Visão geral de processos automatizados de faturas de fornecedor

Este artigo descreve o recurso para automatizar o processamento de faturas de fornecedores e os benefícios do uso de um processo automatizado. Esse recurso consiste em recursos ativados no Gerenciamento de recursos. Esses recursos se aplicam somente a faturas de fornecedor, não a faturas que são processadas usando a página Diário de fatura ou Diário de registro de fatura.

Com frequência, as organizações trabalham com terceiros ou com o Invoice Capture para processar faturas em papel usando um provedor de serviços de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O provedor de serviços retorna metadados da fatura legíveis para computadores. Para ajudar na automação, os recursos de automação de Contas a pagar permitem que você consuma esses artefatos de Contas a pagar.

É possível automatizar alguns processos de faturamento de fornecedor de Contas a pagar usando a automação de fatura de fornecedor. O processamento de automação de fatura de fornecedor inclui várias tarefas que se baseiam nas configurações de automação de Contas a pagar. O processo automatizado mostra informações sobre o andamento de uma fatura de fornecedor quando ele passa por cada um dos processos. Esse recurso pode ajudar os funcionários e gerentes de Contas a pagar a processar as faturas de fornecedor com mais eficiência. Isso também ajuda a reduzir os erros e as ineficiências que podem ocorrer quando as informações são inseridas e processadas manualmente.

Os processos de automação podem ser usados para executar estas tarefas:

• Aplicar automaticamente os pagamentos antecipados para faturas de fornecedores
• Conciliar recebimentos de produtos a linhas da fatura de fornecedor pendentes.
• Enviar automaticamente faturas importadas para o sistema de fluxo de trabalho.
• Simular o lançamento antes que uma fatura de fornecedor seja lançada.
• Exiba de forma rápida e eficiente o histórico de automação do fluxo de trabalho.
• Exiba e analise os resultados da automação do processamento de faturas de fornecedores.
• Retomar o processamento automatizado para várias faturas.

Enviar faturas de fornecedor para a automação de fatura de fornecedor

Quando o parâmetro Enviar fatura para fluxo de trabalho automaticamente ou o parâmetro Conciliar automaticamente recebimentos de produtos a linhas de fatura estiver habilitado, todas as faturas importadas serão enviadas automaticamente para a automação de fatura de fornecedor e aguardarão o trabalho em segundo plano de automação para processá-las.

As faturas criadas manualmente podem ser enviadas para a automação de fatura de fornecedor habilitando a opção Incluir no processamento automatizado no cabeçalho da fatura. Essa opção ficará visível somente quando um dos recursos de automação for habilitado.

As faturas incluídas no processamento automatizado não são editáveis. Se quiser editar uma nota fiscal, primeiro você deverá excluí-la do processamento automatizado, desabilitando a opção Incluir no processamento automatizado.

Conciliar recebimentos de produtos lançados para linhas da fatura que têm uma política de conciliação tripla

Os recebimentos de produtos lançados podem ser correspondidos automaticamente às linhas de fatura para as quais uma política de conciliação tripla é definida. O processo será executado até que a quantidade de recebimento de produtos conciliados seja igual à quantidade da fatura. Como parte desse processo, você pode especificar o número máximo de vezes que o sistema deve tentar conciliar os recebimentos de produtos em uma linha da fatura antes de concluir que o processo falhou. O processo será executado em segundo plano, tanto por hora quanto por dia. Para definir seu próprio intervalo, acesse Automação de processos>Processos em segundo plano>Conciliar linhas de fatura de fornecedor a recebimentos de produtos e selecione Editar.

O recurso é controlado pelo parâmetro Conciliar recebimento de produtos com linhas da fatura. Quando esse parâmetro está habilitado, o campo Status de conciliação de recebimento automatizado é exibido na página de Lista de faturas de fornecedor pendentes. Para faturas importadas de fontes externas, o valor inicial desse campo é Não executado ainda.

Quando a conciliação automática de recebimentos de fatura é executada, o status é atualizado com base em diferentes condições:

• Não aplicável – nenhuma linha de conciliação tripla foi encontrada. A política de conciliação é definida na guia Configuração na linha de compra conectada.
• Concluída – a quantidade da linha da fatura foi totalmente conciliada com a quantidade da linha de recebimento de produtos.
• Com Falha – a quantidade da linha de recebimento de produtos conciliada é menor que a quantidade da linha da fatura e o número máximo de tentativas foi atingido.
• Aguardando – a quantidade da linha de recebimento de produtos conciliada é menor que a quantidade da linha da fatura e o número máximo de tentativas ainda não foi atingido.

Enviar faturas do fornecedor importadas para o sistema de fluxo de trabalho

Como parte de um processo de faturas de Contas a pagar sem contato, as faturas podem ser enviadas automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho. Esse recurso é controlado pelo parâmetro Enviar fatura para fluxo de trabalho automaticamente. Somente as faturas que tiverem concluído a tarefa Conciliar automaticamente recebimentos de produtos a linhas de fatura e ainda estiverem em processamento automatizado poderão ser enviadas automaticamente para o sistema de fluxo de trabalho. O processo é executado em segundo plano pelo trabalho de processamento Enviar faturas de fornecedor ao fluxo de trabalho. Para definir o intervalo, acesse Automação de processos>Processos em segundo plano, selecione o trabalho e selecione Editar.

