Definir os resultados e o sucesso da adoção do Microsoft Teams
Para cada cenário ou serviço empresarial que modernizar, é fundamental definir o aspeto do sucesso para a sua empresa. Terá recolhido essas informações para os seus cenários iniciais à medida que as mapeou na fase anterior. À medida que se prepara para a sua implementação de dimensionamento, terá de rever e expandir estes critérios de sucesso importantes.
Segue-se uma estratégia recomendada para mapear estes critérios. Existem muitas abordagens válidas para este passo. Pode seguir o nosso guia ou seguir o guia do parceiro da Microsoft com o qual poderá estar a trabalhar. Seja qual for o método que escolher, certifique-se de que os resultados empresariais são suportados pela implementação técnica dos seus serviços e objetivos gerais da sua organização.
Existem quatro categorias de resultados que podem ser priorizadas para a sua empresa. Estão interligados e formam a base da modernização e transformação digital que os colaboradores individuais irão experimentar.
Exemplo de resultados em cada categoria:
Organizacional
- Transformação cultural
- Retenção de funcionários
- Aquisição de talentos
- Cativação social
- Agilidade operacional
Cultural
- Sentimento dos colaboradores
- Recomendações dos colaboradores
- Comentários dos clientes
- Medidas de inovação (por exemplo, fórum de ideias contribuições, hackathons, compromissos de inovação de produtos)
Tangível
- Impactos na experiência do cliente (serviço mais rápido, redução de incidentes de serviço, participação no programa de referência/fidelização do cliente)
- Poupança de custos
- Geração de receitas
- Segurança de dados
- Simplificação do processo
- Descontinuação de sistemas legados
Individual
- Utilização das ferramentas pretendidas
- Moral dos funcionários
- Produtividade dos colaboradores
- Cativação dos colaboradores
- Geração de ideias
Em geral, deve considerar estas medidas agregadas para criar um quociente de alteração para a sua empresa desta forma:
Selecionar uma estratégia de ativação do serviço
O Teams é uma tecnologia transformadora, pelo que, dependendo do tamanho da sua organização e das tecnologias existentes, pode adotar abordagens diferentes. Considere estas estratégias:
| Teams First | Teams Core | Teams Go Big | Skype Lado a Lado | Migração |
|---|---|---|---|---|
| Liderar a implementação da cloud com o Teams | Ativação do cenário de colaboração de oportunidades potenciais com o Teams | Todos os colaboradores no Teams e em equipas de toda a organização | Ativar o Teams e o Skype for Business | Migrar utilizadores do Skype for Business para o Teams |
| - Aplicável a clientes do Microsoft 365 ou Office 365 de utilização nova ou baixa - Liderar com o Teams num cenário específico do cliente - Realce a experiência de utilizador integrada e o tempo de avaliação acelerado para o Microsoft 365 ou Office 365 - Realizar a ativação da carga de trabalho de planeamento em conjunto para evitar a implementação em série |
- Ativar o Teams juntamente com o OneDrive e o SharePoint Online - Criar uma intranet da empresa para partilhar recursos de notícias e vídeo com Microsoft Stream Melhor em conjunto: Teams SharePoint Viva Engage Planner PowerApps |
- Para clientes com menos de 5000 lugares (limitação atual) - Permitir a colaboração entre organizações com uma equipa para todos - Automatizar tarefas comuns (pedidos de férias, inquéritos de funcionários, envolvimento executivo) |
- Utilizar táticas do Teams Core para acelerar a colaboração - Realce as orientações do cenário de reunião com base no tamanho e no conjunto de funcionalidades necessários – Utilize Skype for Business para cenários híbridos, interoperabilidade e chamadas empresariais - Utilize o plano público para o planeamento de capacidade. |
- Planear a mudança para o Teams a partir do Skype for Business ao criar um mapa de estratégia de serviço para o cliente - Anexar à agenda de lançamento de funcionalidades - Recomendamos incluir Lado a Lado e Teams Core para facilitar a transição |
Seguem-se as nossas recomendações para a maioria das organizações de clientes. No entanto, existem exceções. Para obter orientações para qualquer cenário não abordado aqui, faça as suas perguntas na nossa comunidade de Adoção Da Condução ou contacte a equipa do FastTrack ou a rede de parceiros da Microsoft.
