Microsoft Office 365 в образовании. Применение в учебном процессе совместного редактирования и соавторства в реальном времени

Автор статьи - Виталий Веденев.

В ходе учебного процесса достаточно часто используется редактирование основных документов Microsoft Office в реальном времени. Какие появились новые возможности для ведения учебного процесса с помощью Office Online и в Office 2016?

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

• Как можно организовать совместную работу с помощью Word 2016 и Word Online?
• Как организовать работу над заданиями открытой формы в Word в режиме реального времени и сделать такую работу занимательной?
• Коллективно выполнять расчетные задания в реальном времени с помощью Excel
• Работать группой одновременно с отчетами PowerPoint.

Ранее я рассматривал варианты совместного редактирования с помощью Word и Excel. Рассмотрим новые сценарии и возможности организации совместной работы с помощью Office Online и в Office 2016.

Сценарий 1. Word

Для начала разберем такой сценарий: учителю необходимо организовать занимательную коллективную работу над заданием как при очном обучении, так и при смешанном.

Примерная последовательность действий учителя:

1. В персональном OneDrive Office 365 с помощью Word Online (или приложения Word) готовит исходный файл-задание для коллективной работы. Если предполагается дистанционная работа, то пояснения к заданию нужно писать очень подробно.
2. Предполагается, что обучаемые уже знакомы с процедурой совместного редактирования в реальном времени.
3. Учитель открывает совместный доступ к файлу-заданию группе Outlook Office 365.
4. Обучаемые (участники группы) на своих устройствах в назначенное время переходят по ссылке из электронного письма к файлу и приступают к совместному редактированию (в примере в Word Online).

При очной форме занятия необходимо транслировать рабочий стол компьютера учителя на экран для общего обозрения. Это позволит сделать совместную работу более занимательной и легче подводить итоги.

Такую работу можно организовать и в приложении Word Office 2016.

В Office 2016 совместная работа в реальном времени проходит на новом уровне. Находясь в клиенте, пользователи могут воспользоваться полным набором функций Office для совместной работы. А соавторство в реальном времени делает его похожим на работу при личной рабочей встрече. Для этого:

• необходимо сохранить копию файла в «облаке» (например, в OneDrive Office 365);
• предоставить в панели приложения «Общий доступ» доступ пользователям, с которыми вы хотите совместно работать над документом с опцией «Может вносить изменения»;
• предусмотреть автоматический обмен изменениями.

Разберем конкретный пример: мне надо, например, скорректировать некоторые из утверждений в этой статье. Для этого я приглашаю коллегу для совместного редактирования статьи в режиме реального времени. Перед этим сохраняю копию статьи в OneDrive, открываю общий доступ и выбираю из списка «Передавать изменения автоматически» - «Всегда».

После получения письма соавтор переходит по ссылке на просмотр статьи и может выбрать варианты редактирования в Word Online или в приложении Word.

Работая одновременно в приложении Word 2016, участники совместного редактирования видят также цветные флажки с именами участников (похоже на редактирование в Word Online), но есть и отличия от Word Online:

• в панели «Общий доступ» доступна информация присутствия;
• после завершения редактирования фрагмент текста с изменениями другого участника редактирования выделяется фоновым цветом (в примере –зеленым);
• можно редактировать документ со сложным форматированием, которое нельзя выполнить в Word Online.

 

Сценарий 2. Excel

Ранее я рассматривал, что с помощью Excel Online можно получить показатели из разных географически удаленных мест и провести корректировку показателей в зависимости от параметров в режиме реального времени. Сейчас это можно сделать еще эффективнее, и такой подход в работе больше характерен для научных организаций.

Рассмотрим сценарии совместной работы с файлами Excel для учебных заведений. Например, итоги совместной работы в Word первого сценария можно подвести с помощью Excel Online в режиме реального времени с наглядным подведением суммы баллов каждой команды.

Начало работы аналогично работе с файлом Word первого сценария:

• учитель готовит в OneDrive файл и предоставляет доступ группе, в которой проводит занятие
• все участники группы получают письмо со ссылкой и приступают к совместной работе
  
• каждому участнику редактирования файла Excel присваивается свой цвет, если выделение ячейки цветом редактирующего не всегда наглядно, то информация в правом верхнем углу позволяет точно установить адрес редактируемой ячейки.

Аналогичным образом можно проводить и более сложные расчеты, например, проводить совместный расчет материального баланса. В этом случае при наличии нового Office 2016, можно проводить сложные расчеты в приложении Office 2016 совместно. Если приложения разных версий Office, то совместное редактирование нужно проводить в Excel Online, а перед организацией совместной работы надо уточнять наличие нового программного обеспечения и подготовить исходный файл.

 

Сценарий 3. PowerPoint

Коллективная работа над заданиями предполагает и коллективное подведение итогов.

В этом случае рационально использовать, например, PowerPoint Online. Схема подготовки исходного файла, ход редактирования аналогичны рассмотренному совместному редактированию в режиме реального времени в первом и во втором сценариях. Возможно, что при создании диаграмм и графиков нужно будет использовать сначала приложение PowerPoint, а уж затем редактировать файл онлайн.

Работать всем участникам в режиме реального времени одновременно можно с одним слайдом.

 

Примеров организации совместной работы может быть множество для каждого конкретного учебного заведения и преподавателя. Возможно, кто-то захочет поделиться своими примерами. Жду отзывов.

Использованные источники:

1. Совместное редактирование документов в среде Office 365. Сценарий 2. Microsoft Word
2. Совместное редактирование документов в среде Office 365. Сценарий 1. Excel
3. Microsoft Office 365 в образовании. Организуем работу пользователя в группе Outlook Office 365. Что нового?
4. Соавторство в реальном времени в Word