ファイルサーバーでファイルが見つからない?

こんにちは。GroupBoard 開発チームです。
今回はドキュメント ライブラリにフィールドを追加して、保存されているファイルをラクに分類する方法をご紹介します。

ファイルサーバーに Word や Excel などのファイルを保存するときに、それぞれのファイルを区別できるようにフォルダ構成やファイル名に苦労したり、ほかの人が作成したファイルがどのように分類されているかわからずに、なかなか見つからなかったりすることはありませんか？ これは、書店で本を探すことに例えることができると思います。ある書店では著作者名の50音順に本が並んでいると思えば、ある書店では出版社別の並び順だったり、またほかの書店では新刊は別の棚になっていたり・・・もしみなさんが 「去年の12月ごろでた本」 という情報で本を探したいとしても、これらの書店で目的の本を探し出すことはほとんど不可能ですよね。

GroupBoardのドキュメント ライブラリでは、ドキュメントに関連づけられた情報（メタデータ）をつかって分類・整理するので、このような苦労はありません。 時間軸での並び替えが必要な時、作成者の名前での並び替えが必要な時、そのときそのときの必要性に応じて並び順や分類を変更できるので、ファイルが探しやすくなります。また、更新日時や作成者といったファイルそのものにはじめから関連付けられているもの以外の情報も自由に追加して、分類に利用することができます。さらに、並び替えやフィルタを設定した表示形式（ビュー）を作成しておけば、毎回変更しなくても1クリックで見たい形式の表示で参照することができます。

ドキュメントライブラリにプロパティを追加しよう
まず、[Office Online: トレーニング : 列の追加とビューのカスタマイズ] を参考に、ドキュメントライブラリにフィールドを追加します。
追加するフィールドは日常のビジネスで役立ちそうなものを作ります。例えば、年度や月ごとにファイルを分類したい場合には [年度] や [月] という一行テキストフィールドや選択肢フィールドがあればいいでしょう。 GroupBoard 製品ページでも [Office 文書を探しやすく整理する] という記事がありますので、こちらも参考になると思います。

プロパティを元に分類・整理しよう
ドキュメント ライブラリ での分類・整理の方法は、[並び替え] [グループ化] [フィルタリング] [ビューの作成] の4つがあり、それぞれを組み合わせて使うことができます。
[並び替え] と [グループ化] については前回の[画像ライブラリ] の回で取り上げました。[フィルタリング] と [ビューの作成] では、ある条件に合致するものだけを表示するようにフィルター設定したビューを複数作成することで、目的のファイルを見つけやすくします。この手順については こちらの [Office Online: トレーニング : ビューを作成/編集する] をご参照ください。

高度な使い方
ドキュメントに関連付ける情報を別のリストから持ってくることも可能です。例えば、[連絡先] と ドキュメント ライブラリ を連携させれば、見積書とその顧客先をひもづけてドキュメントライブラリに保存することができます。連絡先の名称や担当者を元に、その連絡先に送付した文書をカンタンに探し出すことができるようになるのです。

このように、ドキュメントライブラリでは目的に応じてさまざまにカスタマイズすることができます。

また、「GroupBoard ワークスペース お役立ちツール」 では、日常のビジネスでの取引先や文書管理に必要なカスタマイズがあらかじめ定義されているので、上記のようなドキュメント ライブラリの利点をすぐに利用することができます。 「GroupBoard ワークスペース お役立ちツール」はGroupBoardの製品サイトから無料でダウンロードできます。

https://www.microsoft.com/japan/sharepoint/groupboard/downloads/tools/default.mspx

まずはお役立ちツールをサンプルとしてインストールしてみてください。そして、それを参考にぜひ便利なGroupBoardのドキュメント ライブラリを使いこなしていただければうれしく思います。

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