem a configuração Habilitar aplicativos do Dynamics 365 ativada, os seguintes fluxos de processos de negócios são incluídos. Para compreender como os fluxos do processo empresarial funciona, reveja esses fluxos d processo empresarial do sistema:
- Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade
- Processo do Telefone até a Ocorrência
- Processo de Vendas
Várias tabelas nos fluxos do processo empresarial
Você pode usar um fluxo do processo empresarial para uma única tabela ou várias tabelas. Por exemplo, você pode ter um processo que começa com uma oportunidade, depois continua com uma cotação, um pedido e depois uma nota fiscal, antes de finalmente retornar para fechar a oportunidade.
Você pode criar fluxos de processos de negócios que unem as linhas de até cinco tabelas diferentes em um único processo para que as pessoas que usam o aplicativo possam se concentrar no fluxo do processo em vez de em qual tabela estão trabalhando. Eles podem navegar mais facilmente entre as linhas de tabela relacionadas.
Vários fluxos do processo comerciais são disponibilizados por tabela
Nem todos os usuários de uma organização seguem o mesmo processo e condições diferentes podem exigir que um processo diferente seja aplicado. Você pode ter até 10 fluxos do processo empresarial por tabela para fornecer processos apropriados para situações diferentes.
Controle qual fluxo do processo empresarial é aplicado
Você pode associar fluxos de processos de negócios a funções de segurança para que somente pessoas com essas funções de segurança possam visualizá-los ou usá-los. Você também pode definir a ordem dos fluxos do processo empresarial para controlar qual fluxo do processo empresarial será definido por padrão. Isso funciona da mesma forma que vários formulários para uma tabela são definidos.
Quando alguém cria uma linha de tabela, a lista da definição de processos empresariais ativa disponível é filtrada pelo direito de acesso do usuário. A primeira definição de processo empresarial ativada disponível para o direito de acesso do usuário de acordo com a lista de ordem dos processos é aquela aplicada por padrão. Se mais de uma definição de processo de negócios ativa estiver disponível, os usuários poderão carregar outra na caixa de diálogo Alternar processo . Sempre que os processos são alternados, aquele que está em processamento vai para segundo plano e é substituído pelo processo selecionado, mas mantém seu estado e pode ser alternado novamente. Cada linha pode ter várias instâncias de processo associadas (uma para cada definição de fluxo do processo empresarial, até no máximo 10) No carregamento do formulário, somente um fluxo do processo empresarial é processado. Quando qualquer usuário aplica um processo diferente, esse processo só pode ser carregado por padrão para aquele usuário específico.
Para garantir que um processo de negócios seja carregado por padrão para todos os usuários (comportamento equivalente a "fixar" o processo), um script de API de cliente personalizado (recurso da Web) pode ser adicionado no carregamento do formulário que carrega especificamente uma instância de processo de negócios existente com base no ID de definição do processo de negócios.
Considerações de fluxo de processo de negócio
Você pode definir fluxos do processo empresarial somente para as tabelas com suporte. Você também pode precisar estar ciente dos limites do número de processos, estágios e etapas que podem ser adicionados.
Fluxos de processo empresarial que chamam um fluxo de trabalho
Você pode chamar fluxos de trabalho sob demanda de dentro de um fluxo de processo empresarial. Você configura isso no designer fluxo do processo empresarial arrastando um componente de fluxo de trabalho para um estágio do processo ou para a seção Fluxos de trabalho globais .
Quando você inclui um fluxo de trabalho que deseja Gatilho na Saída do Estágio de um estágio em seu fluxo do processo empresarial, e esse estágio é o último estágio no fluxo, o designer dá a impressão de que o fluxo de trabalho é acionado quando esse estágio é concluído. Entretanto, o fluxo de trabalho não é acionado porque não ocorre uma transição de estágio. Você não recebe um aviso ou erro impedindo que você inclua o fluxo de trabalho no cenário. Quando um usuário interage com o fluxo do processo empresarial, finalizar ou abandonar o processo não resulta em uma transição de estágio e, portanto, o fluxo de trabalho não é acionado. Considere os exemplos a seguir:
Você cria um fluxo do processo empresarial com dois estágios, S1 conecta-se a S2, com um fluxo de trabalho no estágio S2 e define o gatilho como Saída do Estágio.
Você cria um fluxo do processo empresarial com três estágios, S1 conecta-se a S2, em seguida, S2 ramifica-se a S3. Você inclui um fluxo de trabalho em S2 e define o gatilho como Estágio de Saída.
O fluxo de trabalho não Gatilho em nenhum dos casos. Para contornar esse problema, adicione um fluxo de trabalho global e adicione o fluxo de trabalho que você deseja Gatilho a ele para que o fluxo de trabalho seja acionado para o processo de negócios em vez de um estágio do processo. Você pode definir o Gatilho para um fluxo de trabalho global como Processo Abandonado ou Processo Concluído para fazer com que o fluxo de trabalho seja Gatilho quando um usuário abandona ou conclui o processo de negócios.
