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Resolver problemas de arquivamento e exclusão de e-mail ao usar políticas de retenção

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Este artigo explora alguns problemas comuns que impedem que o MRM (gerenciamento de registros de mensagens) exclua ou arquive corretamente mensagens de email no Exchange Online. Ele também fornece etapas para identificar a causa raiz e resolver os problemas.

Observação

  • Essas etapas de solução de problemas também se aplicam a implantações híbridas do Exchange nas quais a caixa de correio principal está hospedada no local e a caixa de correio de arquivo morto está no Exchange Online. Nessas implantações, execute estas etapas usando o Shell de Gerenciamento do Exchange local.
  • No Exchange Online, o MFA (Assistente de Pasta Gerenciada) é definido para processar caixas de correio pelo menos uma vez a cada sete dias. Embora a MFA geralmente processe caixas de correio todos os dias, o processo pode levar até sete dias para ser concluído. Em vez de esperar que o processo seja executado, você pode forçá-lo executando o Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet.
  • O MRM não processa caixas de correio menores que 10 MB.
  • Se a conta estiver desabilitada e o tipo de caixa de correio for regular, o MRM não processará a caixa de correio. Portanto, quaisquer retenções subsequentes aplicadas não aparecerão nos logs de Diagnóstico da Caixa de Correio de Rastreamento de Retenção.

Causas comuns

Há vários motivos pelos quais o MRM pode não processar uma caixa de correio conforme o esperado. Por exemplo:

  • A caixa de correio é colocada em retenção de retenção. Ou seja, a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio é definida como True. Por exemplo, a caixa de correio é migrada usando o serviço de importação de PST.
  • A propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio é definida como True. Essa configuração impede que a MFA processe a caixa de correio.
  • A caixa de correio tem uma marca de retenção aplicada, mas a marca está desabilitada no momento. Portanto, as mensagens na caixa de correio nunca serão arquivadas ou excluídas.
  • A caixa de correio a ser processada é grande e contém muitos itens. Isso pode fazer com que a MFA arquive ou exclua conteúdo em uma taxa mais lenta.
  • A política de retenção aplicada à caixa de correio inclui apenas marcas pessoais. Se o usuário não aplicar manualmente essas marcas, o MRM poderá não processar a caixa de correio.

Solução de problemas

Verificar a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio

Use o cmdlet Get-Mailbox para recuperar a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio. Se a propriedade estiver definida como True, defina-a como False.

Verifique a propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio

Use o cmdlet Get-Mailbox para recuperar a propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio. Se a propriedade estiver definida como True, defina-a como False. Para obter mais informações sobre essa propriedade, consulte Diferença entre ElcProcessingDisabled e RetentionHoldEnabled.

Examine as políticas de retenção e as marcas aplicadas à caixa de correio

Use os cmdlets Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy e Get-Mailbox para verificar as políticas de retenção e as marcas atribuídas à caixa de correio afetada.

Estes são alguns exemplos:

  • Para recuperar todas as políticas de retenção em seu locatário do Exchange Online, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicy

  • Para verificar quais marcas de política são adicionadas à política MRM atribuída à caixa de correio, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Para recuperar a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio e a política de retenção atribuída, execute o seguinte cmdlet:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Para verificar quais marcas de retenção pessoais o usuário optou, além daquelas que já estão incluídas na política de retenção atribuída, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Para examinar os detalhes de uma marca de política de retenção específica, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Preste atenção às marcas de retenção que estão desabilitadas ou que têm as ações definidas para nunca mover para o arquivo morto ou nunca excluir. A duração atribuída a uma tag é um fator chave para determinar sua prioridade. Portanto, verifique se há marcas que tenham a duração de tempo mais longa, como nunca mover para arquivar ou nunca excluir, porque essas marcas têm precedência sobre outras marcas aplicadas.

Observação

A marca de política de arquivamento padrão que se aplica a toda a caixa de correio também se aplica a Calendário, Tarefas e Anotações. Não é possível aplicar uma tag de arquivo pessoal que tenha a ação nunca mover para arquivo a essas pastas. Exceção: você pode aplicar marcas ao Notes usando o Outlook na Web. Para obter mais informações, consulte Pastas padrão que oferecem suporte a marcas de política de retenção.

