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Alterar a duração do bloqueio para uma caixa de correio inativa

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Uma caixa de correio inativa é o estado da caixa de correio que é utilizado para reter o e-mail de um antigo funcionário depois de sair da sua organização. Uma caixa de correio fica inativa quando é aplicada uma suspensão aplicável à mesma antes de o objeto de utilizador do Microsoft 365 ser eliminado. Os seguintes tipos de suspensões iniciam a criação de uma caixa de correio inativa após a eliminação da conta de utilizador:

Importante

Embora qualquer uma das retenções acima force uma caixa de correio a ficar inativa após a eliminação da conta de utilizador do Microsoft 365, recomenda-se vivamente que utilize a retenção do Microsoft 365 quando planear proativamente utilizar caixas de correio inativas.

  • As retenções de Deteção de Dados Eletrónicos destinam-se a casos específicos com limite de tempo relacionados com um problema legal. Em algum momento, um caso legal provavelmente terminará e as suspensões associadas ao caso serão removidas e o caso de Deteção de Dados Eletrónicos será encerrado (ou eliminado). Se uma suspensão colocada numa caixa de correio inativa estiver associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos e a suspensão for libertada ou o caso de Deteção de Dados Eletrónicos for encerrado ou eliminado, a caixa de correio inativa será eliminada permanentemente.

  • In-Place As suspensões no centro de administração do Exchange foram descontinuadas. A partir de 1 de julho de 2020, não foi possível criar novos In-Place Holds no Exchange Online. A partir de 1 de outubro de 2020, a duração da suspensão no local já não podia ser alterada. Qualquer caixa de correio inativa que tenha uma suspensão de In-Place aplicada só pode ser eliminada removendo o In-Place Hold. As caixas de correio inativas existentes In-Place Suspensão continuarão a ser preservadas até que a suspensão seja removida. Para obter mais informações sobre a descontinuação de In-Place Holds, veja Retirement of legacy eDiscovery tools (Descontinuação das ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos legadas).

  • A suspensão de litígios permanece suportada como um método alternativo para reter conteúdo numa caixa de correio e torná-lo inativo após a eliminação de uma conta de utilizador. No entanto, como uma tecnologia mais antiga, recomendamos que utilize antes a retenção do Microsoft 365.

Depois de ficarem inativos, os conteúdos da caixa de correio, incluindo a pasta Itens Recuperáveis , são mantidos até que a suspensão que foi colocada na caixa de correio antes de ficar inativa deixe de se aplicar.

Se a suspensão aplicável não for baseada no tempo, como uma suspensão associada a uma política ou etiqueta de retenção do Microsoft 365 apenas por tempo indeterminado, um caso de Deteção de Dados Eletrónicos ou Uma Suspensão de Litígios (sem configuração LitigationHoldDuration ), o conteúdo da caixa de correio é mantido indefinidamente até que a suspensão seja removida.

No entanto, se a suspensão for baseada no tempo, o conteúdo da caixa de correio é mantido até que a duração da suspensão expire. Neste momento, todos os itens na pasta Itens Recuperáveis são eliminados permanentemente (removidos) da caixa de correio inativa.

Observação

Para caixas de correio inativas, recomendamos que utilize uma definição de retenção e eliminação para a sua política ou etiquetas de retenção do Microsoft 365. Se escolher uma definição reter apenas, a pasta Itens Recuperáveis será removido no final da duração da suspensão, no entanto, quaisquer outros itens não eliminados permanecerão na caixa de correio inativa indefinidamente.

À medida que os regulamentos e as políticas evoluem, podem existir algumas situações em que tem de alterar a duração da suspensão atribuída à caixa de correio inativa. Os passos seguintes descrevem como fazê-lo.

Dica

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Ligar ao PowerShell

Como mencionámos anteriormente, muitos tipos diferentes de suspensões podem acionar a criação de uma caixa de correio inativa. Por este motivo, para alterar a duração da suspensão aplicada à caixa de correio inativa, primeiro tem de identificar que tipo de suspensões estão a afetá-la. Para identificar o tipo de suspensões, tem de utilizar Exchange Online PowerShell para identificar os tipos de suspensões. Se a caixa de correio inativa for afetada por políticas ou etiquetas de retenção do Microsoft 365, também tem de utilizar o PowerShell de Conformidade do & de Segurança para identificar as políticas específicas.

