O gerenciamento da carteira de projetos e sua importância para as organizações.

Objetivo

O objetivo deste artigo é apresentar uma visão macro da importância do Project Server 2010 no gerenciamento de projetos das organizações.

Introdução

Para gerenciar projetos dois fatores são importantes, são eles:

• Metodologia
• Ferramentas

Na metodologia, o seu principal objetivo é conhecer os processos necessários a gestão do projeto em si. Podemos citar por exemplo, o PMBok .

Ele é um guia funcional de todos os processos relacionados ao gerenciamento de projetos.

Enquanto na parte de ferramentas, o foco é executar o suporte técnico a metodologia. Por isso, o Project Server 2010 é extremamente importante na gestão das fases do gerenciamento de projetos. A gestão de projetos, em muito casos é  um cenário complexo e extremamente difícil por envolver inúmeras variáveis. O controle do projeto não se limita apenas a uso de uma solução corporativa e sim, envolve boas práticas, melhoria dos processos e uma metodologia bem definida.

Um controle efetivo deve incluir:

• Gestão estratégica de informações
• Análise e melhoria contínua nos processos de gestão

A ferramenta Project Server 2010 não resolve todos os problemas mas permite tornar a análise e a tomada de decisão  eficiente. Isso não exclui o fato dos principais envolvidos continuarem a ter o dever de acompanhar, ensinar e definir qual o objetivo final a ser alcançado com um projeto ou portfólio. Desta forma, o Project Server 2010 vai ao encontro do negócio da organização.

Então, onde aplicar o Project Server 2010?

Ele pode ser aplicado nos mais variados cenários.

Mas em casos práticos:

• Abrange os processos utilizados a metodologia de gerenciamento de projetos, como repositório de documentos, organização de toda a documentação, controle de riscos, questões, tarefas e compromissos. 
• O principal ponto de vista que eu vejo é a busca da excelência para facilitar a análise e tomada de decisão.
• Em nível portfólio ele permite definir quais são os projetos estratégicos que podem ou não serem executados.
• Melhora a estrutura de gestão de projetos nos escritórios de projetos, nos programas e departamentos.
• Agrega mais valor ao negócio. 

O Project Server 2010 não é uma ferramenta para resolver todos os problemas e, sim para contribuir na melhoria e organização dos projetos de uma empresa.

Uma visão simples de definição de papéis muito importante no gerenciamento do projeto dentro do Project 2010 são: 

• Portfólio ou Carteira de Projetos: geralmente neste nível quem acessa são os executivos, diretores e escritórios de projetos.
• Projeto: neste nível estão os gerentes ou líderes de projeto e também os responsáveis pelo planejamento de atividades.
• Tarefas: neste nível podemos dizer que seria a parte operacional que estar alocado para realizar determinada atividade.

Exemplo:

Algumas etapas básicas de projeto que podem ser utilizadas pelo gerenciamento de projetos no Project 2010 são as seguintes:

Criação:

• O processo de criação de projetos não se limita apenas a projetos em branco onde são inseridas as atividades, definidas suas etapas e marcos de entrega e sim a modelos pré determinados onde é possível salvar modelos para os mais diversos tipos de projetos utilizados em uma empresa. O projeto em branco embora seja muito útil em alguns casos no dia a dia das empresas onde o processo de gerenciamento de projetos é muito dinâmico os modelos de projetos se encaixam melhor neste segmento.

Seleção:

• Como toda e qualquer empresa que é limitada por recursos de custo ou pessoas o processo de seleção de projeto a serem priorizados dentro de uma empresa auxilia e muito o pensamento incorporado dentro de uma empresa porque ajuda as organizações a preverem em que direção seguir e desta forma o processo seletivo vai de encontro aos objetivos estratégicos de crescimento e evolução de uma empresa. 

Planejamento:

• O ato de planejar que geralmente é realizado pelos gerentes de projeto ou áreas específicas como os PMOs é de suma importância para um controle de projetos eficiente porque ajuda a reduzir as chances de um mal planejamento interferir durante a execução de um projeto elevando o seu custo e prazo e assim consequentemente levando um projeto ao seu insucesso. Uma ferramenta de gerenciamento e controle desses planejamentos realizados no Project Server 2010 irá auxiliar a prever e avaliar de forma conjunta os planejamentos realizados reduzindo os riscos do projeto e do planejamento realizado. 

Gerenciamento:

• O gerenciamento embora seja o processo principal de um controle de projetos eficiente é muito mais amplo porque abrange desde a parte executiva que tende avaliar os resultados da equipe através de métricas de resultado, quanto ao escritório de projetos que gerencia de forma macro a carteira de projetos como micro ajudando a cada gerente de projeto de forma individual. E nessa questão o Project Server 2010 permite atender aos mais diversos papéis. 

Vale lembrar que o controle e o gerenciamento do gerenciamento da carteira de projetos é feito no sentido de "TOP" e "UP", ou seja, de cima para baixo e de baixo para cima.

EXEMPLO:

Durante o processo de gerenciamento de carteira de projetos em ambos os sentidos de cima para baixo e de baixo para cima existem alguns pontos que devem
ser levados em consideração como:

• Definição dos casos de negócio
• Priorização de portfólio
• Otimização da carteira de projetos

Definição dos casos de negócio: A definição de um caso de negócio, conhecido na versão inglês "Business Case" é formalizar junto ao negócio o investimento necessário e o retorno esperado (ROI - Return On Investiment) de tudo o que foi aplicado.

Priorização do portfólio: Uma das inovações no Project Server 2010, corresponde ao recurso priorização do portfólio. Ele permite aos diretores, gestores e escritórios de projetos definir que projetos são ou não importantes para a organização. As métricas  dos objetivos estratégicos ou resultados esperados independente do departamento/área ou do projeto a ser executado.    
            
Otimização da carteira de projetos: Quando me refiro a otimizar a carteira de projetos estou falando em melhorar a análise do portfólio através de visões da central de projetos e ajustar as formas de acesso das informações as pessoas certas. Um diretor precisa visualizar o que está ocorrendo ou como está o andamento dos projetos em sua empresa é preciso garantir que ele consiga 'achar' a informação certa na hora em que ele precisar, assim como um gerente precisa controlar apenas seu projetos, assim como um escritório de projetos precisa avaliar o desempenho do gerente de projeto durante a execução de um projeto entre outras necessidades que podem surgir. Desta forma é possível então otimizar a informação da carteira de projetos através de métodos rápidos e que vão auxiliar as pessoas a encontrar o dados que elas  procuram no momento exato.

Outras Linguagens

Gestion de portefeuille de projets et de son importance pour les organisations (fr-FR).