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Software Asset Managment - SAM Workspace

  • Artigo

Software Asset Management (SAM) é uma melhor prática da indústria que incorpora um conjunto de processos comprovados para o gerenciamento e otimização de ativos de TI de uma organização. A implementação de uma solução de SAM para a organização proporciona um sistema para gestão eficiente, controle e proteção dos ativos de software dentro de uma empresa, ao longo de todas as fases do ciclo de vida do produto, manter os clientes em conformidade com seus acordos de licenciamento por volume.

O SAM possui como principal objetivo o controle de custos e a otimização de investimentos de software em toda organização e em todas as etapas de seus ciclos de vida. Este controle é possibilitado através de um gerenciamento pró-ativo onde se reconhece os ativos que se tem, onde está em execução e se sua organização está os usando de forma eficiente.

O SAM pode ser divido basicamente em tres etapas, SAM Baseline , SAM Assessment e SAM Deployment.

O SAM possui como principal objetivo o controle de custos e a otimização de investimentos de software em toda organização e em todas as etapas de seus ciclos de vida. Este controle é possibilitado através de um gerenciamento pró-ativo onde se reconhece os ativos que se tem, onde está em execução e se sua organização está os usando de forma eficiente.

  • Controle de custos e riscos para uma posição financeira mais forte e saudável. O SAM pode ajudar você a controlar tanto os custos monetários "concretos" do software como os custos "abstratos" do gerenciamento do TI. Ele ajuda a assegurar que você tenha os melhores programas de licenciamento para as necessidades específicas de sua organização e as previsões e orçamentos de TI mais eficientes. Ele pode ajudar você a centralizar seu rastreamento de ativos de Ti e softwares, automatizar processos manuais para maior eficiência, preparar-se para atualizações de tecnologia e reduzir custos de suporte.

  • **Otimização dos investimentos para permitir fazer mais com o que já tem . **Com o SAM, você pode tirar o máximo de seus investimentos em software ao reduzir a redundância, padronizar processos e dar a seus funcionários as ferramentas de que precisam. O SAM pode ajudá-lo a implementar práticas de negócios recomendadas e otimizar ativos de software no TI, permitindo-lhe pagar apenas pelos softwares que usar. O SAM o ajuda a otimizar recursos de TI através da padronização de processos, melhoria da automação e definição de procedimentos para aumentar a eficiência e agilidade de seus funcionários.

  • **Crescimento através de uma base com maior flexibilidade e agilidade. **À medida que as necessidades de sua empresa aumentam, você precisa de uma infraestrutura de TI que possa expandir-se com você. O modelo de otimização do SAM fornece uma base sólida e escalonável para o crescimento dos negócios. Um plano de SAM totalmente implementado cria eficiências que permitem a você adaptar-se rapidamente a oportunidades de mercado, planejar para necessidades futuras de software e envolver-se em práticas recomendadas de TI e negócios que geram valor. Em seu nível mais alto, o SAM ajuda organizações a tornar-se mais ágeis ao fazerem melhor uso de recursos, até mesmo em meio a mudanças das condições de negócios.

Benefícios

Segundo análise realizada pela empresa Gartner, ao implementar o gerenciamento de ativos de software, uma empresa pode reduzir em 5% a 35% os gastos relacionados à Tecnologia da Informação. Já uma pesquisa da consultoria Forrester Research, realizada em 2008, mostra que um programa de gerenciamento bem implantado chega a gerar uma economia média de US$ 50 por computador e US$ 300 por servidor. Além de reduzir em até 10% os custos com suporte em tecnologia. 

Padrões ISO e o SAM

O padrão internacional abrangente para Software Asset Management alinhado com gerenciamento de serviços (às vezes mencionado como Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, ou ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é o Processo de SAM ISO/IEC 19770-1:2006. Este padrão independente de fornecedor é suportado por grande parte do setor de TI, inclusive a Microsoft. O padrão pode beneficiar sua organização: Proporcionando a capacidade de estabelecer facilmente uma análise de lacuna entre as práticas recomendadas atuais e as de linha de base. Isso permite que as organizações identifiquem oportunidades para conquistas rápidas e melhorias de prazo mais longo. 

Apresentando uma estrutura independente e abrangente para o SAM que seja alinhada com o gerenciamento de serviços e especificamente ao ISO/IEC 20000 e à estrutura da ITIL. Com essa estrutura em vigor, organizações podem ter confiança de que o trabalho realizado se aliará com a governança corporativa e com desenvolvimentos de práticas recomendadas do setor.  Disponibilizando novas ferramentas e metodologias que serão desenvolvidas pelo setor de TI com base no ISO/IEC 19770-1, como avaliações de risco e metodologias de implementação. Proporcionando a capacidade de demonstrar boa governança corporativa em 

uma área altamente complexa de TI. O ISO/IEC 19770-1 é movido pela governança corporativa de cima a baixo e ajuda a dar substância à idéia de governança corporativa, um termo muito usado, mas frequentemente não bem-entendido.

