Como pensar em intranet inteligente

Artigo
07/06/2024

Hoje em dia, há uma abundância de discussões sobre as melhores práticas para modernizar sua intranet - uma intranet da nova maneira, da maneira "moderna", da maneira inteligente - e assim por diante. Não há muitas discussões sobre o que significa moderno como conceito, como o pensamento moderno se relaciona com a tecnologia e como aplicar princípios modernos à intranet da sua organização.

Use este guia para entender como aproveitar o SharePoint para atender às necessidades da sua organização, integrando conceitos modernos ao design de sua intranet, portais e sites.

O que significa inteligente?

No mundo moderno, a intranet deve ser o centro do seu local de trabalho. Uma intranet inteligente do SharePoint é envolvente, informativa, personalizada e integrada com outros portais e sites na sua intranet, bem como com outras aplicações do Microsoft 365, como o Microsoft Teams e Viva Engage. As intranets modernas têm várias formas e tamanhos dependendo das necessidades em constante evolução da empresa.

O que constitui uma intranet inteligente:

Implantação rápida: Os designs adaptáveis podem ser criados usando páginas e Web Parts prontas para uso e não dependem mais apenas da implantação da TI.
Construído com a Experiência de Usuários em mente: Os princípios de design acessíveis são incorporados à experiência moderna, permitindo que os visualizadores acessem a intranet com segurança em qualquer dispositivo.
Experiência personalizada: Recursos como direcionamento de público-alvo, notícias, a Web Part de Conteúdo Realçado e a Web Part Meu Feed facilitam a exibição dinâmica de conteúdo personalizado.
Software como serviço: As atualizações são automáticas, garantindo o uso da tecnologia mais recente.

Por que investir na abordagem moderna?

Investir na abordagem moderna parece diferente, dependendo das condições da sua intranet atual, mas não importa o caminho, será necessário planejamento estratégico e uma equipe para implementar mudanças. Ao dedicar recursos modernizando sua intranet agora, você permitirá que sua organização se mova com mais rapidez e eficiência do que antes.

O que faz com que modernizar sua intranet valha o pena:

Mover-se na velocidade dos seus negócios: Exiba conteúdo dinamicamente usando designs flexíveis que se ajustam à medida que sua cresce.
Atender aos funcionários onde eles estiverem: Direcione conteúdo relevante para visualizadores específicos em qualquer dispositivo.
Reduzir custo de recursos técnicos: Segurança, permissões, compartilhamento e outros componentes de governança podem ser gerenciados centralmente nos aplicativos do Microsoft 365.
Melhora a probabilidade de sucesso da intranet: É mais provável que os visualizadores usem a intranet quando o conteúdo for relevante, fácil de navegar e móvel.

Como pensar em intranets inteligentes

Seguro e acessível

Tradicional	Novo	Como começar
Implantado exclusivamente pela TI	Baseia-se em uma abordagem colaborativa com vários stakeholders nos departamentos da organização	Em vez de atribuir tarefas da intranet a alguns membros de TI, monte uma equipe que represente as necessidades de seus visualizadores e negócios para criar soluções de intranet. Saiba mais sobre as equipas de intranet modernas
Governada manualmente pela TI	Usa modelos de governança que fornecem flexibilidade aos usuários de maneira compatível, com base nos objetivos da organização - compartilhamento, provisionamento, mitigação de riscos	Em vez de pedir permissão para criar um site a partir de TI, os proprietários podem criar seus próprios sites usando os designs responsivos prontos para uso do SharePoint e temas personalizados. Saiba mais sobre como gerir a criação de sites
Os recursos só podem ser acessados no escritório ou em um computador	Trabalhe a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo	Em vez de limitar o acesso ao conteúdo, use os recursos de segurança e conformidade do SharePoint para garantir que os visualizadores tenham acesso às informações corretas em qualquer dispositivo. O SharePoint funciona por predefinição em dispositivos móveis.

