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Guia do Administrador do Dynamics 365 for Outlook

  • Artigo

Importante

Desde 1º de outubro de 2020, o Dynamics 365 for Outlook herdado (também conhecido como suplemento COM do Outlook) foi descontinuado. A Microsoft não fornecerá suporte ou nenhuma atualização adicional (incluindo atualizações críticas e de segurança) para o suplemento Outlook COM para aplicativos do Customer Service (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing e Field Service).

  • Desde de 4 de dezembro de 2020, o Dynamics 365 for Outlook legado não está disponível para aplicativos do Customer Service (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing e Field Service). Em vez disso, use o Dynamics 365 App for Outlook moderno.
  • Os usuários do Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) podem continuar usando o Dynamics 365 for Outlook herdado e continuarão a receber atualizações de segurança críticas. No entanto, recomendamos que você faça a transição para o Dynamics 365 App for Outlook moderno assim que possível.

Para mais informações e entender as etapas para fazer uma transição tranquila, baixe Guia estratégico do Dynamics 365 for Outlook (suplemento COM).

O Dynamics 365 for Outlook pode sincronizar mensagens de email, contatos, tarefas e compromissos entre o Office Outlook e o Dynamics 365 (sincronização de cliente a servidor). Semelhante à sincronização no servidor, os filtros de sincronização são usados para sincronizar dados do sistema de mensagens do Dynamics 365 para o Outlook ou para o Exchange. O rastreamento manual ou baseado em regra de caixa de entrada é usado para sincronizar dados do sistema de mensagens do Exchange ou do Outlook para o Dynamics 365.

Sincronização do Dynamics 365 for Outlook.

Ao usar o Dynamics 365 for Outlook, é útil entender alguns conceitos de sincronização. Observe que, para ter qualquer uma dessas funcionalidades do Dynamics 365 for Outlook, cada usuário do Dynamics 365 for Customer Engagement deve executar o complemento do Dynamics 365 for Outlook e o registro da caixa de correio do usuário do Dynamics 365 deve ser configurado adequadamente.

Ao selecionar o Dynamics 365 for Outlook como o método de sincronização de dados da mensagem no registro da caixa de correio do usuário, email, contatos, compromissos e tarefas criados no Outlook são sincronizados com os aplicativos do Dynamics 365 ou do Customer Engagement (on-premises).

Importante

  • Você deve ter a versão mais recente do Dynamics 365 for Outlook (versão 8.2.3) para estabelecer conexão com a versão dos aplicativos do Dynamics 365. A versão 8.2.3 é compatível com o TLS (Transport Layer Security) 1.2, necessário para estabelecer conexão com os aplicativos Dynamics 365 for Outlook e Dynamics 365. Para obter mais informações, consulte Atualização para o Dynamics 365 for Outlook.
  • Ao usar a versão 9.0 do Dynamics 365 for Outlook no modo offline, os anexos para registros sincronizados não estarão mais disponíveis no modo offline. Se houver um anexo a um registro, ele só estará disponível quando você estiver online novamente. Se você adicionou um anexo a um registro no modo offline, o anexo será sincronizado com o servidor quando você estiver online novamente. Para usar anexos no modo offline, considere salvar o anexo em seu dispositivo.
  • O recurso offline no Dynamics 365 for Outlook, versão 9.0 não está disponível no Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
  • As personalizações que têm dependência no mecanismo de banco de dados SQL e na instância offline local do Dynamics 365 for Outlook não são compatíveis.
  • O Microsoft Dynamics 365 for Outlook não está habilitado no Dataverse.

Conceitos de sincronização do Dynamics 365 for Outlook

Observe os seguintes conceitos ao usar o Dynamics 365 for Outlook como agente de sincronização:

  1. Organização de sincronização. Apenas uma organização pode ser designada como a organização de sincronização. Se você tiver mais de uma organização do Dynamics 365 configurada, você poderá exibir a organização de sincronização no Assistente de Configuração do Dynamics 365. O Assistente de Configuração é um aplicativo incluído no Dynamics 365 for Outlook. Observe que você ainda pode se conectar a organizações adicionais usando o Dynamics 365 for Outlook. No entanto, quando uma organização não está definida como a organização de sincronização no Dynamics 365 for Outlook, dados do sistema de mensagens no Outlook não são sincronizados com essa organização.

  2. Caixa de correio de sincronização. Apenas uma caixa de correio Exchange ou POP3 pode ser designada para um único usuário do Dynamics 365 for Customer Engagement. Não é possível designar várias caixas de correio, nem mapear mais de um usuário do Dynamics 365 for Customer Engagement para uma única caixa de correio de email do Exchange ou POP3. Essa caixa de correio é chamada de caixa de correio primária.

