Revisar informações sobre cobranças

Este artigo explica como revisar a informações de cobranças, bem como várias opções de instalação e transações de cobranças. Este procedimento usa a empresa de dados de demonstração USMF.

Crie os grupos de clientes

1. Acesse Crédito e cobrança > Configuração > Grupos de clientes.

• Use esta página para configurar pools de clientes, que são consultas que definem um grupo de contas de clientes que podem ser exibidas e gerenciadas para cobranças ou processos de classificação por vencimento. Use os grupos de clientes para filtrar informações na página de lista Cobranças e nas páginas de lista relacionadas. Você também pode usar grupos de clientes para filtrar as contas de clientes que são incluídas quando os instantâneos de classificação por vencimento são criados.
• Você pode usar os grupos de clientes para filtrar as contas de clientes que forem incluídas quando os instantâneos de classificação por vencimento forem criados.

2. Selecione Novo.
3. No campo ID do grupo, digite um valor.
4. No campo Descrição do grupo, digite um valor.
5. Clique em Selecionar critérios do grupo.
6. No campo Critérios, digite um valor.
7. Selecione OK.
8. Selecione Visualizar grupo de clientes.

Crie os agentes de cobranças

1. Acesse Crédito e cobranças > Configuração > Agentes de cobranças.

• Use esta página para configurar trabalhadores como agentes de cobranças e, como opção, atribuir grupos de clientes a eles. Um agente de cobranças é a pessoa que trabalha com clientes para ter certeza de que os pagamentos serão cobrados em tempo hábil.
• Os agentes de cobrança que são configurados nessa página são adicionados automaticamente a uma equipe de cobranças. Se uma equipe estiver selecionada no campo Equipe na página Parâmetros de contas a receber, os agentes de cobranças serão adicionados a essa equipe. Se uma equipe não estiver selecionada, uma nova equipe chamada Cobranças será criada automaticamente e os agentes de cobranças serão adicionados à equipe.

2. Selecione o agente desejado, então selecione Adicionar na página.
3. No campo ID do grupo, selecione o registro desejado no menu suspenso.
4. Marque ou desmarque a caixa de seleção Grupo padrão.

• Escolha essa opção para incluir todos os grupos de clientes nas listas de filtros para o agente de cobranças selecionado. Se essa opção não estiver selecionada, somente os grupos de clientes atribuídos ao agente de cobranças estarão disponíveis nas listas de filtros.

Crie definição do período de classificação por vencimento

1. No painel de navegação, acesse Crédito e cobranças > Configuração > Definições de período de classificação por vencimento.

• Você pode usar definições do período de classificação por vencimento para analisar a maturidade de contas de clientes e contas de fornecedores, com base em uma data digitada. Cada período de classificação por vencimento configurado para a definição do período de classificação por vencimento corresponde a uma coluna na página de listagem ou na página ou relatório quando a análise é executada.

2. Selecione Novo.
3. No campo Definição do período de classificação por vencimento, digite um valor.
4. No campo Descrição, digite um valor.
5. Especifique o nome, a unidade, e o intervalo do período para cada período de classificação por vencimento para incluir na definição do período de classificação por vencimento. A linha que tiver 0 (zero) no campo Unidade representará a data em que a análise será executada. As linhas antes de zero terão -1, enquanto linhas depois de zero terão 1 como uma entrada padrão no campo Unidade, mas podem ser alteradas. Selecione Para cima e Para baixo para reorganizar as linhas. A linha 0 (zero) não pode ser movida.
6. Posicione o cursor onde deseja inserir uma nova linha e, em seguida, selecione Adicionar.
7. Selecione um indicador para representar o período de classificação por vencimento na página Cobranças e na página de listagem. Por exemplo, você pode selecionar um indicador verde para um período atual, um indicador amarelo para um período de 30 dias de atraso e um indicador vermelho para um período de 90 dias de atraso.
8. Escolha a direção de impressão para a definição do período de classificação por vencimento. Essa seleção determina a ordem em que as colunas aparecem no Relatório de classificação por vencimento do cliente ou no Relatório de classificação por vencimento do fornecedor.

• Avançar – Imprime colunas na mesma ordem em que os títulos aparecem na tabela, começando com a linha superior.
• Voltar – Imprime colunas na ordem inversa em que os títulos aparecem na tabela, começando com a linha inferior.

Observação

Não mais do que seis períodos de classificação por vencimento podem ser usados em demonstrativos externos, instantâneos do período de classificação por vencimento ou na página de listagem Cobranças. Essa definição de período de classificação por vencimento não está disponível nessas páginas.

Se o período de classificação por vencimento padrão for editado e tiver mais de seis períodos, o período de classificação por vencimento padrão não será respeitado. O período de classificação por vencimento padrão é configurado Here: Parâmetros>de contas a receber Cobranças>Padrões de cobrança Definição> doperíodo de classificação por vencimento.

Parâmetros de instalação das cobranças

1. Acesse Crédito e cobranças > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.
2. Selecione a guia Cobranças.
3. Expanda ou recolha a seção Padrões de cobrança.