Verificar o Arquivo Morto Padrão e a Retenção Padrão na caixa de correio

Verifique se uma marca de política de Arquivo Morto Padrão ou Retenção Padrão é aplicada à caixa de correio. Se estiver, certifique-se de que:

  • Nenhuma marca de arquivamento pessoal ou retenção foi aplicada anteriormente a pastas que têm a ação nunca mover para arquivar ou nunca excluir .
  • Nenhuma marca de arquivo morto ou retenção desabilitada ou padrão foi aplicada a toda a caixa de correio.
  • A marca de arquivo morto padrão (ou qualquer outra marca de política aplicada) existe na lista de marcas de política de retenção contidas na propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM. Se alguma tag estiver faltando, exclua o IPM. Configuration.MRM que contém a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM e use o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant junto com a -FullCrawl opção para a caixa de correio afetada. Isso regenera o IPM. Configuration.MRM e atualiza o PR_ROAMING_XMLSTREAM para ter a nova marca de política.

Você pode usar MFCMAPI para verificar a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM seguindo estas etapas:

  1. Configure a caixa de correio afetada no Outlook.
  2. Baixe o MFCMAPI. Se você usar a versão de 64 bits do Outlook, baixe a compilação de 64 bits. Caso contrário, baixe a compilação de 32 bits.
  3. Abra MFCMAPI, selecione Opções de Ferramentas> e, em seguida, selecione MAPI_NO_CACHE e MDB_ONLINE.
  4. Selecione Logon de Sessão>, selecione o perfil que contém a caixa de correio afetada e selecione OK.
  5. Clique duas vezes na caixa de correio afetada, expanda Contêiner>Raiz na Parte Superior do Armazenamento de Informações.
  6. Em Parte Superior do Armazenamento de Informações (ou seu equivalente se a caixa de correio do usuário estiver definida para um idioma diferente do inglês), clique com o botão direito do mouse em Caixa de Entrada e selecione Abrir tabela de conteúdo associado.
  7. Classifique o painel superior pela coluna Classe de Mensagem e selecione IPM. Configuration.MRM.
  8. No painel inferior, classifique pela coluna Nome e localize a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Clique duas vezes em PR_ROAMING_XMLSTREAM, copie o XML na seção Texto , cole-o no Bloco de Notas e salve o conteúdo como um arquivo .xml.
  10. Abra o arquivo .xml em um navegador da Web para ver as marcas de política de retenção reais aplicadas à caixa de correio.

Verificar se há tags pessoais aplicadas a pastas ou itens individuais

Você também pode usar MFCMAPI para verificar se as tags de arquivamento pessoal ou de retenção estão aplicadas corretamente às pastas. Para fazer isso, use etapas semelhantes mencionadas acima, selecione a pasta afetada e verifique suas propriedades para marcas de arquivo morto ou marcas de retenção. Você também pode fazer isso para mensagens de e-mail individuais.

Se você estiver lidando com uma política de Arquivo Morto Padrão que se aplica a toda a caixa de correio, não verá nenhuma propriedade de política de arquivo morto, como:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Essas propriedades serão visíveis somente se uma marca de arquivo pessoal, uma marca de retenção de pasta padrão ou uma marca de retenção pessoal for aplicada.

Coletar as estatísticas da caixa de correio principal e da pasta da caixa de correio de arquivo morto

Para coletar informações sobre os itens e políticas mais antigos aplicados, execute os seguintes comandos:

  • Para a caixa de correio principal:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Para a caixa de correio de arquivo morto:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Na saída do comando, procure o item que tem a data de recebimento mais antiga em qualquer pasta. Use as seguintes diretrizes:

  • Verifique o OldestItemReceivedDate de todas as pastas localizadas na parte superior do armazenamento de informações, incluindo Caixa de entrada, Itens enviados, Lixo eletrônico e qualquer uma de suas subpastas criadas pelo usuário. Excluir itens excluídos, contatos, calendário (somente reuniões recorrentes) e tarefas (somente tarefas recorrentes). Em seguida, compare o valor OldestItemReceivedDate com o valor de Idade de Retenção especificado na política de não funcionamento.

    Observação

    • Para obter mais informações sobre itens excluídos, itens de calendário recorrentes e tarefas, consulte Determinando a idade de diferentes tipos de itens.
    • Os contatos não são processados por políticas de retenção porque não têm um carimbo de data de início ou expiração.

