Permitir que os usuários de email recebam faxes no Exchange Server

Aplica-se a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

O Microsoft Exchange Unified Messaging (UM) permite que mensagens de email de voz sejam entregues na caixa de correio de um usuário e também permite que os usuários recebam faxes em sua caixa de correio. No UM, um fax é enviado para a caixa de correio do usuário como uma mensagem de email que tem um arquivo de imagem com uma extensão .tif anexada. O usuário pode abrir o arquivo anexado usando um aplicativo de software que pode abrir e exibir arquivos de imagem com uma extensão .tif. Este tópico discute o fax e como ele funciona no UM.

Observação

Embora o Unified Messaging não permita que os usuários enviem faxes de saída, muitas soluções de terceiros, como um serviço de fax da Internet, um serviço de fax de email ou um aplicativo de servidor de fax de terceiros, podem ser usadas para enviar faxes de saída.

Visão geral do fax

Fax é uma abreviação para a palavra fac-símile. É uma tecnologia usada para transferir documentos eletronicamente. Geralmente, os faxes são enviados e recebidos por computadores de fax ou modems de fax de computador usando a PSTN (Rede Telefônica Comutada Pública), que é uma rede baseada em telefonia ou circuito. No entanto, outras opções podem ser usadas para enviar e receber faxes.

A maioria das organizações hoje deseja que seus usuários possam enviar e receber faxes. As organizações usam um ou mais dos métodos descritos na lista a seguir para enviar ou receber faxes pelo PSTN ou pela Internet. Há vantagens e desvantagens para cada um desses métodos.

• Computadores de fax tradicionais e fax baseado em computador

• Fax usando servidores de fax ou gateways de fax

• Fax usando uma rede VoIP (Voice over IP)

• Fax usando um aplicativo cliente de email

Para enviar uma mensagem de fax, os usuários de uma organização podem ter que fazer o seguinte:

• Imprima uma cópia impressa do documento a ser enviado por fax e use um computador de fax físico para enviá-lo.

• Salve o documento em seu computador e use um modem de fax para enviar o fax, mas isso requer uma linha telefônica conectada ao computador.

• Use um serviço de fax da Internet que permite enviar por fax um documento de um aplicativo de software específico do fornecedor.

• Envie um fax de saída para um servidor de fax usando um aplicativo de software configurado para usar o servidor de fax.

Para receber um fax, os usuários de uma organização podem ter que fazer o seguinte:

• Receba um fax em um computador de fax físico dentro da organização.

• Receba um fax usando um modem de fax instalado em seu computador.

• Receba um fax de um serviço de fax da Internet.

• Receba um fax de um servidor de fax configurado em uma rede.

• Receba um fax do servidor de um parceiro de fax que usa Mensagens Unificadas para entregar o fax usando uma rede VoIP.

Métodos de fax

Há várias opções para enviar e receber faxes, incluindo o seguinte:

Computadores de fax tradicionais e fax baseado em computador: um scanner, um modem de fax em um computador, uma impressora com recursos internos de fax ou um computador de fax dedicado podem ser usados para enviar e receber faxes. Tudo isso pode ser usado para transmitir dados na forma de pulsos usando uma linha telefônica para outro dispositivo de fax, geralmente outro computador ou computador de fax que tem um modem de fax. Os pulsos são então transformados em imagens ou usados para imprimir a imagem no papel.

O método de fax tradicional requer pelo menos uma única linha telefônica no dispositivo de envio e recebimento, e apenas um fax pode ser enviado ou recebido por vez. Uma desvantagem de enviar e receber faxes usando um modem de fax é que o computador deve ser ativado e executando um software de fax ou um serviço de fax. Esse tipo de fax baseado em computador não usa a Internet para enviar ou receber faxes.

