Opções de fim de ciclo de vida para grupos, equipes e Viva Engage

Os Grupos do Microsoft 365 e o do Microsoft Teams funcionam com vários serviços conectados. Quando um grupo ou equipe é excluída, a maioria das informações nos serviços conectados também é excluída. Este artigo descreve as opções para reter informações, movendo-as para fora do grupo ou da equipe antes da exclusão.

Uma prática comum para grupos ou equipes que não são mais necessárias é mover os arquivos para fora da equipe e arquivá-los em outro local, como uma biblioteca de documentos do SharePoint. Essa prática baseia-se em um estilo herdado de trabalho em que as informações são armazenadas em arquivos e pastas e as comunicações são realizadas por email.

A tabela a seguir descreve os serviços associados a grupos e equipes e os principais tipos de conteúdo encontrados em cada um deles:

Serviço	Tipos de conteúdo
Teams	Conversas de canal, arquivos em canais
Formulários	Estrutura e resultados da pesquisa
OneNote	Notebook
Outlook	Email e calendário
Planner	Informações sobre status e tarefas do projeto
Power Automate	Fluxos de trabalho
Power BI	Dados, relatórios e dashboards
Projeto na Web	Planos do projeto
Roteiro	Roteiros
SharePoint	Arquivos, listas, dados wiki do canal do Teams
Stream	Vídeos
Viva Engage	Conversas

Ao excluir um grupo ou equipe, a maioria dos recursos associados também são excluídos. As exceções incluem:

• Os vídeos no Stream permanecem e pertencem à pessoa que os carregou/gravou
• Os fluxos no Power Automate permanecem e pertencem à pessoa que os criou.
• Os dados de projeto e roteiro no Project na Web permanecem no CDS e podem ser restaurados separadamente.

Grupos e equipes permanecem em estado de exclusão temporária por 30 dias e podem ser restaurados a qualquer momento. No entanto, após os 30 dias, eles e todos os recursos associados, como serviços e conteúdo, são removidos do ambiente do Microsoft 365. Qualquer conteúdo protegido por uma política de retenção permanece disponível por meio de pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Considerações sobre o fim do ciclo de vida dos serviços conectados ao grupo

Há três áreas-chave que os proprietários de equipe e grupo e administradores de TI precisam considerar ao excluir um grupo ou equipe.

Conteúdo

O conteúdo precisa ser mantido depois que a equipe não estiver mais lá? É suficiente confiar nos recursos de retenção do Microsoft 365 ou parte do conteúdo em aplicativos e serviços que não oferecem retenção? O conteúdo precisa ser retido para fins de gerenciamento de registros, arquivamento ou uso futuro e referência?

Para evitar possíveis perdas de dados, essas perguntas devem ser feitas antes que qualquer equipe seja arquivada ou excluída.

Serviços

O conteúdo precisa permanecer em seu formulário de trabalho atual? Por exemplo, o relatório do Power BI precisa continuar acessível? Os resultados do Formulário precisam estar disponíveis na exibição de resumo visual? As listas no SharePoint estão vinculadas ou inseridas em algum lugar?

Essas perguntas devem ser feitas antes que o grupo subjacente seja excluído porque a exportação do conteúdo pode não ser suficiente.

Convidados

Quando os convidados são convidados para uma equipe, uma conta de convidado é criada no Microsoft Entra ID da organização host antes de adicioná-los à equipe. Quando uma equipe é excluída, os convidados não são removidos do Microsoft Entra ID. Embora os convidados não possam acessar grupos, sites, equipes ou conteúdo que não tenha sido compartilhado com eles, eles ainda podem usar recursos no Microsoft Teams, como iniciar chats, chamadas de voz e vídeo e usar aplicativos.

Um proprietário de equipe ou grupo pode convidar alguém de fora da organização para se tornar um convidado no Microsoft Entra ID adicionando-o a uma equipe. No entanto, o proprietário de uma equipe não pode remover o convidado do Microsoft Entra ID. A exclusão de contas só pode ser executada por um administrador global ou administrador de usuário.

É importante realizar revisões de convidado e entender se os convidados precisam ser removidos do Microsoft Entra ID após a exclusão da equipe. Pode haver um caso válido para que os convidados permaneçam no diretório, como ser membro de outras equipes ou usar outros serviços do Microsoft 365 ou do Azure.

