Melhorar a reputação do remetente no email dos Serviços de Comunicação do Azure
Este artigo descreve as melhores práticas para entrega de email na comunicação entre empresas e consumidores (B2C) e como usar os logs de email dos Serviços de Comunicação do Azure para ajudar na sua reputação de seus emails. Este guia abrangente oferece insights sobre a otimização do gerenciamento de reclamações por email, promovendo práticas de email mais saudáveis e maximizando o sucesso na entrega de seus emails.
Gerenciamento de reclamações por email e reputação do remetente para aprimorar a entrega de email
Os Serviços de Comunicação do Azure oferecem recursos de email que podem enriquecer suas comunicações com o cliente. No entanto, não há garantia de que os emails enviados pela plataforma cheguem na caixa de entrada do cliente. Para identificar e evitar problemas na entrega proativamente, você deve executar verificações de reputação, como:
- Garantir uma porcentagem consistente e saudável de emails entregues com êxito ao longo do tempo.
- Analisar detalhes específicos sobre falhas na entrega de emails e devoluções.
- Monitorar relatórios de spam e abuso.
- Manter uma lista de contatos íntegra.
- Noções básicas sobre a participação do usuário e os posicionamentos da caixa de entrada.
- Compreender as reclamações dos clientes e fornecer um processo fácil para desativar ou cancelar a assinatura.
Para habilitar os logs de email e monitorar a entrega de emails, siga as etapas em Logs de email dos Serviços de Comunicação do Azure.
Devoluções de email: status e tipos de entrega
As devoluções de email indicam problemas com a entrega bem-sucedida de um email. Durante o processo de entrega de email, as respostas SMTP fornecem os seguintes resultados:
Êxito (2xx): o provedor de serviços de email aceitou o email. No entanto, esse resultado não garante que o email chegue na caixa de entrada do cliente. Um status de Entregue indica a entrega do email.
Falha temporária (4xx): o provedor de serviços de email não pode aceitar o email no momento. Mas o endereço do destinatário ainda é válido, permitindo futuras tentativas de entrega. Esse resultado é muitas vezes chamado de devolução temporária (soft bounce). A causa pode ser vários fatores, como limitação de taxa ou problemas de infraestrutura.
Falha permanente (5xx): o provedor de serviços de email rejeitou o email. Esse resultado é comumente chamado de devolução definitiva (hard bounce). Esse tipo de devolução ocorre quando o endereço de email não existe. Um status de entrega de email de Devolvido indica esse resultado.
De acordo com as definições de RFC:
- Uma devolução definitiva (falha permanente) refere-se especificamente a casos em que o endereço de email é inexistente.
- Uma devolução temporária abrange vários tipos de falhas.
- Uma devolução de spam normalmente ocorre devido a decisões de política específicas.
Essas práticas nem sempre são uniformes e padronizadas entre os provedores de serviços de email.