Fax tradicional e baseado em computador

Servidores de fax ou gateways e serviços de fax da Internet: há várias maneiras de enviar e receber faxes pela Internet. Isso inclui o uso de um aplicativo de software em um computador ou o uso de um cliente de email para receber faxes. Na maioria dos casos, esse tipo de fax envolve o uso de um servidor de fax ou gateway de fax para converter entre faxes e email. Esse método tornou-se cada vez mais popular porque permite que as organizações removam ou evitem comprar computadores de fax adicionais. Ele também elimina a necessidade de instalar linhas telefônicas adicionais. Esse tipo de fax envolve a criação de um documento, incluindo uma página de cobertura de fax com as informações de identificação corretas e, em seguida, o envio do documento para um computador de fax tradicional. Por exemplo, o usuário usa um aplicativo de software como Microsoft Word ou Microsoft Outlook para criar e enviar o fax para o servidor de fax ou gateway. O servidor de fax ou gateway recebe o fax e o envia usando uma linha telefônica tradicional para um computador de fax ou um modem de fax instalado em um computador.

Fax usando servidores de fax ou gateways

Os serviços de fax da Internet permitem que um usuário envie faxes de um computador usando a Internet. Um aplicativo de software como o Word ou o Outlook pode ser usado para criar e enviar o fax para um serviço de fax da Internet. Muitas empresas oferecem serviços de fax da Internet em uma assinatura ou cobrando por cada mensagem de fax enviada. Os serviços de fax da Internet oferecem as seguintes vantagens:

• Nenhum computador de fax é necessário.

• Nenhum software ou hardware deve ser instalado.

• Não são necessárias linhas telefônicas dedicadas.

• Confidencialidade.

• Vários faxes podem ser enviados ao mesmo tempo.

• Os faxes podem ser recebidos quando o computador é desativado.

A figura a seguir mostra como os serviços de fax da Internet podem ser usados para enviar e receber faxes.

Serviços de fax da Internet

Fax usando um aplicativo cliente de email: os faxes podem ser enviados e recebidos por um computador de fax pela Internet e, em seguida, recebidos por um cliente de email, como o Outlook.

O protocolo T.37 foi projetado para permitir que um computador de fax envie mensagens de fax pela Internet para um cliente de email. Os faxes são enviados pela Internet como anexos de email, normalmente como arquivos .tif ou .pdf. Nesse tipo de fax, um computador de fax que dá suporte a iFax ou T.37 é necessário, além de um endereço de email para os computadores de fax de envio e recebimento. Para trabalhar com computadores de fax tradicionais e modems de fax, todos os computadores de fax T.37 dão suporte ao fax padrão usando uma linha telefônica. No entanto, em alguns casos, os computadores de fax T.37 podem ser usados quando um gateway de fax também está sendo usado. A figura a seguir mostra como computadores de fax e clientes de email baseados em T.37 podem ser usados para enviar e receber faxes.

Envio de fax com email

Fax usando uma rede VoIP: o VoIP é uma tecnologia que fornece hardware e software que permite que as pessoas usem uma rede baseada em IP como o meio de transmissão para chamadas telefônicas. Em uma rede VoIP, os dados de voz e fax são enviados em pacotes usando IP em vez de transmissões de circuito tradicionais ou as linhas telefônicas com troca de circuito do PSTN. Um gateway VoIP que você conecta à sua rede IP usa o VoIP para enviar pacotes de dados de voz entre um servidor de Acesso ao Cliente que executa o serviço roteador de chamadas de mensagens unificadas do Microsoft Exchange e um servidor mailbox que executa o serviço de Mensagens Unificadas do Microsoft Exchange e um sistema PBX (Private Branch eXchange). Você também pode usar um IP PBX para executar as funções de um gateway VoIP e um PBX.

Há dois tipos básicos de redes: troca de circuito e troca de pacotes. Uma rede com troca de circuito é uma rede na qual existe uma conexão dedicada. Uma conexão dedicada é um circuito ou canal configurado entre dois nós para que eles possam se comunicar. Depois que uma chamada é estabelecida entre dois nós, a conexão só pode ser usada por esses dois nós. Quando a chamada é encerrada por um dos nós, a conexão é cancelada. Em redes com troca de circuito, como a PSTN, várias chamadas são transmitidas pelo mesmo meio de transmissão. Com frequência, o meio usado no PSTN é cobre. No entanto, o cabo de fibra óptica também pode ser usado.

