Plano para metadados gerenciados no SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Com os metadados gerenciados no SharePoint Server, você pode criar uma taxonomia unificada de termos que você pode usar em todo o seu farm do SharePoint. Neste artigo, revisaremos as decisões de configuração que você precisa tomar antes de configurar o aplicativo de serviço de metadados gerenciados no SharePoint Server.

Antes de configurar os metadados gerenciados, é importante entender o que são metadados gerenciados e como eles funcionam no SharePoint. Antes de ler este artigo, leia Introdução a metadados gerenciados.

Visão geral do serviço de metadados gerenciados no SharePoint Server

No SharePoint Server, os metadados gerenciados são implementados por meio de um aplicativo de serviço e o Serviço da Web de Metadados Gerenciados que é executado nas funções de servidor de Aplicativo e front-end. Você poderá criar vários aplicativos de serviço gerenciado de metadados se precisar separar os conjuntos de termos para uso especializado. Cada aplicativo de serviço tem seu próprio banco de dados contendo o conjunto de termos, os termos, as palavras-chave e assim por diante.

As conexões entre o aplicativo de serviço gerenciado de metadados e seus aplicativos Web são manipuladas pelas conexões de metadados gerenciados. Usando essas conexões, você pode mapear diferentes aplicativos de serviço gerenciado de metadados para diferentes aplicativos Web se for necessário e configurar os recursos de acordo com a política de palavra-chave e criação do conjunto de termos.

Se você tiver vários farms do SharePoint Server e quiser compartilhar um repositório de termos de metadados gerenciados entre eles, poderá publicar o aplicativo de serviço em um farm e os outros podem se conectar a ele. (Isso exige uma relação de confiança entre os farms).

O aplicativo de serviço de metadados gerenciados também fornece funcionalidades de publicação para hubs de tipo de conteúdo, que são conjuntos de sites onde você pode criar tipos de conteúdo padrão e compartilhá-los entre outros conjuntos de sites.

Vamos examinar as decisões que você precisa tomar nessas áreas antes de configurar metadados gerenciados.

Isolando conjuntos de termos de metadados gerenciados

Dentro de um repositório de termos, você pode criar uma variedade de conjuntos de termos. Esses conjuntos de termos podem ser organizados em grupos. Os grupos oferecem algum isolamento de segurança permitindo que você especifique quem pode gerenciar ou contribuir para eles. No entanto, os usuários em geral podem acessar e usar os próprios termos. Se você quiser restringir um conjunto de termos para um grupo de usuários específico, há duas opções.

Primeiro, você pode permitir que os usuários criem conjuntos de termos que sejam locais para um conjunto de sites. Esses conjuntos de termos não estão disponíveis em outros conjuntos de sites. (Falaremos mais sobre essa opção na próxima seção).

Em segundo lugar, você pode fornecer um isolamento ainda maior para um conjunto de termos hospedando-o em um aplicativo de serviço gerenciado de metadados separado. Isso dá a você um repositório de termos completamente separado em um banco de dados separado que você pode restringir a um conjunto específico de usuários.

Se você tiver áreas confidenciais, como jurídica ou de recursos humanos, onde quiser um repositório de termos com acesso limitado, considere essa segunda abordagem. Os usuários desse repositório de termos também podem receber acesso ao seu repositório de termos principal.

Decisão

Antes de configurar os metadados gerenciados no SharePoint, decida se você precisa de mais de um aplicativo de serviço de metadados gerenciados para repositórios de termos separados. (Você pode adicionar aplicativos de serviço adicionais no futuro se isso for necessário).

Usando conjuntos de termos locais

Além de conjuntos de termos globais que estão disponíveis em todos os seus conjuntos de sites, você pode criar conjuntos de termos locais para um conjunto de sites. Quando os usuários criam uma coluna de metadados gerenciados para uma lista do SharePoint, eles têm a opção de criar um novo conjunto de termos em vez de usar conjuntos de termos globais.

Isso poderá ser útil se você quiser usar metadados gerenciados de maneiras que não se aplicam a toda a organização, como metadados para um projeto ou evento específico.

Ao usar conjuntos de termos locais, as diferentes equipes e grupos de negócios podem criar seus próprios metadados gerenciados sem a necessidade de solicitar atualizações formais para um conjunto de termos globais e você pode manter os conjuntos de termos globais concentrados nas áreas principais do seu negócio.

Se você não quiser permitir que os usuários criem seus próprios conjuntos de termos locais para conjuntos de sites, você pode desativar esse recurso quando configurar a conexão de metadados gerenciados.

Decisão

Antes de configurar metadados gerenciados no SharePoint, decida se deseja permitir que conjuntos de termos locais sejam criados. (Você pode ter uma configuração diferente para cada aplicativo de serviço que criar).

Palavras-chave de metadados gerenciados e taxonomias informais

Quando você usa uma coluna de metadados gerenciados em uma lista do SharePoint, os usuários que preencherem essa coluna precisarão usar um dos valores disponíveis definidos no repositório de termos ao qual a coluna está conectada. Essa é uma das principais vantagens dos metadados gerenciados: você tem certeza de que o valor foi escolhido de uma lista predefinida.

No entanto, os metadados gerenciados do SharePoint também oferecem suporte à funcionalidade de marcação onde os usuários podem marcar itens do SharePoint, como documentos com palavras-chave que eles criam que não estão no repositório de termos existente. Essas palavras-chave são acumuladas em uma lista no repositório de termos e você pode gerenciá-las consolidando-as e adicionando-as aos conjuntos de termos novos ou existentes conforme o necessário. Isso permite uma abordagem de taxonomia informal onde os usuários podem criar novas palavras-chave conforme o necessário sem ter que passar por um processo formal para atualizar um conjunto de termos específico.

Se você quiser utilizar uma abordagem mais formal aos metadados gerenciados, poderá desativar esse recurso quando configurar a conexão de metadados gerenciados. Nesse caso, os usuários terão que escolher os termos existentes no repositório de termos e adicionar esses valores a campos específicos que você cria para essa finalidade.

Decisão

Antes de configurar metadados gerenciados no SharePoint, decida se deseja permitir a marcação de itens do SharePoint com palavras-chave que não estão no repositório de termos.

Publicando tipos de conteúdo de metadados gerenciados

Além de compartilhar metadados gerenciados, você também pode usar o serviço de metadados gerenciados para compartilhar tipos de conteúdo. Ao especificar um conjunto de sites como o hub de tipo de conteúdo quando você configura o aplicativo de serviço gerenciado de metadados, você pode compartilhar todos os tipos de conteúdo na galeria de tipo de conteúdo do conjunto de sites, disponibilizando-os para outros conjuntos de sites.

Decisão

Antes de configurar os metadados gerenciados no SharePoint, decida se deseja criar um hub de tipo de conteúdo. (Você também pode adicionar um posteriormente).

Confira também

Para obter a versão do SharePoint no Microsoft 365 deste artigo, consulte Introdução aos metadados geridos.