Informativos e participações

Tradicional	Novo	Como começar
Comunicação primariamente por email	Comunique principalmente através de notícias do SharePoint, portais da comunidade e Viva Engage	Em vez de partilhar uma atualização de projeto numa newsletter, anuncie a sua atualização no site do projeto e no feed Viva Engage para iniciar uma conversação envolvente. Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Viva Engage
Notícias desatualizadas são compartilhadas em um feed de notícias ou boletim informativo	As postagens de notícias do SharePoint transformam as notícias em uma experiência visual atraente, que pode ser criada rapidamente e distribuída para públicos específicos em tempo real	Em vez de fazer grandes comunicados por email em toda a organização, crie uma postagem de notícias que será exibido dinamicamente para o seu público-alvo relevante. Saiba mais sobre como criar um site de notícias
Experiência não associada a organizações internacionais	Os recursos multilíngues e de direcionamento de público-alvo garantem que os usuários se relacionem com informações relevantes	Em vez de criar experiências separadas para visualizadores exclusivos, direcione links de navegação para públicos específicos. Saiba mais sobre como direcionar conteúdos para audiências específicas

Cria comunidade e culturas

Tradicional	Novo	Como começar
A estrutura da intranet é baseada na estrutura da organização	Portais baseados em funções e tarefas abrigam projetos orientados a iniciativas da comunidade	Em vez de separar o conteúdo pela estrutura organizacional, use hubs para organizar o conteúdo com base em iniciativas de negócios. Saiba mais sobre os hubs de planeamento
Reuniões pessoais para criar equipe e cultura organizacional	Interação frequente através de eventos online que mostram as pessoas, celebram marcos e mantêm uma conversa consistente com Viva Engage e Microsoft Stream	Em vez de reuniões semestrais, grave eventos online e incorpore a gravação do evento usando o Microsoft Stream em uma postagem de notícias. Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Stream
Interação pouco frequente entre organização e liderança	Alinha organizações com liderança por meio de eventos ao vivo, conteúdo dinâmico como notícias e conexão social	Em vez de compromissos formais com a liderança, crie pontos de venda acessíveis sob a forma de eventos em direto no Viva Engage. Saiba mais sobre como organizar um evento em direto no Viva Engage

Cria e amplia o conhecimento

Tradicional	Novo	Como começar
Informações estáticas, como perguntas frequentes	Informações dinâmicas geradas pela comunidade no Viva Engage	Em vez de criar uma página de FAQ, incorpore uma peça Web Viva Engage que liga os visualizadores a especialistas do assunto e fornece informações sobre conversações anteriores. Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Viva Engage
Procurar para localizar	Pesquisar e procurar para localizar	Em vez de limitar o acesso dos visualizadores ao conteúdo, use os recursos modernos de pesquisa do SharePoint que protegem conteúdo confidencial e aumentam o sucesso da pesquisa. Saiba mais sobre a pesquisa no SharePoint
Coleção de sites	Coleção de experiências	Em vez de organizar sua Internet por área de negócios, organize por resultados e iniciativas de negócios. Saiba mais sobre os hubs de planeamento
Número limitado e acesso a especialistas no assunto	Encontre especialistas no assunto e comunidades de competências	Em vez de depender de encontrar especialistas em assuntos em organizações siloed, veja conhecimentos em comunidades sociais como o Viva Engage e o Teams. Saiba mais sobre como organizar um evento em direto no Viva Engage

Movimentando-se na direção moderna

Entenda que sua intranet é um componente em constante evolução de seus negócios que precisará crescer e se expandir junto com sua organização. Concentre-se em incorporar mudanças modernas que terão o maior impacto em seus negócios primeiro. Planeje e programe quando as mudanças serão incorporadas e como você acompanhará o progresso. Use a análise do site para entender o comportamento do usuário e coletar feedback dos usuários ao longo do caminho.

Sinais de que sua intranet está se movendo na direção moderna: