Lançar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes
O recurso Capacidade de lançar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes, mas resumir valores na conta bancária, lança pagamentos de fornecedor e de cliente como comprovantes separados, mas resume os pagamentos quando o saldo da conta bancária é atualizado.
Por exemplo, seu banco paga três fornecedores 100 euros (EUR) cada em nome de sua organização. Quando o banco concluir as transações, o extrato bancário poderá mostrar os três pagamentos em detalhes ou poderá mostrar uma retirada resumida de 300 EUR. Se o banco resumir os pagamentos em um único saque, esse recurso poderá ser usado para imitar essa funcionalidade. Portanto, pode ajudar a simplificar o processo de reconciliação bancária.
Importante
Esse recurso elimina a necessidade de registrar vários pagamentos de fornecedores ou clientes em um único número de comprovante. Para determinar se os parâmetros podem ser definidos de forma que várias transações do diário-razão auxiliar sejam proibidas em um único comprovante, consulte Um comprovante.
Configuração
No espaço de trabalho Gerenciamento de recursos, habilite o recurso denominado Capacidade de lançar pagamentos detalhados de fornecedores e clientes, mas resumir valores na conta bancária.
Nomes de diário
A capacidade de resumir pagamentos ao razão auxiliar do banco tem suporte para os seguintes tipos de diário:
- Diário (Jornal geral)
- Pagamento de fornecedor (diário de pagamentos de fornecedor)
- Pagamento do cliente (diário de pagamentos do cliente)
Na página Nomes de diário, dois novos campos estão disponíveis na seção Banco : Resumir valores na conta bancária e Critérios de resumo.
Quando a opção Resumir valores em conta bancária estiver definida como Nenhum (o valor padrão), os pagamentos em um grupo de lotes de diário atualizarão a conta bancária em detalhes ou resumo, dependendo de os pagamentos serem inseridos em um único número de comprovante. O lançamento na conta bancária funciona da mesma forma que quando o novo recurso é desativado. Quando o recurso estiver ativado, recomendamos que você não insira mais vários pagamentos em um único número de comprovante.
A opção Resumir valores em conta bancária pode ser definida como Sim somente se o campo Novo comprovante do nome do diário estiver definido como Em conexão com o saldo. Nesse caso, a opção promove (mas não garante) o uso de um único comprovante por pagamento de fornecedor ou cliente. Quando o novo recurso for ativado, a recapitulação não ocorrerá se o comprovante contiver mais de um fornecedor ou cliente.
Observação
Se o campo Novo comprovante for definido como um valor diferente de Em conexão com o saldo e você tentar definir a opção Resumir valores na conta bancária como Sim, você receberá a seguinte mensagem de erro: "A configuração Resumir valores na conta bancária deve ser Não quando Novo comprovante estiver definido como Manual ou Apenas um número de comprovante."
Se a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim e você tentar alterar o valor do campo Novo comprovante para algo diferente de Em conexão com o saldo , você receberá a seguinte mensagem de erro: "A configuração Novo comprovante deve estar Em conexão com osaldo quando Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim."
Se você definir a opção Resumir valores em conta bancária como Sim, o campo Critérios de sumarização ficará disponível. Esse campo permite que sua organização especifique os critérios usados para resumir pagamentos à conta bancária. Os valores a seguir estão disponíveis:
- Não resumir – Os pagamentos não serão resumidos, mesmo se a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim.
- Critérios padrão – Os pagamentos que tiverem a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor) e data de transação serão agrupados para resumo.
- Critérios padrão com número do documento – Os pagamentos que tiverem a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor), data da transação e número do documento serão agrupados para resumo. Se o número do documento para mais de um pagamento estiver em branco, o valor em branco será tratado como um número de documento válido e esses pagamentos serão resumidos juntos.
- Critérios padrão com referência de pagamento – Os pagamentos que tiverem a mesma conta bancária, método de pagamento, código de moeda, tipo de conta (cliente ou fornecedor), data da transação e referência de pagamento serão agrupados para resumo. Se a referência de pagamento para mais de um pagamento estiver em branco, o valor em branco será tratado como uma referência de pagamento válida e esses pagamentos serão resumidos juntos.
Parâmetros
Quando os pagamentos do fornecedor ou do cliente são resumidos, um novo número é atribuído à transação de conta bancária única.
Na página Parâmetros de geranciamento de caixa e bancos, na guia Sequências numéricas, defina uma sequência numérica para a referência da ID de resumo da transação bancária.
Inserindo pagamentos em um diário
Quando esse recurso é usado, os pagamentos podem ser resumidos na conta bancária quando são reinseridos de qualquer um dos seguintes diários:
- Contas a pagar - Pagamentos - Diário de pagamentos do fornecedor
- Contas a receber - Pagamentos - Diário de pagamentos do cliente
- Contabilidade - Entradas de diário - Diários gerais
Depois que um diário for criado, verifique as configurações de resumo na guia Configuração do cabeçalho de lote do diário. As configurações padrão são obtidas do nome do diário, mas você pode substituí-las por números de lote de diários individuais.
Depois que todos os pagamentos são inseridos no diário, os seguintes critérios são usados durante o lançamento para determinar quais pagamentos podem ser considerados para resumo. Esses critérios afetam como os pagamentos devem ser inseridos no diário.
- Somente os pagamentos com as seguintes combinações de uma conta e uma contrapartida são considerados para resumo: Fornecedor/Banco, Banco/Fornecedor, Cliente/Banco e Banco/Cliente. Os pagamentos lançados em uma conta contábil (pagamentos de transição) não são considerados para resumo.
- Cada comprovante de pagamento deve conter apenas um único fornecedor ou cliente. Se um número de comprovante contiver vários fornecedores ou clientes, ele não será considerado para resumo.