Categorias ISSO 19770-1 Competências Chaves
Administração Organizacional - Reconhecimento de SAM na organização

- Planos de melhoras de SAM
Inventório de SAM - Inventário de Hardware e Software

- Exatidão do Inventário
Verificação de SAM - Registros de Licenças Adquiridas

- Auto-avaliação Periódica
Administração das operações & Interfaces de SAM - Interfaces de Administração das Operações
Interfaces dos Processos de Ciclo de Vida - Processo de Aquisição

- Processo de Implantação

- Processo de Retirement

Os riscos de não possuir um gerenciamento

“Nas auditorias compulsórias realizadas a pedido dos fabricantes de softwares, não é raro que os altos escalões das companhias sejam surpreendidos pela informação de que estão pagando a mais que o devido pelo uso dos programas e aplicativos”, relata André Coutinho, sócio da KPMG no Brasil na área de Risk & Compliance. O estudo realizado pela KPMG em 2010 revelou que 50% das organizações não possuem informações completas e precisas sobre implantação e direitos de licença de software; outras 34% têm um controle limitado, mas não adotam procedimentos ou ferramentas do SAM; e os restantes 16% implantaram alguns  procedimentos e ferramentas SAM, mas as informações derivadas podem não ser confiáveis e, geralmente, não fazem parte do processo de decisão.

Como começar

Ao se implementar o SAM a organização terá três objetivos principais a serem a alcançados a partir do nível básico.

  • Básico (ad hoc) – pouco controle sobre quais ativos de TI estão em uso e onde estão; carência de políticas, procedimentos, recursos e ferramentas;
  • Padronizado (rastreamento de ativos) – os processos de SAM existem, assim como dados e ferramentas. A informação pode não ser completa ou precisa e, normalmente, não é utilizada no processo de tomada de decisões;
  • Racionalizado (gerenciamento ativo) – visão, políticas, procedimentos e ferramentas são utilizados para gerenciar o ciclo devida dos ativos a fim de atingir os objetivos do negócio; 
  • Dinâmico (otimizado) – alinhamento quase em tempo real com as necessidades dos negócios. O SAM é uma competência estratégica organizacional que possibilita o alcance das metas do negócio.

Para alcançar os três nives, a organização pode começar o gerenciamento por conta própria ou com o auxílio de um parceiro Microsoft.

**Por conta própria **

A avaliação do SAM em uma organização juntamente com a conformidade da ISO 19700-1 adota uma série de competências e indicadores que ajudam nas discussões da análise e enquadramento nos níveis de maturidade.

Para acompanhar a evolução do SAM na organização deve-se avaliar 10 categorias de competências.

  • Reconhecimento do SAM na organização
  • Planos de melhoras de SAM
  • Inventário de Hardware e Software
  • Exatidão do Inventário
  • Registros de Licenças Adquiridas
  • Auto avaliação Periódica
  • Interfaces de Administração das Operações
  • Processo de Aquisição
  • Processo de Implementação
  • Processo de Aposentadoria

Para cada uma das categorias listadas acima existem competências chaves que definem os objetivos a serem alcançados nos Níveis de Maturidade (Padronizado, Racionalizado e Dinâmico) de SAM. Veja o artigo: Implementando o Gerenciamento de Ativos de Software para verificar o detalhamento das categorias, competências e objetivos.

A avaliação do SAM em uma organização não será igual as demais. Desta forma, o escopo de uma avaliação deve ser equivalente ao escopo que no qual as compras são feitas. A desconexão entre o processo de compra de licenças e a instalação/implementação dos softwares geralmente é a maior ruptura que existe ao longo deste processo, apresentando assim um dos maiores riscos dentro do ciclo de vida do software. O SAM torna-se maduro na organização quando há o alinhamento entre as operações, relações e contratos, níveis de serviço e segurança gerenciados de uma forma eficiente. Dessa forma engana-se quem pensa que o SAM se restringe somente ao setor de TI. Além dos benefícios de controle de licenças ele auxilia em diversos processos na organização, garantido assim uma melhor gestão dos recursos financeiros e uma maior controle quanto aos seus ativos.