Teams

O conteúdo específico do Teams está principalmente na forma de conversas.

As conversas nos canais não podem ser copiadas ou movidas usando a funcionalidade nativa do Microsoft Teams. No entanto, eles podem ser exportados usando o API do Graph.

Além disso, se uma política de retenção for aplicada ao Teams, as conversas serão mantidas e disponíveis por meio de pesquisas de descoberta eletrônica. Usando a descoberta eletrônica (Premium), você pode reconstruir uma conversa de chat do Teams.

Arquivar uma equipe

O benefício de arquivar uma equipe é que ela fornece acesso total à equipe como era. Os usuários ainda podem navegar por conversas de canal e abrir arquivos mesmo que não estejam ativos. Além disso, as equipes podem ser desarquivadas se houver necessidade de continuar trabalhando nelas (por exemplo, se um projeto for estendido).

Quando uma equipe é arquivada por um proprietário, ela é definida como somente leitura para membros para conteúdo dentro da equipe e, se selecionada, o site associado do SharePoint. O objetivo desta ação é garantir que as conversas nos canais sejam preservadas em seu estado existente, juntamente com conteúdo baseado em SharePoint, como arquivos e wikis.

No site do SharePoint não há alterações visíveis. No entanto, nenhuma alteração pode ser feita em arquivos ou listas porque as permissões do SharePoint para o grupo microsoft 365 estão definidas como Visitantes do Site. Isso inclui o notebook do OneNote para a equipe, que é armazenado na biblioteca de Ativos do Site no site do SharePoint.

Quando uma equipe é arquivada, o grupo subjacente do Microsoft 365 ainda está sujeito à política de expiração (se definido) e, como tal, o proprietário deve continuar a renovar a equipe.

Embora as conversas de canal da equipe e o conteúdo do site do SharePoint sejam definidos como somente leitura, o mesmo não é aplicado a outros serviços associados:

• Buckets e tarefas de planejador ainda podem ser criados, modificados e excluídos.
• Os formulários ainda podem receber envios.
• A caixa de correio do Outlook ainda pode receber emails.
• Painéis, relatórios e dados do Power BI ainda podem ser modificados.
• Projetos e roteiros ainda podem ser editados no Project na Web.
• Os vídeos ainda podem ser carregados, modificados e excluídos no Stream.
• Os fluxos no Power Automate ainda podem ser criados, modificados, excluídos e continuarão a ser executados. (Eles falharão, no entanto, se necessário para postar uma mensagem em um canal da equipe arquivada.)

Formulários

Embora um formulário possa ser movido de uma conta individual para um grupo, ele não pode ser movido ou copiado de um grupo para outro. Há três opções disponíveis para um formulário quando uma equipe é excluída.

Duplicar o formulário

Os formulários podem ser compartilhados como modelos, permitindo que outros usuários copiem para sua própria conta ou um grupo. Isso não retém os dados de envios de resultados; apenas estrutura de formulários, como perguntas e configurações.

Exportar resultados para uma planilha

Se os dados das respostas do formulário precisarem ser mantidos, isso poderá ser obtido exportando os resultados para uma planilha do Excel. Isso só exportará as perguntas e suas respostas como dados – não inclui grafos criados pelo Forms.

Excluir o Formulário

Embora a exclusão do grupo também resulte na exclusão de quaisquer formulários associados, os membros do grupo podem excluí-los diretamente sem serem proprietários do grupo. No entanto, essa é uma etapa manual que não fornece nenhum benefício adicional.

OneNote

O notebook do OneNote incluído em um grupo é armazenado na biblioteca de Ativos do Site no site do SharePoint associado. Embora os arquivos de notebook às vezes possam ser espalhados por vários arquivos individuais, eles não podem ser copiados e abertos de forma independente. Em vez disso, o conteúdo do notebook do OneNote deve ser movido ou exportado usando o cliente da área de trabalho do OneNote.

Mover páginas e seções para outro notebook

Mover páginas ou seções individualmente para outro notebook fornece aos proprietários a oportunidade de limpo seus dados e usar apenas o que precisa ser retido.

Exportar o notebook inteiro como um pacote

Se todo o notebook precisar ser mantido com sua estrutura existente, ele poderá ser exportado como um arquivo de pacote do OneNote e, em seguida, importado para um novo local. Em vez disso, isso pode ser usado como um método para manter o conteúdo em um único arquivo, em vez da estrutura de vários arquivos existente.

