顔写真を登録しよう、してもらいましょう。
こんにちは荒木です。皆様の社内ソーシャルの環境で顔写真の登録状況はいかがでしょうか。
顔写真とは、Yammerで言えば下記の赤枠のところです。
Shuichi Arakiさん、Ichiro Microさんは顔写真を登録していますが、Jiro Softさんは登録がされていません。
顔写真 は、社内ソーシャルをやる際にYammerに限らず今はもはや必須アイテムの1つといっても過言ではないのではと思っております。
ただ、これまで顔写真を社内で公開するという文化がない企業ではなかなか戸惑いがあるかもしれません。社内ソーシャルを推進している為の方の為に今一度顔写真について整理しておきたいと思います。
【顔写真を登録するメリット】
なぜ、顔写真が必要なのか。一言で言えば、 コミュニケーションを円滑にする 為です。社内ソーシャルを使って、いつでもどこでも、つまり目の前に相手がいなくてもコミュニケーションが取れるようになります。そんな時でも、相手に自分の事を意識してもらう、また自分が相手を意識する為にも顔写真があると相手をより意識して閲覧や投稿ができます。つまり認識率があがります。皆様も社内で名前が似ている人に間違えメールをしてしまったり、受け取ったりしたことがあるかと思います。これも顔写真があると間違える確率はぐっと下がるでしょう。
【どのように顔写真を登録してもらうか】
いざ、社内ソーシャルを始めてすぐに何も言わずに顔写真を登録してくれる企業とそうでない企業があるかと思います。なかなか顔写真を登録してもらえなくて困るという管理者が顔写真投稿を促す為のいくつかのアプローチをご紹介します。
①ルールとして顔写真を必要としておく
社内ソーシャルツールを利用するには、いくつかの共通のルールが必要だと思います。その1つとして顔写真登録は必要とする企業は少なくございません。Yammerでは利用開始時にポリシーへの同意を求めるようにすることができます。（Yammer Enterprise）そのポリシーの中に、顔写真登録が必要であるという事を明記しておくことで、後々管理者としてユーザへ顔写真登録を促しやすくなります。
②顔写真の撮影会を実施する
いざ、顔写真をアップロードしようとユーザが考えた時に、やはり“良い（適切な）”顔写真がない。という問題に直面するかと思います。自分で用意したものですと、いろいろと恥ずかしいと思う方も少なくないと思います。そんな時には、ランチ時間でも夕方でも会議室１つ確保して顔写真の撮影会を実施しましょう。他人に、しかもこのようなイベントで撮ってもらった写真であれば、何も恥ずかしがることなくユーザは写真をアップロードすることができます。社内に写真部/写真同好会/趣味がカメラという方がいれば、是非とも手伝ってもらいましょう。
③キャラをつかって写真アップロードをリクエストする
管理者の方が推進し、撮影会を実施するとある程度の方々が顔写真を登録してくれる状況になるかと思います。そんな時に管理者としてはあともうひと押ししたくなるかと思います。
管理者が直接ユーザに「顔写真登録してくれませんか？ルールですから。」と依頼するのも気が引ける。そこで登場するのが運営用のキャラクターです。運営用キャラクターがあると緩衝材として、管理者サイドとユーザサイドの橋渡し役となってくれるでしょう。キャラクターについては、NTTラーニングシステムズ様の「やまーちゃん」（https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/nttls.aspx）やアクセルマーク様の「やまま」（https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/axelmark.aspx）をご参照ください。
ではキャラクターが実際にユーザに写真アップロードをリクエストする方法としては、普通にメッセージを送るという方法もありますが、ここではもう1つYammerとして提供している機能をご紹介します。
Yammerで顔写真を登録していないと、顔写真のところにはイニシャルが表示されるかと思います。そこをクリックするとリクエスト通知が相手に届きます。具体的には下記の画面ショットをご覧ください。
1. 【管理者/キャラクター側】相手の名前の所から、顔写真エリアをクリック
2.【ユーザ側】ベル通知へプロフィール写真の追加要求の通知が届く
これで「写真を追加する」ボタンをクリックすれば、プロフィール編集の写真アップロードする画面へ遷移します。
以上が顔写真のメリットや登録に向けてのアプローチとなります。円滑なコミュニケーションをする為にも、上手く活用頂ければ幸いです。また、わが社はこんな風にして進めているというアイディアなどもあればご紹介下さい。