Devoluções definitivas
Os seguintes códigos SMTP podem descrever as devoluções definitivas:
| Código do erro | Descrição | Explicação |
|---|---|---|
| 521 | O servidor não aceita o email | O servidor SMTP encontrou um problema que o impede de aceitar o email de entrada. |
| 525 | Conta de usuário desabilitada | A conta de email do usuário foi desabilitada e não pode receber emails. |
| 550 | Caixa de correio não disponível | A caixa de correio do destinatário não está disponível para receber emails. A caixa de correio pode estar cheia ou pode ter um problema temporário. |
| 553 | Nome de caixa de correio não permitido | O endereço de email do destinatário ou o nome da caixa de correio não é válido, ou as políticas do sistema de email não o permitem. |
| 5.1.1 | Endereço da caixa de correio de destino incorreto | O endereço da caixa de correio de destino é inválido ou não existe. Verifique se há erros de digitação ou formatação no endereço. |
| 5.1.2 | Endereço do sistema de destino incorreto | O endereço do sistema de destino é inválido ou não existe. Verifique o domínio de email ou sistema do destinatário em busca de erros ou erros de digitação. Verifique se o domínio ou o sistema está configurado corretamente. |
| 5.1.3 | Sintaxe de endereço da caixa de correio de destino inválido | A sintaxe do endereço da caixa de correio de destino está incorreta. Verifique o endereço de email do destinatário em busca de erros de formatação ou caracteres inválidos. Verifique se o endereço segue a sintaxe correta. |
| 5.1.4 | Endereço da caixa de correio de destino ambíguo | O endereço de email do destinatário não é exclusivo e corresponde a vários destinatários. Verifique a precisão do endereço de email e forneça um endereço exclusivo. |
| 5.1.6 | Caixa de correio de destino movida | A caixa de correio do destinatário foi movida para um local ou servidor diferente. Verifique o novo endereço da caixa de correio do destinatário para entrega de mensagens. |
| 5.1.9 | Sistema de destino não compatível | O sistema de email do destinatário não está configurado de acordo com os protocolos padrão. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o problema. |
| 5.1.10 | Endereço de destino MX nulo | O domínio de email do destinatário não tem um registro MX (Mail Exchange) válido. Entre em contato com o administrador de domínio para corrigir a configuração do DNS (Sistema de Nomes de Domínio). |
| 5.2.1 | Caixa de correio de destino desabilitada | A caixa de correio do destinatário está desabilitada, o que está impedindo a entrega de mensagens. Entre em contato com o destinatário para habilitar a caixa de correio. |
| 5.2.1 | Problema de expansão da lista de endereçamento | A caixa de correio de destino é uma lista de endereçamento e a expansão falhou. Entre em contato com o administrador da lista de endereçamento para resolver o problema. |
| 5.3.2 | Sistema de destino não está aceitando mensagens | O servidor de email do destinatário não está aceitando mensagens no momento. Tente reenviar o email posteriormente. |
| 5.4.1 | Endereço do destinatário rejeitado | O servidor de email do destinatário rejeitou a mensagem. Verifique o endereço de email do destinatário quanto à precisão e formatação correta. |
| 5.4.4 | Não é possível rotear | A mensagem não pode ser roteada para o servidor do destinatário. Verifique as configurações de servidor e domínio de email do destinatário. |
| 5.4.6 | Loop de roteamento detectado | O servidor de email encontrou um loop de roteamento ao tentar entregar a mensagem. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o loop. |
| 5.7.13 | Conta de usuário desabilitada | A conta de email do destinatário foi desabilitada e o servidor de email não está aceitando mensagens para essa conta. O provedor de serviços de email pode ter desativado ou suspendido o endereço de email do destinatário, tornando o endereço inacessível para receber emails. Ou o usuário ou a organização optou por desabilitar a conta de email. |
| 5.4.310 | O domínio DNS não existe | O domínio de email do destinatário não existe ou tem uma configuração DNS incorreta. Verifique as configurações de DNS do domínio. |
Enviar emails repetidamente para endereços que não existem pode afetar significativamente sua reputação de remetente. É crucial agir prontamente removendo esses endereços da sua lista de contatos e gerenciando diligentemente uma lista de contatos íntegra.
Códigos de erro para devoluções temporárias
Monitore de perto as devoluções temporárias (falhas temporárias) ao enviar emails. Um alto volume de devoluções temporárias pode indicar um possível problema de reputação. Os provedores de serviços de email podem estar retardando a entrega dos seus emails.