Em redes com troca de pacotes, como a Internet ou uma LAN (rede de área local), os pacotes são roteados para seu destino por meio da rota mais rápida, mas nem todos os pacotes que viajam entre dois hosts viajam pela mesma rota, mesmo aqueles de uma única mensagem. Isso quase garante que os pacotes cheguem em horários diferentes e fora de ordem. Em uma rede com troca de pacotes, os pacotes (mensagens ou fragmentos de mensagens) são roteados individualmente entre nós por links de dados que podem ser compartilhados por outros nós. Com a comutação de pacotes, ao contrário da comutação de circuito, várias conexões com nós na rede compartilham a largura de banda disponível. A rede com troca de pacotes tornou possível que a Internet existisse e, ao mesmo tempo, tornou as redes de dados (especialmente redes IP e VoIP baseadas em LAN) mais disponíveis e generalizadas.

T.38

O T.38 é um padrão e protocolo de fax que permite o fax em uma rede baseada em IP. Uma rede baseada em IP que usa o protocolo T.38 usa o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e o MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) para enviar uma mensagem à caixa de correio de um destinatário. O T.38 permite transmissões de fax IP para dispositivos de fax habilitados para IP e gateways de fax. Os dispositivos podem incluir hosts baseados em rede IP, como computadores cliente e impressoras. No Exchange Unified Messaging, as imagens de fax são documentos separados codificados como arquivos .tif e anexados a uma mensagem de email. Tanto a mensagem de email quanto o anexo do arquivo .tif são enviados para a caixa de correio habilitada para UM do usuário.

As Mensagens Unificadas dependem das habilidades do gateway para traduzir ou converter o TDM (Time Division Multiplex) ou protocolos baseados em circuito de telefonia, como ISDN (Rede Digital dos Serviços Integrados) e QSIG de um PBX para protocolos baseados em IP ou baseados em VoIP, como o SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão), Real-Time Protocolo de Transporte (RTP) ou T.38 para receber mensagens de fax. O gateway VoIP é essencial para a funcionalidade e a operação de Mensagens Unificadas. O gateway VoIP é responsável por detectar tons de fax. Os servidores de Acesso ao Cliente e caixa de correio dependem do gateway voIP para enviar uma notificação de que um fax foi detectado. Em seguida, os servidores do Acesso ao Cliente e da Caixa de Correio renegociarão a sessão de mídia e usarão o protocolo T.38.

Visão geral do fax com mensagens unificadas

Em Mensagens Unificadas, o usuário recebe imagens de fax como documentos separados codificados como arquivos de imagem .tif anexados a uma mensagem de email. Tanto a mensagem de email quanto o anexo .tif são enviados para a caixa de correio habilitada para UM do usuário.

Há várias vantagens em enviar uma mensagem de fax para a caixa de correio do usuário. Essas vantagens incluem o seguinte:

• Você pode reduzir o número de computadores de fax físicos ou tradicionais.

• O número de linhas telefônicas usadas para fax em uma organização pode ser reduzido, pois o servidor da caixa de correio pode fazer fila em muitos faxes e enviar cada fax quando uma das linhas telefônicas ficar disponível.

• Faxes recebidos como um arquivo de imagem .tif são de melhor qualidade do que um fax tradicional. Os faxes de entrada podem ser impressos por uma impressora local ou compartilhada.

• Os faxes enviados para a caixa de correio do usuário são mais seguros porque são menos propensos do que faxes de cópia impressa a serem coletados por alguém diferente do destinatário.

• Os usuários podem receber faxes sem sair de sua mesa.

• As mensagens de fax recebidas podem ser monitoradas para garantir que elas estejam em conformidade com as políticas de segurança de uma organização.

Uma única mensagem de fax só pode ser enviada para um único usuário habilitado para UM. As Mensagens Unificadas não podem encaminhar mensagens de fax para uma lista de distribuição. Se você precisar ter essa funcionalidade, deverá seguir estas etapas:

1. Crie uma caixa de correio para atender à chamada de fax. Essa será a caixa de correio da lista de distribuição.

2. Habilite a caixa de correio da lista de distribuição.

3. Crie uma regra para essa caixa de correio habilitada para UM. A regra será configurada para encaminhar todas as mensagens para a lista de distribuição selecionada.

