Herramienta conversión de IVA: VAT Rate Change Tool.
Hola a todos,
Hemos creído conveniente crear un artículo sobre la herramienta de conversión de la tasa de IVA, ya que aunque no es una herramienta nueva, y la tenéis disponible desde hace varios años, hemos comprobado en Soporte, que aún seguís teniendo algunas dudas.
Así lo hablamos en este blog, y ya lo tenemos como punto de referencia para futuros posibles cambios en la tasa de IVA (esperemos que a la baja :-)).
Introducción. ¿Por qué esta herramienta?:
Bueno, como sabéis, Microsoft Dynamics NAV ya proporciona múltiples tasas de IVA a través de los Grupos Contables permitiéndonos cambiar la tasa de IVA fácilmente para mantener un reporte de IVA preciso.
Pero también es cierto que las empresas tienen cientos de documentos abiertos, productos o líneas de diario donde un cambio manual de los Grupos Contables y la tasa de IVA puede resultar muy tedioso.
Esta herramienta permitirá a los usuarios de Microsoft Dynamics NAV hacer posible este cambio automáticamente, con bajo coste y en poco tiempo, y definir qué datos serán actualizados, establecer un link entre los grupos contables antiguos y los nuevos, e implementar dichos cambios en documentos abiertos y líneas de diario.
Cuando la conversión se ha completado, el IVA y los grupos contables estarán correctos y dichos cambios se implementarán en las cuentas contables, clientes, proveedores, documentos abiertos, líneas de diario, etc…
Algunas consideraciones a tener en cuenta:
Debemos tener en cuenta que dicha herramienta tiene una serie de limitaciones y el usuario es el responsable de usarla correctamente.
Además hay una serie de escenarios que no están soportados:
Pedidos de Venta, Servicio y Compra
Si un pedido ha sido completa o parcialmente enviado o recibido, los productos enviados/recibidos mantienen el actual Grupo contable producto y el actual Grupo registro IVA producto.
Para las líneas no enviadas/recibidas, el sistema crea una nueva línea de pedido. Esta nueva línea será actualizada para cumplir con los nuevos criterios de IVA y los nuevos Grupos de registro producto.
Además, los cargos de producto, reservas e información de seguimiento de producto serán actualizadas acorde.
Prepagos
Los Documentos que hayan registrado facturas de prepago, no serán convertidos por la herramienta.
Envíos Directos y Pedidos Especiales
Los envíos directos y los pedidos especiales no serán convertidos por la herramienta.
Almacenes
Pedidos de compra y venta con integración con almacenes no serán convertidos por la herramienta si han sido parcialmente enviados o recibidos.
Contratos de Servicio
Los contratos de Servicio no serán convertidos por la herramienta.
Errores conocidos
Problema de permisos al Ejecutar la herramienta de cambio de IVA (Report 10745).
Si la licencia del cliente no tiene permisos para la tabla 156 – Recursos, al ejecutar la herramienta, el Report no termina su ejecución mostrando un mensaje de error.
En el Whitepaper que se publicó junto con la herramienta nos encontramos con el siguiente párrafo:
<<NOTE: A Microsoft Certified Partner should perform the VAT rate change conversion. The objects will be added in the free number range to avoid
the need to refresh for each customer license. If objects already exist in this number range, use a partner license to renumber released objects to free object IDs.
You might encounter conflicts if you use a customer license, as the tool can alter tables which are not included in the customer license.
After performing the conversion, remove the VAT rate change tool from the database.>>
Para solucionar el problema, simplemente tendréis que hacer lo siguiente:
Cambiar para los Dataitems Resource e Item la propiedad ReqFilterFields de “No.” a “Undefined”, básicamente consiste en eliminar
el “No.” de esta propiedad en ambos Dataitems.
Tras este cambio, podréis ejecutar el Report 10745 sin problemas.
Dónde puedo descargar la herramienta?
Poner link en partnersource para descargarla
NOTA: En Microsoft Dynamics NAV 2013, ya viene implementada como parte de la base de datos. No será necesario importar objetos externos.
Además se han implementado algunas mejoras.