Passo 1: identificar as suspensões numa caixa de correio inativa

Uma vez que diferentes tipos de suspensões ou uma ou mais políticas de retenção do Microsoft 365 podem ser colocadas numa caixa de correio inativa, o primeiro passo é identificar as suspensões numa caixa de correio inativa.

Execute o seguinte comando no Exchange Online PowerShell para apresentar as informações de suspensão de uma caixa de correio inativa específica na sua organização.

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

Se precisar de identificar o tipo de suspensão de várias caixas de correio inativas e a sua organização tiver um grande número delas, poderá tornar-se incontrolável ver com o PowerShell. Neste caso, pode exportar todas as informações aplicáveis para um ficheiro CSV com o seguinte comando e modificar o conforme necessário para o Path seu ambiente:

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

Para efeitos deste exemplo, o seguinte mostra os resultados de seis caixas de correio inativas com diferentes tipos de suspensão possíveis.

Observação

Várias suspensões, incluindo vários tipos de suspensões, podem aplicar-se a uma única caixa de correio inativa.

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

A tabela seguinte identifica os seis tipos de suspensão diferentes que foram utilizados para tornar cada caixa de correio inativa a partir do exemplo acima.

Caixa de correio inativa Tipo de suspensão Como identificar a suspensão na caixa de correio inativa
Ann Beebe
 Retenção de litígio
 A LitigationHoldEnabled propriedade está definida para True indicar que a caixa de correio está em Suspensão de Litígios.

Além disso, o está definido para 365.00:00:00 indicar que os LitigationHoldDuration itens da caixa de correio deixarão de estar sujeitos a litígios suspensos 365 dias após a data de criação (enviados/recebidos).

Indica LitigationHoldDate a data em que o LitigationHold foi ativado e LitigationHoldOwner identifica a pessoa que iniciou a suspensão do litígio.
Carol Olson
 Política de retenção do Microsoft 365 a partir do portal do Microsoft Purview ou do portal de conformidade do Microsoft Purview que é aplicado a caixas de correio específicas
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID da política de retenção do Microsoft 365 que é aplicada à caixa de correio inativa. Pode identificar que o tipo de suspensão é uma política de retenção que é aplicada a caixas de correio específicas porque o GUID começa com o mbx prefixo e termina num :2 ou :3.

Para obter mais informações, veja Compreender o formato do valor InPlaceHolds para políticas de retenção.
Megan Bowen
 A etiqueta de retenção do Microsoft 365 com uma ação de retenção apenas ou retenção e eliminação é aplicada a, pelo menos, um item na caixa de correio
 A ComplianceTagHoldApplied propriedade indica True que um item está etiquetado com uma etiqueta apenas de retenção ou manter e eliminar etiqueta.

Além disso, a InPlaceHolds propriedade contém o GUID da política de etiqueta de retenção do Microsoft 365 que é aplicada à caixa de correio inativa.

Para obter mais informações, consulte Identificar caixas de correio em espera porque foi aplicada uma etiqueta de retenção a uma pasta ou item
Mário Necaise
 Política de retenção do Microsoft 365 para toda a organização a partir do portal do Microsoft Purview ou do portal de conformidade do Microsoft Purview
 A InPlaceHolds propriedade está vazia, LitigationHoldEnabled é False e ComplianceTagHoldApplied é False. Este resultado indica que uma ou mais políticas de retenção do Microsoft 365 (localização completa) do Microsoft 365 aplicadas à organização que a caixa de correio inativa está a herdar.

Para obter mais informações, consulte Como confirmar que uma política de retenção em toda a organização é aplicada a uma caixa de correio
Abraham McMahon
 Suspensão do caso de Deteção de Dados Eletrónicos no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID da suspensão do caso de Deteção de Dados Eletrónicos que está colocada na caixa de correio inativa. Pode ver que este resultado é uma suspensão de caso de Deteção de Dados Eletrónicos porque o GUID começa com o UniH prefixo.

Para obter mais informações, veja Retenções de Deteção de Dados Eletrónicos.
Pilar Pinilla
 Bloqueio In-loco
 A InPlaceHolds propriedade contém o GUID do In-Place Hold que é colocado na caixa de correio inativa. Pode ver que este resultado é um In-Place Hold porque o GUID não começa com um prefixo.

