Gerenciar propostas de fatura do projeto
Aplicável A: Project Operations para cenários baseados em recursos/sem estoque
As propostas de fatura do projeto podem ser processadas pelo seu departamento de cobrança quando as duas condições a seguir são atendidas:
- O gerente de projeto confirma a fatura pro forma no Microsoft Dataverse.
- Todas as transações de vendas não faturadas de tempo e material incluídas na fatura pro forma são lançadas usando o diário de Integração do Dynamics 365 Project Operations.
Siga as etapas abaixo para concluir uma proposta de fatura de projeto no Dynamics 365 Finance.
- Revise as informações de cobrança para transações de tempo e material e publique o diário de Integração do Project Operations.
- Revise as informações de cobrança para marcos de faturamento de preço fixo.
- Revise e formate a proposta de fatura do projeto.
- Publique e imprima as faturas do projeto.
Gerenciar informações de cobrança no diário de integração do Project Operations
Dados reais do projeto criados no Dataverse são revisados e lançados no Finance pelo contador do projeto. Para mais informações sobre como trabalhar com o diário de integração, consulte Diário de integração no Project Operations.
Os dados reais de custo e os dados reais de vendas não faturados são adicionados ao diário de integração como linhas separadas:
- O padrão do preço de custo unitário e o valor de custo no Custo real é derivado da transação de custo real do projeto no Dataverse.
- O padrão do preço de venda unitário e o valor de vendas na transação de vendas não faturadas é derivado da transação de vendas não faturada real do projeto no Dataverse.
Cobrança de imposto sobre vendas
O cálculo do imposto sobre vendas para cobrança é determinado pela combinação dos campos Cobrança do grupo de impostos sobre vendas e Grupo de imposto sobre vendas de item de cobrança em um registro de vendas não faturadas na linha do diário de Integração do Project Operations. O sistema padroniza esses valores de campo com base nas configurações da guia Finanças na página Parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projeto.
Método de grupo de imposto sobre vendas determina a lógica padrão do grupo de impostos sobre vendas de cobrança:
- Projeto: sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas de cobrança com base no projeto. Você pode revisar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas de cobrança padrão em um projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os projetos.
- Contrato do projeto: sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas com base no contrato do projeto. Você pode revisar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas padrão em um contrato selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Contratos do projeto.
- Cliente: sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas de cobrança com base no cliente.
- Pesquisar: pesquisa em todas as entidades acima e seleciona o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Projeto, em seguida a entidade Contrato do projeto e, por fim, a entidade Cliente.
Método de grupo de imposto sobre vendas de item determina a lógica padrão do grupo de impostos sobre vendas de item de cobrança:
- Para os tipos de transação de tempo, despesa e taxa, o grupo de impostos sobre vendas de item de cobrança sempre usará o padrão da entidade Categoria de projeto.
- Para tipos de transação de material, o grupo de impostos sobre vendas de item de cobrança é padronizado com base na configuração Método de grupo de imposto sobre vendas de item em Parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projeto. O padrão do número do item é baseado no grupo de impostos sobre vendas de item da entidade Produto lançado. O padrão da categoria é baseado no grupo de impostos sobre vendas de item da entidade Categoria de projeto.
Dimensões financeiras
O padrão das dimensões financeiras para registros de vendas não cobradas no diário de Integração do Project Operations é baseado na entidade Projeto. As dimensões financeiras podem ser revisadas e ajustadas selecionando Distribuir valores. Se você precisar alterar as dimensões financeiras do registro de vendas não cobradas após o diário de integração ser lançado, mas antes que a fatura pro forma seja confirmada, vá para Todos os Projetos>Gerenciar>Transações lançadas, selecione a transação e, em seguida, selecione Processo>Ajustar contabilidade.
Taxas de câmbio
A moeda de transação não cobrada no Dataverse é usada como a moeda de transação no Finance e convertida na moeda contábil da empresa usando taxas de câmbio definidas no Finance.
Um contrato de projeto pode exigir que uma taxa de câmbio constante (fixa) seja usada durante a vigência do contrato. Em alguns casos, um contrato de taxa fixa pode ser necessário para atender a exigências contratuais ou regulatórias. A taxa de câmbio fixa acaba sendo aplicada quando quaisquer valores de venda na moeda configurada são convertidos nas entradas de receita para a moeda contábil da empresa.
