Configurar opções para automação de nota fiscal de fornecedor

Este artigo descreve as opções disponíveis para definir e configurar a automação de fatura de fornecedor. Os recursos de automação de fatura usam os seguintes tipos de parâmetros de configuração:

• Parâmetros para aplicar automaticamente pagamentos antecipados em faturas importadas.

• Parâmetros para enviar faturas de fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho e conciliar linhas de recebimento de produtos lançadas para linhas de fatura de fornecedor pendentes.

• Parâmetros para processamento de tarefas de automação em segundo plano:

  • Enviando faturas de fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho.
  • Conciliação automática de linhas de recebimento de produtos lançadas em linhas de nota fiscal de fornecedor pendentes.
  • Validação da conciliação de faturas para faturas manuais que foram correspondidas automaticamente nas linhas de recebimento de produtos. Processos comerciais diferentes usam essa estrutura para definir a frequência de execução de um processo selecionado. As frequências disponíveis para os processos em segundo plano Conciliar recebimento do produto com linhas da fatura e Enviar faturas do fornecedor para fluxo de trabalho incluem Hora e Diariamente.

Para configurar ou exibir informações sobre uma tarefa em segundo plano, vá para Administração do sistema>, Configurar>automações do processo e Select a guia tarefa Segundo plano.

Para obter automação sem contato do processo de importação por meio do lançamento de fatura de fornecedor, você deve configurar um Fluxo de trabalho de fatura de fornecedor. Para configurar um fluxo de trabalho, Acesse Contas a pagar>Configurar>fluxos de trabalho de contas a pagar. Para garantir que a fatura possa ser processada do início ao fim sem intervenção manual, você deve incluir uma tarefa de lançamento automatizada na configuração do fluxo de trabalho.

Parâmetros para aplicar automaticamente pagamentos antecipados em faturas importadas

• Aplicar pagamento antecipado automaticamente para faturas importadas– quando essa opção for definida como Sim, o sistema pesquisará automaticamente pagamentos antecipados existentes para uma ordem de compra correspondente quando as faturas de fornecedor forem importadas. Se houver pagamentos antecipados que possam ser aplicados, uma linha adicional será adicionada para aplicar os pagamentos antecipados às faturas do fornecedor que estão sendo importadas.
• Bloquear o processo de automação de acompanhamento no caso de falha do aplicativo de pagamento antecipado – quando essa opção estiver definida como Sim, as faturas serão bloqueadas se um pagamento antecipado não puder ser aplicado. Como outros processos automatizados, como o processo de correspondência de recebimento e o envio a um processo de fluxo de trabalho, o processo de automação de nota fiscal não pega faturas bloqueadas até que o pagamento antecipado seja aplicado manualmente.

Parâmetros para enviar faturas de fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho

Parâmetros específicos são usados para enviar faturas de fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho. Além disso, alguns parâmetros são usados para conciliar linhas de recebimento de produtos lançadas em linhas de fatura de fornecedor pendentes. Na guia Automação de fatura de fornecedor da página Parâmetros de contas a pagar, os parâmetros que devem ser definidos são divididos entre as seções a seguir:

• Fluxo de trabalho de faturas de fornecedor
• Conciliar recebimentos de produtos automaticamente

Estão disponíveis os seguintes parâmetros:

• Enviar automaticamente faturas importadas para o fluxo de trabalho:

  • Se você definir essa opção como Sim, as faturas serão enviadas automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho se tiverem concluído o trabalho Conciliar recebimentos de produtos com linhas da nota fiscal e se a opção Incluído no processamento automatizado estiver selecionada. Ao definir esta opção como Sim, você habilita um processo sem contato dos resultados da importação ao lançar. Você pode definir esta opção como Sim somente se um fluxo de trabalho da fatura de fornecedor ativo for configurado para sua entidade legal. Para configurar um fluxo de trabalho, vá para o fluxo de trabalho Contas a pagar>Configurar>contas a pagar.
  • Se você definir esta opção como Não, as faturas deverão ser enviadas manualmente para o sistema de fluxo de trabalho.