  3. Sincronizando a instância do Dynamics 365 for Outlook. Apenas uma instância do Dynamics 365 for Outlook pode ser designada como instância do Dynamics 365 for Outlook de sincronização. Ao entrar em uma organização usando outro PC que está executando o Dynamics 365 for Outlook e que não é a instância do Dynamics 365 for Outlook de sincronização, você recebe uma mensagem perguntando se deseja designar a instância atual do Dynamics 365 for Outlook como a instância de sincronização do Dynamics 365 for Outlook. Observe que, ao escolher não definir a instância do Dynamics 365 for Outlook como instância de sincronização, ainda é possível conectar-se à organização do Dynamics 365 for Customer Engagement e realizar tarefas, mas os dados do sistema de mensagens no Outlook não sincronizarão com a organização do Dynamics 365 for Customer Engagement.

  4. Sincronização de dados de Ficar Offline. O recurso Ficar offline usa o SQL Server Express como o armazenamento de dados local. Ao ficar offline ou voltar a ficar online, o Dynamics 365 for Outlook sincroniza os registros para os tipos de entidade que você escolher com o Dynamics 365 for Customer Engagement ou com o Customer Engagement (on-premises). Ao ficar offline ou voltar a ficar online, ocorre um processo de sincronização separado que não é parte da sincronização de dados do sistema de mensagens descrita aqui. O recurso de ficar offline permite aos usuários criar, modificar ou excluir registros offline que depois podem ser sincronizados com o Dynamics 365 for Customer Engagement ou com o Customer Engagement (on-premises) quando o Dynamics 365 for Outlook ficar online outra vez.

Avisos de privacidade

Para usar o Microsoft Dynamics 365 for Outlook, você deverá entrar no serviço usando suas credenciais (um endereço de email e uma senha). Você pode optar por salvar essas informações localmente para que as credenciais não sejam solicitadas a cada vez que abrir o Outlook. Nesse caso, o Dynamics 365 for Outlook estabelecerá uma conexão automática com o Microsoft Dynamics 365 (online) sempre que você abrir o Outlook.

Após a primeira vez que você entrar e usar o Dynamics 365 for Outlook, a conexão entre seu computador e o Dynamics 365 (online) será sempre aberta quando você tiver acesso à Internet. Você pode optar por desativar a conexão entre o computador e o Dynamics 365 usando apenas uma configuração, mas se desativar a conexão, o Dynamics 365 for Outlook poderá apresentar um desempenho pior.

Caso você use o Dynamics 365 for Outlook para rastrear emails, o thread de emails ficará visível para os usuários da sua organização que tiverem permissão para vê-los.

Para cada email que você receber, o Dynamics 365 for Outlook enviará ao Dynamics 365 (online) o endereço de email do remetente, o endereço de email do destinatário e a linha de assunto da mensagem. Isso permite que o Dynamics 365 (online) valide se um email específico deve ser armazenado ou não pelo serviço do Dynamics 365 (online). Quando você rastreia um item, uma cópia dele é mantida pelo serviço Dynamics 365 e fica visível para os outros usuários da organização que tiverem as permissões apropriadas. Quando você cancela o acompanhamento de um item, essa cópia é excluída automaticamente do Dynamics 365 (online), mas apenas se você for o proprietário do item.

Se você estiver usando o Microsoft Dynamics 365 for Outlook, quando for para o modo offline, uma cópia dos dados nos quais você está trabalhando será criada e armazenada no seu computador local. Os dados são transferidos do Dynamics 365 (online) para seu computador por meio de uma conexão segura, e um link é mantido entre a cópia local e o Dynamics 365 Online. Na próxima vez que você entrar no Dynamics 365 (online), os dados locais serão sincronizados com o Dynamics 365 (online).

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para passar para o modo offline com o Microsoft Dynamics 365 for Outlook usando os direitos de acesso.

Usuários e administradores podem definir quais entidades são baixadas por meio da Sincronização Offline usando a configuração Filtros de Sincronização na caixa de diálogo Opções. Como alternativa, os usuários e administradores podem configurar quais campos são baixados (e carregados) usando Opções Avançadas na caixa de diálogo Filtros de Sincronização.

Se você usa o Dynamics 365 (online), quando usar o recurso Sincronização com o Outlook, os dados do Dynamics 365 que você está sincronizando serão "exportados" para o Outlook. Um link será mantido entre as informações do Outlook e as informações do Dynamics 365 (online) para assegurar que elas foram atualizadas nos dois aplicativos. O recurso Sincronizar com o Outlook baixa apenas as IDs dos registros relevantes do Dynamics 365 para uso quando um usuário tenta acompanhar e definir um item do Outlook. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

Um administrador determinará se os usuários da organização terão permissão para sincronizar os dados do Dynamics 365 com o Outlook usando os direitos de acesso.