Visão geral do recurso da taxa de câmbio fixa
A partir da versão 10.0.41, o recurso Habilitar o uso de contratos de taxa de câmbio fixa do projeto para implantações de recursos/sem estoque está disponível para dar suporte à exigência. Depois que esse recurso é habilitado, o Painel de Ação na página Contratos do Projeto na arquitetura de finanças e operações inclui um botão que pode ser usado para configurar um contrato de taxa fixa. Além disso, uma moeda de vendas, uma taxa de câmbio e um número de contrato de referência opcional podem ser inseridos para habilitar um contrato de taxa fixa.
Por padrão, se um contrato de taxa fixa não estiver configurado para um determinado contrato de projeto, o sistema usará a taxa de câmbio configurada para a entidade legal.
Os seguintes documentos podem ser usados com contratos de taxa fixa:
- Diários
- Entradas de hora
- Logs de uso do material
- Marcos e honorários
- Despesas
- Relatórios de despesas
- Faturas de fornecedor
- Estimativas como horas, tempo e materiais
Observação
Se uma taxa de câmbio fixa estiver habilitada em um projeto com transações existentes, as linhas do diário de integração do rascunho existentes ou as faturas de projeto pendentes começarão a usar a nova taxa.
Cenário de exemplo
A Contoso tem sede nos Estados Unidos e usa o dólar americano (USD) como moeda contábil. Ela está entregando um projeto para a Coho Winery, que tem sede no Reino Unido. A libra esterlina (GBP) é usada como a moeda de venda do contrato. As taxas de câmbio de GBP para USD flutuam regularmente entre 1,2 e 1,4. Por isso, as empresas concordaram com uma taxa fixa de 1,25 para os negócios durante a vigência do contrato e do projeto.
No Project Operations, um contrato de projeto é estabelecido. Para este contrato de projeto, um contrato de taxa fixa é configurado que usa a moeda GBP e uma taxa de câmbio de 1,25. A Contoso configura um projeto Hora e Material com horas e despesas que acumulam receita para gerar entradas financeiras de trabalho em andamento (WIP).
No projeto, as tarefas são criadas para planejar os estágios de projeto variados. Julia Funderburk vai concluir a primeira tarefa, reunião de exigências. Esta tarefa tem uma duração estimada de sete horas. Você pode abrir a página Todos os projetos na infraestrutura de finanças e operações, selecionar o projeto e selecionar Previsões de horas na guia Plano do Painel de Ação. A página mostra a entrada para a previsão de sete horas. Selecione Visualização da contabilidade; a guia Visão geral mostra os custos estimados e uma linha para 2.187,50 GBP de receita para o tipo de lançamento Projeto - receita faturada. Selecione a guia Geral para exibir o detalhamento de vendas. Esse detalhamento mostra sete horas de esforço e o preço de vendas igual a 250. O valor total de vendas de 1.750 é calculado usando uma taxa de câmbio de 125.
A receita da Contoso na moeda contábil é calculada assim:
7 horas × preço de 250 GBP × taxa de câmbio de 1,25 = 2.187,50 USD
Depois que o projeto começa a funcionar, Julia registra o horário das primeiras quatro horas de trabalho na primeira fatura do projeto. Em 27 de agosto, ela cria uma entrada de hora para quatro horas na tarefa de reunião de requisitos. Depois de ser aprovada, essa entrada será criada como um diário de integração durante o próximo processamento de importação da tabela de preparo. O diário de integração mostra duas linhas: uma para custo e outra para vendas. A tabela a seguir mostra a aparência dessas linhas.
| Document type | Nome do recurso | Horário | Valor de custo | Valor da venda | Moeda de venda | Taxa de câmbio do preço |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Uso | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Uso | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1.000 | GBP | 125 |
Para a linha de custo, o custo permanece na moeda da empresa (USD). Por isso, nenhuma taxa de câmbio é aplicada. Para a linha de vendas, a taxa de câmbio do preço reflete a taxa de câmbio fixa.
O lançamento do diário de integração acarreta os seguintes itens:
- Lançamento do custo do projeto
- Entrada no projeto – WIP – Valor da venda
- Entrada em receita acumulada do projeto para o WIP usando a taxa de câmbio fixa
| Account | Name | Valor na moeda de transação | Valor em moeda contábil | Taxa de câmbio | Tipo de lançamento |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Alocação de folha de pagamento | -480 | -480 | 1 | Projeto – alocação da folha de pagamento |
| 540100 | Custo do projeto – Mão de obra | 480 | 480 | 1 | Projeto – custo |
| 161300 | WIP – Valor de vendas | 1.000 | 1,250 | 1.25 | Projeto – WIP – valor de vendas |
| 420200 | Receita acumulada | -1.000 | -1.250 | 1.25 | Projeto – receita acumulada |
Quando a proposta de nota fiscal é gerada, ela apresenta uma única linha para as quatro horas a um preço de venda de 250, totalizando um valor de vendas de 1.000 GBP. A fatura do cliente está em GBP.
