Configurar tarefas manuais em um fluxo de trabalho

Este artigo explica como configurar as propriedades de uma tarefa manual.

Para configurar uma tarefa manual no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse na tarefa e clique em Propriedades para abrir a página Propriedades. Em seguida, use os procedimentos a seguir para configurar as propriedades da tarefa manual.

Nomear a tarefa

Siga estas etapas para inserir um nome para a tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.
2. No campo Nome, insira um nome exclusivo para a tarefa.

Inserir uma linha de assunto e instruções

Você deve fornecer uma linha de assunto e instruções para os usuários atribuídos à tarefa. Por exemplo, se você estiver configurando uma tarefa de requisições de compra, o usuário que foi atribuído à tarefa verá a linha de assunto e as instruções na página Requisições de compra. A linha de assunto aparece em uma barra de mensagens na página. O usuário poderá clicar no ícone na barra de mensagens para exibir as instruções. Siga estas etapas para inserir uma linha de assunto e instruções.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.

2. No campo Assunto do item de trabalho, insira a linha de assunto.

3. Para personalizar a linha de assunto, você pode inserir espaços reservados. Esses espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando a linha de assunto for exibida para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Clique em Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Clique em Inserir.

4. Para adicionar traduções da linha de assunto, siga estas etapas:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página exibida, clique em Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma do texto que você está inserindo.
   4. No campo Texto traduzido, insira o texto.
   5. Para personalizar o texto, insira os espaços reservados conforme descrito na etapa 3.
   6. Clique em Fechar.

5. No campo Instruções do item de trabalho, insira as instruções.

6. Para personalizar as instruções, você pode inserir espaços reservados. Esses espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando as instruções são exibidas para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Clique em Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Clique em Inserir.

7. Para adicionar traduções das instruções, siga estas etapas:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página exibida, clique em Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma do texto que você está inserindo.
   4. No campo Texto traduzido, insira o texto.
   5. Para personalizar o texto, insira os espaços reservados conforme descrito na etapa 6.
   6. Clique em Fechar.

Atribuir a tarefa

Siga estas etapas para especificar a quem a tarefa manual deve ser atribuída.

1. No painel esquerdo, clique em Atribuição.

2. Na guia Tipo de atribuição, selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais dessa opção antes de passar para a etapa 3.

   Opção	Usuários aos quais a tarefa será atribuída	Etapas adicionais
   Participante	Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico	Depois que você selecionar Participante, na guia Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou de função ao qual atribuir a tarefa. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual atribuir a tarefa.
   Hierarquia	Usuários em uma hierarquia organizacional específica	Depois que você selecionar Hierarquia, na guia Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia ao qual atribuir a tarefa. O sistema deve recuperar um intervalo de nomes de usuário da hierarquia. Esses nomes representam os usuários aos quais a tarefa pode ser atribuída. Siga estas etapas para especificar o ponto inicial e final do intervalo de nomes de usuário que o sistema recupera: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Iniciar em. Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, insira uma condição que determine em que ponto da hierarquia o sistema para de recuperar nomes. Na guia Opções de hierarquia, especifique a quais usuários no intervalo a tarefa deve ser atribuída: Atribuir a todos os usuários recuperados – A tarefa é atribuída a todos os usuários do intervalo. Atribuir somente ao último usuário recuperado – A tarefa é atribuída somente ao último usuário do intervalo. Excluir usuários com a seguinte condição – A tarefa não é atribuída aos usuários do intervalo que atenderem a determinada condição. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	Após selecionar Usuário, clique na guia Usuário. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais deseja atribuir a tarefa e mova-os para a lista Usuários selecionados.
   Fila	Uma fila de itens de trabalho	Após selecionar Fila, clique na guia Fila baseada. Para atribuir a tarefa a uma fila específica, siga estas etapas: Na lista Tipo de fila, selecione Fila de itens de trabalho. Na lista Nome da fila, selecione a fila. Se uma condição específica tiver que determinar a qual fila atribuir a tarefa, siga estas etapas: Na lista Tipo de fila, selecione Filas de itens de trabalho condicionais. Na lista Nome da fila, selecione Fila condicional. NOTA: Esta opção é usada apenas para alguns fluxos de trabalho, como Gerenciamento de casos.

3. Na guia Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Insira o número de horas que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – Insira o número de dias que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas– Insira o número de semanas que o usuário tem para concluir o tarefa.
   • Meses – Select o dia e a semana até os quais o usuário deve concluir o tarefa de pagamento. Por exemplo, você talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Select o dia, a semana e o mês até o qual o usuário deve concluir o tarefa. Por exemplo, talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

   Se o usuário não concluir a tarefa no tempo alocado, a tarefa vencerá. Uma tarefa vencida poderá ser escalonada, com base nas opções selecionadas na área Escalonamento da página.