• Selecione uma definição do período de classificação por vencimento do instantâneo de classificação por vencimento padrão que será usada no formulário Cobranças.
• Selecione uma equipe à qual os agentes de cobranças estão atribuídos no formulário Agente de cobranças. Somente as equipes que têm um tipo de equipe de Cobranças são exibidos na lista.

4. Expanda ou recolha a seção Dar baixa.

• Selecione o nome do diário, que está configurado para diário-razão diários, para usar quando uma transação for baixada, usando a página Cobranças ou as páginas de listagem relacionadas.
• Selecione o código de motivo padrão a ser usado quando as transações de baixa forem criadas, usando a página Cobranças ou as páginas de listagem relacionadas.
• Escolha essa opção para criar uma linha de diário separada para valores de imposto quando as transações de baixa forem criadas usando a página Cobranças ou as páginas de listagem relacionadas. Se escolher essa opção, você poderá acompanhar mais facilmente os valores dos impostos de vendas envolvidos em transações de baixa. Você pode acompanhar os valores de impostos separadamente para ajudar a ajustar mais facilmente sua obrigação fiscal do período.

5. Expanda ou recolha a seção Modelo de email.

• Selecione o modelo de email a ser usado quando você enviar uma mensagem de email usando a opção Email > Transações para ação de contato na página Cobranças.
• Selecione o modelo de email a ser usado quando você enviar um demonstrativo de cliente como um anexo em uma mensagem de email, usando as opções Email > Demonstrativo para ação de contato na página Cobranças.
• Selecione o modelo de email a ser usado quando você enviar uma mensagem de email usando as opções Email > Transações para ação de vendedor na página Cobranças.

Saldo de cliente por vencimento

1. Acesse Crédito e coleções > Tarefas periódicas > Classificar saldos de cliente por vencimento.

• Selecione uma definição de período de classificação por vencimento. O processo de instantâneo de classificação por vencimento classifica as transações por vencimento de acordo com os períodos de classificação por vencimento definidos na definição do período de classificação por vencimento selecionado.
• Selecione um grupo de clientes ou deixe esse campo em branco para criar um instantâneo de classificação por vencimento para todos os clientes. Se um grupo de clientes estiver selecionado, o processo de instantâneo de classificação por vencimento será aplicado somente para as contas de cliente que fazem parte do grupo de clientes. O grupo de clientes selecionado deve ser do tipo Instantâneo de classificação por vencimento.
• Selecione o tipo de data no qual basear o instantâneo de classificação por vencimento.
  • Data da transação– Classificar por vencimento cada transação com base na data da transação.
  • Data de vencimento – Classificar por vencimento cada transação com base na data de vencimento.
  • Data do documento: classificar por vencimento cada transação com base na data do documento.
• Selecione a data a ser usada como a data atual do instantâneo de classificação por vencimento. Os períodos de classificação por vencimento são calculados com base nessa data.
  • Data de hoje– Use a data do sistema. Use essa opção se o processo estiver configurado para ocorrer em um lote recorrente. Se você usar essa data, o lote recorrente poderá ser executado periodicamente, e a data do sistema naquele momento será usada.
  • Data selecionada– Use uma data que você especificar. Se você escolher essa opção, insira uma data de classificação por vencimento.

2. Selecione OK.

Exibir saldos antigos de cliente

1. Acesse Crédito e coleções > Cobranças > Saldos antigos.

• Use esta página da lista para exibir saldos do cliente e valores antigos por período de classificação por vencimento. Essas informações ficam armazenadas em um instantâneo de classificação por vencimento. Os períodos de classificação por vencimento são determinados pela definição do período de classificação por vencimento usada. A definição do período de classificação por vencimento é tirada do grupo de clientes, se tiver sido especificada para a consulta de grupo. Se o grupo de clientes não tiver uma definição do período de classificação por vencimento, será usada a definição do período de classificação por vencimento padrão especificada na página Parâmetros de contas a receber.

2. Expanda o Quadro de Fatos Contato. Aqui, você pode exibir informações de contato:

• O contato de cobrança do cliente.
• Vendedor padrão do cliente.

3. Expanda o Quadro de Fatos Limite de crédito.

• Use o Quadro de Fatos Informações de crédito para exibir as informações de limite de crédito e do saldo atual para o cliente.

Exibir detalhes de cobranças de clientes

1. Verifique se o registro desejado foi selecionado.
2. Expanda os Quadros de Fatos Endereço, Contato, Classificar por vencimento e Limite de crédito para exibir as informações fornecidas.
3. No Painel de Ação, selecione Cobrar.
4. Atualizar o instantâneo de classificação por vencimento para o cliente, usando a data atual como a data da classificação por vencimento na qual as datas de transação são comparadas. Se o instantâneo de classificação por vencimento contiver informações de várias entidade legais, o instantâneo de classificação por vencimento atualizado conterá informações sobre o mesmo conjunto de entidades legais. Os valores são armazenados na moeda contábil da entidade legal que você efetuou logon quando atualizou o instantâneo de classificação por vencimento.
5. Selecione uma definição de período de classificação por vencimento. Por padrão, a definição do período de classificação por vencimento associada ao instantâneo de classificação por vencimento do cliente é exibida. A definição do período de classificação por vencimento controla os períodos de classificação por vencimento e os valores que são mostrados nos Quadros de Fatos Saldos antigos e Informações de crédito.
6. Abre um menu com os seguintes itens:

• Empresa – exibe valores nos Quadros de Fatos Saldos antigos e Informações de crédito na moeda contábil da entidade legal.
• Cliente – exibe valores nos caixas Saldos antigos e Informações de crédito na moeda do cliente.