O lançamento da proposta de nota fiscal acarreta uma nota fiscal de cliente com os seguintes itens:
- Estorno para o projeto – WIP – Valor da venda
- Estorno para receita acumulada do projeto para o WIP usando a taxa de câmbio fixa
- Entrada para Receita Faturada usando a taxa de câmbio fixa
- Entrada para Saldo do Cliente usando a taxa de câmbio fixa
4 horas × preço de 250 GBP × taxa de câmbio de 1,25 = 1.250 GBP
| Account | Name | Valor na moeda de transação | Valor em moeda contábil | Taxa de câmbio | Tipo de lançamento |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | WIP – Valor de vendas | -1.000 | -1.250 | 1.25 | Projeto – WIP – valor de vendas |
| 420200 | Receita acumulada | 1.000 | 1,250 | 1.25 | Projeto – receita acumulada |
| 411100 | Receita – Mão de obra | -1.000 | -1.250 | 1.25 | Projeto – Receita Faturada |
| 130100 | Contas a Receber | 1.000 | 1,250 | 1.25 | Saldo do cliente |
Gerenciar os atributos financeiros dos marcos de cobrança
As linhas de contrato de projeto usando o método de cobrança de preço fixo são cobradas por meio de Marcos de preço fixo. O contador do projeto pode revisar os marcos de cobrança no Finance, acessando Gerenciamento e contabilidade de projetos>Todos os projetos>Gerenciar>Transações na conta.
Cobrança de imposto sobre vendas
O padrão dos valores de Grupo de impostos sobre vendas e Grupo de impostos sobre vendas de itens é baseado nas configurações quando um novo marco de cobrança é criado no Dataverse. O sistema padroniza os valores desses campos com base nas configurações da guia Finanças na página Parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projeto.
Método de grupo de imposto sobre vendas determina a lógica padrão do Grupo de impostos sobre vendas de cobrança:
- Projeto sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas de cobrança com base no projeto. Você pode revisar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas padrão em um projeto selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Todos os projetos.
- Contrato do projeto sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas com base no contrato do projeto. Você pode revisar ou alterar o grupo de impostos sobre vendas padrão em um contrato selecionando Mostrar contabilidade padrão na página Contratos do projeto.
- Cliente sempre padronizará o grupo de impostos sobre vendas de cobrança com base no cliente.
- Pesquisar pesquisa em todas as entidades desta lista e seleciona o primeiro valor disponível. A pesquisa começa com a entidade Projeto, em seguida a entidade Contrato do projeto e então a entidade Cliente.
Grupo de impostos de item de etapa de preço fixo é usado como o valor padrão no campo Grupo de impostos de itens para a etapa de cobrança. O contador pode revisar e modificar este valor na página Transações na conta. O sistema usa o valor da transação na conta ao criar uma linha de proposta de fatura do projeto.
Dimensões financeiras
As dimensões financeiras padrão para o marco de cobrança de preço fixo são definidas nas linhas de contrato do projeto. Vá para Contratos de projeto>Mostrar contabilidade padrão e na guia Linhas de contrato, selecione Linha de contrato de preço e, em seguida, configure os valores de dimensão financeira que deseja usar como o padrão.
O contador do projeto pode editar o imposto sobre vendas e as informações de dimensões financeiras nos marcos de cobrança até a Proposta de fatura do projeto ser criada.
Criar propostas de fatura do projeto
As propostas de fatura do projeto podem ser revisadas no módulo Gerenciamento e contabilidade de projetos acessando Faturas de projeto>Propostas de fatura do projeto.
O cabeçalho Proposta de fatura do projeto é criado no Finance quando a fatura pro forma é confirmada no Dataverse. Para uma reconciliação mais fácil, o sistema define o número da proposta de fatura do projeto no Finance com o mesmo número de ID da fatura pro forma no Dataverse. Como as faturas pro forma não são necessariamente confirmadas na mesma ordem em que são criadas, a sequência numérica da proposta de fatura do projeto no Finance deve permitir alterações para números cada vez menores. Configure as sequências numéricas usando as seguintes etapas:
No Finance, vá para Administração da organização>Sequências numéricas>Sequências numéricas.