O parâmetro Marque Fazer a correspondência do status do recebimento de produtos antes do envio do fluxo de trabalho verifica primeiro o valor do Status de conciliação de recebimento automatizado e determina se a fatura deve ser enviada para o sistema de fluxo de trabalho. Quando o parâmetro estiver habilitado, a fatura será enviada para o sistema de fluxo de trabalho quando o status Conciliar recebimento de produtos for Concluído ou Não aplicável. Quando o parâmetro estiver desabilitado, a fatura poderá ser enviada para o sistema de fluxo de trabalho mesmo se o status Conciliar recebimento de produtos for Com Falha.

As faturas criadas usando o espaço de trabalho Faturamento de colaboração do fornecedor devem ser enviadas manualmente para o sistema de fluxo de trabalho.

Aplicar pagamentos antecipados automaticamente

Quando o parâmetro Aplicar automaticamente o pagamento antecipado para faturas importadas estiver habilitado, qualquer pagamento antecipado existente será automaticamente aplicado quando a fatura for importada para a fatura de fornecedor. O parâmetro Bloquear processo de automação de acompanhamento em caso de falha na aplicação de pagamento antecipado determina se o processamento de automação de fatura de fornecedor deve continuar se houver falha na aplicação de pagamento antecipado.

Pré-validar lançamento de fatura de fornecedor

A simulação de lançamento completa as etapas de validação feitas durante o processo de lançamento para faturas de fornecedor, mas nenhuma conta é atualizada. Para executar o processo, você pode selecionar uma única fatura ou várias faturas na página Faturas de fornecedor pendentes.

Experiência avançada para exibir informações históricas do fluxo de trabalho e de automação para faturas de fornecedor

É fornecida uma exibição de fácil leitura do histórico do fluxo de trabalho da fatura do fornecedor. O histórico do fluxo de trabalho da fatura do fornecedor pode ser acessado diretamente da fatura do fornecedor. Portanto, são necessários menos cliques para encontrar essas informações. Se a sua organização tiver ativado a capacidade de enviar automaticamente faturas de fornecedor importadas para o fluxo de trabalho, o histórico de automação será fornecido para as faturas importadas. O histórico de automação ajuda a identificar a etapa do processo atual, bem como as etapas que já foram concluídas. Quando uma etapa não for bem-sucedida, informações detalhadas serão fornecidas para ajudar você a entender o motivo da falha.

Análise e métrica

O espaço de trabalho Centro da fatura do fornecedor permite que você se concentre nas faturas de fornecedor que não tiveram êxito no processo automatizado. Os blocos no espaço de trabalho listam informações sobre faturas de fornecedor que não foram enviadas com êxito para o sistema de fluxo, importadas ou conciliadas com recebimentos de produtos. As métricas do Microsoft Power BI também são fornecidas para oferecer aos gerentes de Contas a pagar informações sobre a eficiência da automação de faturas de fornecedores.

Retomar o processamento para várias faturas

Quando uma fatura importada não for enviada com êxito para o fluxo de trabalho usando o processo automatizado, o sistema a removerá do processamento automatizado adicional. Um auxiliar de contas a pagar pode revisar e editar a fatura antes que o processo automatizado a reenvie para o fluxo de trabalho. Quando uma razão de falha pode ser resolvida pela mesma correção para várias faturas, você pode reiniciar o processo automatizado na página Retomar o processamento automatizado para várias faturas.

Rastreamento do valor de Data de recebimento da fatura

O valor de Data de recebimento da fatura indica a data em que a empresa recebeu a fatura do fornecedor. Ele fornece um ponto de partida para rastrear o progresso da fatura por meio dos processos de automação. Esse valor pode ser incluído nos dados importados de uma fatura de fornecedor. Para faturas criadas manualmente, você pode especificar a data. Se nenhum valor for inserido, a data atual será usada por padrão.

Rastrear o valor da fatura importado e os valores de imposto importados

Os valores de Valor da fatura importado e Valor de imposto importado para faturas de fornecedor podem ser fornecidos no arquivo de importação de faturas do fornecedor. Normalmente, esses valores são de uma fatura digitalizada por um fornecedor externo e incluídos no arquivo de importação. Como a fatura é processada em Contas a pagar, os valores serão calculados com base nos dados da fatura. A fatura só poderá ser lançada se os valores importados corresponderem aos valores calculados. Quando o fluxo de trabalho é habilitado, ele aplica a validação antes do envio do fluxo de trabalho. Valores de correspondência garantem que a fatura reflita precisamente o valor devido ao fornecedor. Se a sua organização permite que as faturas importadas sejam enviadas para o sistema de fluxo de trabalho automaticamente, você pode exigir que os totais importados correspondam aos totais calculados antes que a fatura possa ser enviada para o sistema de fluxo de trabalho. O recurso é controlado pelo parâmetro Exigir que os totais calculados sejam iguais aos totais importados para o envio do fluxo de trabalho.