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ドキュメントライブラリで承認機能・バージョン管理 / お勧めガイドブックの紹介など

  • Artigo

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。
さる11月2日から12月9日にかけまして、Softbank Creative 主催・Microsoft 協力によります 「スマートビジネス実践導入セミナー」 と銘打った無料セミナーが東京・大阪・福岡にて計4回開催されました。セミナーでは GroupBoard担当マーケティングによりますGroupBoardのご紹介セッション、および実機を持ち込んだデモコーナーも出展させていただきました。

東京と大阪会場では わがGroupBoard 開発チームもデモンストレーションのお手伝いとして参加させていただきました。かくいう私もデモコーナーに立っていたのですが、会場にお集まりいただいた方々大勢の、GroupBoardに対する熱意と期待を一身に受けまして、あらためて製品開発に携わるものとして身の引き締まる思いをした次第です (体重も引き締まればいいのですが・・・)。

さて、今回はその会場にてお伺いしたご質問のうち、2，3のご質問に回答できるような内容として書いてみます。

Q. ドキュメントライブラリにアップロードされたファイルは承認されるまで公開しないようにしたいのですが?
ドキュメントライブラリには投稿者以上の権限があればだれでもファイルをアップロードすることができますが、やみくもにファイルが増えるのも困るときがありますね。
また、手順書やマニュアルなど、改変されたときには担当のチェックを受けてからチームメンバーに公開したいドキュメントもあると思います。
こんなときはドキュメントライブラリの承認機能を使ってみましょう。

承認機能をONにする

  1. ドキュメントライブラリの左側の [操作] から [設定と列の変更] をクリックします。
  2. [全般設定の設定] をクリックして、設定ページで [コンテンツの承認] セクションで "送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする" を　[はい] に設定します。
  3. OK をクリックしてドキュメントライブラリに戻ります。

承認機能をONにすると、何が変わったのでしょうか?
よーくみると、[ビューの選択] のところに2つの新しいビューが追加されていることがわかります。 [承認/却下アイテム] と [自分の送信したアイテム] です。
[承認/却下アイテム] ビューは承認の権限を持つユーザーしか開くことができません。[自分の送信したアイテム] は、自分がアップロードしたファイルが承認されたか、未承認なのかステータス別に表示されるビューです。基本的な使い方としては、承認する権限を持つユーザーが [承認/却下アイテム] ビューを開いて、承認待ちのファイル確認をしてOKを出すか却下するか、という流れになります。承認する権限を持つユーザーの方は、ドキュメントライブラリに [通知] の設定をしておけば、だれかがファイルをアップロードしたとき自動的にメールで通知がきますので、大変便利ですね。

既定では、[Web デザイナ] または [管理者] グループが承認する権限を持ちます。ですが、あるリストのファイルの承認だけのために管理者の権限を多くのユーザーに割り振るのはあまりお勧めしません。ここはやはり権限設定をしっかり、投稿者権限にファイルを承認する権限を追加したユーザーグループを作成して、そのグループに承認する人々を追加するのがよいと思います。

投稿者権限をベースにして、ファイル承認もできるカスタムグループを作る 

  1. トップページの上部から [サイトの設定] をクリックして、さらに管理セクションの [サイト管理へ移動] をクリックします。
  2. [サイトグループの管理] をクリックして、リストされているグループから [投稿者] をクリックします。
  3. [投稿者] に属するメンバーが表示されます。ツールバーの [サイトグループ権限の編集] をクリックします。
  4. ページ下部の [サイトグループのコピー] をクリックします。これは、今のグループに与えられている権限を継承した新しいグループを作成します。
  5. [サイトのグループ名] に適当な名前を記入します。説明の下に ["投稿者"からユーザーをコピー] というチェックボックスが出ますが、今回は投稿者グループとはメンバーが異なったグループになりますので、ここはチェックは入れません。
  6. 承認の権限を追加します。承認権限は "リストの権限" の中の [リストの管理] になりますので、ここにチェックを入れます。 をクリックして作成です。
  7. [サイトグループの作成] ボタンをクリックして作成完了です。

完了するとまたサイトグループのページになりますので、いま作成したグループをクリックしてメンバーを追加します。これで、このグループに属するユーザーはドキュメントライブラリでの承認を行うことができます。

Q. ドキュメントライブラリでバージョン管理をしたいのですが?
ファイルの承認と同じく、バージョン管理もドキュメントライブラリのオプションで設定可能です。このオプションがONになったドキュメントライブラリでは、変更があったときはファイルを上書き保存ぜずに以前のバージョンとして順次保存します。ドキュメントライブラリに表示されるファイルは最新ですが、必要になれば変更前のファイルを開くこともできますし、更新して以前のバージョンに戻すこともできます。

バージョン管理機能をONにする

    1. ドキュメントライブラリの左側の [操作] から [設定と列の変更] をクリックします。
    2. [全般設定の設定] をクリックして、設定ページで [ドキュメントのバージョン] セクションで "このドキュメント ライブラリのファイルを編集するごとにバージョンを作成しますか? " を　[はい] に設定します。
    3. OK をクリックしてドキュメントライブラリに戻ります。

バージョン管理機能をONにすると、ファイル名に表示されるドロップダウンメニューの [バージョン履歴] から以前に保存されたバージョンを開くことができます。ちょっとすごいのは、すべてのバージョンが差分の形ではなく、まるまるそのまま残されている、ということにあります。少しの違いでもファイルそのままを保存するので、大きなサイズのファイルを何回も上書き保存するとサーバーのディスク容量を急激に消費することになります。適時不要なバージョンは削除することをお勧めします。

Q. GroupBoardについていいガイドブックはないのですか?
現在以下の書籍が日経BPソフトプレス様より発売中です。いままでこのBlogでご紹介してきたことも、ご紹介できなかったこともすべて網羅しておりますので、ぜひ年末年始のお休みのときにでも、ご一読いただければ幸いです。

Microsoft GroupBoardワークスペースオフィシャルマニュアル マイクロソフト公式解説書
出版社: 日経BPソフトプレス ; ISBN: 4891004657

Q. SharePointについていいガイドブックはないのですか?
IT管理者のかたでもっと SharePoint自体について知りたい、という方はこちらをお勧めします。お値段はお高い (しかも上下に分かれてますが)、お値段分の価値はあると思います。

Microsoft SharePointプロダクト&テクノロジリソースキット
出版社: 日経BPソフトプレス ; ISBN: 4891004630 (上巻)

どうやら今回で今年のBlog Updateも最後になるようです。来年も GroupBoard をなにとぞよろしくお願いします。

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