Fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor
O fluxo de trabalho de aprovação do banco do fornecedor garante que os dados bancários enviados pelos fornecedores estejam seguros, financeiramente em conformidade e protegidos contra fraudes. Esse recurso ajuda a reduzir o risco de fraude, detectando e impedindo alterações não aprovadas. As empresas podem avaliar e aprovar quaisquer alterações feitas nas informações da conta bancária de um fornecedor e podem confirmar que os detalhes bancários fornecidos atendem aos padrões e às políticas da organização.
Ao habilitar o fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor, você pode especificar quais campos exigem aprovação e quais ações desencadearão o fluxo de trabalho.
Pré-requisitos
Antes de usar esse recurso, o sistema deve atender aos seguintes requisitos:
- Seus aplicativos de finanças e operações devem ter a versão 10.0.32 ou superior.
- O recurso chamado Fluxo de trabalho da proposta de alteração de conta bancário do fornecedor deve ser ativado no Gerenciamento de recursos.
Configurar o fluxo de trabalho de conta bancária do fornecedor
Para configurar o recurso de fluxo de trabalho de aprovação do banco do fornecedor, siga estas etapas:
Acesse Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.
Na guia Geral, na Guia Rápida Aprovação da conta bancário do fornecedor, configure os seguintes campos:
Aprovação de conta bancária (criar) – Defina esta opção como Sim para exigir aprovação para todos os novos registros de conta bancária, independentemente do cliente Web ser usado ou os registros serem importados por meio da entidade de dados. Defina essa opção como Não para permitir que os usuários criem ou importem novos registros de conta bancária sem exigir aprovação.
Aprovação de conta bancária (atualização) – Defina esta opção como Sim para exigir aprovação quando um usuário atualizar registros de conta bancária existentes usando o cliente Web. (A aprovação será necessária somente para campos em que a caixa de seleção IsEnabled está marcada na grade nesta Guia Rápida). Defina essa opção como Não para permitir que os usuários atualizem todos os campos nos registros de conta bancária sem exigir aprovação.
Comportamento da entidade de dados (atualização) – Select um dos valores a seguir para especificar o comportamento que ocorre quando um registro existente é atualizado por meio da importação por meio da entidade de dados. A configuração não afeta as atualizações feitas usando o cliente Web.
- Permitir alterações sem aprovação – A entidade de dados atualizará os valores de todos os campos sem processar as alterações por meio do fluxo de trabalho.
- Rejeitar alterações – A entidade de dados nunca atualizará os valores dos campos protegidos. Haverá falha na importação se ela incluir atualizações para campos protegidos.
- Criar propostas de alteração– A entidade de dados atualizará valores para campos não protegidos e adicionará novos valores para campos protegidos como alterações propostas. A entidade de dados não iniciará automaticamente o fluxo de trabalho e você deverá enviar as alterações propostas conforme necessário.
Na lista de campos da conta bancária do fornecedor, marque a caixa de seleção IsEnabled para cada campo que exige aprovação.
No Painel de ações, selecione Salvar.
Acesse Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
No Painel de Ações, selecione Novo.
Na caixa de diálogo Criar fluxo de trabalho, selecione Aprovação de fluxo de trabalho para a alteração proposta de fornecedor.
O aplicativo do editor de fluxo de trabalho será aberto no seu computador. Use-o para projetar seu fluxo de trabalho conforme necessário. Para obter mais informações sobre como usar o editor, consulte Visão geral do sistema de fluxo de trabalho e os artigos relacionados.
Adicionar uma nova conta bancária de fornecedor e envie-a para aprovação
Para usar o cliente Web para adicionar uma nova conta bancária de fornecedor e enviá-la para aprovação, siga estas etapas:
- Acesse Contas a pagar > Fornecedores > Todos os fornecedores.
- Selecione o fornecedor para o qual deseja configurar uma conta bancária.
- No Painel de Ações, na guia Fornecedor, no grupo Configuração, selecione Contas bancárias.
- Na página Contas bancárias do fornecedor, no Painel de Ações, selecione Novo para criar uma conta bancária.
- Preencha todos os campos obrigatórios.
- Quando concluir a criação do registro, selecione Salvar.
- No Painel de Ações, selecione Fluxo de Trabalho > Enviar para enviar os detalhes da nova conta bancária para aprovação. O novo registro de conta bancária não estará disponível para uso até que seja aprovado.
