Usar limites de controle de caixa
Este artigo explica como usar o controle de caixa para definir limites de transação quando There não houver saldo de caixa ou se uma transação fizer com que o saldo de caixa fique abaixo de um valor predefinido.
O controle de caixa permite definir um limite (limite) para evitar que transações sejam lançadas se não houver saldo de caixa disponível ou se a transação fizer com que o saldo fique abaixo do limite definido. A conta definida na definição de lançamento consumido é avaliada quando as transações são criadas, editadas e lançadas. Se There não houver nenhuma entrada gerada, a conta correspondente será usada. Se o lançamento da transação fizer com que o saldo da conta de pagamento à vista relacionada fique abaixo do limite definido para a conta, uma mensagem de erro será exibida e você deverá alterar a conta para continuar. .
Você pode permitir que grupos de usuários específicos substituam o controle de caixa. Em seguida, se o saldo da conta de pagamento à vista ficar abaixo do limite definido, os usuários nos grupos de usuários especificados receberão uma mensagem de aviso, mas poderão continuar a lançar a transação. Os usuários podem substituir o controle de caixa se as despesas tiverem que ser lançadas antes do recebimento dos fundos que pagarão por elas ou quando uma transferência aprovada tiver que ocorrer, mas a transferência ainda não tiver sido inserida ou lançada.
O limite de controle de caixa é comparado ao saldo de controle de caixa (saldo de conta de pagamento à vista menos todas as faturas de contas a pagar lançadas e não pagas). Quando o saldo de controle de caixa for menor que o limite de controle de caixa, o limite será excedido.
Configurar controle de caixa
Siga estas etapas para configurar contas de controle de caixa e controle de caixa.
- Vá para Contabilidade>Configuração do razão>Parâmetros da contabilidade.
- No grupo de validação do controle de caixa, no campo dimensão financeira conjunto , Select o conjunto de dimensão financeira a ser usado para validar saldos de controle de caixa.
- No campo Substituição de controle de caixa, Select os grupo de usuários que podem substituir o controle de caixa. Os usuários nesse grupo de segurança poderão lançar transações que excedam o limite de controle de caixa.
- Vá para contabilidade> Configuração>do razão Configuração>de lançamento Controle de caixa.
- Defina a opção Exibir nomes de conta como Sim para mostrar os nomes de conta para contas de pagamento à vista e Contas a pagar que você insere na grade.
- Insira cada conta de pagamento à vista.
Recomendamos que você adicione todas as cadeias de caracteres dimensão financeira para todas as contas de pagamento à vista válidas. Em seguida, você pode especificar quais contas de caixa estão sujeitas ao limite de controle de caixa.
- No campo Conta de pagamento à vista , insira a cadeia de caracteres do dimensão financeira da conta de pagamento à vista. Você deve inserir números de conta completos.
- Select o Caixa de seleção Participar para indicar que a cadeia de caracteres do dimensão financeira da conta de pagamento à vista está sujeita ao controle de pagamento à vista. Essas contas de pagamento à vista e as contas a pagar correspondentes são validadas de acordo com as regras de configuração de controle de caixa.
- Opcional: no campo Conta de contas a pagar , insira a cadeia de caracteres da conta de contas a pagar dimensão financeira que é usada com faturas de fornecedor. Você deve inserir um número de conta completo.
- No campo Limite , insira o valor que deve permanecer na conta de pagamento à vista para passar na validação. Você pode inserir um número negativo se a conta de pagamento à vista puder ser sacada em excesso (ou seja, os valores da transação podem exceder o saldo da conta).
Exibir contas no controle de caixa
Você pode revisar o saldo atual das contas definido na página Configuração de controle de caixa. Vá para contabilidade> Consultas>Consulta de controle de caixa.
A consulta inclui as seguintes informações:
- O saldo da conta de pagamento à vista atual
- O saldo de todas as faturas de contas a pagar lançadas e não pagas que são aplicadas à conta de contas a pagar correspondente da conta de pagamento à vista
- O saldo de controle de pagamento à vista, ou o saldo da conta de pagamento à vista menos todas as faturas de Contas a pagar lançadas e não pagas
- O limite de controle de caixa, para que você possa compará-lo com o saldo de controle de caixa e determinar se o pagamento das faturas de Contas a pagar fará com que o saldo da conta de pagamento à vista fique abaixo do limite de controle de caixa
Processar transações usando a validação do controle de caixa
Os saldos de conta de pagamento à vista são validados para faturas de contas a pagar e entradas contábeis avançadas. O valor do item de linha é validado em relação às contas de pagamento à vista e às contas de contas a pagar às quais as distribuições financeiras da linha estão associadas.
[! OBSERVAÇÃO] O controle de orçamento é separado do controle de caixa e pode mostrar erros não relacionados.
Se o limite de controle de caixa for excedido, uma mensagem de erro será exibida. O erro impede o processamento adicional da nota fiscal, a menos que uma substituição de controle de caixa seja permitida.
Fluxo de trabalho da fatura de fornecedor
O fluxo de trabalho é configurado para postagem automática
Quando você usa a funcionalidade de controle de caixa com o fluxo de trabalho Fatura de fornecedor de contas a pagar e o fluxo de trabalho é configurado para lançamento automático, o sistema valida se o usuário que está enviando a nota fiscal de fornecedor tem privilégios para substituir o limite de controle de caixa no etapa de lançamento automático.
Se a nota fiscal exceder o limite de controle de caixa e o usuário tiver privilégios de substituição, a nota fiscal será lançada automaticamente como parte do processo de fluxo de trabalho. Se o usuário não tiver privilégios de substituição, uma mensagem de erro será exibida no histórico do fluxo de trabalho da nota fiscal de fornecedor relacionada. Nesse caso, a nota fiscal pode ser processada com êxito por meio de lançamento somente se uma das seguintes condições for atendida:
- Um usuário que tem privilégios de substituição reenvia a nota fiscal
- A nota fiscal é alterada para que outra conta de pagamento à vista seja usada
- O saldo do controle de caixa é alterado
O fluxo de trabalho não está configurado para lançamento automático
Quando você usa a funcionalidade de controle de caixa com o fluxo de trabalho Fatura de fornecedor de contas a pagar e o fluxo de trabalho não está configurado para lançamento automático, um usuário que tenha privilégios de substituição pode enviar uma nota fiscal para o fluxo de trabalho. A validação do controle de caixa é feita novamente quando a nota fiscal é lançada. Esta segunda validação é feita porque os saldos de pagamento à vista podem ser alterados entre a hora em que a nota fiscal é enviada para o fluxo de trabalho e a hora em que a nota fiscal é lançada.
Se a nota fiscal exceder o limite de controle de caixa e o usuário não tiver privilégios de substituição, uma mensagem de erro será exibida e a nota fiscal não poderá ser enviada para o fluxo de trabalho. Nesse caso, a nota fiscal pode ser enviada com êxito somente se uma das seguintes condições for atendida:
- Um usuário que tem privilégios de substituição reenvia a nota fiscal
- A nota fiscal é alterada para que outra conta de pagamento à vista seja usada
- O saldo do controle de caixa é Alteração