Gerar linhas de faturas ao importar faturas de fornecedor

Importante

Algumas ou todas as funcionalidades observadas neste artigo estão disponíveis como parte de uma versão preliminar. O conteúdo e a funcionalidade estão sujeitos a alterações. Para obter informações sobre as versões prévias, consulte Disponibilidade das atualizações do serviço.

Este artigo descreve a funcionalidade para gerar automaticamente linhas de fatura em faturas de fornecedor quando as faturas forem importadas.

Às vezes, as faturas de fornecedor contêm somente informações de cabeçalho sem detalhes de linha, e o fornecedor envia consistentemente as faturas em um padrão fixo:

• As faturas sempre contêm as mesmas linhas que a ordem de compra.
• As faturas sempre contêm as mesmas linhas com base nas mercadorias enviadas, com preços baseados na ordem de compra.

Para simplificar o processo, as linhas da fatura podem ser derivadas automaticamente da ordem de compra ou do recebimento de produtos. Para habilitar a criação automática de linhas de fatura, siga estas etapas.

Habilitar as configurações

1. Acesse Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.

2. Na guia Automação de fatura de fornecedor, em Criação automática de linha para faturas importadas, defina a opção Criar linhas da fatura automaticamente como Sim.

3. No campo Escolher a quantidade padrão para criação automática de linhas de fatura, selecione a quantidade que deve ser usada para gerar linhas de fatura automaticamente:

   • Quantidade encomendada – as linhas são geradas a partir das linhas da ordem de compra. Esse é o valor padrão.
   • Quantidade de recebimento de produtos – o número da ordem de compra é usado para encontrar os recebimentos de produtos relevantes. Em seguida, ele usará as quantidades de recibos de produtos para gerar linhas de fatura.

   Esse parâmetro é usado somente quando o intervalo de números da ordem de compra é especificado durante a importação da fatura, mas o intervalo de recebimento de produtos não é especificado. Se o intervalo de recebimento de produtos for especificado, a linha será sempre derivada do recebimento de produtos em vez da ordem de compra.

4. Defina o parâmetro Permitir que a fatura seja importada sem linhas derivadas. Esse parâmetro determina se a importação da fatura será bloqueada se não houver linhas de fatura derivadas.

Alterações da entidade de dados

Para oferecer suporte à funcionalidade descrita neste artigo, três campos foram adicionados à entidade de dados Cabeçalho da fatura de fornecedor:

• HeaderOnlyImport – este campo deve ser definido como Sim para gerar linhas para os cabeçalhos de fatura.
• PurchIdRange – a lista de números de ordens de compra. Os números da fatura podem ser um intervalo, como PO0001..PO0009 (em que dois pontos separam o início e o fim do intervalo) ou valores discretos, como PO0001, PO0003, PO0006. Todas as ordens de compra devem pertencer à mesma conta de fornecedor no cabeçalho da fatura. Caso contrário, a seguinte mensagem de erro será exibida: "Falha ao gerar linhas de fatura. As ordens de compra têm contas de fornecedor diferentes."
• PackingslipRange – a lista de números de recibos de produtos. As linhas da fatura de fornecedor podem ser criadas de recibos de produtos. No entanto, os números de recibos de produtos normalmente não são incluídos nas faturas de fornecedor. Somente Insira os números de recibos de produtos nesse campo se você puder identificar claramente quais recibos de produtos são para as faturas específicas. As linhas da fatura podem ser geradas com base nos recibos de produtos. Se esse campo for usado, a configuração do campo Escolher a quantidade padrão para criação automática de linhas de fatura na página Parâmetros de contas a pagar será ignorada.

Observação

Se vários números de recebimento de produtos forem inseridos, várias faturas de fornecedor pendentes com o mesmo número de fatura serão criadas. Você deve consolidá-las manualmente antes de processar a fatura. Em versões futuras, as faturas serão consolidadas automaticamente.

Todos os recibos de produtos devem pertencer à mesma conta de fornecedor no cabeçalho da fatura.

Resultado

Se as linhas são geradas com êxito, a seguinte mensagem será registrada no histórico de automação de fatura de fornecedor: "Criar linhas da fatura automaticamente: Com êxito".

Se as linhas não forem geradas, a seguinte mensagem de erro será registrada: "Criar linhas da fatura automaticamente: Com falha".

Importar a fatura de pagamento antecipado

A fatura de pagamento antecipado pode ser importada diretamente por meio da entidade de dados Cabeçalho da fatura do fornecedor quando o parâmetro Criar linhas da fatura automaticamente está habilitado.

• HeaderOnlyImport – defina como Sim para gerar linhas para a fatura de pagamento antecipado.
• PurchIdRange – o Número da ordem de compra que define o valor do pagamento antecipado.
• VENDORINVOICETYPE – isso é "VendorAdvance" para indicar uma fatura de pagamento antecipado.
• IMPORTEDAMOUNT – o Valor na fatura de pagamento antecipado.

A importação de uma fatura de pagamento antecipado não é aceita quando a fatura de pagamento antecipado já foi gerada sem liquidação na ordem de compra.

Importar o número da ordem de compra

Quando uma fatura de fornecedor é associada a uma única ordem de compra, o número da ordem de compra (PurchId) é fornecido na entidade do cabeçalho da fatura de fornecedor para oferecer suporte à seguinte funcionalidade:

• Derivação e validação do código de moeda – o código de moeda é derivado automaticamente da ordem de compra se o código de moeda não for fornecido na entidade do cabeçalho da fatura de fornecedor. O erro de validação é gerado quando a fatura importada tem um código de moeda diferente daquele especificado na ordem de compra.
• Padronização da dimensão financeira – os valores da dimensão financeira do cabeçalho da fatura são derivados do cabeçalho da ordem de compra. A dimensão financeira correspondente nas linhas da fatura é derivada do cabeçalho da fatura de fornecedor durante a importação das linhas da fatura. Esse comportamento garante a consistência entre faturas importadas usando a DMF (Estrutura de Gerenciamento de Dados) e as faturas criadas usando a página Fatura de fornecedor pendente.
• Fluxo de trabalho da fatura de fornecedor – se houver falha na validação da fatura, a fatura será redirecionada ao originador da ordem de compra para resolver quaisquer discrepâncias. O número correto da ordem de compra garante que a fatura de fornecedor seja redirecionada para o originador correto da ordem de compra durante o processo de fluxo de trabalho.