Recebendo faxes de entrada

O recebimento de um fax em uma rede VoIP difere de receber um fax em um computador de fax padrão ou usar um servidor de fax localizado em uma rede baseada em IP. Para permitir que faxes sejam enviados e recebidos por meio de uma rede VoIP, você deve ter um gateway VoIP ou um IP PBX compatível com o protocolo T.38 e um servidor que também dá suporte ao T.38. O T.38 permite transmissões de fax baseadas em IP para hosts baseados em rede IP, por exemplo, computadores cliente, impressoras com recursos internos de fax e servidores como um servidor de caixa de correio.

Importante

Não há suporte para o envio e recebimento de faxes usando o T.38 ou o G.711 em um ambiente em que as Mensagens Unificadas e o Microsoft Office Communications Server 2007 R2 ou o Microsoft Lync Server estão integrados.

Quando um PBX recebe uma chamada, ele encaminha a chamada para a extensão apropriada. Se não houver resposta no número de extensão do usuário, o PBX encaminhará a chamada para um gateway voIP e o gateway encaminhará a chamada para o servidor de caixa de correio apropriado. O servidor mailbox determina se a chamada é uma chamada de voz ou uma chamada de fax, com base no protocolo usado para a chamada. Quando o protocolo SIP é usado, o servidor mailbox processa a chamada como uma mensagem de voz. No entanto, se o protocolo T.38 for usado no gateway VoIP, o servidor da caixa de correio reconhecerá que a chamada é para um fax e o processará conforme descrito no parágrafo a seguir. Um servidor mailbox encaminha chamadas de fax de entrada para um servidor parceiro de fax dedicado, que então estabelece a chamada de fax com o remetente de fax e recebe o fax em nome do usuário habilitado para UM. Em seguida, o servidor de parceiro de fax envia o fax incluído como um anexo .tif em uma mensagem SMTP para a caixa de correio do destinatário.

Quando um servidor da Caixa de Correio recebe um sinal de fax T.38 de entrada de um gateway voIP, o servidor da caixa de correio consulta o diretório usando o Protocolo de Acesso ao Diretório Leve (LDAP) para determinar se o destinatário pretendido da chamada de fax de entrada tem permissão para receber mensagens de fax de entrada e determinar o endereço SIP do servidor parceiro de fax. Depois de verificar essas informações, o servidor mailbox envia uma solicitação de referência de chamada por fax para o gateway VoIP ou par SIP, que encaminha a solicitação de fax para o servidor de parceiro de fax. Depois que a chamada de fax foi estabelecida com êxito, o remetente de fax envia a mídia de fax e os dados para o servidor do parceiro de fax. Depois que o servidor parceiro de fax recebe a mídia e os dados de fax, ele usa o SMTP para enviar uma mensagem de email para um servidor da Caixa de Correio. Esta mensagem contém uma imagem .tif da mensagem de fax e cabeçalhos X especiais para o destinatário de fax pretendido.

Depois que a mensagem de fax é autenticada e é enviada de um servidor parceiro de fax válido, o assistente de caixa de correio um no servidor da caixa de correio emite uma chamada RPC para o serviço de Mensagens Unificadas do Microsoft Exchange. Isso garante que as propriedades da mensagem de fax correspondam às de mensagens de fax criadas por um servidor de caixa de correio. Por fim, o servidor mailbox envia novamente a mensagem de fax final, que inclui a mensagem de email e o anexo .tif para o fax de entrada. Em seguida, usando o RPC MAPI, a versão concluída e formatada da mensagem de fax é entregue ao servidor da caixa de correio que contém a caixa de correio do destinatário pretendido.

Métodos de referência de chamada por fax

Uma chamada de fax de entrada pode ser sinalizada para um servidor da Caixa de Correio por meio do SIP re-INVITE do gateway voIP ou do par SIP (gateway de mídia), notificação de CNG (chamando o tom de fax) pelo par SIP ou detecção de CNG pelo servidor da caixa de correio. As subseções a seguir detalham o encaminhamento de chamada por fax em cada caso.

Re-CONVIDAR de um par SIP

Uma chamada de entrada para um número piloto da UM é direcionada para um como um convite com um perfil de SDP de voz (RTP/áudio)

1. A UM aceita que o convite e os fluxos de mídia sejam estabelecidos. Depois que a chamada for estabelecida, a transmissão por fax será iniciada pelo chamador.

