Configurar colaboração do fornecedor
A interface de colaboração do fornecedor expõe um conjunto limitado de informações sobre ordens de compra, faturas e estoque em consignação para usuários fornecedores externos. A partir dessa interface, um fornecedor também pode responder a RFQs (solicitações de cotação) e exibir e editar as informações básicas da empresa. Além disso, um fornecedor pode configurar suas próprias informações bancárias para agilizar o processo de pagamento.
Respostas de fornecedor
A seguir, são apresentados quatro tipos de respostas que os fornecedores podem fornecer quando você enviar uma ordem de compra para confirmação.
- O fornecedor aceita a ordem e o perfil é configurado para confirmar as ordens de compra automaticamente quando ele aceitar: o status da ordem é atualizado para Confirmado. Se algo impedir a atualização da ordem, a resposta do fornecedor ainda será registrada como Aceita, mas o status da ordem de compra permanecerá como Em revisão externa.
- O fornecedor aceita a ordem e o perfil não está configurado para confirmar as ordens de compra automaticamente quando ele aceitar: a resposta do fornecedor é registrada como Aceita, mas o status da ordem de compra permanece como Em revisão externa.
- O fornecedor rejeita a ordem: a resposta do fornecedor é registrada como Rejeitada e o status da ordem de compra permanente como Em revisão externa. A rejeição é recebida com a nota do fornecedor.
- O fornecedor aceita a ordem com alterações: as alterações são sugeridas no nível da linha. É possível aceitar ou rejeitar linhas individuais. Outras alterações possíveis incluem alterar as datas ou as quantidades, dividir as linhas para datas ou quantidades de entrega diferentes ou substituir um item. As informações de preço e os encargos não podem ser alterados pelo fornecedor. É possível fazer alterações nesses itens usando as anotações. A resposta do fornecedor é registrada como Aceitar com alterações, e o status da ordem de compra permanece como Em revisão externa.
Você pode usar o espaço de trabalho Preparação da ordem de compra para monitorar a quais ordens de compra o fornecedor respondeu.
O espaço de trabalho Preparação da ordem de compra contém duas listas que incluem ordens de compra com o status Em revisão externa: Em revisão externa requer ação e Em revisão externa aguardando a resposta do fornecedor.
Quando o fornecedor responde a uma ordem de compra, é exibida uma tela que concede a oportunidade de fornecer observações sobre a resposta. Além do campo Anotações, há a opção de disponibilizar ao fornecedor as mensagens de informações específicas para os tipos de resposta.
As mensagens de informações são entradas de texto livre com base em três tipos de resposta: aceitar, aceitar com alterações e rejeitar. É possível configurar um texto exclusivo para cada tipo de resposta e para os idiomas específicos. Os tipos comuns de informações a serem incluídos são os termos e condições, as instruções para o fornecedor, as informações de contato e os avisos de isenção de responsabilidade e as URLs.
Por exemplo, se houver fornecedores que requerem as informações em francês ou em espanhol, será possível adicionar versões do texto para cobrir essa necessidade. O idioma listado na página do fornecedor determina a opção de idioma que é exibida nos formulários de resposta da ordem de compra.
Opções de configuração de fornecedor
Antes de criar uma conta de usuário para alguém que usa a colaboração de fornecedor, você deve configurar o fornecedor para permitir que ele use a colaboração de fornecedor na página de perfil do fornecedor. Para acessá-lo, abra Contas a pagar > Fornecedores > Todos os fornecedores e, em seguida, selecione o fornecedor na lista.
É possível definir o campo Ativação de colaboração como Ativo na FastTab Geral.
As duas opções que você pode selecionar são:
- Ativo (confirmação automática de OC): as ordens de compra são confirmadas automaticamente quando o fornecedor as aceita sem alterações.
- Ativo (a OC não é confirmada automaticamente): as ordens de compra precisam ser confirmadas manualmente por sua organização depois que o fornecedor as aceita.
Também, na página Fornecedor, se você quiser compartilhar as informações de preço com o fornecedor, como o preço unitário, os descontos e os encargos, por meio da interface de colaboração do fornecedor, poderá definir a opção Valor/preços das ordens de compra como Sim na FastTab Padrões da ordem de compra.
