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Saiba mais sobre retenção para o Viva Engage

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

As informações neste artigo complementam a funcionalidade Saiba mais sobre a retenção porque tem informações específicas para Viva Engage.

Para outras cargas de trabalho, confira:

Dica

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O que está incluído para retenção e exclusão

Viva Engage mensagens de utilizador e mensagens da comunidade podem ser eliminadas através de políticas de retenção para Viva Engage e, além do texto nestas mensagens, os seguintes itens podem ser retidos por motivos de conformidade: ligações de hipertexto e ligações para outras mensagens Viva Engage.

Observação

Conforme explicado na seção a seguir, as mensagens do usuário incluem mensagens privadas para um usuário individual e quaisquer mensagens da comunidade associadas a esse usuário.

As mensagens de utilizador também incluem publicações de enredo, que são suportadas por políticas de retenção.

As mensagens do usuário incluem todos os nomes das pessoas na conversa e as mensagens da comunidade incluem o nome da comunidade e o título da mensagem (se fornecido).

As reações de outras pessoas sob a forma de ícones expressivos não são mantidas quando utiliza políticas de retenção para Viva Engage.

Os ficheiros que utiliza com Viva Engage não estão incluídos nas políticas de retenção para Viva Engage. Esses itens têm suas próprias políticas de retenção.

Como funciona a retenção com Viva Engage

Utilize esta secção para compreender como os seus requisitos de conformidade são cumpridos pelo armazenamento e processos de back-end e deve ser verificado pelas ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos e não pelas mensagens que estão atualmente visíveis na aplicação Viva Engage.

Pode utilizar uma política de retenção para reter dados de mensagens da comunidade e mensagens de utilizador no Viva Engage e eliminar estas mensagens. Nos bastidores, as caixas de correio do Exchange são utilizadas para armazenar os dados copiados dessas mensagens. Os dados de Viva Engage mensagens de utilizador são armazenados numa pasta oculta na caixa de correio de cada utilizador incluída na mensagem de utilizador e é utilizada uma pasta oculta semelhante numa caixa de correio de grupo para mensagens da comunidade.

Cópias das mensagens da comunidade também podem ser armazenadas na pasta oculta das caixas postais dos usuários quando eles @ mencionam usuários ou notificam o usuário de uma resposta. Embora estas mensagens tenham origem numa mensagem de comunidade, uma política de retenção para Viva Engage mensagens de utilizador incluirá frequentemente cópias de mensagens da comunidade. Como resultado, as mensagens do usuário não são restritas a mensagens particulares.

Essas pastas ocultas não foram projetadas para serem diretamente acessíveis a usuários ou administradores, mas, em vez disso, armazenam dados que os administradores de conformidade podem pesquisar com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Apesar de serem armazenadas no Exchange, Viva Engage mensagens só são incluídas numa política de retenção configurada para as mensagens da comunidade Viva Engage ou Viva Engage localizações de mensagens de utilizador.

Observação

Se um utilizador estiver incluído numa política de retenção ativa que retém Viva Engage dados e eliminar uma caixa de correio de um utilizador incluído nesta política, para reter os dados Viva Engage, a caixa de correio é convertida numa caixa de correio inativa. Se não precisar de reter este Viva Engage dados para o utilizador, exclua a conta de utilizador da política de retenção antes de eliminar a respetiva caixa de correio.

Depois de configurar uma política de retenção para Viva Engage mensagens, uma tarefa de temporizador do serviço Exchange avalia periodicamente os itens na pasta oculta onde estas mensagens Viva Engage são armazenadas. O trabalho de temporizador leva até sete dias para ser executado. Quando esses itens tiverem expirado o período de retenção, eles serão movidos para a pasta SubstrateHolds, uma pasta oculta que está em cada caixa de correio de usuário ou grupo para armazenar itens de “exclusão reversível” antes de serem excluídos permanentemente.

Importante

Devido ao primeiro princípio de retenção e uma vez que Viva Engage mensagens são armazenadas em caixas de correio Exchange Online, a eliminação permanente da pasta SubstrateHolds é sempre suspensa se a caixa de correio for afetada por outro Viva Engage política de retenção para a mesma localização, Suspensão de Litígios, retenção de atrasos ou se for aplicada uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos à caixa de correio por motivos legais ou de investigação.