2. O par SIP detecta o tom de fax de chamada (CNG). O par SIP emite um CONVITE novamente para o servidor da Caixa de Correio, desta vez especificando um perfil de fax (T.38 ou G.711) no SDP.

3. Um responde ao convite com um 200 OK que coloca o par SIP "em espera".

4. Um emite um REFER, referindo o par SIP (CNG) a um ponto de extremidade da solução de parceiro de fax, obtido de seus dados de configuração.

5. O par SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax.

6. A solução de parceiro de fax aceita o convite e uma sessão de mídia é estabelecida com o par SIP.

Notificação de CNG por um par SIP

Uma chamada de entrada para um número piloto da UM é direcionada para um como um perfil SDP DE CONVITE com voz (RTP/áudio).

1. A UM aceita que o convite e os fluxos de mídia sejam estabelecidos. Depois que a chamada for estabelecida, a transmissão por fax será iniciada pelo chamador.

2. O par SIP detecta o tom de fax de chamada (CNG). O par SIP notifica o servidor UM do fax enviando uma notificação de CNG no fluxo RTP, em conformidade com o RFC 4733.

3. A UM responde à notificação emitindo imediatamente um REFER e encaminhando o par SIP para um ponto de extremidade da solução do parceiro de fax, obtido de seus dados de configuração.

4. O par SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax.

5. A solução de parceiro de fax aceita o convite.

6. Uma sessão de mídia é estabelecida com o par SIP.

Detecção de GNV por um servidor de caixa de correio

Uma chamada de entrada para um número piloto da UM é direcionada para um como um perfil SDP DE CONVITE com voz (RTP/áudio). A UM aceita que o convite e os fluxos de mídia sejam estabelecidos.

1. Depois que a chamada for estabelecida, a transmissão por fax será iniciada pelo chamador.

2. O servidor da caixa de correio detecta o CNG (tom de fax) no fluxo de áudio RTP.

3. A UM responde à notificação emitindo imediatamente um REFER e encaminhando o par SIP para um ponto de extremidade da solução do parceiro de fax, obtido de seus dados de configuração.

4. O par SIP envia a sessão de fax INVITE para a solução de parceiro de fax.

5. A solução de parceiro de fax aceita o convite.

6. Uma sessão de mídia é estabelecida com o par SIP.

Configurando o fax

Por padrão, quando você instala o servidor da Caixa de Correio, o servidor não é configurado para permitir que chamadas de fax de entrada sejam processadas ou entregues a um usuário habilitado para UM. Para configurar o UM com um servidor parceiro de fax, você deve configurar a política de caixa de correio um e configurar a autenticação entre o servidor mailbox e o servidor de parceiro de fax. Para obter mais informações, consulte Configurando o fax de entrada.

Números de telefone e fax

O Exchange Unified Messaging oferece as seguintes opções ao configurar usuários habilitados para UM para receber mensagens de fax:

• Um número de telefone did (discagem direta) para um usuário individual que é usado para faxes e correio de voz.

• Um número de telefone DID separado para um usuário individual que é usado para receber faxes.

• Um número de telefone de fax central para todos os usuários que recebem todos os faxes.

Um único número de telefone DID

Ao habilitar um usuário para Mensagens Unificadas usando a página Habilitar caixa de correio UM ou o cmdlet Enable-UMMailbox , você deve especificar pelo menos um único número de extensão para o usuário. Esse número de extensão está habilitado por usuário e deve ser exclusivo em um determinado plano de discagem. A extensão é usada pelo Unified Messaging para localizar o usuário correto e para entregar mensagens de voz e fax na caixa de correio do usuário. Para obter mais informações, consulte Enable-UMMailbox.

Usando um único número did, você pode configurar o fax para que um usuário use um único número DID para voz e fax. Essa configuração é fácil de administrar e não desperdiça números de DID adicionais. Se o usuário estiver afastado ou no telefone quando uma chamada de fax chegar, UM atenderá a chamada, detectará o tom de fax, criará a mensagem de fax e enviará para o usuário.

Se um usuário cujo fax estiver configurado usando um único número de telefone DID receber uma chamada de um computador de fax quando não estiver fora ou no telefone, ele poderá:

• Não atenda o telefone quando ele tocar para que a chamada por fax seja encaminhada e respondida por um servidor de caixa de correio e a mensagem de fax seja criada e encaminhada para a caixa de correio do usuário.

