Configurar processos de aprovação em um fluxo de trabalho

Use os procedimentos a seguir para configurar as propriedades do processo de aprovação.

Para configurar um processo de aprovação, no editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse no elemento de aprovação e depois clique em Propriedades para abrir o formulário Propriedades.

Nomear o processo de aprovação

Siga estas etapas para inserir um nome para o processo de aprovação.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.
2. No campo Nome, insira um nome exclusivo para o processo de aprovação.

Especificar quando o sistema deve executar automaticamente uma ação no documento

Você pode configurar o sistema para executar automaticamente uma ação no documento se condições específicas forem atendidas. Por exemplo, o sistema pode aprovar os relatórios de despesas que tenham valores totais inferiores a USD 100. Siga estas etapas para especificar quando o sistema deve executar uma ação no documento.

1. No painel esquerdo, clique em Ações automáticas.

2. Marque a caixa de seleção Habilitar ações automáticas.

3. Clique em Adicionar condição.

4. Insira uma condição.

5. Insira outras condições, se necessário.

6. Para verificar se as condições inseridas foram configuradas corretamente, execute as etapas a seguir:

   1. Clique em Teste para abrir o formulário Condição de fluxo de trabalho de teste.
   2. Selecione um registro na área Validar condição do formulário.
   3. Clique em Teste. O sistema avaliará o registro para determinar se ele atende às condições definidas.
   4. Clique em OK ou em Cancelar para retornar ao formulário Propriedades.

7. Na lista Ação de autocompletar, selecione a ação que o sistema deve executar no documento.

Especificar quando enviar notificações

Você poderá enviar notificações às pessoas quando um documento tiver sido aprovado, rejeitado, delegado ou escalonada ou quando uma alteração tiver sido solicitada. Siga estas etapas para especificar quando enviar notificações e a quem elas devem ser enviadas.

1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

2. Marque a caixa de seleção ao lado dos eventos para os quais enviar notificações:

   • Delegar – quando um documento tiver sido atribuído a outro usuário para aprovação.
   • Escalonar – quando o usuário atribuído não tiver atuado em um documento no tempo alocado.
   • Aprovar – quando um documento tiver sido aprovado.
   • Rejeitar – quando um documento tiver sido rejeitado.
   • Solicitar alteração – quando o usuário atribuído tiver solicitado uma alteração em um documento enviado.

3. Selecione a linha de um evento que você selecionou na etapa 2.

4. Clique na guia Texto de Notificação.

5. Na caixa de texto, insira o texto da notificação.

6. Para personalizar o texto, insira espaços reservados, que serão substituídos pelos dados adequados quando forem exibidos aos usuários. Para inserir um espaço reservado, siga estas etapas:

   1. Clique na caixa de texto, no local onde o espaço reservado deve aparecer.
   2. Clique em Inserir espaço reservado.
   3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
   4. Clique em Inserir.

7. Para adicionar traduções da notificação, clique em Traduções. No formulário que é exibido, siga estas etapas:

   1. Clique em Adicionar.
   2. Na lista exibida, selecione o idioma no qual o texto será inserido.
   3. Na caixa de texto Texto traduzido, insira o texto.
   4. Para personalizar o texto, insira espaços reservados.
   5. Clique em Fechar.

8. Clique na guia Destinatário.

9. Especifique a quem as notificações serão enviadas. Selecione uma das opções na tabela a seguir e execute as etapas adicionais para a opção antes de ir para a etapa 10.

   Opção	Destinatários da notificação	Etapas adicionais
   Participante	Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico	Após selecionar Participante, clique na guia Função baseada. Na lista Tipo de Participante, selecione o tipo de grupo ou a função ao qual serão enviadas notificações. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual serão enviadas notificações.
   Usuário de fluxo de trabalho	Usuários que participam do fluxo de trabalho atual	Após selecionar Usuário de fluxo de trabalho, clique na guia Usuário de fluxo de trabalho. Na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um usuário que participa do fluxo de trabalho.
   Usuário	Usuários específicos	Após selecionar Usuário, clique na guia Usuário. Selecione os usuários aos quais você enviará notificações e mova-os para a lista: Usuários selecionados.