NOTA: a partir de 1 de outubro de 2020, a duração da suspensão das suspensões no local já não pode ser alterada. Só pode remover um In-Place Hold que resulte na eliminação da caixa de correio inativa.

Para obter mais informações, veja Descontinuação das ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos legadas.

Passo 2: alterar a duração da suspensão de uma caixa de correio inativa

Depois de identificar que tipo de suspensão é colocado na caixa de correio inativa (e se existem várias suspensões), o passo seguinte é alterar a duração da suspensão. O processo varia consoante o tipo de suspensão aplicada.

Alterar a duração de uma política de retenção do Microsoft 365

Para modificar a duração de suspensão de uma política de retenção do Microsoft 365, primeiro tem de identificar a política que afeta a caixa de correio inativa ao executar Get-RetentionCompliancePolicy com o GUID associado da InPlaceHolds propriedade na caixa de correio no PowerShell de Conformidade do & de Segurança.

Certifique-se de que remove o prefixo e o sufixo do GUID ao executar este comando. Por exemplo, com as nossas informações de exemplo anteriores, utilize o InPlaceHolds valor de mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 e, em seguida, remova mbx e :3 resulte num GUID de política de cdbbb86ce60342489bff371876e7f224. Neste exemplo, execute:

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

Assim que souber o nome da política, pode simplesmente modificar a política de retenção no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Normalmente, as políticas de retenção são aplicadas a mais do que uma localização, pelo que modificar a política afeta todas as localizações aplicadas, tanto inativas como ativas, o que também pode incluir localizações diferentes do Exchange. Para obter mais informações, veja Criar e configurar políticas de retenção.

Importante

As políticas de retenção com o bloqueio de preservação ativado podem prolongar o período de retenção, mas não podem ser reduzidas ou removidas.

Se a intenção for modificar o período de retenção apenas para caixas de correio inativas ou apenas caixas de correio inativas específicas, poderá considerar a implementação de âmbitos de política adaptáveis, que podem ser utilizados para direcionar individualmente caixas de correio específicas ou tipos de caixa de correio, como caixas de correio inativas, através de Microsoft Entra ID e atributos e propriedades do Exchange.

Alterar a duração de uma etiqueta de retenção do Microsoft 365

Tal como acontece com as políticas de retenção, quando modifica a duração de suspensão de uma etiqueta de retenção do Microsoft 365, primeiro tem de identificar a política que publica a etiqueta que afeta o conteúdo na caixa de correio inativa. Para identificar essa política, execute Get-RetentionCompliancePolicy com o GUID associado a InPlaceHolds partir da propriedade na caixa de correio no PowerShell de Conformidade do & de Segurança.

Certifique-se de que remove o prefixo e o sufixo do GUID ao executar este comando. Por exemplo, ao utilizar as informações de exemplo anteriores, utilize o InPlaceHolds valor de mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 e, em seguida, remova mbx e :1, o que resulta num GUID de política de 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2. Neste exemplo, vai executar:

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

Depois de identificar a política, saberá quais as etiquetas que foram publicadas e as respetivas definições. Uma vez que as etiquetas se aplicam a itens individuais, dependendo do número de etiquetas publicadas com a política e as respetivas definições, poderá não conseguir identificar diretamente que etiqueta está a afetar o conteúdo.

Um método que pode utilizar para identificar o conteúdo a que cada etiqueta se aplica é utilizar a Pesquisa de Conteúdos. Por exemplo, ao utilizar as informações de exemplo anteriores, suponha que a política publica várias etiquetas, uma das quais denominada "Hr-Content". Com as permissões corretas, pode executar uma Pesquisa de Conteúdos com o comando New-ComplianceSearch do PowerShell, especificar o endereço SMTP principal da caixa de correio inativa, pré-pended com um ponto final (.) e o -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true parâmetro para ignorar a validação:

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

Após a criação da pesquisa, inicie a pesquisa com o seguinte comando:

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

Com este método, pode identificar as etiquetas da política de etiquetas identificadas que se aplicam ao conteúdo na caixa de correio inativa para que possa modificar os respetivos períodos de retenção. Normalmente, as etiquetas de retenção são aplicadas a mais do que uma localização, pelo que modificar uma etiqueta afeta todas as localizações aplicadas e o conteúdo etiquetado, que também pode incluir localizações e conteúdos diferentes do Exchange. Para obter mais informações, veja Publicar etiquetas de retenção e aplicá-las nas aplicações.