- Mais de um pagamento, em comprovantes separados, deve existir no número de lote do diário.
- Os pagamentos em números de lote de diários diferentes não são considerados para resumo.
Lançando pagamentos em um diário
Durante o lançamento, o grupo de linhas de pagamento é considerado para resumo, conforme descrito na seção anterior. Depois que o grupo de linhas de pagamento for determinado, ocorrerá a recapitulação com base nas configurações no cabeçalho de lote do diário.
O resumo de transações bancárias não ocorrerá se a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Nenhum ou se o campo Critérios de resumo no cabeçalho do lote do diário estiver definido como Não resumir.
Se um nome de diário tiver sido definido de forma que os pagamentos sejam lançados na conta bancária em resumo, mas o campo Critérios de resumo no cabeçalho do lote do diário estiver definido como Não resumir, as transações não serão resumidas.
A recapitulação das transações bancárias ocorrerá quando a opção Resumir valores na conta bancária estiver definida como Sim e o campo Critérios de resumo estiver definido como Critérios padrão, Critérios padrão com número do documento ou Critérios padrão com referência de pagamento. Para obter mais informações, consulte a descrição do campo Critérios de resumo na seção Nomes de diário.
Mais de um grupo de pagamentos resumidos pode ser lançado em uma conta bancária. Por exemplo, se o diário contiver um grupo de pagamentos de fornecedor e um grupo de pagamentos de cliente, você poderá ter dois ou mais pagamentos resumidos. Uma ou mais transações de conta bancária resumidas podem ser criadas para os pagamentos de fornecedor, e uma ou mais transações de conta bancária resumidas podem ser criadas para os pagamentos de cliente.
Para o próximo exemplo, os pagamentos de fornecedor a seguir foram inseridos em um diário. O número do lote do diário foi configurado de forma que o campo Critérios de resumo seja definido como Critérios padrão com número do documento . Durante o lançamento, os pagamentos são resumidos, ou não resumidos, como mostrado Here.
| Número do comprovante | Data da transação | Conta | Moeda | Débito | Crédito | Contrapartida | Método de pagamento | Número do documento | O que está resumido? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15 de agosto | Fornecedor A | EUR | 100 | USMF OPER | Eletrônico | Comprovantes 1 e 2 resumidos | ||
| 2 | 15 de agosto | Fornecedor B | EUR | 200 | USMF OPER | Eletrônico | Comprovantes 1 e 2 resumidos | ||
| 3 | Agosto de 17 | Fornecedor C | CAD | 300 | USMF OPER | Eletrônico | Postado em conta bancária em detalhes | ||
| 4 | Agosto de 18 | Fornecedor B | EUR | 400 | USMF OPER | Eletrônico | Postado em conta bancária em detalhes | ||
| 5 | Agosto de 28 | Fornecedor D | EUR | 500 | USMF OPER | Eletrônico | 1 | Comprovantes 5 e 6 resumidos | |
| 6 | Agosto de 28 | Fornecedor Z | EUR | 600 | USMF OPER | Eletrônico | 1 | Comprovantes 5 e 6 resumidos | |
| 7 | Agosto de 28 | Fornecedor Z | EUR | 700 | USMF OPER | Eletrônico | 2 | Comprovantes 7, 8 e 9 resumidos | |
| 8 | Agosto de 28 | Fornecedor B | EUR | 800 | USMF OPER | Eletrônico | 2 | Comprovantes 7, 8 e 9 resumidos | |
| 9 | Agosto de 28 | Fornecedor A | EUR | 900 | USMF OPER | Eletrônico | 2 | Comprovantes 7, 8 e 9 resumidos |
Cinco transações serão lançadas na conta bancária. Para dois, os detalhes de pagamento originais serão mantidos. Para os outros três, os pagamentos serão resumidos com base nas regras de resumo.
Após os pagamentos serem lançados em um diário
Depois que o lançamento for concluído, você poderá encontrar os pagamentos resumidos (ou detalhados) nas transações da conta bancária. Acesse Gerenciamento de caixa e bancos>Contas bancárias>Contas bancárias.
Para qualquer pagamento resumido, um asterisco (*) será exibido no campo Número do comprovante . Cada pagamento ainda é postado em detalhes no contabilidade.
Todas as transações de conta bancária resumidas terão uma ID de resumo exclusiva. Se o campo Critérios de resumo tiver sido definido como Critérios padrão com número do documento, o número do documento das linhas de pagamento será usado como a ID de resumo. Caso contrário, a ID de resumo será gerada a partir da sequência numérica configurada na página Parâmetros de geranciamento de caixa e bancos. Se a ID de resumo que será atribuída a uma transação bancária resumida já for usada por outra transação bancária resumida, uma nova ID será selecionada na sequência numérica. A referência de pagamento não é usada como uma ID de resumo.
Os usuários podem exibir os detalhes de pagamento de uma transação de conta bancária resumida selecionando Exibir detalhes de sumarização na página Detalhes de resumo de pagamento.
Enquanto estiver exibindo os detalhes do resumo, você poderá exibir o comprovante de contabilidade de cada pagamento, retornar à transação resumida da conta bancária ou exibir as informações de liquidação do pagamento selecionado.
As transações resumidas da conta bancária também serão mostradas no extrato bancário. Portanto, a reconciliação bancária será mais fácil, independentemente do uso da reconciliação manual de conta ou da reconciliação bancária avançada. Ambos os processos de reconciliação mostram a ID de resumo do banco. Se a reconciliação bancária avançada estiver habilitada para a conta bancária, um documento bancário do tipo de transação Resumido será gerado para a conta bancária. Os usuários podem corresponder e reconciliar transações da mesma forma para outros tipos de documentos bancários.