10. Repita as etapas de 3 a 9 para cada evento selecionado na etapa 2.

Especificar um aprovador final

Para exigir aprovação adicional se o usuário que enviou o documento também aprová-lo, você pode especificar um aprovador final para a etapa de aprovação.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique com o botão direito do mouse no elemento de aprovação e selecione Propriedades para abrir o formulário Propriedades.
2. No painel esquerdo, clique em Configurações avançadas.
3. Marque a caixa de seleção Usar aprovador final.
4. Na lista, selecione um usuário que será o aprovador final.

Impedir que o emissor aprove etapas no fluxo de trabalho

Para impedir que os usuários que enviam documentos para aprovação aprovem documentos por conta própria, siga estas etapas:

1. Acesse Administração do sistema > Fluxo de trabalho > Parâmetros do fluxo de trabalho > Geral > Aprovador.
2. Atualize a configuração Proibir aprovação pelo emissor no fluxo de trabalho para Sim.

Por padrão, isso definido como Não, e os usuários podem aprovar o documento se forem incluídos nas configurações de atribuição da etapa de aprovação.

Se o fluxo de trabalho estiver definido como Proibir aprovação pelo emissor e incluir etapas de aprovação com um aprovador final, confirme se o aprovador final não é um usuário que normalmente envia documentos para o fluxo de trabalho, pois ele não poderá concluir a aprovação.

Definir um limite de tempo

Siga estas etapas se o processo de aprovação tiver que ser concluído em um horário específico.

Observação

As opções selecionadas aqui substituirão as que você selecionar nas guias Atribuição e Escalonamento de cada etapa de aprovação.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações avançadas.

2. Marque a caixa de seleção Definir um limite de tempo para o elementode fluxo de trabalho.

3. No campo Duração, especifique quando o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione uma das seguintes opções:

   • Horas – Insira o número de horas em que o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Dias – insira o número de dias em que o processo de aprovação deve ser concluído. Selecione o calendário usado pela sua organização e insira informações sobre a semana de trabalho da organização.
   • Semanas – insira o número de semanas em que o processo de aprovação deve ser concluído.
   • Meses – Select o dia e a semana em que o processo de aprovação deve ser concluído. Por exemplo, você pode querer que o processo seja concluído até sexta-feira da terceira semana do mês.
   • Anos – Select o dia, a semana e o mês em que o processo de aprovação deve ser concluído. Por exemplo, você pode querer que o processo seja concluído até a sexta-feira da terceira semana de dezembro.

4. Se o limite de tempo for excedido, o sistema executará uma ação no documento. Na lista Ação, selecione a ação que o sistema deve executar.

Especificar quais ações estarão disponíveis para o usuário

Quando um documento for atribuído a um usuário para aprovação, o usuário deverá executar uma ação no documento. Siga estas etapas para especificar quais as ações o usuário poderá executar no documento enviado.

1. No painel esquerdo, clique em Configurações avançadas.
2. Marque a caixa de seleção Aprovar se o usuário puder aprovar o documento.
3. Marque a caixa de seleção Rejeitar se o usuário puder rejeitar o documento.
4. Marque a caixa de seleção Solicitar alteração se o usuário puder solicitar alterações no documento.
5. Marque a caixa de seleção Delegar se o usuário puder atribuir o documento a outro usuário para aprovação.

Observação

A caixa de seleção Habilitar ações da lista de trabalho no Portal Empresarial foi substituída.

Configurar as etapas de aprovação

Um processo de aprovação consiste em etapas de aprovação. Conclua o procedimento a seguir para adicionar etapas ao processo de aprovação e configurar as etapas.

1. No editor de fluxo de trabalho, clique duas vezes no processo de aprovação. O editor de fluxo de trabalho exibe as etapas do processo de aprovação.
2. Para adicionar uma etapa de aprovação, arraste-a da área Elementos de fluxo de trabalho para a tela.
3. Para configurar uma etapa de aprovação, consulte Configurar etapas de aprovação em um fluxo de trabalho.