Imprimir para PDF

Em cenários em que parte do conteúdo do notebook só precisa ser retido para referência ou como registros, páginas individuais podem ser impressas em PDF e armazenadas em outros lugares.

Caixa de correio e calendário

Não é incomum que a caixa de correio associada ao grupo seja usada, embora muitas conversas possam ter sido conduzidas nos canais de equipe. A caixa de correio armazena apenas emails que foram enviados por email diretamente para ela e não incluem emails enviados diretamente para canais.

Em alguns casos, os emails armazenados na caixa de correio podem ser notificações de reuniões, atualizações de tarefas do Planner e outras mensagens geradas pelo aplicativo ou pelo sistema. é importante que o conteúdo da caixa de correio seja revisto para determinar se o conteúdo deve ser retido ou excluído.

Se uma política de retenção for aplicada no Exchange, os emails e itens de calendário serão mantidos e disponíveis por meio de pesquisas de descoberta eletrônica.

Exportar email e calendário

Membros da equipe ou do grupo podem exportar o conteúdo da caixa de correio e do calendário para um arquivo PST (Data/ Armazenamento Pessoal) do Outlook. Esse arquivo pode ser armazenado em outro lugar ou o conteúdo pode ser importado para uma caixa de correio diferente. O primeiro não é recomendado, pois o conteúdo do arquivo PST não é pesquisável sem abri-lo no Outlook e o arquivo em si pode ficar corrompido ao longo do tempo.

Migração de conteúdo executada por TI

Os administradores podem usar ferramentas de terceiros para migrar conteúdo de email e calendário entre caixas de correio sem qualquer intervenção do usuário. Um local de armazenamento em potencial pode ser uma caixa de correio compartilhada criada puramente para servir como um "arquivo" do conteúdo da caixa de correio do grupo.

Planner

Cada grupo ou equipe pode ter vários planos. É importante durante o processo de off-boarding garantir que os requisitos de retenção sejam resolvidos para cada plano. Assim como os outros serviços, há várias abordagens para conteúdo off-board no Planner.

Exportar o plano para uma planilha

Se for necessário apenas manter uma cópia do plano para fins de manutenção de registros, a abordagem mais simples é exportar o plano para uma planilha do Excel. Essa é uma ação unidirecional – não há opção para importar planos de uma planilha.

Importante

Exportar um plano para o Excel levará a maioria das informações dentro do plano, mas não incluirá comentários, links ou arquivos.

Copiar e mover tarefas para outro plano

Embora copiar ou mover tarefas para outro plano pareça uma solução, tarefas individuais só podem ser copiadas ou movidas entre planos no mesmo grupo. Isso não fará backup dos dados se o grupo associado ao plano estiver sendo excluído.

Copiar plano inteiro

Também é possível copiar todo o plano. A cópia não pode ser feita em um grupo existente. Copiar o plano criará um novo grupo. Além disso, copiar todo o plano não inclui comentários, atribuições, links, anexos ou datas.

Power Automate

Os fluxos criados no Power Automate e associados a um grupo ou equipe não pertencem ao grupo. Eles são de propriedade do criador e apenas compartilhados com outros usuários e grupos. Dessa forma, eles não serão afetados se um grupo ou equipe for excluído.

Alterar a propriedade do fluxo

Se o fluxo precisar continuar operando, todos os proprietários poderão adicionar outros usuários ou grupos do Microsoft 365 como proprietários.

Exportar o fluxo

Se o fluxo não precisar continuar operando, mas precisar ser preservado para uso futuro potencial, ele poderá ser exportado como um arquivo e importado novamente mais tarde.

Power BI

Os dados e os workspaces do Power BI podem operar independentemente de grupos e equipes e, como outras cargas de trabalho, oferecem diferentes maneiras de serem desligados. Os workspaces clássicos no Power BI estão associados a um Grupo do Microsoft 365, enquanto os workspaces modernos não são - e podem apenas compartilhar seu conteúdo com o grupo (semelhante a um fluxo).

Copiar relatórios para outro workspace

Se você precisar do relatório depois que o grupo ou a equipe for excluído, ele poderá ser copiado do workspace existente para outro workspace no Power BI.