• Verifique o status de recebimento de correspondência de produto antes do envio do fluxo de trabalho:

  • Se você definir esta opção como Sim, a nota fiscal importada não poderá ser enviada automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho até que a quantidade de recebimento de produtos conciliada seja igual à quantidade da nota fiscal.
  • Se você definir esta opção como Não, a nota fiscal será enviada para o sistema de fluxo de trabalho depois que o número de tentativas for atingido, mesmo que a quantidade de recebimento de produtos não seja igual à quantidade da nota fiscal.

  A opção Verificar o status de recebimento do produto antes do envio do fluxo de trabalho só estará disponível se a opção Habilitar validação de conciliação de nota fiscal estiver selecionada. Quando essa opção é selecionada, a opção Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos às linhas da nota fiscal é definida automaticamente como Sim.

• Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos para as linhas da nota fiscal – Se você definir esta opção como Sim, o processamento em segundo plano poderá ser usado para coincidir automaticamente os recebimentos de produtos lançados com as linhas da nota fiscal para as quais uma política de conciliação tripla está definida. Esse processo é executado até que a quantidade de recebimento de produtos conciliada seja igual à quantidade da nota fiscal ou até que o valor do campo Número de vezes para tentar a correspondência automática seja obtido. O processo pode ser executado até que a nota fiscal seja enviada para o sistema de fluxo de trabalho.

  A opção Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos às linhas da nota fiscal estará disponível somente se a opção Habilitar validação da conciliação de faturas estiver selecionada. Se você definir a opção Conciliar recebimentos de produtos a linhas da fatura antes de enviar automaticamente como Sim, essa opção não poderá ser definida como Não. Para definir esta opção como Não, é necessário definir primeiro a opção Conciliar recebimentos de produtos a linhas da fatura antes de enviar automaticamente como Não.

• Número de tentativas de conciliação automática – Select o número de vezes que o sistema tenta coincidir os recebimentos de produtos em uma linha da nota fiscal antes que o processo falhe. Quando o número de tentativas especificado é atingido, a fatura é removida do processamento da automação.

Incluir faturas no processo de automação de faturas de fornecedor

Quando a opção Enviar faturas importadas automaticamente para o fluxo de trabalho ou Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos às linhas da nota fiscal estiver habilitada (ou seja, definida como Sim), a opção Incluir no processamento automatizado será exibida no cabeçalho da nota fiscal.

• Quando uma nota fiscal é importada de uma fonte externa, a opção Incluir no processamento automatizado é habilitada automaticamente. Esse comportamento garante que as faturas de fornecedor sejam incorporadas ao processo de automação de faturas de fornecedor e que as faturas não possam ser editadas.
• Para faturas criadas manualmente, a opção Incluir no processamento automatizado é desabilitada por padrão. Se a opção Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos às linhas da nota fiscal estiver habilitada, o campo Status da correspondência automática de recebimento será inicialmente definido como Não aplicável. Os usuários podem habilitar manualmente essa opção para incluir uma nota fiscal no processo de automação de nota fiscal de fornecedor após a entrada de nota fiscal ser concluída. O valor do status de correspondência de recebimento automatizado será alterado para Ainda não executado. O recurso Incluir faturas criadas manualmente no recurso de automação de nota fiscal controla essa funcionalidade.

Excluir faturas do processo de automação de nota fiscal de fornecedor

Uma nota fiscal de fornecedor incluída no processo de automação de nota fiscal de fornecedor pode ser excluída da automação.

• O usuário pode excluir manualmente a nota fiscal desabilitando a opção Incluir no processamento automatizado.

• Se a opção Coincidir automaticamente os recebimentos de produtos às linhas da nota fiscal estiver habilitada, a nota fiscal será excluída da automação nestas condições:

  1. A opção Enviar automaticamente faturas importadas para o fluxo de trabalho é desabilitada e o campo Status de correspondência de recebimento automatizado é definido como Concluído,Reprovado ou Não aplicável.
  2. A opção Enviar automaticamente faturas importadas para o fluxo de trabalho está habilitada.
  3. A nota fiscal não é aprovada depois de ser enviada com êxito para o sistema de fluxo de trabalho.