Objetos
La herramienta es pequeña y dispone de los siguientes objetos:
Preparación
Crear nuevos Grupos Contables
Para cambiar las tasas de IVA en NAV, teóricamente sería suficiente modificar los Grupos registro de IVA, Configuración y por supuesto la configuración de Declaraciones de IVA.
De todos modos en algunos países es necesario separar las diferentes tasas de IVA en diferentes cuentas contables, por ejemplo para transacciones como descuentos e ingresos.
Esto implica que los clientes tengan que crear nuevas cuentas contables para ingresos para las nuevas tasas de IVA.
Para conseguir este propósito de separar las transacciones donde la cuenta contable tiene que ser tomada de los Grupos contables generales, se recomienda añadir nuevo grupo contable producto y añadir nuevas combinaciones a la Configuración grupos contables para convertir no solo los Grupos registro IVA sino también los Grupos contables producto.
Reducir el número de documentos que serán convertidos
Para reducir el número de documentos que se tendrán que convertir, es recomendable registrar tantos documentos no registrados como sea posible, para que los que tienen que ser convertidos sean los mínimos.
Es recomendable reducir además el número de Líneas de Diario que tienen que ser convertidas.
Back Up de los datos
Es recomendable crear un backup de toda la base de datos antes de ejecutar la herramienta.
Interfaz de la herramienta. Formulario/Página principal
El Formulario principal de esta herramienta es el 10740 – Configuración de la herramienta de modificación de IVA.
Podemos acceder a él a través del Menú (Clásico/Roles) desde:
Gestión Financiera / Contabilidad / Actividades Periódicas / HERRAMIENTA MODIFICACIÓN IVA:
Y el Formulario/Página principal tiene todas las siguientes opciones de conversión, donde podemos seleccionar entre NO convertir, convertir solo el IVA, el Grupo Contable, o ambos:
En versión Microsoft Dynamics NAV 2013, contaremos con una apariencia mejorada de la herramienta y algunas funcionalidades adicionales que veremos más adelante.
Esta sería la página principal (Se encuentra en Departamentos/Administración/Configuración de la aplicación/Gestión Financiera/Tipo cambio IVA):
Ejemplo de uso
Tras la creación de los nuevos Grupos Contables producto:
, nuevos Grupos registro IVA producto:
, sus correspondientes combinaciones en Configuración Grupos Contables:
, y Configuración Grupos registro IVA:
, procederemos a relacionar los grupos antiguos que queremos reemplazar por los nuevos desde:
Información relacionada / Conversión:
- Grupo registro IVA producto
- Gr. Contable producto
Tomamos como ejemplo un Pedido de Venta que tenemos abierto.
Hemos registrado y enviado la mitad de la mercancía con el IVA antiguo. (Grupo registro producto comprobamos que era MAT. PRIMA para Producto 1000)
Vamos a la herramienta de Conversión, comprobamos que para “Actualizar documentos de ventas” tengamos seleccionada la opción AMBOS, y la ejecutamos desde Información relacionada --> Acciones --> Realizar conversión.
Como podéis comprobar se lanza un informe que nos dará posibilidad de filtrar por:
- Cuenta
- Producto
- Recurso
- Opciones:
- Suprimir avisos y confirmaciones
- Omitir estado en cab. venta (por si está lanzado, etc…)
- Omitir estado en cab. Compra (por si está lanzado, etc…)
- Realizar conversión (si no lo marcamos, haremos un mero test)
Marcamos las opciones que necesitamos:
Y ejecutamos la herramienta con Vista Preliminar. Nos saldrá un informe…indicando posibles avisos, errores, opciones de conversión, etc…
Si no ha habido ningún problema, las líneas de nuestro pedido deberían quedar como sigue:
Como veis, las 5 unidades enviadas y facturadas con IVA 18% permanecen con dicho Grupo registro IVA. PERO, el sistema ha creado una nueva línea, pasando las 5 unidades
restantes para ser registradas y enviadas con el nuevo Grupo registro IVA prod: IVA21 (al 21% de IVA).
Esperamos que este artículo os haya servido para entender la herramienta, sus beneficios y limitaciones.
Cualquier consulta, duda…ya sabéis donde encontrarnos a través de soporte Microsoft :-).
Estaremos encantados de poder ayudaros.
Saludos y hasta pronto!;
Vanessa.