Запросы на повторяющиеся собрания с конфликтующими экземплярами собраний 2: сила делегирования

Исходная статья опубликована во вторник, 24 января 2012 г.

Основной вывод из моей последней публикации по этой теме состоял в том, что помощник по резервированию ресурсов не позволяет выполнять двойное резервирование комнаты в календаре при запросе на проведение повторяющегося собрания (см. статью Automatic Processing of Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances).

Поскольку бывают ситуации, когда администратору может потребоваться разрешить двойное резервирование, мы предложили два обходных пути, которые я бы хотел рассмотреть более подробно. Я также хочу рассказать о третьем пути, о котором ранее не упоминалось.

1) Отправка дополнительных запросов на неповторяющиеся собрания с целью двойного резервирования

Помните, что если вся серия повторяющихся собраний принимается, в дополнение к письму о принятии всей серии организатору по электронной почте отправляются уведомления об отдельных конфликтах. Организатор может использовать такие электронные сообщения об отклоненных экземплярах собраний для выполнения первого обходного пути, который состоит в отправке дополнительных запросов на неповторяющиеся собрания с целью двойного резервирования нужной комнаты для каждого отклоненного экземпляра собрания.

Этот метод, хотя и трудоемкий, позволяет четко контролировать, когда ресурс резервируется дважды, а когда нет.

С другой стороны, предположим, что администратор предпринимает второй обходной вариант и передает управление доверенному делегату, а не помощнику по резервированию ресурсов. Делегат вполне может разрешить двойное резервирование для всех повторяющихся собраний, приняв всю серию таких собраний. Также оказывается, что делегат может выборочно отклонить любое число конфликтующих экземпляров собраний, приняв всю серию, чего не может делать помощник. Возникает вопрос, как именно делегаты могут это делать. Давайте разбираться.

2) Разрешение двойного резервирования ресурсов для делегата

В политике запросов на почтовом ящике ресурса может быть указано, что делегат должен управлять разрешением конфликтов с экземплярами повторяющихся собраний. Но как именно использовать эту возможность? Как может выглядеть этот процесс и какие средства делегаты могут использовать для его выполнения? Оптимальную функциональность предоставляет Outlook 2010.

Давайте перейдем к примеру. Допустим, у нас имеется комната под названием "Зеленая комната", которой управляет делегат по имени Ховард. По мере поступления запросов на проведение собраний в Зеленой комнате делегат регистрирует их в календаре комнаты. В настоящий момент имеется собрание, намеченное на среду в 14:00, и другое, намеченное на следующий четверг в 15:00.

Теперь, нескольким получателям направляется новый запрос на проведение повторяющегося собрания в Зеленой комнате. Политика запросов для комнаты требует, чтобы делегат утверждал все запросы на проведение собраний, поэтому этот новый запрос перенаправляется к нему. Мы видим, что запрос на проведение повторяющегося собрания включает четыре экземпляра собрания: со вторника по четверг с 14:30 по 15:30 каждый день. Outlook любезно подсказывает (выделено желтым, а также под предварительным просмотром календаря), что два из четырех экземпляров собрания пересекаются с уже имеющимися собраниями.

Если Ховард хочет утвердить всю серию и разрешить двойное резервирование, он может просто принять все собрания целиком. Но что, если он хочет отклонить один конфликтующий запрос, но оставить другой? Он может щелкнуть стрелку рядом со строкой "Конфликты: 2" и получить предварительный просмотр каждого фрагмента календаря, где конфликтующий запрос пересекается с уже имеющимся собранием.

В результате он видит, что первый конфликт возникает в среду в 14:00 с собранием "Обсуждение каталога" (Catalog Review):

Второй конфликт возникает в четверг с собранием "Товарная презентация" (Sales Presentation):

Допустим, Ховард хочет отклонить двойное резервирование в четверг, но оставить конфликт в среду? Чтобы отклонить запрос на экземпляр собрания в четверг, ему достаточно дважды щелкнуть элемент в разделе предварительного просмотра календаря в перенаправленном запросе на проведение собрания.

В результате откроется представление календаря Зеленой комнаты на это время. После этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши экземпляр запроса, который нужно отклонить, выбрать команду "Отклонить" (Decline) и указать в вариантах, что нужно отклонить только данный экземпляр.

Определив, какой экземпляр нужно отклонить, а какой оставить, можно просто вернуться в исходный перенаправленный запрос на проведение собрания и принять всю серию. В результате будут приняты все оставшиеся экземпляры, при этом экземпляры, отклоненные вручную, приняты не будут.

Итак, делегаты могут использовать уведомления о конфликтах в Outlook 2010, чтобы быстро отклонять (или принимать) отдельные экземпляры собраний в запросах на проведение повторяющихся собраний.

3) Отправка обновления в серии без изменения сведений

Существует и третий способ обойти отказ помощника по резервированию ресурсов в двойном резервировании комнаты при запросе на проведение повторяющегося собрания. Благодаря отзыву клиента, переданному мне моим коллегой Патрисиу Селисеану (Patriciu Seliceanu), мы теперь знаем, что организатор собрания может просто отправить обновление для повторяющегося собрания, но без изменения каких-либо сведений. Удивительный результат этого действия состоит в том, что конфликтующие экземпляры собрания, которые ранее отклонялись, после этого принимаются. Для этого обходного пути, разумеется, необходимо, чтобы были разрешены конфликты для запросов на проведение единичных собраний, что по умолчанию разрешено в атрибуте AllowConflicts, имеющем значение True в параметрах обработки календаря.

Такое обновление повторяющихся собраний работает, потому что каждый получатель получает не другой запрос на проведение повторяющегося собрания, а запрос обновления (без фактических изменений) для каждого отдельного экземпляра собрания. Поскольку в этом случае Exchange видит просто запросы на проведение единичных собраний из обходного метода номер 1 выше, он разрешает двойное резервирование для каждого обновленного экземпляра собрания. Это может облегчить работу, описанную в первом пункте этого списка, например, когда число конфликтов высоко, при условии, что по каждому конфликтующему запросу следует провести двойное резервирование.

Подведем итоги. Имеется ряд методов по обходу ограничений механизма безопасности в помощнике по резервированию ресурсов, которые не допускают двойного резервирования по запросу на проведение повторяющегося собрания в почтовом ящике ресурса. Самым надежным и эффективным из них является назначение делегата с доступом к Outlook 2010 и Exchange 2010. Однако обратите внимание, что в большинстве случаев об этом даже не нужно беспокоиться, поскольку по умолчанию уже установлено правильное поведение.

Спасибо Тому Керну (Tom Kern) за помощь и советы и Патрисиу Селисенау (Patriciu Seliceanu) за метод 3.

Джесс Тедофф (Jesse Tedoff)

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу: Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates