Cartões de compra
As agências usam Cartões de compras para que os funcionários possam adquirir bens e serviços sem usar o processo padrão de requisição de compra. As páginas e os campos relacionados a Cartões de compra fornecem um mecanismo para rastrear compras. Cada compra que um funcionário faz usando uma cartão de compra é registrada em uma nota fiscal de fornecedor. No entanto, a nota fiscal não é paga usando um cheque ou pagamento eletrônico ao fornecedor que forneceu as mercadorias ou os serviços. Em vez disso, cada nota fiscal deste tipo é associada a outra nota fiscal de fornecedor que é criada para pagar o fornecedor que fornece a compra cartão serviços (ou seja, a instituição financeira). As compras cartão são quitadas quando o saldo devedor ao provedor de serviços de cartão de compra é pago mensalmente.
Habilitar páginas e campos de cartão de compra
- Acesse Contas a pagar>Configuração>Parâmetros de contas a pagar.
- Na guia Fatura , defina a opção Ativar Cartões de Compras como Sim.
Inserir registros de cartão de compra para funcionários
Você deve inserir informações sobre os Cartões de compra que foram emitidos aos funcionários para que eles possam comprar bens ou serviços. Essas informações aparecerão nas faturas do fornecedor. Quando uma cartão de compra é adicionada a uma conta bancária, as faturas de fornecedor podem reconhecer o cartão de crédito como válido durante Processamento de faturas.
Vá para Contas bancárias comuns>de geranciamento de>caixa e bancos.
Na página de listagem, Select a conta bancária do provedor de serviços de cartão de compra.
No Painel de Ações, na guia Configurar , Select Cartões de compras.
Na página cartão Compras bancárias, Select Novo para criar um registro de cartão de compra.
Insira as seguintes informações sobre o cartão de compra:
No campo Número de referência do cartão de compra, insira o número de referência do cartão de crédito. Por exemplo, insira os últimos quatro dígitos.
Observação
Depois de salvar o número de referência da cartão compra, não será possível alterá-la.
No campo Nome cartão titular, insira o nome do titular do cartão como ele aparece na cartão de compra.
No campo Funcionário , Select o funcionário para o qual o cartão foi emitido.
Opcional: no campo Válido de , insira a data em que o cartão foi emitido para o funcionário.
Opcional: no campo Data de vencimento , insira a data em que o cartão expira.
Opcional: no campo Limite de crédito, insira o valor máximo que pode ser cobrado do cartão.
Configurar uma definição de lançamento para faturas de fornecedor que rastreiam compras de funcionários
Você deve criar uma definição de lançamento para as faturas de fornecedor inseridas para registrar as compras feitas usando um cartão de compra. Quando essas faturas são lançadas, as entradas de balanceamento para as despesas são criadas em contabilidade. Quando uma nota fiscal de fornecedor é liquidada, ela é movida para o histórico, mas um pagamento ao fornecedor não é gerado. Use esta definição de lançamento quando importar faturas de um arquivo externo e quando inserir manualmente faturas de fornecedor para compras de funcionários.
Opcional: você pode definir a definição de lançamento para que seja usada por padrão ao criar faturas de fornecedor para registrar transações de cartão de compra.
- Acesse Contas a pagar>Configuração>Parâmetros de contas a pagar.
- Na guia Fatura , no campo Definição de lançamento padrão para compra de registro, Select a definição de lançamento que você deseja usar como a definição de lançamento padrão.
Visão geral: Processando faturas para transações de cartão de compra
Depois de configurar o sistema para comprar Cartões, você pode criar uma nota fiscal para um fornecedor ou instituição financeira que fornece serviços de compra cartão. Você também pode criar outras faturas para rastrear as compras feitas pelos titulares do cartão. Depois de receber o extrato de cartão de compra mensal de sua instituição financeira, você poderá distribuí-lo aos funcionários que fizeram compras durante o período de cobrança. Normalmente, esses funcionários verificam as transações e fornecem recibos ou faturas que suportam suas compras.
- Crie uma nota fiscal de fornecedor para pagar a compra cartão o provedor de serviços. Você gerará um cheque para essa nota fiscal de fornecedor para pagar o saldo no demonstrativo de cartão de compra.
- Crie outras faturas de fornecedor para registrar as compras feitas pelos titulares do cartão.
Observação
Normalmente, você usará as entidades de dados da nota fiscal de fornecedor para publicar dados da nota fiscal de fornecedor no sistema.
Criar uma nota fiscal de fornecedor para um demonstrativo de cartão de compra
Use este procedimento para criar uma nota fiscal de fornecedor para registrar o saldo do demonstrativo periódico para um demonstrativo de cartão de compra recebido de um provedor de serviços de cartão de compra.
Vá para Contas a pagar>Faturas comuns>de fornecedor Faturas> defornecedor em aberto.