Especificar o que acontece quando a tarefa está vencida

Se um usuário não concluir a tarefa manual no tempo alocado, a tarefa vencerá. Uma tarefa vencida pode ser escalonada ou atribuída automaticamente a outro usuário. Siga estas etapas para escalonar a tarefa se ela estiver vencida.

1. No painel esquerdo, clique em Escalonamento.

2. Marque a caixa de seleção Usar caminho de escalonamento para criar um caminho de escalonamento. O sistema atribuirá automaticamente a tarefa aos usuários listados no caminho de escalonamento. Por exemplo, a tabela a seguir representa um caminho de escalonamento.

   Sequência	Caminho de escalonamento
   1	Atribuir a: Denise
   2	Atribuir a: Eduardo
   3	Ação final: Rejeitar

   Nesse exemplo, o sistema atribui a tarefa vencida à Denise. Se a Denise não concluir a tarefa no tempo alocado, o sistema a atribuirá a Eduardo. Se Eduardo não concluir a tarefa no tempo alocado, o sistema rejeitará o documento enviado para processamento.

3. Para adicionar um usuário ao caminho de escalonamento, clique em Adicionar escalonamento. Na guia Tipo de atribuição, selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais dessa opção antes de passar para a etapa 4.

   Opção	Usuários aos quais a tarefa será escalonada	Etapas adicionais
   Hierarquia	Usuários em uma hierarquia organizacional específica	Depois que você selecionar Hierarquia, na guia Seleção de hierarquia, na lista Tipo de hierarquia, selecione o tipo de hierarquia ao qual a tarefa será escalonada. O sistema deve recuperar um intervalo de nomes de usuário da hierarquia. Esses nomes representam os usuários aos quais a tarefa pode ser escalonada. Siga estas etapas para especificar o ponto inicial e final do intervalo de nomes de usuário que o sistema recupera: Para especificar o ponto de partida, selecione uma pessoa na lista Iniciar em. Para especificar o ponto final, clique em Adicionar condição. Em seguida, insira uma condição que determine em que ponto da hierarquia o sistema para de recuperar nomes. Na guia Opções de hierarquia, especifique a quais usuários no intervalo a tarefa deve ser escalonada: Atribuir a todos os usuários recuperados – A tarefa é escalonada a todos os usuários do intervalo. Atribuir somente ao último usuário recuperado – A tarefa é escalonada somente ao último usuário do intervalo. Excluir usuários com a seguinte condição – Esta tarefa não é escalonada aos usuários do intervalo que atenderem a determinada condição. Clique em Adicionar condição para especificar a condição.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	Após selecionar Usuário, clique na guia Usuário. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais escalonar a tarefa e mova-os para a lista Usuários selecionados.

4. Na guia Limite de tempo, no campo Duração, especifique quanto tempo o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas– Insira o número de horas que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – Insira o número de dias que o usuário tem para concluir a tarefa. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas– Insira o número de semanas que o usuário tem para concluir o tarefa.
   • Meses – Select o dia e a semana até os quais o usuário deve concluir o tarefa de pagamento. Por exemplo, você talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Select o dia, a semana e o mês até o qual o usuário deve concluir o tarefa. Por exemplo, talvez você queira que o usuário conclua a tarefa até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

5. Repita as etapas de 3 a 4 para cada usuário que deve ser adicionado ao caminho de escalonamento. Você pode alterar a ordem dos usuários.

6. Se os usuários no caminho de escalonamento não concluírem a tarefa no tempo alocado, o sistema executará uma ação na tarefa. Para especificar a ação que o sistema executará, selecione a linha Ação e, na guia Encerrar ação, selecione uma ação.

Especificar quando o sistema deve executar automaticamente uma ação na tarefa

Você pode configurar o sistema para executar uma ação na tarefa manual se condições específicas forem atendidas. Por exemplo, uma tarefa requer que um membro do departamento de relatórios de despesas revise os recibos que são enviados com um relatório de despesas. De acordo com a política da empresa, essa tarefa deverá ser executada se o valor total do relatório de despesas for superior a US$ 100. Nesse cenário, você pode configurar o sistema para marcar automaticamente a tarefa como Concluída quando o valor total for inferior a 100. Siga estas etapas para especificar quando o sistema executará uma ação na tarefa manual.

