Respondendo a perguntas do fornecedor sobre Solicitações de cotação

Quando sua agência envia uma solicitação de cotação (RFQ), os fornecedores às vezes têm dúvidas relacionadas à solicitação. Os fornecedores que tiverem dúvidas relacionadas a uma RFP poderão enviar suas perguntas e ler as respostas na página Colaboração do fornecedor quando você disponibilizar tal página a eles. Quando as perguntas do fornecedor são aceitas, Perguntas e respostas estão disponíveis na página Solicitação de cotação em Colaboração com fornecedores e para sua agência por meio da página Solicitação de cotação, Perguntas e respostas.

Os usuários podem publicar respostas às perguntas dos fornecedores mais de uma vez. Os fornecedores não podem mais postar perguntas depois que um fornecedor for selecionado e a RFQ for concedida ou após a data limite para perguntas ser atingida.

Ativar ou desativar este recurso

Para usar esse recurso, você deve habilitá-lo no seu sistema. A partir do Supply Chain Management versão 10.0.21, ele está ativado por padrão. A partir do Supply Chain Management versão 10.0.32, este recurso é obrigatório e não pode ser desativado. Se você estiver executando uma versão anterior à 10.0.32, os administradores poderão habilitar ou desabilitar essa funcionalidade pesquisando o recurso Perguntas e respostas da RFQ no espaço de trabalho Gerenciamento de recursos.

Permitir o uso de perguntas e respostas em RFQs

1. Acesse Compras e fornecimento > Configuração >Parâmetros de compras.
2. Abra a guia Solicitação de cotação.
3. Defina as seguintes opções conforme necessário:
   • Permitir perguntas do fornecedor: habilita ou desabilita perguntas do fornecedor para casos de RFQ. Você deve definir esta opção como Sim para usar os recursos descritos neste artigo.
   • resposta direta padrão: ao responder a uma pergunta, você pode optar por responder a todos os fornecedores que receberam a RFQ ou responder apenas ao fornecedor específico que enviou a pergunta. Você pode escolher essa opção sempre que responder, mas essa configuração controla o padrão. Se você costuma responder a todos os fornecedores, defina esta opção como Não. Se você costuma responder aos fornecedores individuais, defina esta opção como Sim.

Configuração para perguntas do fornecedor

Ao criar uma solicitação de cotação, você determina se os fornecedores podem fazer perguntas sobre a RFQ.

1. Navegue para Aquisição e sourcing > Solicitações de cotações e clique em Nova > Solicitação de cotação
2. Na página Nova solicitação de cotação, Cabeçalho para definir os campos Opções de pergunta do fornecedor para permitir perguntas antes de uma determinada data.
3. Defina a opção Permitir pergunta do fornecedor como Sim para que os fornecedores possam inserir perguntas. Os usuários podem inserir e responder perguntas e designar perguntas frequentes para publicar para os fornecedores quando a RFQ for enviada aos fornecedores.
4. Opcional: no campoData de corte, defina a data final até a qual as perguntas devem ser enviadas. Se nenhuma data de corte for inserida, as perguntas serão aceitas desde que a RFQ esteja aberta e aceitando propostas.
5. Clique em Salvar para salvar a RFQ.
6. Clique em Enviar para enviar a RFQ aos fornecedores para proposta.

Como inserir e responder a perguntas do fornecedor

Os fornecedores inserem perguntas na página Colaboração do fornecedor > Proposta de solicitação de cotações, guia rápida Perguntas do fornecedor. A pergunta é visível apenas para o fornecedor e os usuários.

Como inserir uma pergunta do fornecedor

1. Na colaboração do fornecedor, na página Proposta de solicitação de cotação, clique Perguntas e respostas e em + Fazer uma pergunta.

   Anotação

   Como alternativa, um usuário pode inserir perguntas para um fornecedor na página Solicitação de cotação clicando em Gerenciar respostas, Editar resposta à RFQ e clicando em Perguntas e respostas.

2. No campo Pergunta, insira o texto da pergunta.

3. Clique em Enviar. Repita as etapas 1 a 3 para adicionar uma pergunta.

4. Ao terminar, clique em Salvar para salvar suas perguntas.

Como responder a um só fornecedor

As perguntas e respostas estão visíveis apenas ao fornecedor e aos usuários.

1. Na página Solicitação de cotações, clique em Perguntas e respostas para exibir a página Perguntas e respostas.
2. Clique em Editar.
3. Insira o texto no campo Resposta para responder à pergunta do fornecedor.
4. Marque a caixa Resposta direta.
5. Clique em Salvar para salvar suas respostas.
6. Clique em Enviar respostas para enviar as respostas ao fornecedor.

Como responder a todos os fornecedores

Se você receber a mesma pergunta de vários fornecedores, poderá agrupá-las e responder com uma só resposta. Todos os fornecedores recebem notificação quando as perguntas e respostas mais frequentes são publicadas. Os fornecedores e qualquer pessoa com acesso à solicitação de cotação podem visualizar o resumo de perguntas e respostas.

1. Na página Solicitação de cotações, clique em Perguntas e respostas para exibir a página Perguntas e respostas.
2. Clique em Editar.
3. Escolha um código para a pergunta comum, como a letra 'a'.
4. Para cada linha que fizer uma pergunta semelhante, insira o código no campo Código do grupo. Por exemplo, para cada linha perguntando sobre a cor do item, insira 'a'.
5. Escolha uma das linhas com o valor do código e digite a pergunta e a resposta da maneira que deseja que sejam lidas no resumo que estará disponível quando as perguntas e respostas forem publicadas (campos Pergunta do grupo, Resposta do grupo).
6. Opcional: você pode marcar a caixa de seleção Resposta direta para enviar as respostas apenas aos fornecedores selecionados.
7. Clique em Salvar para salvar suas respostas.
8. Opcional: você poderá reverter as perguntas e respostas para os valores publicados anteriormente se quiser desfazer suas alterações.
9. Clique em Enviar respostas para enviar suas respostas aos fornecedores.

Como alterar a RFQ para permitir ou proibir perguntas

Você pode fazer alterações para permitir ou proibir perguntas às RFQs até que a RFQ seja concedida. Você também pode estender ou reduzir o período em que os fornecedores podem enviar perguntas. Para RFQs publicadas, você deve modificar uma solicitação de cotação para permitir ou proibir perguntas do fornecedor ou ajustar o período para perguntas.

Importante

Se você alterar uma RFQ com a finalidade de permitir perguntas do fornecedor, o sistema limpará todas as respostas quando você reenviar a RFQ.