Quando um fornecedor estiver habilitado para colaboração do fornecedor, será possível adicionar usuários e autorizá-los para acessar a colaboração do fornecedor.
Informações bancárias de colaboração do fornecedor
Depois que a colaboração for configurada para um fornecedor, ele poderá acessar as respectivas informações bancárias. O fornecedor pode editar, adicionar ou remover as informações bancárias por meio da interface para agilizar o processo de pagamento. Quando as informações do fornecedor são adicionadas, um usuário de contas a pagar pode analisar e aprovar as alterações propostas.
O fluxo de trabalho de aprovação de conta bancária do fornecedor no Dynamics 365 Supply Chain Management é uma ferramenta que aprimora a segurança das informações da conta bancária do fornecedor. É um recurso valioso para empresas que procuram melhorar seus processos de pagamento e garantir a conformidade com regulamentos financeiros que protegem contra fraudes.
Ao especificar os campos que exigem aprovação e as ações que iniciam o fluxo de trabalho, você pode personalizar o processo de aprovação do fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor, adaptar o fluxo de trabalho a suas necessidades específicas e garantir que todas as aprovações necessárias sejam obtidas antes do processamento dos pagamentos.
O fluxo de trabalho para aprovação de contas bancárias de fornecedores também ajuda as empresas a manter a conformidade com as leis financeiras. As empresas podem garantir que pagam apenas a fornecedores autorizados e que seus procedimentos de pagamento cumprem as normas do setor, exigindo a aprovação das informações da conta bancária. Esse fluxo de trabalho é essencial para qualquer empresa que tente maximizar suas operações financeiras, pois pode diminuir erros, fornecer mais controle sobre os procedimentos de pagamento, aumentar a segurança das informações das contas bancárias dos fornecedores e poupar tempo com problemas resultantes de não conformidade.
Configurar o fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor
Para configurar o fluxo de trabalho de aprovação do banco do fornecedor, siga estas etapas:
Acesse Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.
Na guia Geral, na FastTab Aprovação de conta bancária do fornecedor, defina os seguintes campos:
Você pode configurar a opção Aprovação de conta bancária (criar) para exigir aprovação de todos os novos registros de conta bancária, independentemente de serem criados por meio do cliente Web ou importados por meio da entidade de dados. Se essa opção estiver definida como Sim, todos os novos registros de contas bancárias exigirão aprovação. Por outro lado, se essa opção estiver definida como Não, os usuários poderão criar ou importar novos registros de contas bancárias sem precisar de aprovação.
Você pode configurar a opção de Aprovação de conta bancária (atualizar) para exigir aprovação quando os registros de contas bancárias existentes forem atualizados pelos usuários usando o cliente Web. Se IsEnabled for selecionado na grade, será necessária aprovação. Se essa opção estiver definida como Não, serão permitidas atualizações em todos os campos dos registros de contas bancárias existentes sem necessidade de aprovação.
O campo Comportamento da entidade de dados (atualizar) permite selecionar o comportamento que ocorre nos registros existentes quando há uma importação atualizada por meio da entidade de dados. As seleções nesse campo não afetarão as atualizações feitas usando o cliente Web.
Permitir alterações sem aprovação: todos os campos na entidade de dados serão atualizados sem processar as alterações por meio do fluxo de trabalho.
Rejeitar alterações: os campos protegidos na entidade de dados nunca serão atualizados. As importações que contêm atualizações para campos protegidos falharão quando essa opção for selecionada.
Criar propostas de alteração: os campos não protegidos serão atualizados na entidade de dados e as alterações propostas poderão ser adicionadas aos campos protegidos. A entidade de dados não iniciará automaticamente o fluxo de trabalho; portanto, você precisará enviar as alterações propostas conforme necessário.
Na lista de campos de aprovação de conta bancária do fornecedor, marque a caixa de seleção IsEnabled para cada campo que requer aprovação.
No Painel de Ações, selecione Salvar.
Acesse Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
No Painel de Ações, selecione Novo.
Na caixa de diálogo Criar fluxo de trabalho, selecione Aprovação de fluxo de trabalho para alteração proposta de fornecedor.
Use o editor de fluxo de trabalho para estruturar seu fluxo de trabalho conforme desejar.