Com a Ajuda de um Parceiro Microsoft

A Microsoft possui inúmeros Parceiros especialistas em SAM. Eles são altamente capacitados para o gerenciamento de ativos, conhecem as complexidades do licenciamento Microsoft e já trabalharam com outras Análises SAM anteriormente. Todos os seus esforços estarão concentrados em minimizar os contratempos em sua organização, uma vez que trabalham para identificar e registrar todas as suas licenças e seus respectivos papéis, ajudando você a implementar o SAM em sua empresa. O Parceiro atuará de forma altamente profissional, ética, imparcial e adequada para criar uma experiência positiva que agregue mais valor a você.O Parceiro SAM realizará uma série de passos na Análise SAM.Confira abaixo um resumo de cada etapa:

  • Passo 1: Expectativas de Configuração

O Parceiro SAM fornecerá uma visão geral dos objetivos da Análise SAM, definirá as expectativas relacionadas aos prazos, ao envolvimento das pessoas, às fontes de dados e aos protocolos de análise, verificando os produtos finais que serão fornecidos na conclusão da Análise SAM.

  • **Passo 2: Gerar uma ELP (Posição Efetiva de Licenciamento) **

Durante esta etapa, o Parceiro SAM irá verificar os dados de licenciamento, realizar uma análise dos softwares comprados e implantados e produzir uma ELP, um relatório que sintetiza quaisquer deficiências ou excessos no licenciamento.

  • Passo 3: Realize a Avaliação de Otimização SAM

A Avaliação de Otimização SAM envolve preencher questionários fornecidos pelo Parceiro, responder a questões pendentes e participar de discussões quanto às políticas e aos procedimentos do SAM. O objetivo dessa avaliação é verificar as práticas do SAM e compor recomendações para implementar melhorias contínuas em seus processos.

  • Passo 4: Descobertas

Durante esta etapa, o Parceiro SAM irá apresentar um resumo de suas descobertas sobre a Análise SAM. Isso inclui a ELP, a Avaliação de Otimização SAM e todas as oportunidades de melhoria do processo SAM.

WORKSPACE

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Um novo aplicativo web e um programa de análise projetado para ajudar os parceiros a aumentar a eficiência do processo de gerenciamento de ativos de software, aumentar as vendas e criar compromissos com base no valor para os clientes.

Através do Workspace é possível realizar engajamentos focados em produtos e Tecnologias 

Engajamento Cloud

O Engagement Cloud-pronto é projetado para os  Parceiros SAM se envolver com clientes novos ou já existentes que estão considerando mover parte ou toda a sua infra-estrutura para um ambiente de nuvem. Se o cliente está considerando software como um serviço (SaaS), plataforma como serviço (PaaS), ou infraestrutura como serviço (IaaS), um compromisso SAM Cloud-pronto deve ser conduzida como um pré-requisito para fazer um movimento informado de on- local para soluções de cloud computing.

Engajamento SQL Workloads

O SQL cargas de trabalho fornece orientação e recursos para ajudar os clientes a otimizar seu ambiente SQL, reduzindo os riscos de custo, complexidade, e de conformidade. Utilize este engajamento para avaliar implementações SQL atual e determinar o uso ideal - seja no local ou na nuvem.

Engajamento Segurança Cibernética

O foco de um compromisso de segurança cibernética é fornecer aos clientes com uma visão do que software é implantado para identificar, em um alto nível, áreas de risco potencial, e fornecer orientações sobre seus programas e políticas de segurança cibernética para ajudar a permitir uma gestão eficaz de ativos de software de TI. O engajamento fornece um inventário completo para o cliente para usar como a base para uma avaliação de segurança organizacional mais aprofundada.

Engajamento Ambientes Não-Produção

O engajamento ambientes de não produção fornece orientações sobre a forma de trabalhar com os clientes para ajudar a garantir a organização do cliente é otimizar o licenciamento de software em seus ambientes de não-produção. Um ambiente de não-produção consiste em computadores que são usados exclusivamente para fins que não a produção de efeitos, como em ambientes de desenvolvimento e teste. Compreender como o cliente define e gerencia tanto de não-produção e ambientes de produção é uma parte essencial de avaliar e optimizar a sua pegada de licenciamento

**Engajamento Dispositivos Moveis **

O Mobile Device Management SAM engajamento ajuda a obter uma visão clara de todos os dispositivos que acessam a sua rede e os dados. Ele fornece a orientação de que necessitam para implementar soluções de dispositivos móveis e gerenciamento de usuários, permitindo o acesso sem arriscar os dados de segurança e confidenciais terminando no lugar errado.

Engajamento Virtualização

O engajamento oferece uma oportunidade para os parceiros SAM para trabalhar com clientes novos ou já existentes em uma estratégia de virtualização estratégica. Através deste compromisso, os parceiros SAM avaliam ambientes virtuais existentes e identificar oportunidades para posterior virtualização, juntamente com as políticas e os requisitos para o licenciamento de gestão, incluindo ambos os ambientes de virtualização de servidor e desktop.

Veja Também

Fontes

O SQL cargas de trabalho fornece orientação e recursos para ajudar os clientes a otimizar seu ambiente SQL, reduzindo os riscos de custo, complexidade, e de conformidade. Utilize este engajamento para avaliar implementações SQL atual e determinar o uso ideal - seja no local ou na nuvem.