Observação

Nem todos os tipos de etiquetas de retenção podem ser modificados. Para algumas etiquetas, só poderá aumentar o tempo de retenção e, para outras, poderá não conseguir modificar o período de retenção.

Alterar a duração de uma Suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos

As suspensões associadas a casos de Deteção de Dados Eletrónicos são retenções indefinidas, o que significa que não há duração de suspensão que possa ser alterada. Os itens são mantidos para sempre ou até que a suspensão seja removida ou o caso seja encerrado.

Alterar a duração de uma Suspensão de Litígios

Tem de utilizar Exchange Online PowerShell para alterar a duração de suspensão de uma Suspensão de Litígios que é colocada numa caixa de correio inativa. Você não pode usar o Centro de Administração do Exchange. Execute o seguinte comando para alterar a duração da suspensão. Neste exemplo, a duração da suspensão é alterada para um período de tempo ilimitado:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

O resultado é que os itens na caixa de correio inativa são retidos indefinidamente ou até que a suspensão seja removida ou a duração da suspensão seja alterada para um valor diferente.

Dica

A melhor forma de identificar uma caixa de correio inativa é através do respetivo nome único ou valor GUID do Exchange . A utilização de um destes valores ajuda a evitar especificar acidentalmente a caixa de correio errada.

Alterar a duração de um In-Place Hold

In-Place Suspensões são descontinuadas e já não podem ser modificadas. Se uma caixa de correio inativa tiver uma In-Place Hold aplicada à mesma, não poderá alterar a duração da suspensão. Só pode remover o In-Place Hold, o que resultará na eliminação da caixa de correio inativa. Para obter mais informações, consulte Eliminar uma caixa de correio inativa.

Mais informações

  • Como é calculada a duração da suspensão para um item numa caixa de correio inativa? A duração é calculada a partir da data original em que um item de caixa de correio foi recebido ou criado.

  • O que acontece quando a duração da suspensão expira? Quando a duração da suspensão expira para um item de caixa de correio na pasta Itens Recuperáveis, o item é eliminado permanentemente (removido) da caixa de correio inativa. Se não existir uma duração especificada para a suspensão colocada na caixa de correio inativa, os itens na pasta Itens Recuperáveis nunca serão removidos (a menos que a duração da suspensão da caixa de correio inativa seja alterada).

  • Uma política mrm do Exchange ainda é processada em caixas de correio inativas? Se uma política de retenção MRM tiver sido aplicada a uma caixa de correio antes de ficar inativa, todas as políticas de eliminação (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação Eliminar ) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isto significa que os itens etiquetados com uma política de eliminação de MRM são movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Os itens são removidos da caixa de correio inativa quando a duração da retenção expira. Se não for especificada uma duração de suspensão para a caixa de correio inativa, os itens na pasta Recuperar Itens são retidos indefinidamente.

    Por outro lado, todas as políticas de arquivo (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação MoveToArchive ) incluídas na política de retenção do MRM atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isto significa que os itens numa caixa de correio inativa que estão etiquetados com uma política de arquivo permanecem na caixa de correio principal quando o período de retenção expira. Elas não serão movidas para a caixa de correio de arquivo morto ou para a pasta itens recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. São retidos indefinidamente.

    Observação

    Aplicar uma política de retenção do Exchange (a funcionalidade gestão de registos de mensagens ou MRM no Exchange Online) não cria uma caixa de correio inativa quando a conta de utilizador é eliminada.

  • Tal como acontece com as caixas de correio normais, o Assistente de Pastas Geridas (MFA) também processa caixas de correio inativas. No Exchange Online, a MFA processa caixas de correio aproximadamente uma vez a cada sete dias. Depois de alterar a duração de suspensão de uma caixa de correio inativa, pode utilizar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para iniciar imediatamente o processamento da nova duração de suspensão para a caixa de correio inativa. Execute o seguinte comando:

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>

  • Se muitos InPlaceHolds forem colocados numa caixa de correio inativa, nem todos os GUIDs de suspensão serão apresentados. Pode executar o seguinte comando para apresentar os GUIDs de todos os InPlaceHolds que são colocados numa caixa de correio inativa.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds