Najważniejsze zadania: tworzenie raportów z wydatków
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
W tym temacie wyjaśniono, jak tworzyć raporty z wydatków i przesyłać je do zatwierdzenia. Podczas podróży lub ponoszenia innych koszty w imieniu firmy, utworzy się raport wydatków do uzasadnienia środków pieniężnych, wydanych za pomocą karty kredytowej firmy. W przypadku opłacenia wydatków ze środków własnych, aby można było wnieść o zwrot poniesionych kosztów, należy użyć raportu z wydatków. Raport z wydatków opisuje, szczegółowo, jak i gdzie wydatki zostały poniesione.
W zależności od rodzaju informacji, które należy wprowadzić, tworzenie raportu z wydatków może składać się z kilku kroków. W tym temacie opisano zadania, których wykonanie może być konieczne przy otwieraniu raportów z wydatków.
Co chcesz zrobić?
Tworzenie raportu z wydatków i dodawanie informacji o wydatkach
Dzielenie wydatków na pozycje przy użyciu wiersza
Dzielenie wydatku
Dzielenie wydatku w Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Dodaj międzyfirmowy wydatek do raportu z wydatków w systemie Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Zwrot zaliczek gotówkowych na raporcie z wydatków.
Dzielenie transakcji kartą kredytową w celu zawarcia wydatków osobistych
Dodaj gości
Do raportu z wydatków dołącz rachunki.
Przesyłanie raportu z wydatków
Drukuj stronę tytułową z kodem kreskowym lub raport z wydatków
Znajdź zadania pokrewne
Tworzenie raportu z wydatków i dodawanie informacji o wydatkach
Kliknij łącze Wydatki na górnym pasku łączy, a następnie kliknij przycisk Raporty z wydatków na pasku Szybkie uruchamianie.
Na stronie Raport z wydatków, na elemencie Okienko akcji, na karcie Raport z wydatków, w grupie Nowy, kliknij przycisk Raport z wydatków.
Wybierz nierozliczone wydatki, które powinny być dodane do raportu z wydatków, a następnie kliknij przycisk Kontynuuj. Jeśli nie trzeba dodawać żadnych nierozliczonych wydatków, wyczyść okienko wyboru Wybierz wszystkie transakcje domyślnie, a następnie kliknij przycisk Kontynuuj.
Wybierz celu wydatku, a następnie wprowadź lokalizację wydatku.
Na karcie Wiersze wydatków kliknij opcję Dodaj nowy wydatek, a następnie wybierz typ wydatku, który chcesz dodać.
Na stronie Nowy wiersz wydatku wprowadź informacje o wydatku.
Aby dodać informacje, należy wybrać przyciski Podziel na pozycje, Podziel ilość, Goście i Połącz paragony w grupie Obsługuj.
Uwaga
Można dodawać wydatki kartą kredytową do raportu z wydatków, gdy tworzy się raport po raz pierwszy albo po utworzeniu i zapisaniu raportu.
Powrót do początku
Dzielenie wydatków na pozycje przy użyciu wiersza
W przypadku niektórych wydatków można wypisywać na liście indywidualne opłaty, które składają się na łączną kwotę. Na przykład, można podzielić opłatę za hotel na stawki za pokój na dobę, opłatę za room service i za pranie.
Aby dodać wiele wierszy wyszczególnionych według pozycji, należy wykonać następującą procedurę.
Na stronie Nowy raport z wydatków zaznacz wydatek, który chcesz podzielić na pozycje, a następnie kliknij przycisk Podziel na pozycje.
Na skróconej karcie Podziel na pozycje, wprowadź datę zewidencjonowania dla wydatku i wybierz kategorię wydatku.
Wprowadź liczbę noclegów i stawkę za noc, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
Na karcie Pozycjonowany element wiersza kliknij przycisk Dodaj.
Wybierz kategorię wydatku i datę wydatku, a następnie wprowadź kwotę dla danej pozycji.
Potwórz kroki 1 do 5 w odniesieniu do pozostałych pozycji tego wydatku. Na koniec kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Aby dodać jeden wyszczególniony według pozycji wiersz, należy wykonać następującą procedurę.
Na stronie Nowy raport z wydatków zaznacz wydatek, który chcesz podzielić na pozycje, a następnie kliknij przycisk Podziel na pozycje.
Na karcie Pozycjonowany element wiersza kliknij przycisk Dodaj.
Wybierz kategorię wydatku i datę wydatku, a następnie wprowadź kwotę dla danej pozycji.