1. No painel esquerdo, clique em Ações automáticas.

2. Marque a caixa de seleção Habilitar ações automáticas.

3. Clique em Adicionar condição.

4. Insira uma condição.

5. Insira quaisquer condições adicionais necessárias.

6. Para verificar se as condições inseridas foram configuradas corretamente, execute estas etapas:

   1. Clique em Teste.
   2. Na página Testar condição de fluxo de trabalho, na área Validar condição, selecione um registro.
   3. Clique em Teste. O sistema avaliará o registro para determinar se ele atende às condições definidas.
   4. Clique em OK ou Cancelar para retornar à página Propriedades.

7. Na lista Ação de autocompletar, selecione a ação que o sistema deve executar na tarefa.

Especificar quando enviar notificações

Você poderá enviar notificações às pessoas quando uma tarefa manual for delegada, escalonada, concluída ou rejeitada, ou quando uma alteração for solicitada. Siga estas etapas para especificar quando enviar notificações e a quem elas devem ser enviadas.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Marque a caixa de seleção ao lado dos eventos para os quais as notificações devem ser enviadas:

   • Delegar – O tarefa foi atribuído a outro usuário.
   • Escalonar – o usuário atribuído não concluiu o tarefa no tempo alocado.
   • Concluir – O usuário atribuído concluiu a tarefa.
   • Rejeitar – O usuário atribuído rejeitou o documento enviado.
   • Solicitar alteração – O usuário atribuído solicitou uma alteração no documento enviado.

3. Selecione a linha de um evento que você selecionou na etapa 2.

4. Na guia Texto da notificação, insira o texto da notificação na caixa de texto.

5. Para personalizar a notificação, você poderá inserir espaços reservados. Os espaços reservados são substituídos pelas informações adequadas quando a notificação é exibida para os usuários. Siga estas etapas para inserir um espaço reservado:

   1. Na caixa de texto, clique no local onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Clique em Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Clique em Inserir.

6. Para adicionar traduções da notificação, siga estas etapas:

   1. Clique em Traduções.
   2. Na página exibida, clique em Adicionar.
   3. Na lista exibida, selecione o idioma do texto que você está inserindo.
   4. No campo Texto traduzido, insira o texto.
   5. Para personalizar o texto, insira os espaços reservados conforme descrito na etapa 5.
   6. Clique em Fechar.

7. Na guia Destinatário, especifique para quem as notificações serão enviadas. Selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais dessa opção antes de passar para a etapa 8.

   Opção	Destinatários da notificação	Etapas adicionais
   Participante	Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico	Depois que você selecionar Participante, na guia Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou de função ao qual enviar notificações. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual serão enviadas notificações.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários no fluxo de trabalho atual	Depois que você selecionar Usuário de fluxo de trabalho na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	Após selecionar Usuário, clique na guia Usuário. A lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais enviar notificações e mova- os para a lista Usuários selecionados.

8. Repita as etapas de 3 a 7 para cada evento selecionado na etapa 2.

Definir um limite de tempo

Siga estas etapas se a tarefa manual tiver que ser concluída em um horário específico.

Observação

As opções selecionadas neste procedimento substituirão as que você selecionou nas áreas Atribuição e Escalonamento da página.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações avançadas.

2. Marque a caixa de seleção Definir um limite de tempo para o elemento de fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando a tarefa deve ser concluída. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – Insira o número de horas em que o tarefa deve ser concluído. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – Insira o número de dias em que a tarefa deve ser concluída. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – Insira o número de semanas em que o tarefa deve ser concluído.
   • Meses – Select o dia e a semana até quando o tarefa deve ser concluído. Por exemplo, você talvez queira que a tarefa seja concluída até a sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Select o dia, a semana e o mês até os quais o tarefa deve ser concluído. Por exemplo, talvez você queira que a tarefa seja concluída até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o limite de tempo for excedido, o sistema executará uma ação na tarefa. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar quais ações estarão disponíveis para o usuário

Quando a tarefa manual for atribuída a um usuário, este deverá executar uma ação nessa tarefa. Siga estas etapas para especificar quais ações o usuário pode executar na tarefa

Observação

As ações disponíveis variam de acordo com o design da tarefa.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações avançadas.
2. Marque a caixa de seleção Concluída se o usuário puder marcar a tarefa como Concluída.
3. Marque a caixa de seleção Rejeitar se o usuário puder rejeitar o documento enviado.
4. Marque a caixa de seleção Solicitar alteração se o usuário puder solicitar alterações no documento que foi enviado.
5. Marque a caixa de seleção Delegar se o usuário puder atribuir a tarefa a outro usuário.
6. Marque a caixa de seleção Reatribuir se o usuário puder reatribuir a tarefa a outro usuário na fila de itens de trabalho.
7. Marque a caixa de seleção Liberar se o usuário puder reatribuir a tarefa na fila de itens de trabalho. Assim, outro usuário poderá concluir a tarefa.