アイディアをソーシャルの力でSharePoint Onlineの中で広めよう
(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 7月 25 日に投稿された記事の翻訳です)
マイクロソフトは先日、エンタープライズ ソーシャル ネットワーキング機能を強化するため、Yammerの買収を完了しました。職場のビジネス生産性に及ぼす効果について、詳細を共有するにはあまりに時期尚早ですが、見込まれる効果にかなり期待しています。その一方で、Office 365 のお客様が SharePoint Online で利用できる、数多くのソーシャル機能があります。
情報がビジネスにとって機密性の高いものである場合、やり取りを保護しながら、チームワークと人材活用を最大限に高めたいと思いませんか? そう思っているなら、Office 365 のコミュニティ機能が Google の提供する機能を凌いでいることをご理解いただけるはずです。
SharePoint Online では、同僚と情報を共有してアイディアを交換できます。また、同僚の仕事を邪魔したり、電子メールで返事が来るまで待たなくても、必要なときに情報を収集できます。さらに、組織の人材を活用したり、Wiki やブログに投稿したり、情報、ディスカッション、およびドキュメントに登録したりすることができます。組織内のユーザーはみな、これらの機能を探し出す必要がありません。主要なソーシャル ネットワーキング ツールで、Google+ などの Google Apps SLA (サービス レベル契約) ではサポートされないコンシューマー向け製品を必要とする Google ユーザーとは異なり、マイクロソフトでは、Office 365 全体にここに説明する SharePoint の各機能を含め、これらの機能をサポートしています。
アイディアと専門知識の共有
コーヒーハウス文化と同様に、SharePoint は共通のアイディアや関心で従業員のコミュニティを 1 つにまとめます。たとえば、SharePoint Online 個人用サイトを利用すると、独自の個人用サイトを作成して情報や専門知識を共有できます。"個人用プロファイル" を使用して、これまで取り組んだプロジェクトや興味がある事柄、学歴、およびスキルを含む職務経歴を作成できます。個人用サイトの "仕事仲間" 機能には、連絡を取るよう推奨される同僚が表示されます。そのため、この機能がなければ興味の対象や活動内容が似ていると気付かなかった同僚と、共同作業を行うことができます。
SharePoint Online によって、組織内で特定の人材を容易に見つけることができます。SharePoint の "組織のブラウザー" 機能と "人の検索" 機能は、同僚を見つけたり、管理者およびその管理者にレポートする従業員を見つけたり、各従業員のプロファイル情報を参照するのに役立ちます。
"組織のブラウザー" を使用して、従業員は各ユーザー プロファイルが付いた組織図を参照できます。個人用サイトのプロファイルに保存されている属性に基づいて、他の従業員を検索することもできます。上のスクリーンショットでは、たとえば、Erika は、企業内の他の従業員が利用したいと考える可能性があるスキルとして、組織のプロセスを改善する自身の専門知識を示しています。また、SharePoint およびOffice 365 ツール スイートにプレゼンス情報が表示されるため、特定の人材が利用可能かどうかを確認できます。たとえば、SharePoint サイトからユーザー名にアクセスするだけで、IM 会話を容易に開始できます。
情報の継続的な保護
詳細な情報を収集したり、効率的な方法で情報を受け取る必要がある従業員の場合、SharePoint では、特定のトピックやコンテンツに関して RSS フィードのスケジュールを設定できます。また、従業員は、Wiki やブログを作成あるいは投稿できます。
SharePoint Online をどのように利用するかに関係なく、Google+ と違って、ユーザーは機密情報の共有について心配する必要はありません。SharePoint では、IT 管理者は、企業情報を保護するために必要となる、アクセス許可や Information Rights Management を含むセキュリティ ツールを利用できます。
ビジネスにマイナスとなる Google+
対照的に、Google は、ビジネス ユーザー向けに構築されていないソーシャル ネットワーキング機能を Google+ に搭載しています。一例を挙げると、Google は、企業が期待できるサービスのレベルを定義したサービス レベル契約を Google+ では提供できていません。また、Google+ には、IT 管理者が機密情報を管理するための管理機能がありません。Google+ は、Microsoft Exchange のグローバル アドレス一覧や SharePoint の組織のブラウザーのような機能をまったく備えていないのです。これに加えて、Google+はまだなおベータ版のままです。
Google は、検索、Android、Picasa、YouTube などの広告を資金源とするテクノロジにトラフィックを誘導する中心機能として Google+ を構築しました。そのため、Google+ ユーザーは、コンシューマー向けの利用規約にサインして従う必要があります。組織が企業内で Google+ を管理する必要がある場合でも、これらの規約を無効にすることはできません。"はい" か "いいえ" のアクセス特権しか提供されず、他の管理制御やプライバシー設定は提供されていません。
一元的に構築され展開される共有部分はなく、Google+ では、ユーザーが社外で情報を共有しても警告は発せられません。代わりに、Google では、YouTube でのビデオ視聴、友人とのオンライン ゲーム、仲間うちでのアイディアとリンクの共有などの、コンシューマー向けシナリオに合わせてサービスを設計しました。
コンシューマーであれば十分でしょう。しかしながら、今日の企業のニーズには明らかに対応していません。企業で共同作業を強化し、人材を最大限に活用する必要がある場合は、SharePoint Online と Office 365 をソーシャル ネットワーキングに利用できます。