Exportar dados de um dashboard ou relatório

Em vez disso, se o relatório não precisar mais estar ativo, mas os dados precisarem ser mantidos, ele poderá ser exportado para o Excel.

Project

Projetos e Roadmaps criados em Project para a Web estão associados a grupos do Microsoft 365 e têm abordagens de off-boarding semelhantes ao Power BI.

Atribuir o projeto a outro grupo

Se o projeto precisar ser preservado em seu estado funcional além da vida útil do grupo ou da equipe, ele poderá ser atribuído a um grupo diferente do Microsoft 365. Isso pode ser feito usando o Centro de Administração Dynamics 365.

Exportar dados do projeto ou roteiro

Usando o Centro de Administração Dynamics 365, é possível exportar dados do usuário do projeto para uma planilha. Os dados também podem ser exportados para o arquivo Project (. Formatos de arquivo MPP) e XML usando o PowerShell.

SharePoint

Todos os arquivos nos canais de equipe são armazenados no site do SharePoint do grupo associado. Em alguns casos, o conteúdo diferente de documentos pode existir no SharePoint, como listas ou páginas.

Os arquivos geralmente são armazenados em três locais primários em um site do SharePoint:

• Páginas – Biblioteca de Páginas do Site
• Imagens usadas em páginas – Biblioteca de Ativos do Site
• Arquivos em canais – Biblioteca de documentos
• Páginas wiki – Biblioteca de dados wiki do Teams

Se o site tiver um ou mais subsites, o processo de off-boarding precisará ser repetido para cada subsite. Se a equipe contiver canais privados ou compartilhados, haverá um site separado do SharePoint para cada canal.

É importante ao remover arquivos de um grupo ou equipe considerar que eles podem ser compartilhados com usuários que não são membros do grupo ou da equipe. Talvez você queira comunicar a alteração iminente a eles.

Baixar arquivos

Os arquivos armazenados no SharePoint em uma das bibliotecas mencionadas acima podem ser baixados em um computador local.

Mover arquivos

Além disso, os arquivos podem ser movidos para outro local no SharePoint, como uma biblioteca em um site diferente.

Lista de exportação

Os dados armazenados em listas do SharePoint podem ser exportados para uma planilha do Excel e importados novamente para uma lista em outro site.

Como alternativa, o Power Automate ou uma ferramenta de terceiros pode ser usado para migrar a lista entre sites para manter função, exibições de lista, formatação e outros atributos.

"Exportar" arquivos wiki

O conteúdo wiki nos canais de equipe é armazenado em um arquivo formatado por HTML em uma biblioteca dedicada do site do SharePoint associado. Eles não podem ser prontamente exportados e importados para outra wiki de canal, mas podem ser convertidos em um arquivo HTML e abertos como uma página da Web.

Microsoft Stream

Assim como o Power Automate, os vídeos no Stream associados a um grupo ou equipe não são realmente propriedade do grupo e não são excluídos quando o grupo é excluído. Os vídeos no Stream pertencem à pessoa que carregou ou criou o vídeo, mesmo que adicionem usuários ou grupos como proprietários. As reuniões gravadas em um canal do Teams pertencem à pessoa que iniciou a gravação.

Adicionando outros proprietários

Como o vídeo é mantido no Stream quando o grupo é excluído, o proprietário original pode compartilhar o vídeo com outros usuários e grupos, até mesmo adicioná-los como proprietários.

Baixar o vídeo

Em cenários em que o vídeo não precisa ser retido no Stream ou precisa ser armazenado em um local alternativo, como um sistema de gerenciamento de registros, um proprietário pode baixá-lo localmente.

Viva Engage

Ao contrário das conversas no Microsoft Teams, Viva Engage oferece opções de usuários e administradores para mover ou exportar conversas.

Mover conversas para outro grupo ou comunidade

As conversas podem ser movidas para outro grupo de Viva Engage por qualquer usuário, não apenas proprietários ou administradores. Isso é possível nas Viva Engage clássicas e nas novas interfaces de Viva Engage.

Exportar dados de rede

Viva Engage administradores de rede exportam dados de rede. No entanto, isso exportará todas as conversas para toda a rede. A exportação resultante lista a ID do grupo. É possível filtrar conversas com base nessa ID.

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