  • Para itens que estão na pasta Itens Recuperáveis , verifique o OldestItemLastModifiedDate e compare-o com a propriedade RetainDeletedItemsFor definida na caixa de correio afetada.

Na saída, verifique também quais políticas são aplicadas às pastas e determine se as marcas pessoais desabilitadas, as marcas pessoais ativas ou até mesmo as políticas de conformidade de retenção substituem a política esperada. Revise as seguintes colunas:

  • Política de exclusão
  • Política de arquivamento
  • Política de Conformidade
  • RetentionFlags

Essas colunas indicam se uma marca de retenção de pasta padrão, uma marca de retenção pessoal ou uma marca de arquivo morto pessoal é aplicada às pastas. A coluna RetentionFlags também pode mostrar:

  • Se uma tag de retenção explícita ou uma tag de arquivo morto é aplicada (tags explícitas indicam que as políticas são aplicadas manualmente e não herdadas)
  • Se a pasta deve ser verificada novamente pela MFA

Observação

As políticas aplicadas às pastas na caixa de correio de arquivo morto geralmente são herdadas das pastas na caixa de correio principal. No entanto, os usuários podem aplicar uma marca pessoal diferente a uma pasta dentro da caixa de correio de arquivo morto. Para obter mais informações, consulte Aplicar uma marca de retenção a uma pasta no arquivo morto.

Verificar os logs de diagnóstico do MRM

Para coletar o log de diagnóstico do MRM, execute o seguinte comando do PowerShell:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Examine o log para determinar se ocorreu algum erro quando a MFA processou a caixa de correio. Verifique a data do último erro para determinar sua relevância para o problema atual.

Observação

Se o log contiver mensagens de erro "recurso não íntegro", isso significa que o processamento da caixa de correio está limitado. Devido ao tamanho da caixa de correio e ao número de itens que ela contém, o MRM está processando a caixa de correio muito lentamente. Infelizmente, a limitação é inevitável quando você trabalha com caixas de correio grandes.

Se você não vir nenhum log e receber uma mensagem de erro que diz "nenhum log foi encontrado", isso significa que o MRM processou a caixa de correio sem erros.

Você também deve verificar as seguintes propriedades adicionais que podem indicar se a MFA processou o conteúdo da caixa de correio:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: o número de itens individuais que foram marcados ou não marcados pela MFA em sua última execução
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: o número de itens que a MFA atualizou com uma marca de arquivo morto em sua última execução
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: o número de itens que a MFA atualizou com uma marca de expiração (exclusão) em sua última execução
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: O número de itens da pasta Itens Excluídos que expiraram e foram movidos automaticamente para a pasta Itens Recuperáveis
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: o número de itens que a MFA excluiu da pasta Itens Recuperáveis em sua última execução
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: o número de itens que foram movidos da Caixa de Entrada ou da Parte Superior do Armazenamento de Informações da caixa de correio principal para a Caixa de Entrada ou Topo do Armazenamento de Informações da caixa de correio de arquivo morto
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: o número de itens que foram movidos da pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal para a pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio de arquivo morto
  • ElcLastSuccessTimestamp: a última vez que a MFA processou a caixa de correio sem erros (no caso de limitação de MRM, esses erros podem ser temporários. Isso significa que os itens continuarão a ser movidos ou excluídos, mas em um ritmo mais lento do que o normal.)

Para recuperar essas propriedades, execute os seguintes comandos do PowerShell. Esses comandos analisam o XML e retornam as propriedades relacionadas ao ciclo de vida do e-mail que começam com "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Se você ainda não conseguir resolver o problema, entre em contato com o Suporte da Microsoft.

Práticas recomendadas

Recomendamos que você habilite a caixa de correio de arquivo morto para uma conta imediatamente após ela ser colocada em Retenção de Litígio. Isso é especialmente verdadeiro se o usuário tiver muito tráfego de e-mail. Isso pode ajudar a impedir que a pasta Itens Recuperáveis fique cheia e permitirá que os usuários continuem a excluir itens de sua caixa de correio principal. Além disso, recomendamos que você habilite o arquivamento de expansão automática, dependendo da licença do Microsoft 365 do usuário.

Observe que a pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal não deve estar na cota máxima, pois também pode impedir que o MRM mova itens para o arquivo morto. Para obter mais informações sobre limites de pasta de caixa de correio e limites de armazenamento de caixa de correio, consulte Limites do Exchange Online.