• Responda à chamada de fax e, em seguida, transfira-a para si mesma para que a chamada seja encaminhada e respondida por um servidor da Caixa de Correio e a mensagem de fax seja criada e encaminhada para a caixa de correio do usuário.

• Aguarde que o chamador tente novamente enviar o fax e deixe que a chamada de fax seja transferida para um servidor da caixa de correio.

Em resumo, o uso de um único número DID exige que o usuário execute ações adicionais para poder receber mensagens de fax.

Vários números de telefone did

Ao habilitar um usuário para Mensagens Unificadas, você deve inserir pelo menos um único número de extensão para esse usuário. Você pode adicionar vários números de extensão para um usuário habilitado para UM usando o Centro de Administração do Exchange (EAC). Para obter mais informações, consulte Adicionar um número de extensão.

Adicionar vários números de extensão é útil quando um usuário habilitado para UM:

• Recebe muitos faxes.

• Não quer se preocupar em atender o telefone para receber um fax.

• Não quer ouvir um tom de fax quando eles atendem o telefone.

Adicionar várias extensões é mais complexo do que usar uma única extensão e pode exigir configurações adicionais em um PBX ou um IP PBX. Para configurar vários números de extensão para um usuário habilitado para UM, você deve ter números de extensão DID disponíveis que não estão sendo usados em sua organização. Não é uma boa ideia usar vários números para um usuário habilitado para UM se sua organização tiver um número limitado de números de extensão DID disponíveis.

O benefício de usar vários números de extensão did é que um usuário habilitado para UM recebe chamadas de voz em um número de extensão did e chamadas de fax em outro número de extensão did. Usar números did separados para chamadas por email e fax é mais fácil para o usuário.

Se você configurar dois números de extensão DID para um usuário específico, os números de extensão did podem vir de planos de discagem um separados. Para usar dois números did, você pode criar um plano de discagem e usar um servidor de caixa de correio como um servidor dedicado que receberá chamadas de fax e encaminhará mensagens de fax para os usuários. Para obter mais informações, consulte Criar um plano de discagem um.

Você tem as seguintes opções ao configurar vários números de extensão did para usuários habilitados para UM:

• Uma extensão para fax sem Mensagens Unificadas e outra para voz: esse tipo de configuração é habilitada por usuário e é usada quando você tem números de extensão DID extras ou não utilizados disponíveis. Um número de extensão did é publicado como o número de correio de voz do usuário e o outro número de extensão DID é publicado como o número de fax do usuário. As chamadas de voz atendidas porque o usuário não atende o telefone ou um sinal ocupado é encontrado são encaminhadas para um servidor da Caixa de Correio e uma mensagem de voz é criada e enviada para a caixa de correio do usuário habilitado para UM. O outro número de extensão pode ser conectado a um computador de fax ou a outro computador que tenha um modem de fax. Com essa configuração, um servidor de caixa de correio não processa chamadas de fax e as mensagens de fax não são enviadas para a caixa de correio do usuário habilitado para UM.

• Uma extensão para fax e outra para voz: esse tipo de configuração está habilitada por usuário e pode ser usada quando sua organização tiver muitos números de extensão DID disponíveis. Nesta configuração, ambos os números de extensão did que são atendidos porque o usuário não atende o telefone ou um sinal ocupado é encontrado são encaminhados para um servidor mailbox, que cria uma mensagem de voz ou fax dependendo do número de extensão DID chamado. Embora o usuário publique um número para voz e um para fax, o servidor mailbox detecta o tipo de chamada que está sendo recebida no número de extensão did e pode criar uma mensagem de voz ou fax de chamadas para qualquer um dos números de extensão did. Isso é muito útil quando um usuário não tem um computador de fax separado ou um computador dedicado que tenha um modem de fax para responder chamadas de fax de entrada.

• Uma extensão "fantasma" para fax e outra para voz: esse tipo de configuração está habilitada por usuário. É essencialmente o mesmo que a configuração que usa dois números DID (um para fax e outro para voz). No entanto, nesta configuração, o número publicado para chamadas de fax para o usuário habilitado para UM está configurado no PBX como uma extensão "fantasma". As chamadas recebidas neste número de extensão DID "fantasma" são sempre encaminhadas para um servidor de caixa de correio.

