Informações e recomendações sobre o gerenciamento de e-mails no Outlook
Aqui apresento dicas, informações e recomendações sobre o gerenciamento de e-mails no Outlook.
Definições:
O Outlook é um software que permite você envie, receba e salve e-mails localmente, além de possibilitar o gerenciamento do calendário e dos contatos, como amigos e colegas de negócios.
O Outlook faz parte do "Office", uma suíte de produtos que combina diversos tipos de softwares para a criação e manipulação de apresentações, documentos, e-mails e planilhas.
Normalmente chamado de "Outlook" nas telas e na ajuda do software. Ele também é chamado, algumas vezes, de "Office Outlook", e "Microsoft Office Outlook". Todos esses nomes representam o Outlook.
O Outlook pode gerenciar não apenas seus e-mails, mas também pode gerenciar informações de contatos e calendário de forma centralizada em seu computador. Além disso, dependendo dos recursos disponibilizados pelo serviço de e-mail (IMAP, POP3 ou Exchange) fornecido pelo provedor/servidor de internet/hospedagem, você poderá gerenciar informações usando um telefone celular ou Smartphone carregados com sistemas Android, IOS e Windows Phone, inclusive podendo até sincronizar os itens entre computadores e dispositivos móveis (celulares, notebooks e tablets) caso contrate um serviço de e-mail Microsoft Exchange Server.
IMAP e POP3 são protocolos padrão da Internet para e-mail, que permitem utilizar um programa cliente (Ex. Outlook ou Thunderbird) para acessar, baixar e visualizar sua caixa de correio.
O protocolo IMAP permite o acesso de vários clientes à mesma caixa de correio, mantendo as mensagens e as pastas de e-mail disponíveis no servidor para acesso posterior via webmail.
O protocolo POP3 transfere as mensagens, geralmente removendo-as do servidor. Deste modo, os e-mails deixam de estar disponíveis através do webmail ou programa de e-mail configurado com a mesma caixa de correio em outro computador, expondo o usuário ao risco de ter seus e-mails duplicados durante a migração do arquivo de dados entre computadores diferentes.
O Microsoft Exchange Server é um servidor de comunicações colaborativo projetado para empresas e que possui pilares baseados em disponibilidade, flexibilidade e segurança. As licenças para o Exchange podem ser compradas na Microsoft e em seus revendedores, mas também existe a possibilidade de contratação como serviço juntamente a provedores de hospedagem na internet (Ex. Microsoft Office 365, entre outros).
Licenciamento
O Outlook não é gratuito, por isso, é necessário comprar licenças de uso do Microsoft Office Home & Business, Standard, Professional ou Office 365 que inclua o Oulook juntamente a um revendedor de softwares.
Limitações
Apesar de importância no dia-dia, muitos usuários não se atentam aos cuidados requeridos pela manutenção e utilização do Outlook e, sem o devido conhecimento acabam não respeitando as limitações de tamanhos de caixas postais que, apesar de serem teoricamente suportadas, fazem com que o Outlook apresente alto consumo de memória/processador, baixo desempenho, corrupção do arquivo de dados onde os e-mails são salvos, incluindo travamentos no sistema operacional.
Os problemas de desempenho podem ser causados por uma ou mais limitações litadas abaixo:
- Especificações do computador insuficientes
- Ausência do Service Pack mais recente para o Microsoft Office Outlook
- Arquivos de pastas particulares (.PST) ou arquivos de pasta Offline (.OST) grandes
- Arquivos do Outlook. OST ou. PST que estão armazenados em uma unidade com desempenho de gravação insuficiente
- Complementos de terceiros
- Aplicativos que acessam dados do Outlook
- Interação de software antivírus
- Indexação de pesquisas do serviço Windows Desktop Search
- Fechamento incorreto/incompleto de arquivos .PST ou .OST ou do Outlook
- Vários RSS (Really Simple Syndication) feeds
- Modo de Barra de Tarefas Pendentes e Online com o Exchange Server
- Perfil de mensagens do Outlook danificado
Certifique-se de que o computador atenda aos requisitos do sistema para a versão do Office que você está usando. Para obter mais informações sobre os requisitos de sistema do Office, consulte os seguintes sites da Microsoft:
Requisitos do sistema para o Office 2010
http://technet.microsoft.com/pt-br/library/ee624351(office.14).aspx
Requisitos do sistema para o Office 2013 e o Office 365
http://technet.microsoft.com/pt-br/library/ee624351(v=office.15).aspx
Se o computador atende somente aos requisitos mínimos do sistema, você não terá acesso ao desempenho ótimo do Office 2010.
Se você tiver um arquivo .PST ou .OST grande, é possível enfrentar pausas no aplicativo enquanto realiza operações típicas no Outlook. Essas operações típicas incluem ler e responder mensagens de e-mail, mover mensagens de e-mail e excluir mensagens de e-mail.
Quando você usa o Outlook, as seguintes diretrizes de tamanho dos arquivos de dados (PST e OST) geralmente se aplicam:
- Até 5 gigabytes (GB): O tamanho do arquivo deve fornecer uma boa experiência do usuário na maioria dos hardwares.
- Entre 5 e 10 GB: O tamanho do arquivo normalmente depende do hardware. Portanto, se você tiver um disco rígido rápido e muita memória RAM, sua experiência será melhor. No entanto, unidades de disco rígido lentas, como unidades que são normalmente encontradas em computadores comuns e portáteis, incluindo unidades de estado sólido (SSDs) de primeira geração, enfrentam algumas pausas nos aplicativos em geral.
- Mais de 10 GB: Quando o arquivo de dados atinge esse tamanho, pausas curtas começam a ocorrer na maioria do hardware tanto em computadores comuns quanto portáteis.
- Muito grande (25 GB ou maior): Um arquivo de dados desse tamanho aumenta a frequência das pausas curtas, especialmente enquanto você estiver baixando novas mensagens de e-mail. No entanto, é possível usar os grupos de Envio/Recebimento para sincronizar manualmente seu e-mail.
Com o Outlook 2010, o tamanho máximo de um arquivo .PST é de 50 GB. A partir da respectiva versão, o tamanho padrão máximo para um arquivo .PST ou .OST Unicode é de aproximadamente 50 GB.
Prática recomendada
Ressaltamos as diretrizes iniciais de tamanho de arquivos de dados citadas anteriormente e, recomendamos a utilização de arquivos de dados com tamanho máximo de 5GB a 10GB.
Também recomendamos a compactação de arquivos PST e OST para eliminar espaço de itens excluídos no Outlook conforme orientações descritas no site http://support.microsoft.com/kb/289987/pt-br
OBS: Ao excluir os itens indesejados de cada pasta, eles são movidos para a pasta Itens excluídos que está no mesmo arquivo. É necessário excluir os itens da pasta Itens Excluídos para que sejam permanentemente excluídos e assim, fazer com que o Outlook possa compactar o arquivo.
O processo de compactação não remove todo o espaço livre do arquivo. Permanecem 16 KB ou 4 por cento (%) do tamanho do arquivo (antes da compactação), o que for maior.
Bibliografia:
http://office.microsoft.com/pt-br/novice/o-que-e-o-outlook-HA010265949.aspx
http://www.one.com/pt/support/faq/o-que-e-imap-e-pop3
http://support.microsoft.com/kb/2695805/pt-br
http://technet.microsoft.com/pt-br/library/ee624351(office.14).aspx
http://technet.microsoft.com/pt-br/library/ee624351(v=office.15).aspx