No Painel de Ações, Select Faturar>nota fiscal de fornecedor.
Na página Fatura de fornecedor, no campo Conta da nota fiscal , insira o número da conta do fornecedor que enviou o demonstrativo do cartão de compra.
No campo Número, insira o número da fatura.
Na área de grade Linhas , Select Adicionar linha e insira informações sobre a linha.
Para especificar informações adicionais sobre a linha, Select a Guia Rápida Detalhes da linha e insira as informações.
Select Finanças para adicionar ou alterar as informações de distribuição financeira da linha da nota fiscal.
No Painel de Ações, Select Cabeçalho para inserir informações adicionais para o cabeçalho da nota fiscal.
No Painel de Ações, na guia Geral , no campo Fatura de cartão de compra, Select Pagamento do saldo para especificar que você está quitando o saldo do cartão de compras da agência.
Opcional: envie a nota fiscal para o sistema de fluxo de trabalho para revisão e aprovação e, em seguida, lance a nota fiscal.
Observação
Antes de criar uma nota fiscal de cartão de compra, você deve lançar a nota fiscal de pagamento do saldo para o provedor de serviços de cartão compra. Todas as faturas de cartão de compra serão lançadas nessa nota fiscal.
Para salvar a nota fiscal sem lançá-la, feche a página. Você pode exibir a nota fiscal na página de listagem Faturas de fornecedor pendentes .
Criar uma nota fiscal de fornecedor para registrar uma transação de cartão de compra
Use o procedimento a seguir para criar uma nota fiscal de fornecedor para registrar uma compra feita usando uma cartão de compra. Essa nota fiscal será liquidada, mas não paga, para o fornecedor que forneceu as mercadorias ou os serviços comprados.
Observação
A nota fiscal do demonstrativo definido como a nota fiscal de pagamento de saldo deve ser lançada na conta do fornecedor antes que você crie uma nota fiscal de cartão de compra.
Vá para Contas a pagar>Faturas comuns>de fornecedor Faturas> defornecedor em aberto.
No Painel de Ações, Select Faturar>nota fiscal de fornecedor.
Na página Fatura de fornecedor, no campo Conta da nota fiscal , insira o número da conta do fornecedor que enviou a nota fiscal para as mercadorias ou serviços.
No campo Número, insira o número da fatura.
No Painel de Ações, Select Cabeçalho para inserir informações adicionais para o cabeçalho da nota fiscal.
No campo Fatura de cartão de compra, Select Registrar a compra como o tipo de compra cartão transação para a qual você está inserindo a nota fiscal.
Observação
Um valor de Pagamento de saldo indica que a nota fiscal quitará um saldo devido ao provedor de serviços de cartão de compra. Um valor de N/D indica que a nota fiscal não envolve uma cartão de compra.
Na Guia Rápida Configuração , no campo Definição de lançamento, Select a definição de lançamento do cartão de compra se um valor padrão não tiver sido selecionado na página Parâmetros de contas a pagar.
Observação
A definição de lançamento que você Select deve ser configurada para registrar a compra, mas não para lançar em Contas a pagar. Caso contrário, será feito um pagamento ao fornecedor que forneceu as mercadorias ou os serviços que foram adquiridos usando o cartão de compra.
Na Guia Rápida Pagamento , exiba ou insira informações sobre o cartão de compra que foi usado para fazer a compra:
- No campo Número de referência do cartão de compra, insira o número de referência do cartão.
- Exiba o nome do banco que emitiu a cartão. Esse valor aparece depois que você inserir o número de referência.
- Ver o nome do titular do cartão. Esse valor é baseado no número de referência inserido.
- No campo Conta , insira o número da conta do fornecedor que fornece os serviços de compra cartão.
- Exiba o nome do provedor de serviços de cartão de compra. Esse valor é baseado no número da conta inserido.
- No campo Fatura de cartão de compra, insira o número da nota fiscal de fornecedor da nota fiscal de pagamento de saldo relacionada que foi criada para pagar o demonstrativo de cartão de compra que incluía essa compra. Esse campo deve ser definido como o número da nota fiscal lançada designada como a nota fiscal de pagamento de saldo. Esse número de nota fiscal aparecerá na lista se a nota fiscal tiver sido marcada da maneira apropriada.
No Painel de Ações, Select Exibição de linha para inserir informações sobre o valor da compra.
Na área de grade Linhas , Select Adicionar linha e insira as informações sobre a linha.
Para especificar informações adicionais sobre a linha, Select a Guia Rápida Detalhes da linha e insira as informações.
Opcional: envie a nota fiscal para o sistema de fluxo de trabalho para revisão e aprovação e, em seguida, lance a nota fiscal.
Para salvar a nota fiscal sem lançá-la, feche a página. Você pode exibir a nota fiscal na página de listagem Faturas de fornecedor pendentes .