  A vantagem desse tipo de configuração é que as chamadas de fax de entrada são atendidas por um servidor da Caixa de Correio. Quando o telefone toca, mas não é atendido, um fax é criado e encaminhado pelo servidor da caixa de correio para a caixa de correio do usuário habilitado para UM sem perturbar o usuário. Isso acontece automaticamente porque nenhum dispositivo de telefone ou fax está posicionado perto do usuário e o usuário não ouve o anel da chamada de entrada.

  As desvantagens desse tipo de configuração são que você deve ter extensões did adicionais disponíveis e você deve configurar o PBX ou IP PBX para encaminhar a chamada para um servidor de caixa de correio.

Número de telefone de fax central

Ao habilitar um usuário para Mensagens Unificadas usando a página Habilitar uma caixa de correio ou o cmdlet Enable-UMMailbox , você deve especificar pelo menos um único número de extensão para o usuário. No entanto, se você precisar configurar um número de fax central para faxes de entrada, você deverá configurar uma caixa de correio separada habilitada para UM que seja usada para receber todos os faxes.

Em algumas organizações, especialmente aquelas que recebem muitos faxes todos os dias, talvez você queira publicar um número de fax para toda a organização. Esse número de fax seria usado por todos os chamadores ao enviar faxes para usuários da organização.

A publicação de um número de fax para toda a organização permite que sua organização controle os tipos de fax que são recebidos pelos usuários. A vantagem dessa configuração é que ela requer apenas um único número de extensão DID ou um número de telefone externo. Além disso, ele não requer um número DID separado para fax para cada usuário habilitado para UM. No entanto, isso requer que um "secretário de fax" ou outra pessoa distribua os faxes de entrada aos usuários da organização com base em informações incluídas na página de capa de fax ou na própria mensagem de fax.

Observação

O uso de um número de fax central com OCR (reconhecimento óptico de caracteres) não está disponível no Exchange Unified Messaging. Esse tipo de configuração pode usar um número de fax central. No entanto, em vez de ter que ser roteado para o destinatário por uma pessoa, o software de fax recebe o fax, executa o OCR e tenta localizar o destinatário com base nas informações na página de capa ou mensagem de fax.

Usar um único número de fax para toda a organização é útil nas seguintes situações:

• Um usuário dentro da organização recebe muitos faxes em sua caixa de correio para gerenciá-los efetivamente.

• Um usuário recebe muitos faxes de spam em sua caixa de correio.

• As necessidades de negócios são muito complexas para justificar a criação de uma regra de transporte para aceitar faxes de entrada e encaminhá-los para a caixa de correio pretendida. Isso pode não ser prático, por exemplo, se sua organização exigir que você encaminhe determinados faxes para um grupo e outros faxes para outro grupo. Para obter mais informações, consulte Regras de fluxo de email ou transporte.

• Filtrar mensagens de fax usando o Outlook não é eficaz.

Publicando mensagens de fax um

Muitas organizações que implementam o diário também podem usar o Unified Messaging para consolidar sua infraestrutura de email, correio de voz e fax. No entanto, talvez você não queira que o processo de diário gere relatórios de diários para mensagens geradas pelo Unified Messaging. Nesse caso, você pode decidir se publica mensagens de correio de voz e mensagens de notificação de chamada perdidas que são manipuladas por um servidor de caixa de correio ou para ignorar essas mensagens. Se sua organização não exigir o registro de mensagens de voz e notificações de chamada perdidas, você poderá reduzir o espaço em disco rígido necessário para armazenar relatórios de diário ignorando essas mensagens. Quando você habilita ou desabilitar o diário de mensagens de correio de voz e mensagens de notificação de chamada perdidas, sua alteração é aplicada a todos os serviços de transporte em sua organização. Para obter mais informações, consulte Journaling.

Observação

As mensagens que contêm faxes gerados por um servidor da Caixa de Correio sempre são publicadas em diário, mesmo que você configure uma regra de diário que especifica não para o journal Unified Messaging voice mail e mensagens de notificação de chamada perdidas.