7. Selecione uma ou mais entidades legais no instantâneo de classificação por vencimento do cliente para o qual serão exibidas as informações. As entidades legais que são mostradas na lista foram selecionadas quando o instantâneo de classificação por vencimento foi criado.
8. Exiba o demonstrativo de cliente no formato do Microsoft Excel. Você pode selecionar uma data inicial do intervalo de transações a ser incluída no demonstrativo e decidir se deseja incluir somente as transações abertas ou, as transações abertas e liquidadas. Se o instantâneo de classificação por vencimento contiver informações para várias entidades legais, as transações serão incluídas para todas as entidades legais.

• Abra a página Documentos, no qual você pode criar ou editar documentos ou anotações.

9. No Painel de Ação, clique em Comunicar.
10. Abra o Outlook, onde você pode enviar uma mensagem de email para o contato especificado no campo Contato. Se um contato de cobrança não for especificado, o endereço principal do cliente será usado. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de email serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos. As transações que são selecionadas são incluídas como um anexo. O anexo está no formato Excel e contém três planilhas. Um modelo de email para mensagens para contatos de cliente pode ser especificado na página Parâmetros de contas a receber.

• Este botão não estará disponível se o contato que está selecionado nesta página não tiver um endereço de email configurado.

11. Prepare uma instrução e abra o Outlook, onde você pode enviar uma mensagem de email com um demonstrativo associado ao endereço especificado no campo Contato. Se um contato de cobrança não for especificado, o endereço principal do cliente será usado. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de email serão enviadas para o primeiro endereço listado na página Contatos.

• Este botão não estará disponível se o contato selecionado nesta página não tiver um endereço de email configurado.

12. Abra o Outlook, onde você pode enviar uma mensagem de email para o funcionário especificado como o representante de vendas, para o grupo de vendas atribuído ao cliente. Se as transações forem selecionadas, elas serão incluídas como um anexo. O anexo está no formato Excel e contém duas planilhas. Um modelo de email para mensagens para vendedores pode ser especificado na página Parâmetros de contas a receber.

• Este botão não ficará disponível, se o vendedor que está exibido nesta página não tiver um endereço de email configurado.

13. Exiba e execute ações nas transações do cliente. Se você estiver usando pagamentos centralizados, as informações para todas as entidades legais que são incluídas no instantâneo de classificação por vencimento do cliente serão incluídas. Você pode restringir as informações da entidade legal usando o botão Empresa em Selecionar grupo no painel de ação.
14. Altere o status das cobranças das transações selecionadas.

• Não contestado – Não ocorreu nenhuma ação de cobrança para a transação.
• Contestado – O cliente notificou que There um problema com a transação.
• Promessa de pagamento – O cliente concordou em pagar o valor da transação.
• Resolvido – Todos os problemas com a transação foram resolvidos e nenhuma ação de cobrança adicional é necessária.

15. Abra um menu e selecione um dos seguintes itens para especificar quais transações devem ser exibidas nesta página:

• Em aberto – exibe somente as transações que não foram liquidadas.
• Abertas e fechadas – Exibe todas as transações, liquidadas e não liquidadas.

16. Processe o pagamento selecionado com um pagamento NSF (fundos não suficientes).

• Este botão estará disponível apenas se a transação selecionada for um pagamento (um saldo de crédito sem uma fatura) inserido em um diário de pagamentos, uma conta bancária for atribuída à transação, e o pagamento não tiver sido cancelado anteriormente.

17. Dar baixa nas transações selecionadas.
18. Marque as transações selecionadas para liquidação umas com as outras.
19. Abra a página Documento original, na qual você pode exibir e imprimir o documento para a transação selecionada.
20. Abra um menu com os seguintes itens:

• Cobranças– Exibe somente atividades criadas na página Cobranças.
• Tudo – Exibe todas as atividades do cliente, independentemente de onde as atividades foram criadas.

21. Abra um menu com os seguintes itens:

• Aberto – Exibe somente as atividades que não estão fechadas.
• Aberto e fechado – Exibe todas as atividades, independentemente do status.

22. Marque uma caixa de cobrança que seja atribuída ao cliente ou deixe este campo em branco. Se uma caixa for selecionada, somente as transações e as atividades associadas ao caso serão exibidas nesta página.
23. Selecione Mostrar lista.
24. Selecione um conta do cliente ou aceite a entrada padrão. Por padrão, esta é a conta de cliente selecionada na página de lista ou na página na qual você abriu esta página. Se você tiver aberto a página de uma página de lista, os clientes na lista são os clientes que estão incluídos no grupo de cobranças que é usado na página de lista.