Embora a caixa de correio esteja incluída numa suspensão aplicável, Viva Engage mensagens que foram eliminadas deixarão de estar visíveis no Viva Engage, mas continuarão a ser detetáveis com a Deteção de Dados Eletrónicos.

Após a configuração de uma política de retenção para Viva Engage mensagens, os caminhos que o conteúdo segue dependem se a política de retenção deve ser mantida e, em seguida, eliminada, apenas para reter ou eliminar apenas.

Quando a política de retenção for reter e excluir:

Diagrama do fluxo de retenção para Viva Engage mensagens.

Para os dois caminhos no diagrama:

  1. Se uma mensagem de Viva Engage for editada ou eliminada pelo utilizador durante o período de retenção, a mensagem original é imediatamente copiada (se editada) ou movida (se eliminada) para a pasta SubstrateHolds. A mensagem é armazenada lá até que o período de retenção expirar e a mensagem será permanentemente excluída imediatamente.

  2. Se uma mensagem de Viva Engage não for eliminada e para as mensagens atuais após a edição, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds após o período de retenção expirar. Essa ação leva sete dias após a data de vencimento. Quando a mensagem está na pasta SubstrateHolds, ela é imediatamente excluída permanentemente.

Observação

As mensagens na pasta SubstrateHolds são pesquisáveis por ferramentas de descoberta eletrônica. Até que as mensagens sejam excluídas permanentemente (na pasta SubstrateHolds), elas permanecerão pesquisáveis por ferramentas de Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e move uma mensagem para a pasta SubstrateHolds, é comunicada uma operação de eliminação ao serviço Viva Engage, que, em seguida, reencaminha a mesma operação para a aplicação cliente Viva Engage. Os atrasos nesta comunicação ou colocação em cache podem explicar porque é que, durante um curto período de tempo, os utilizadores continuam a ver estas mensagens na sua aplicação Viva Engage.

Neste cenário em que o serviço Viva Engage recebe um comando eliminar devido a uma política de retenção, a mensagem correspondente na aplicação Viva Engage é eliminada para todos os utilizadores na conversação. Alguns desses usuários podem ser de outra organização, ter uma política de retenção com um período de retenção maior ou nenhuma política de retenção atribuída a eles. Para esses usuários, as cópias das mensagens ainda são armazenadas em suas caixas de correio e permanecem pesquisáveis na Descoberta Eletrônica até que as mensagens sejam excluídas permanentemente por outra política de retenção.

Importante

As mensagens visíveis na aplicação Viva Engage não são uma reflexão precisa sobre se são mantidas ou eliminadas permanentemente para requisitos de conformidade.

Quando a política de retenção é somente retenção ou somente exclusão, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção reter somente

  1. Se uma mensagem de Viva Engage for editada ou eliminada: é imediatamente criada uma cópia da mensagem original na pasta SubstrateHolds e mantida aí até o período de retenção expirar. Em seguida, a mensagem será permanentemente excluída da pasta SubstrateHolds imediatamente.

  2. Se a mensagem Viva Engage não for modificada ou eliminada e para as mensagens atuais após a edição durante o período de retenção: nada acontece antes e depois do período de retenção; a mensagem permanece na localização original.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção excluir somente

  1. Se a mensagem Viva Engage não for eliminada durante o período de retenção: no final do período de retenção, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds. Essa ação leva sete dias após a data de vencimento. Em seguida, a mensagem será permanentemente excluída da pasta SubstrateHolds imediatamente.

  2. Se a mensagem de Viva Engage for eliminada pelo utilizador durante o período, o item é imediatamente movido para a pasta SubstrateHolds, onde é imediatamente eliminado permanentemente.

Fluxos e intervalos de exemplo para políticas de retenção

Use os exemplos a seguir para ver como os processos e intervalos explicados nas seções anteriores se aplicam às políticas de retenção que possuem as seguintes configurações:

Para todos os exemplos que se referem à exclusão permanente, devido aos princípios de retenção, esta ação será suspensa se a mensagem estiver sujeita a outra política de retenção para reter o item ou se estiver sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 1: manter somente por 7 anos

No dia 1, um utilizador publica uma nova mensagem de Viva Engage.