Selecione Teams First ou Teams Core: a maioria das organizações tem um investimento existente na tecnologia Microsoft. Pode estar a ativar mais do que uma carga de trabalho de cada vez, como Exchange Online, OneDrive for Business ou SharePoint. Nestes casos, selecionar Teams First ou Teams Core é uma escolha sábia. Irá permitir que os seus utilizadores se habituem à experiência de colaboração melhorada do Teams. Em seguida, a equipa do projeto de colaboração pode planear a implementação de capacidades adicionais e a formação e suporte necessários para que sejam bem-sucedidas.
Selecione Teams Go Big: nas novas organizações do Microsoft 365 ou Office 365 clientes, é melhor adotar uma abordagem Do Teams Go Big para minimizar a fadiga da mudança causada pela aprendizagem de novas tecnologias várias vezes. Terá o maior benefício ao ativar o Teams para colaboração e reuniões principais, SharePoint, OneDrive, Planner e outras cargas de trabalho e permitir que os seus funcionários aprendam sobre as mesmas no contexto da sua implementação do Teams.
O Teams Go Big é também a estratégia de ativação preferencial para organizações com menos de 1000 colaboradores que pretendem simplificar a comunicação e o envolvimento dos colaboradores. A utilização da equipa de toda a organização pode reunir pessoas para rever tarefas e iniciativas comuns em qualquer dispositivo.
Selecione Lado a Lado: para organizações que utilizam Skype for Business para conferências de áudio, suporte para dispositivos de sala de conferências ou capacidades de voz na nuvem, recomendamos que execute o Teams e o Skype lado a lado para familiarizar os seus funcionários com as principais funcionalidades de colaboração, enquanto planeia a sua migração fora de Skype for Business numa altura conveniente para a sua empresa. Tenha em atenção que executar ambos os clientes lado a lado pode causar confusão ao utilizador sobre a ferramenta a utilizar, pelo que recomendamos que mantenha esta fase no seu percurso de adoção curto.
Escolha Migração: a migração de Skype for Business para o Teams tem componentes adicionais de uma perspetiva técnica, mas o percurso de adoção do utilizador tem os mesmos componentes que uma implementação Do Teams Go Big. Além disso, irá educar as pessoas sobre a experiência e interface da reunião do Teams, o novo comportamento persistente do chat e outros elementos da experiência que são diferentes dos Skype for Business.
Para cada estratégia de ativação, é essencial trabalhar em estreita colaboração com a sua equipa de preparação técnica para garantir que o seu ambiente proporciona uma excelente experiência aos colaboradores.
Decisão: selecione uma estratégia de ativação que melhor suporte os seus resultados empresariais para o Microsoft Teams e que possa ser ativada pela sua equipa de implementação técnica. Esta é uma decisão conjunta entre a liderança de TI, as oportunidades potenciais de gestão de programas e os especialistas em adoção de utilizadores. Muitas vezes, esta decisão cabe ao interveniente executivo que é o proprietário de sucesso final do Microsoft Teams ou dos serviços de colaboração na sua organização.
Melhor Prática: as estratégias de ativação podem ser adequadas para uma determinada fase do seu projeto ou agenda de implementação de divisão. Utilize personas-chave e as suas necessidades para efetuar seleções. Trabalhe em estreita colaboração com a sua equipa de implementação técnica para garantir uma experiência de alta qualidade para os seus utilizadores.
intervenientes do Engage
A comunicação e a gestão das expetativas são elementos-chave num projeto de alteração bem-sucedido. É importante comunicar regularmente a sua visão geral e o seu progresso para esse objetivo para os intervenientes e outras pessoas na sua organização.
Decisão: decida o seu ritmo e método para comunicar com os intervenientes em conformidade com a cultura da sua empresa. Direcione as suas comunicações para os vários níveis de envolvimento e interesse em toda a sua organização.
Opção: para criar uma base de dados de conhecimento contínua de informações sobre o seu projeto, considere utilizar páginas de notícias no seu site de comunicação do SharePoint. A sua biblioteca de páginas de notícias (páginas de site no site do SharePoint associadas à sua equipa de planeamento) pode ser tornada pública para que possam ser partilhadas com todas as partes interessadas.
Expandir a sua equipa de implementação
Numa grande organização, deve tentar incorporar muitas funções diferentes na sua fase de ativação abrangente. Isto pode incluir patrocinadores de negócios adicionais, pessoal de suporte de TI, membros adicionais na sua comunidade campeã e, em alguns casos, pessoal formal de gestão da mudança ou formação. A ilustração abaixo mostra uma equipa de adoção em grande escala que permite uma separação de deveres.