Tabelas que podem usar os fluxos do processo empresarial
Todas as tabelas personalizadas podem usar fluxos de processo empresarial. As tabelas padrão a seguir também podem usar fluxos de processos de negócios. Algumas tabelas exigem um aplicativo do Dynamics 365, como Dynamics 365 for Sales ou Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Compromisso
- Campanha
- Atividade da Campanha
- Resposta de Campanha
- Concorrente
- Contato
- Qualificação
- Fax
- Ocorrência
- Fatura
- Cliente Potencial
- Carta
- Lista de Marketing
- Oportunidade
- Telefonema
- Produto
- Item da Lista de Preços
- Cotação
- Compromisso Recorrente
- Especificações
- Atividade Social
- Ordenar
- Usuário
- Tarefa
- Equipe
Para habilitar uma tabela personalizada para os fluxos do processo de negócio, selecione a caixa de seleção Fluxos do processo de negócio (as colunas serão criadas) na definição da tabela. Você não pode desfazer esta ação.
Observação
Se você navegar até o estágio de fluxo de processo de negócios que contém a tabela do Social Activity e escolher o botão Próximo estágio, você verá a opção Criar. Ao escolher Criar, o formulário Atividade social é carregado. Porém, como a Social Activity não é válida para Create a partir da interface do usuário do aplicativo, você não poderá salvar o formulário e verá a mensagem de erro: "Erro inesperado".
Número máximo de processos, etapas e estágios
Para garantir um desempenho aceitável e a usabilidade da interface do usuário, There existem algumas limitações que você deve conhecer ao usar fluxos de processos de negócios:
- Não pode haver mais de 10 processos do fluxo empresarial ativados por tabela.
- Cada processo não pode ter mais de 30 etapas.
- Os processos de várias tabelas não podem ter mais de cinco tabelas.
Suporte à personalização de tabelas de fluxo do processo empresarial
Fluxo do processo empresarial As tabelas podem aparecer no sistema para que os dados das linhas da tabela possam ser disponibilizados em grades, visualizações, gráficos e painéis.
Use linhas da tabela de fluxo do processo empresarial com grades, exibições, gráficos e painéis
Com os fluxos de processos de negócios disponíveis como uma tabela, você pode usar descobertas avançadas, visualizações, gráficos e painéis originados de dados fluxo do processo empresarial para uma determinada tabela, como um lead ou oportunidade. Os administradores e personalizadores do sistema podem criar grades, exibições, gráficos e painéis personalizados de fluxo do processo empresarial semelhantes aos criados com qualquer outra tabela.
Para acessar uma visualização padrão fluxo do processo empresarial, vá para Power Apps, Select Soluções, abra a solução que deseja, Select Objetos> Tabelas, e abra a tabela de processos que você deseja, como Processo de vendas de oportunidades de liderança mesa. Select Visualizações, e então Select a visualização que você deseja.
Várias exibições padrão estão disponíveis que você pode exibir como um gráfico, como a exibição Processo de Vendas Ativo da Oportunidade .
Interagir com a tabela de fluxo do processo empresarial de um fluxo de trabalho
Você também pode interagir com as tabelas de fluxo do processo empresarial de um fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para o fluxo do processo empresarial linha da tabela para alterar o Estágio Ativo quando uma coluna sobre o Oportunidade a linha da tabela é atualizada. Para obter mais informações sobre como fazer isso, acesse Automatize os estágios fluxo do processo empresarial usando fluxos de trabalho.
Executar fluxos de processos empresariais offline
Você poderá usar os fluxos de processos empresariais offline se as seguintes condições forem atendidas:
- O fluxo do processo empresarial for usado em um aplicativo do Power Apps.
- O aplicativo do Power Apps estiver habilitado para uso offline.
- O fluxo do processo empresarial tiver uma única tabela.
Especificamente, os três comandos disponíveis para um fluxo do processo empresarial quando o aplicativo do Power Apps estiver offline são:
- Próximo estágio
- Estágio anterior
- Defina o Estágio ativo
Coluna de pesquisa em um estágio de fluxo do processo empresarial
As linhas recentes são visíveis em uma coluna de pesquisa para um aplicativo orientado a modelo. Para evitar que os itens usados mais recentemente apareçam na pesquisa, siga estas etapas:
Enquanto no designer de formulários com um formulário de tabela para uma tabela usada em um fluxo do processo empresarial, Select seus dados de coluna de pesquisa etapa do Vista da árvore no painel de navegação esquerdo.
Verificar Desabilitar itens usados mais recentemente.
Salve e publique.
Limitações do uso de tabelas do fluxo do processo empresarial
Atualmente, você não pode criar formulários personalizados para tabelas com base em um fluxo do processo empresarial.
Se uma solução inclui uma tabela de fluxo de processo empresarial, a tabela de fluxo de processo empresarial deve ser adicionada manualmente à solução antes de você exportá-la. Caso contrário, a tabela de fluxos do processo empresarial não será incluída no pacote da solução. Para saber mais, acesse Criar e editar tabelas.
Adicionar a tabela de processos a um aplicativo baseado em modelo pode resultar em funcionalidade limitada. Para saber mais, acesse Criar e editar fluxos do processo empresarial.
Os fluxos de processos de negócios mostram o nome da instância fluxo do processo empresarial, que é definido no momento em que o fluxo do processo empresarial é criado. Isso significa que se o nome na definição fluxo do processo empresarial mudar, novas instâncias fluxo do processo empresarial exibirão o nome atualizado, mas instâncias fluxo do processo empresarial mais antigas exibirão o nome original. Além disso, os nomes de definições fluxo do processo empresarial localizados não são exibidos.