Os seguintes códigos SMTP podem descrever devoluções temporárias:
| Código do erro | Descrição | Explicação |
|---|---|---|
| 551 | Usuário não local, tente um caminho alternativo | O domínio de email do destinatário não é local para o sistema de email. O sistema deve tentar um caminho alternativo para entregar o email. |
| 552 | Alocação de armazenamento excedida | A conta de email do destinatário atingiu seu limite de armazenamento. Peça ao destinatário para liberar espaço para receber novos emails. |
| 554 | Falha na transação | A transação de email falhou por um motivo não especificado. Investigue para determinar a causa da falha. |
| 5.2.2 | Caixa de correio de destino cheia | A caixa de correio do destinatário atingiu seu limite de armazenamento. O destinatário deve liberar espaço para receber novos emails. |
| 5.2.3 | O comprimento da mensagem excede o limite administrativo | O comprimento da mensagem excede o limite no sistema de email do destinatário. Reduza o comprimento da mensagem para abaixo do limite. |
| 5.2.121 | Limite de recebimento de destinatário por hora excedido | O sistema de email do destinatário excede o limite do número de emails que ele pode receber por hora. Tente enviar o email mais tarde. |
| 5.2.122 | Limite de recebimento de destinatário por hora excedido | O sistema de email do destinatário atingiu seu limite de recebimento por hora. Tente enviar o email mais tarde. |
| 5.3.1 | Sistema de email de destino cheio | O sistema de email do destinatário está cheio e não pode aceitar novos emails. |
| 5.3.3 | Recurso sem suporte no sistema de destino | O sistema de email do destinatário não dá suporte a um recurso específico necessário para entrega bem-sucedida. |
| 5.3.4 | Mensagem muito grande para o sistema de destino | O tamanho da mensagem excede o limite no sistema de email do destinatário. Verifique o tamanho do email e considere a compactação ou divisão. |
| 5.5.3 | Muitos destinatários | O email tem muitos destinatários e o sistema de email de um destinatário não consegue processá-lo. O sistema de email do destinatário pode ter um limite no número de destinatários por email. Tente reduzir o número de destinatários. |
| 5.6.1 | Mídia sem suporte | O sistema de email do destinatário não dá suporte ao formato de mídia do email. Converta o formato de mídia para um compatível. |
| 5.6.2 | Conversão necessária e proibida | O formato ou conteúdo do email requer conversão, mas o sistema de email do destinatário não pode executar a conversão. |
| 5.6.3 | Conversão necessária, mas sem suporte | O formato ou conteúdo do email requer conversão, mas o sistema de email do destinatário não dá suporte à conversão. |
| 5.6.5 | Falha de conversão | O sistema de email do destinatário não conseguiu converter o formato de email ou o conteúdo. Verifique o conteúdo do email e tente reenviar. |
| 5.6.6 | Conteúdo da mensagem não disponível | O sistema de email do destinatário não pode acessar o conteúdo do email. Verifique o conteúdo e os anexos do email quanto a corrupção ou compatibilidade. |
| 5.6.11 | Caracteres inválidos | O email contém caracteres inválidos que o sistema de email do destinatário não pode processar. Remova os caracteres inválidos do conteúdo ou da linha de assunto e reenvie o email. |
| 5.7.1 | Entrega não autorizada, mensagem recusada | O sistema de email do destinatário recusou-se a aceitar a mensagem porque não está autorizado a recebê-la. Entre em contato com o administrador do sistema para resolver o problema. |
| 5.7.2 | Expansão da lista de endereçamento proibida | O sistema de email do destinatário não permite a expansão de listas de endereçamento. Contate o administrador do sistema para obter ajuda. |
| 5.7.12 | Remetente não autenticado pela organização | A organização do destinatário requer autenticação de remetente. Verifique as configurações de autenticação. |
| 5.7.15 | Nível de prioridade muito baixo | O nível de prioridade do email é muito baixo para o sistema de email do destinatário aceitá-lo. O sistema de email do destinatário pode ter restrições para aceitar emails de baixa prioridade. Considere aumentar o nível de prioridade do email. |
| 5.7.16 | Mensagem muito grande para a prioridade especificada | O tamanho da mensagem excede o limite especificado pelo sistema de email do destinatário para o nível de prioridade. Verifique o tamanho do email e as configurações de prioridade. |