Numa organização mais pequena, uma ou mais destas funções podem ser executadas por um único indivíduo, mas as competências necessárias permanecem as mesmas. As competências técnicas, de comunicação e de formação são importantes num projeto de alteração bem-sucedido.
Expandir as políticas de governação e gestão de informações
Depois de selecionar a sua estratégia de ativação, estará pronto para rever e dimensionar as decisões de governação que tomou na Fase 1. Reveja as decisões 1 a 6 a partir do início rápido da Governação para expandir estas políticas em linha com os utilizadores empresariais que irão utilizar o Teams.
| Nível de equipa | Âmbito/objetivo | associação Standard | Duração |
|---|---|---|---|
| Nível 1 | A equipa autoritativa de uma divisão ou unidade de negócio | Normalmente restrito a membros oficiais desta divisão/unidade | Para sempre enquanto a divisão existir (por exemplo, departamento de TI, Recursos Humanos, Marketing) |
| Nível 2 | Equipas de projeto, serviço ou iniciativa com um âmbito mais pequeno | Normalmente, entre organizações e podem incluir convidados | Desde que esse projeto ou serviço esteja a ser trabalhado |
| Nível 3 | Projetos para um ponto anterior no tempo | Pequena equipa de malha apertada com âmbito individual; pode incluir convidados | Ciclo de vida curto associado ao material a entregar principal |
Exemplo de melhores práticas de aprovisionamento e gestão ao nível da equipa:
| Nível de equipa | Quem cria? | Níveis e retenção | Considerações |
|---|---|---|---|
| Nível 1 - Divisional | TI ou campeão para que esse grupo lhe dê um nome adequado | Confidencial com política de retenção padrão aplicada e política de renovação de 1 ano | Pense nisto como reservar um nome de domínio. Quer controlar a forma como as equipas de divisão são nomeadas e o que está incluído. Crie a equipa antes de adicionar mais utilizadores. |
| Nível 2 - Projeto/serviço | Proprietário ou campeão do projeto | Confidencial ou altamente confidencial consoante o conteúdo. Pode ter uma política de retenção. Renovação de 6 meses. | Antes de criar isto, pense para além do limite do projeto ou serviço em que está a trabalhar. Faria mais sentido combinar forças com outra equipa? Efetue todos os esforços para minimizar o número de equipas que os utilizadores individuais têm de visitar ao trabalhar no mesmo projeto ou serviço. |
| Nível 3 – Pequena equipa de projeto a pedido | Qualquer pessoa na organização | Etiqueta geral com retenção padrão e renovação de 6 meses. Pode incluir convenção de nomenclatura (prefixo/sufixo) | Equipas personalizadas a pedido. Aprovisionamento sem atrito. Estes facilitam uma colaboração e comunicações suaves para pequenas equipas de projeto que procuram obter valor imediato dos serviços fornecidos pela empresa. |
Simplificar a cativação empresarial
Uma parte essencial da transformação digital e da utilização no Microsoft Teams é trabalhar com as suas unidades de negócio para compreender as necessidades, oportunidades e dificuldades que têm. Embora seja semelhante à conversação de TI tradicional para empresas, o seu foco deve estar no que é necessário. Escutar antes de passar para os requisitos técnicos. Em muitos casos, as funcionalidades de configuração inicial no Teams irão satisfazer as necessidades da sua organização.
Melhor prática: antes de considerar desenvolver uma solução personalizada, certifique-se de que a sua organização está a utilizar totalmente as funcionalidades completas do Microsoft 365 ou Office 365. O desenvolvimento de soluções personalizadas implica sempre custos a longo prazo para os departamentos de TI e suporte.
Siga os passos seguintes para simplificar o seu trabalho com unidades empresariais. Reconheça que, em grandes empresas multinacionais, este processo pode continuar muito depois da sua primeira implementação em grande escala do Microsoft Teams:
- Reúna-se com os principais influenciadores numa unidade de negócio antes de contactar o executivo para obter informações e alinhamento.
- Compreenda as soluções atuais para cenários comuns (e-mail, SharePoint, Viva Engage e outros produtos).
- Comece pequeno ao selecionar cenários que mapeiam para um impacto elevado, dificuldade baixa/média à medida que dimensiona,
- Capture feedback e desenvolva campeões com conhecimentos de unidade de negócio para apoiar a transição,
- Configure pontos de marcar mensais para discutir o progresso e atribuir prioridades ao registo de tarefas pendentes de projetos adicionais.
Seguinte: Otimizar o feedback e os relatórios