Planejar opções de compartilhamento e colaboração no SharePoint e no OneDrive

Artigo
04/07/2023

O SharePoint e o OneDrive fornecem uma plataforma de colaboração por meio do armazenamento e compartilhamento de arquivos e pastas.

Ao planejar a distribuição do SharePoint e do OneDrive, estas são as principais áreas de decisão em torno da colaboração:

Criação de site – você deseja permitir que seus usuários criem sites do SharePoint ou você deseja gerenciar isso por meio de TI ou de um processo comercial?
Compartilhamento externo – você deseja permitir que os usuários compartilhem arquivos, pastas ou sites com pessoas fora de sua organização?
Padrões de compartilhamento de arquivos e pastas - quais padrões de compartilhamento você deseja usar para facilitar o compartilhamento enquanto ajuda a proteger informações confidenciais?

Para obter detalhes sobre a governança de colaboração no Microsoft 365, confira O que é governança de colaboração?.

Para ver detalhadamente a colaboração de arquivos no SharePoint, confira Introdução à colaboração de arquivos no Microsoft 365, alimentado pela colaboração do SharePoint e arquivo no SharePoint com o Microsoft 365.

Tenha em mente que as configurações escolhidas para colaboração no SharePoint também podem afetar o Teams. Para obter mais informações, confira Visão geral da integração do Teams e do SharePoint.

Criação de site e ciclo de vida

Por padrão, os usuários podem criar novos sites de equipe e sites de comunicação no SharePoint e bibliotecas compartilhadas no OneDrive. Recomendamos manter essa configuração e usar políticas de expiração para gerenciar o número de sites não utilizados.

Se você não quiser permitir que os usuários criem sites diretamente, você pode desabilitar a criação do site do usuário. Para obter detalhes, confira Gerenciar criação de site no SharePoint.

Mesmo que você desative a criação de sites para usuários no SharePoint, eles ainda poderão criar sites de equipe conectados ao grupo do Microsoft 365 criando um grupo do Microsoft 365 ou qualquer um de seus serviços relacionados, como uma equipe no Microsoft Teams. Se você não quiser permitir que os usuários criem Grupos do Microsoft 365 ou serviços relacionados, incluindo sites de equipe conectados ao grupo, consulte Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Como parte da distribuição do SharePoint, recomendamos que você crie suas próprias diretrizes personalizadas para proprietários de sites do SharePoint sobre como os sites são configurados e gerenciados em sua organização. Consulte Criar diretrizes para o uso do site para obter mais informações.

O compartilhamento externo no SharePoint e no OneDrive usa Microsoft Entra colaboração B2B para criar contas de convidado para pessoas de fora da organização. Os convidados podem ter acesso a sites do SharePoint ou a arquivos e pastas individuais no SharePoint e no OneDrive.

O compartilhamento externo está habilitado por padrão no Microsoft 365, incluindo SharePoint e OneDrive. Recomendamos deixar o compartilhamento externo habilitado. As opções de compartilhamento externo do Microsoft 365 podem fornecer um ambiente de compartilhamento mais seguro e governável do que enviar anexos por email ou usar serviços de compartilhamento de consumidores.

Use a página Compartilhamento no centro de administração do SharePoint para configurar suas opções de compartilhamento. Para obter detalhes, consulte Gerenciar configurações de compartilhamento.

Para obter detalhes sobre como configurar a colaboração de convidados em sites do SharePoint, consulte Colaborar com convidados em um site.

As configurações de compartilhamento no nível da organização para SharePoint e OneDrive fornecem uma configuração padrão para sites e bibliotecas do OneDrive. Sites individuais podem ser bloqueados ainda mais, mas não podem ser mais permissivos do que as configurações organizacionais.

Uma decisão fundamental para a distribuição do SharePoint e do OneDrive é com quem o conteúdo pode ser compartilhado:

Qualquer pessoa – os usuários podem compartilhar arquivos e pastas usando links que não exigem entrada.
Convidados novos e existentes – os convidados são adicionados ao diretório quando um item é compartilhado e devem entrar ou fornecer um código de verificação para acessar o conteúdo.
Convidados existentes – os usuários só podem compartilhar com convidados já no diretório da sua organização. (Essa configuração não é recomendada porque os convidados podem ser adicionados ao diretório de várias maneiras fora do SharePoint e do OneDrive.)
Somente pessoas em sua organização – nenhum compartilhamento externo é permitido.

Essas configurações podem ser definidas separadamente para SharePoint e OneDrive, embora a configuração do OneDrive não possa ser mais permissiva do que a configuração do SharePoint.

Decisões importantes:

Deseja permitir o compartilhamento externo? Caso contrário, escolha a opção Somente pessoas em sua organização .
Deseja permitir que os usuários criem links de compartilhamento que permitem que pessoas não autenticadas (anônimas) acessem arquivos ou pastas? Se sim, escolha Alguém.

Você pode restringir o compartilhamento externo com estas opções:

Restrinja com quais domínios os usuários podem compartilhar.
Limitar o compartilhamento externo a pessoas em um grupo de segurança específico.
Expire o acesso de convidado após um período especificado.
Exigir reauthenticação após um período especificado para usuários que usam um código de verificação.

Se você quiser restringir com quais domínios os usuários podem compartilhar, você poderá escolher a configuração Limitar compartilhamento externo por domínio . Para obter detalhes, confira Restringir o compartilhamento de conteúdo do SharePoint e do OneDrive por domínio. Observe que essa configuração afeta apenas o SharePoint e o OneDrive. Se você quiser definir isso para todos os serviços no Microsoft 365, poderá configurar a restrição em Microsoft Entra ID. Consulte Permitir ou bloquear convites para usuários B2B de organizações específicas para obter detalhes.

Se você não quiser que todos os usuários possam compartilhar externamente, poderá restringir o compartilhamento externo a grupos de segurança específicos. Escolha permitir que apenas usuários em grupos de segurança específicos compartilhem a opção externamente e escolha os grupos que você deseja permitir.

Se você quiser que o acesso ao convidado expire após um determinado período, use o acesso de convidado a um site ou o OneDrive expirará automaticamente após essa configuração de muitos dias . Os usuários que compartilharam o conteúdo terão a opção de estender a expiração pelo período especificado antes que os convidados percam o acesso. Para obter mais informações, consulte Gerenciar a expiração de convidado para um site.

Os convidados com endereços de email que não são da Microsoft, como o Gmail, recebem um código de verificação quando tentam acessar o conteúdo compartilhado. Você pode exigir que esses convidados reauthenticam após um período especificado. Use o Pessoas que usam um código de verificação deve reauthenticar após esta configuração de muitos dias para configurar isso.

Para criar uma experiência de compartilhamento fácil para seus usuários, reduzindo o risco de compartilhamento excessivo, você pode escolher entre essas opções para links de compartilhamento de arquivos e pastas:

Escolha o tipo de link padrão que os usuários veem quando compartilham um arquivo ou pasta.
Escolha se o link de compartilhamento padrão permite que os destinatários editem os arquivos.
Escolha se os links de Alguém expirarem após um determinado período.
Escolha se os links de Qualquer Pessoa permitem que os destinatários editem os arquivos.

Quando os usuários compartilham um arquivo ou pasta, eles podem escolher entre vários tipos de links de compartilhamento que oferecem diferentes níveis de permissões. Você pode escolher qual tipo de link é mostrado por padrão:

Links específicos de pessoas exigem que o usuário especifique uma lista de pessoas que terão acesso ao arquivo ou pasta.
Somente as pessoas em seus links de organização fornecem acesso ao arquivo ou pasta a qualquer pessoa em sua organização que tenha o link.
Os links de qualquer pessoa (se você os habilitou nas configurações de compartilhamento no nível da organização) fornecem acesso anônimo a qualquer pessoa que tenha o link, incluindo pessoas fora de sua organização.

Você também pode escolher o nível de permissão padrão – exibir ou editar – para compartilhar links.

Essas opções também podem ser configuradas para sites individuais. Consulte Alterar as configurações de compartilhamento de um site para obter detalhes.

Se você habilitou links de Qualquer Pessoa , poderá escolher se esses links devem expirar após um determinado período e se eles devem permitir acesso de edição ou apenas exibir o acesso.