| 5.7.17 | O proprietário da caixa de correio foi alterado | O proprietário da caixa de correio do destinatário foi alterado, causando problemas na entrega de mensagens. Verifique a propriedade da caixa de correio e entre em contato com o proprietário da caixa de correio. |
| 5.7.18 | O proprietário do domínio foi alterado | O proprietário do domínio de email do destinatário foi alterado, causando problemas na entrega de mensagens. Verifique a propriedade do domínio e entre em contato com o proprietário do domínio. |
| 5.7.19 | Não é possível concluir o teste do RRVS | O teste do RRVS (Sistema de Validade da Taxa de Destinatário) não pode ser concluído no sistema de email do destinatário. Contate o administrador do sistema para obter ajuda. |
| 5.7.20 | Nenhuma assinatura de DKIM válida encontrada | O sistema de email do destinatário não encontrou nenhuma assinatura de DKIM (Domain Keys Identified Mail) para o email. Verifique a configuração e a assinatura de DKIM do seu lado. |
| 5.7.21 | Nenhuma assinatura de DKIM aceitável encontrada | O sistema de email do destinatário não encontrou nenhuma assinatura de DKIM aceitável para o email. Verifique a configuração e a assinatura de DKIM do seu lado. |
| 5.7.22 | Nenhuma assinatura de DKIM de autor válido encontrada | O sistema de email do destinatário não encontrou nenhuma assinatura de DKIM compatível com o autor válida para o email. Verifique a configuração e a assinatura de DKIM do seu lado. |
| 5.7.23 | Falha na validação do SPF | O email falhou na validação do SPF (Sender Policy Framework) no sistema de email do destinatário. Verifique os registros SPF e a configuração do servidor de email. |
| 5.7.24 | Erro de validação do SPF | O sistema de email do destinatário encontrou um erro de validação do SPF. Verifique os registros SPF e a configuração do servidor de email. |
| 5.7.25 | Falha na validação de DNS reverso | O email falhou na validação de DNS reverso no sistema de email do destinatário. Verifique as configurações de DNS reverso. |
| 5.7.26 | Várias verificações de autenticação falharam | O email falhou em várias verificações de autenticação no sistema de email do destinatário. Examine suas configurações e métodos de autenticação. |
| 5.7.27 | O endereço do remetente tem MX nulo | Seu domínio de email não tem um registro MX válido. Entre em contato com o administrador de domínio para corrigir a configuração de DNS. |
| 5.7.28 | Sobrecarga de emails detectada | O sistema de email do destinatário detectou uma sobrecarga de emails. Verifique o tráfego de email e identifique a causa da sobrecarga. |
| 5.7.29 | Falha na validação da ARC | O email falhou na validação da ARC (Authenticated Received Chain) no sistema de email do destinatário. Verifique a assinatura ARC do seu lado. |
| 5.7.30 | Suporte a TLS necessário | O sistema de email do destinatário requer suporte para protocolo TLS para a transmissão segura de emails. Verifique se o sistema dá suporte ao TLS. |
| 5.7.51 | Atribuição de entrada do locatário | O sistema de email do destinatário atribui o email de entrada a um locatário específico. Verifique as informações do remetente do email e a atribuição de locatário. |
Lista de supressão gerenciada
Os Serviços de Comunicação do Azure oferecem um recurso chamado lista de supressão gerenciada, que pode desempenhar um papel vital na proteção e preservação da reputação do remetente.
O cache da lista de supressão acompanha os endereços de email que tiveram uma devolução definitiva para todos os emails enviados pelos Serviços de Comunicação do Azure. Sempre que uma entrega de email falha com um dos códigos de erro especificados, o endereço de email é adicionado à lista de supressão gerenciada internamente, que abrange a plataforma do Azure e é mantido globalmente.
Aqui está o ciclo de vida dos endereços de email que são suprimidos:
Supressão inicial: quando os Serviços de Comunicação do Azure encontram uma devolução definitiva com um endereço de email pela primeira vez, ele adiciona o endereço à lista de supressão gerenciada por 24 horas.
Supressão progressiva: se o mesmo endereço de email de destinatário inválido reaparecer em quaisquer emails subsequentes enviados à plataforma dentro do período inicial de 24 horas, ele será suprimido automaticamente da entrega e o tempo de cache será estendido para 48 horas. Para ocorrências subsequentes, o tempo de cache aumenta progressivamente para 96 horas, depois 7 dias e, por fim, atinge uma duração máxima de 14 dias.
