Jak zabezpieczenia pól wpływają na synchronizację między programami CRM i CRM dla programu Outlook

 

Data opublikowania: listopad 2016

Dotyczy: Dynamics CRM 2015

Zabezpieczanie pola w programie Microsoft Dynamics 365 przy użyciu zabezpieczeń na poziomie pola może mieć wpływ na synchronizację między programami Dynamics 365 i Microsoft Dynamics CRM dla programu Outlook. Rozważmy następujący scenariusz.

Uwaga

Nie zaleca się zabezpieczania pola w programie Dynamics 365, jeśli pole jest ustawione do synchronizacji. Najlepiej jest NIE zabezpieczać żadnych pól objętych synchronizacją. Jeśli zdecydujesz się zabezpieczyć pola objęte synchronizacją, należy wykonać następujące czynności:

1. Zabezpiecz pole przy użyciu zabezpieczenia na poziomie pola.Więcej informacji: zobacz „Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola”.

2. Zmień kierunek synchronizacji tak, aby synchronizacja nie próbowała aktualizować pola ani w nim zapisywać podczas synchronizacji.Więcej informacji:Sterowanie synchronizacją pól między programami CRM a Outlook lub Exchange

Scenariusz: Ograniczanie użytkownikom możliwości zmiany stanowiska

Firma Contoso chce wspierać spójność wprowadzania danych. Pracujący w terenie pracownicy działu sprzedaży mogą w łatwy sposób tworzyć różne wpisy w celu opisywania tych samych rzeczy. Na przykład to samo stanowisko może być wprowadzane jako „Kierownik budowy”, „Majster” lub „Menedżer lokalizacji”. Aby temu zapobiec, pole Stanowisko jest zabezpieczone. Ma to konsekwencje dla synchronizacji.

Ustawianie zabezpieczeń na poziomie pola

Jan, administrator programu Dynamics 365 w firmie Contoso, ustawia zabezpieczenia dla kilku pól.

Wykonał następujące czynności:

1. Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Dostosowania.

2. Wybierz opcję Dostosuj system.

3. Rozwiń kolejno węzły Encje > Kontakt.

4. Wybierz kolejno opcje Pola > jobtitle. Istnieje wiele pól kontaktów, więc trzeba przejść kilka stron.

5. Wybierz opcję Edytuj.

6. W obszarze Zabezpieczenia pola wybierz kolejno opcje Włącz > Zapisz i zamknij.

7. Wybierz opcję Publikuj wszystkie dostosowania.

Jan zabezpieczył również następujące pola kontaktów, tak aby nie pojawiały się w programie Dynamics 365: ftpsiteurl, governmentid

Tworzenie i konfigurowanie profilu zabezpieczeń pól

Jan tworzy profil zabezpieczeń pól i przypisuje członków zespołu sprzedaży do profilu.

Wykonał następujące czynności, aby utworzyć profil zabezpieczeń pól:

1. Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Zabezpieczenia.

2. Wybierz Profile zabezpieczeń pól.

3. Utwórz nowy. Wybierz opcję Nowy i wprowadź nazwę.

4. Wybierz pozycję Zapisz i zamknij.

5. Zaznacz nowy profil i wybierz kolejno opcje Użytkownicy > Dodaj.

6. Zaznacz użytkowników, a następnie wybierz kolejno opcje Wybierz > Dodaj.

Ustawianie uprawnień do pól

Mając utworzony profil zabezpieczeń pól i dodanych użytkowników do profilu, Jan może teraz ustawić uprawnienia wobec pól na odpowiadające wymaganiom jego organizacji.

1. Wybierz kolejno pozycje Ustawienia > Zabezpieczenia.

2. Wybierz Profile zabezpieczeń pól > Twój profil.

3. Wybierz kolejno opcję Uprawnienia pól > pole do zabezpieczenia > opcję Edytuj.

4. Zmień ustawienia zabezpieczeń na pasujące do wymagań firmy, a następnie wybierz kolejno opcje OK > Zapisz i zamknij.

Co użytkownik widzi

Natalia, sprzedawca w Contoso, używa programu Dynamics CRM dla programu Outlook do utworzenia nowego kontaktu, a następnie śledzi go w programie Dynamics 365.

Kiedy Natalia synchronizuje z programem Dynamics 365, zauważa się, że pole Stanowisko znika z danych kontaktu. To dlatego, że Natalia nie ma praw aktualizacji wobec pola Stanowisko.

Przełożony Natalii, mając prawa do aktualizowania pola Stanowisko, wypełnia pole poprawną nazwą stanowiska: Kierownik budowy.

Natalia ponownie synchronizuje z programem Dynamics 365 i teraz pole Stanowisko jest w danych kontaktu z prawidłową nazwą.

Zobacz też

Konfigurowanie aplikacji CRM dla programu Outlook
Zabezpieczenia na poziomie pola

© 2016 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Prawa autorskie