Atualizar um registro de conta bancária de fornecedor existente e enviá-lo para aprovação
Para usar o cliente Web para editar uma conta bancária de fornecedor existente e enviá-la para aprovação, siga estas etapas:
Acesse Contas a pagar > Fornecedores > Todos os fornecedores.
Selecione o fornecedor para o qual deseja atualizar as informações bancárias.
No Painel de Ações, na guia Fornecedor, no grupo Configuração, selecione Contas bancárias.
Na página Contas bancárias do fornecedor, no painel de lista, selecione a conta que deseja editar. Em seguida, selecione Editar no Painel de ações.
Edite os campos, conforme necessário. Cada campo que exigirá aprovação quando for atualizado será marcado como (requer aprovação).
Quando concluir a edição do registro, selecione Salvar.
Se você atualizou pelo menos um campo que requer aprovação, o Painel de Ações terá dois novos botões: Alterações propostas e Fluxo de trabalho.
- Para revisar as alterações propostas, selecione Alterações propostas no Painel de Ações para abrir a caixa de diálogo Alterações propostas. Para rejeitar o valor proposto para um campo, selecione Descartar ao lado desse campo na lista. Para descartar todas as alterações, selecione Descartar todas as alterações na parte inferior da caixa de diálogo. Quando terminar, selecione OK para fechar a caixa de diálogo.
- Para enviar suas alterações para aprovação, selecione Fluxo de Trabalho > Enviar no Painel de Ações. As alterações nos campos protegidos não serão atualizadas até que que sejam aprovadas.
Seguir o status de aprovação de uma conta bancária de fornecedor nova ou atualizada
O cabeçalho de cada registro de conta bancária do fornecedor inclui um campo Status da revisão que pode ser usado para rastrear o status de aprovação do registro. A tabela a seguir lista os valores possíveis do Status da revisão e seus significados.
| Status da revisão | Descrição |
|---|---|
| Rascunho | Esse status indica um novo registro de conta bancária que ainda não foi enviado para aprovação. |
| Aprovado | Esse status indica um registro de conta bancária em que todas as configurações novas e atualizadas foram aprovadas. |
| Aprovado, alterações não enviadas | Esse status indica um registro de conta bancária aprovado anteriormente em que os campos protegidos foram editados, mas ainda não foram enviados para aprovação. |
| Aprovado, alterações pendentes | Esse status indica um registro de conta bancária aprovado anteriormente em que os campos protegidos foram editados e enviados para a aprovação. |
Para exibir o histórico do fluxo de trabalho e acompanhar o progresso de um registro que está sendo aprovado, selecione Fluxo de Trabalho > Exibir histórico no Painel de Ações.
Aprovar uma conta bancária de fornecedor nova ou atualizada
Após o envio de um registro, o fluxo de trabalho segue o processo de fluxo de trabalho padrão. Ele informa os aprovadores apropriados sobre a atualização e os direciona para a página Contas bancárias do fornecedor, na qual eles poderão executar as seguintes ações:
- Para atualizações em registros de conta bancária existentes, os aprovadores podem exibir o valor atual e o proposto para cada campo protegido selecionando Alterações propostas no Painel de Ações. O aprovador analisa as alterações e seleciona Fluxo de Trabalho > Aprovar no Painel de Ações para aprová-las. Depois que todas as aprovações forem concluídas, o sistema atualizará todos os campos com os valores propostos.
- Para novos registros de conta bancária, os aprovadores devem abrir o registro, revisar os detalhes da conta bancária na página Contas bancárias do fornecedor e selecionar Aprovar > Fluxo de Trabalho para aprovar o novo registro. Depois que todas as aprovações forem concluídas, a nova conta bancária ficará disponível para uso.
- Para rejeitar registros novos ou atualizados, o aprovador seleciona Fluxo de Trabalho > Rejeitar no Painel de Ações. O registro retorna ao status de revisão pré-envio (Rascunho ou Aprovado, alterações não enviadas) para que possa ser editado e/ou reenviado conforme necessário. (Para reenviar um registro, o usuário seleciona Fluxo de Trabalho > Reenviar no Painel de Ações.)
- Para delegar a aprovação a outro aprovador, o aprovador pode selecionar Fluxo de Trabalho > Delegar no Painel de Ações.
- Para cancelar um fluxo de trabalho em andamento, qualquer usuário pode selecionar Fluxo de Trabalho > Cancelar no Painel de Ações. O registro retorna ao status de revisão pré-envio (Rascunho ou Aprovado, alterações não enviadas) para que possa ser editado e/ou reenviado conforme necessário. O emissor original pode usar essa função para corrigir um erro.