No filtro Área, selecione Projetos.
No filtro Referência, selecione Proposta de fatura.
Use o campo Empresa para filtrar cada entidade legal com a integração do Project Operations Dataverse habilitada.
Abra Detalhes da sequência numérica. Na guia Geral, defina os seguintes valores:
- Permitir alterações do usuário: para um número menor = Sim
- Permitir alterações do usuário: para um número maior = Sim
As linhas da proposta de fatura do projeto são adicionadas pelo sistema usando o processo periódico Importar da tabela de preparo (Gerenciamento e contabilidade de projetos>Periódico>Integração do Project Operations>Importar da tabela de preparo). Esse processo pode ser feito manualmente ou usando um agendamento periódico. O sistema não adicionará linhas ao documento da proposta de fatura até que todas as linhas estejam prontas para serem cobradas. As transações de tempo e material ficam prontas para serem cobradas apenas quando são lançadas usando o diário de Integração do Project Operations.
Formatar e imprimir propostas de fatura
O contador do projeto pode personalizar a impressão da fatura do projeto usando a página Formatar proposta de fatura e recursos de gerenciamento de impressão.
Formatar propostas de fatura
A página Formatar propostas de fatura permite que as transações de agrupamento personalizado sejam exibidas na fatura do projeto do cliente.
Na página Proposta de fatura do projeto, selecione Impressão>Formatar proposta de fatura.
Selecione Novo para criar um novo agrupamento para a impressão da fatura do projeto.
No campo Detalhes/Resumo, selecione opções para este agrupamento:
- Selecione Detalhes para imprimir os detalhes da transação da fatura do cliente.
- Selecione Resumo para imprimir o resumo da transação da fatura do cliente.
Observação
A seleção no campo Detalhes/Resumo na página Formatar proposta de fatura substitui a opção selecionada no campo Formatar fatura na página Propostas de fatura para imprimir uma fatura detalhada ou uma fatura resumida.
- Selecione as linhas de transação a serem incluídas nesta seção na guia Transações disponíveis e selecione Incluir transações para movê-las para a guia Transações selecionadas.
- Selecione Mover para cima e Mover para baixo para alterar a ordem das seções.
- Selecione Visualização de impressão para visualizar a fatura formatada.
Gerenciamento de impressão
O gerenciamento de impressão usa diferentes arquivos de relatório para imprimir, especificar destinos e personalizar o texto do rodapé da fatura. O gerenciamento de impressão pode ser configurado no nível do módulo, no entanto, essas configurações podem ser substituídas para um cliente, contrato ou proposta de fatura específica. Para acessar esta função na página Proposta de fatura do projeto, selecione Impressão>Gerenciamento de impressão.
A configuração do gerenciamento de impressão aparece como uma exibição em árvore, onde cada nível de nó exibe os documentos disponíveis para ajuste. Você pode atribuir impressões personalizadas no nível do módulo, cliente, contrato ou documento da proposta de fatura. Para modificar a impressão do documento original, expanda o nó desejado e selecione Item original. No campo Formato de relatório, selecione o formato de relatório a ser usado para impressão. Você pode usar formatos de relatório personalizados usando Estrutura de gerenciamento de documentos de negócios.
Postar propostas de fatura
Depois que a fatura for revisada e editada e as linhas de proposta da fatura estiverem satisfatórias, verifique os totais da fatura e o imposto sobre vendas. No grupo Detalhes, selecione Totais e então selecione Postar para postar a fatura.
Para visualizar a fatura antes de postar, limpe a caixa de seleção Postando. Pro forma será impresso na fatura para indicar que é uma fatura de amostra. Para imprimir a fatura, marque a caixa de seleção Imprimir fatura.
Em adição à página Proposta de fatura, as propostas de fatura também podem ser postadas executando o trabalho periódico, Postar propostas de fatura. Para encontrar este trabalho, vá para Gerenciamento e contabilidade de projetos>Periódico>Faturas de projeto>Postar propostas de fatura.
Esta página mostra todas as propostas de fatura que estão prontas para postagem. Você pode programar a postagem de propostas de fatura selecionando Lote. Defina Parâmetro de processamento em lote como Sim e defina a recorrência do processamento em lote selecionando Recorrência.