Processo de remoção automática: os endereços de email são removidos automaticamente da lista de supressão gerenciada quando não há solicitações de envio de email feitas para o mesmo destinatário dentro do período de tempo de concessão designado. Depois que o período de concessão expirar, o endereço de email será removido da lista. Se novos emails forem enviados para o mesmo destinatário inválido, os Serviços de Comunicação do Azure iniciarão um novo ciclo fazendo outra tentativa de entrega.
Entrega suspensa: se um endereço de email estiver em um tempo de concessão, quaisquer emails enviados a esse endereço de destinatário serão descartados até que a concessão de endereço expire ou seja removida da lista de supressão gerenciada. O status de entrega dessa solicitação de email é Suprimido nos logs de email.
Os endereços de email podem permanecer na lista de supressão gerenciada por um máximo de 14 dias. Essa medida proativa ajuda a proteger sua reputação de remetente e protege você dos efeitos adversos de enviar emails repetidamente para endereços inválidos. No entanto, você deve tomar medidas sobre às devoluções e limpar regularmente sua lista de contatos para manter o desempenho ideal de entrega de email.
Falhas na entrega de email assíncronas e relacionadas à reputação
Alguns provedores de serviços de email geram devoluções de email devido a problemas de reputação. Essas devoluções geralmente são classificadas como spam e abuso relacionados, devido a problemas específicos de reputação ou conteúdo. As mensagens de devolução podem incluir URLs para páginas da Web que fornecem mais explicações para as devoluções, para ajudá-lo a entender o motivo da falha na entrega e habilitar a ação apropriada.
Além das devoluções no nível de SMTP, as devoluções podem ocorrer depois que o servidor receptor aceita uma mensagem. Inicialmente, a resposta do provedor de serviços de email pode sugerir uma entrega de email bem-sucedida. Mas, posteriormente, o provedor envia uma resposta de devolução.
Essas devoluções assíncronas normalmente são direcionadas para o endereço do caminho de retorno mencionado no conteúdo do email. Lembre-se dessas devoluções assíncronas e trate-as adequadamente para manter o desempenho ideal de entrega de email.
Gerenciamento de desativação ou cancelamento de assinatura
Entender o interesse de seus clientes em sua comunicação por email e monitorar solicitações de desativação ou cancelamento de assinatura são aspectos cruciais para manter uma reputação de remetente positiva. Quer você tenha um processo manual ou automatizado para lidar com solicitações de cancelamento de assinatura, é importante fornecer um link de Cancelamento de assinatura no conteúdo do email que você envia. Quando os destinatários decidirem não receber mais emails, eles poderão selecionar o link Cancelar inscrição e remover o endereço de email deles da lista.
A funcionalidade dos links e instruções no email é vital. Eles precisam estar funcionando corretamente e notificar prontamente a lista de endereçamento do aplicativo para remover o contato da lista apropriada.
Um mecanismo de cancelamento de assinatura deve ser explícito e transparente da perspectiva do assinante. Ele deve garantir que os usuários saibam precisamente de quais mensagens estão cancelando a assinatura.
Quando os usuários são inscritos em várias listas em sua organização, é ideal oferecer aos usuários um centro de preferências que lhes dê a opção de cancelar a assinatura em mais de uma lista. Esse processo impede a cancelamento acidental de assinaturas e permite que os usuários gerenciem suas preferências de aceitação e recusa efetivamente por meio do processo de gerenciamento de cancelamento de assinatura.
Próximas etapas
- Práticas recomendadas para implementar DMARC
- Solucionar problemas de implementação de DMARC
- Domínios de email e autenticação do remetente para Serviços de Comunicação do Azure
- Criar e gerenciar um recurso de comunicação por email nos Serviços de Comunicação do Azure
- Conectar um domínio de email verificado nos Serviços de Comunicação do Azure
Os seguintes tópicos podem ser interessantes para você:
- Familiarize-se com a biblioteca de clientes de email.
- Saiba como enviar emails com domínios verificados personalizados.
- Saiba como enviar emails com domínios gerenciados pelo Azure.