No 5º dia, o usuário edita aquela mensagem.

No 30º dia, o usuário exclui a mensagem atual.

Resultados de retenção:

  • Para a mensagem original:

    • No 5º dia, a mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica por um período mínimo de 7 anos a partir do 1º dia (o período de retenção).

  • Para a mensagem atual (editada):

    • No 30º dia, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica por um período mínimo de 7 anos a partir do 1º dia (o período de retenção).

Se o usuário excluiu a mensagem atual após o período de retenção especificado, em vez de ser movida dentro do período de retenção, a mensagem ainda seria movida para a pasta SubstrateHolds. No entanto, agora que o período de retenção expirou, a mensagem seria excluída permanentemente após o período mínimo de 1 dia e depois normalmente de 1 a 7 dias.

Exemplo 2: manter por 30 dias e depois excluir

No dia 1, um utilizador publica uma nova mensagem de Viva Engage.

No 10º dia, o usuário edita aquela mensagem.

O usuário não faz mais edições e não exclui a mensagem.

Resultados de retenção:

  • Para a mensagem original:

    • No 10º dia, a mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.
    • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é permanentemente excluída, normalmente de 1 a 7 dias, após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

  • Para a mensagem atual (editada):

    • Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, normalmente de 1 a 7 dias, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.
    • Em seguida, a mensagem é excluída permanentemente, normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.
Exemplo 3: excluir somente após 1 dia

Observação

Por causa da duração curta de um dia destes processos de configuração e retenção que operam em um período de tempo de 1 a 7 dias, esta seção mostra intervalos de exemplo que estão dentro dos intervalos de tempo típicos.

No dia 1, um utilizador publica uma nova mensagem de Viva Engage.

Resultado de retenção de exemplo se o usuário não editar ou excluir a mensagem:

  • 5º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o início do período de retenção no 2º dia):

    • A mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds e permanece lá por pelo menos 1 dia, onde ainda pode ser pesquisada com as ferramentas de Descoberta Eletrônica.

  • 9º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia na pasta SubstrateHolds):

    • A mensagem é excluída permanentemente e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Como o exemplo mostra, embora seja possível configurar uma política de retenção para excluir mensagem após somente um dia, o serviço passa por vários processos para garantir uma exclusão compatível. Como resultado, uma ação de exclusão após 1 dia pode levar 16 dias antes que a mensagem seja excluída permanentemente para não ser retornada em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Mensagens e usuários externos

Por predefinição, uma política de retenção para Viva Engage mensagens de utilizador aplica-se a todos os utilizadores na sua organização, mas não a utilizadores externos. Você pode aplicar uma política de retenção a usuários externos se usar a opção Editar para usuários incluídos, e especificar sua conta.

No momento, não há suporte para os usuários convidados do Azure B2B.

Quando um usuário sair da organização

Se um utilizador sair da sua organização e a respetiva conta do Microsoft 365 for eliminada, as mensagens de utilizador Viva Engage que estão sujeitas a retenção são armazenadas numa caixa de correio inativa. Essas mensagens permanecem sujeitas a qualquer política de retenção que foi colocada no usuário antes da sua caixa de correio ser desativada, e o conteúdo fica disponível para uma pesquisa de Descoberta Eletrônica. Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Se o utilizador tiver armazenado ficheiros no Viva Engage, consulte a secção equivalente para o SharePoint e o OneDrive.

Limitações

Tenha em atenção a seguinte limitação quando utilizar a retenção para Viva Engage mensagens de utilizador e mensagens de utilizador da comunidade:

  • Quando seleciona Editar para a localização das mensagens de utilizador Viva Engage, poderá ver convidados e utilizadores que não sejam da caixa de correio. As políticas de retenção não são projetadas para esses usuários, portanto, não os selecione.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se estiver pronto para configurar uma política de retenção para Viva Engage, veja Criar e configurar políticas de retenção.