Wybierz identyfikator projektu, jeśli jest on konieczny, a następnie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Powrót do początku
Dzielenie wydatku
Może istnieć potrzeba, aby przypisać odpowiedzialność za wydatek więcej niż jednej grupie, organizacji lub rekordowi jednostki. Kwotę wydatku można następnie rozdzielić na grupy, organizacje lub jednostki. Na przykład, wybierasz się w podroż do Niemiec na 10 dni roboczych. Zamierzasz spędzić sześć dni pracując dla firmy A, a cztery dni, pracując dla firmy B. Podczas rozkładania kwoty wydatków, firma A jest odpowiedzialna za 60 procent wydatków, a firma B za pozostałe 40 procent.
Podczas rozdzielania wydatków w ramach projektu, można wyświetlać informacje dotyczące projektów w formularzach weryfikacji projektu w systemie Microsoft Dynamics AX. Nie można jednak filtrować projektów według firmy. Bez względu na to do jakiej firmy użytkownik jest zalogowany, widzi on tę samą listę projektów. Na przykład, jeśli użytkownik jest zalogowany do LE1, widzi on tę samą listę projektów, którą widziałby, gdyby był zalogowany do LE2.
Przestroga
Jeśli, po rozdzieleniu wydatku na dwa projekty, ma się do aktualizacji pola dotyczące podatku, należy ponownie rozdzielić ten wydatek. Jeśli najpierw rozdzieli się wydatek na dwa projekty, a następnie wybierze informacje podatkowe, dodane rozdziały zostaną usunięte i zastąpione dystrybucją domyślną. Użytkownik nie będzie powiadamiany o tej zmianie.
Na stronie Nowy raport z wydatków zaznacz wydatek, który chcesz rozdzielić, a następnie kliknij przycisk Inne > Rozdziel kwoty.
Na stronie Rozdziel kwoty wybierz, czy wydatek ma zostać rozdzielony na kwoty czy na wartości procentowe.
Wybierz firmę, identyfikator projektu i kategorię, do których chcesz przydzielić część wydatku.
Wprowadź kwotę lub wartość procentową, którą chcesz przydzielić, a następnie kliknij znaczek wyboru, aby zapisać wpis.
Kliknij przycisk Podziel, aby dodać następny wiersz. Powtórz kroki 3 i 4, dopóki nie zostanie rozdzielona całkowita kwota wydatku.
Aby kwotę wydatków rozdzielić równo między firmami, kliknij przycisk Dystrybucja równomierna.
Powrót do początku
Dzielenie wydatku w Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Na stronie Nowy raport z wydatków zaznacz wydatek, który chcesz rozdzielić, a następnie kliknij przycisk Inne > Rozdziel kwoty.
W polu Rozdzielaj określ, czy wydatek ma być rozdzielany według wartości procentowych czy według kwot.
Kliknij przycisk Nowy, aby dodać wiersz rozdziału, a następnie wybierz firmę, której przydzielana jest część wydatku.
W zależności od tego, czy wybrano opcję rozdziału według wartości procentowych czy według kwot, w odpowiednim polu należy wprowadzić wartość procentową rozdziału lub kwotę.
Wybierz konto główne, dział, centrum kosztów i celu wydatku.
Powtórz kroki od 3 do 5, aby przydzielić koszty innej firmie.
Po zakończeniu rozdzielania wydatków, kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Powrót do początku
Dodaj międzyfirmowy wydatek do raportu z wydatków w systemie Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Czasami może zajść konieczność przypisywania odpowiedzialności za wydatki, które zostały poniesione innej firmie w organizacji. Jeśli organizacja umożliwiła wydatki międzyfirmowe, można wybrać odpowiedzialną firmę podczas wprowadzania wydatku. Można przypisać innej firmie całość lub część wydatku.
Na stronie Nowy raport z wydatków, na Skróconej Karcie Raport z wydatków wybierz pole wyboru Raport z wydatków międzyfirmowych.
Na Skróconej Karcie Wiersze wydatków kliknij opcję Nowy wiersz wydatku.
Wybierz firmę, której przypisujesz odpowiedzialność za wydatek, wybierz kategorię wydatku, a następnie kliknij OK.
Wprowadź informacje dotyczące wydatku. Dodatkowo, jeśli był to wydatek związany z projektem, wprowadź informacje o projekcie.
Dostępne są jedynie projekty obsługiwane przez wybraną firmę.
Kliknij przycisk Zapisz i nowy, aby zapisać ten wydatek i utworzyć nowy. Alternatywnie, kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby powrócić do raportu z wydatków.
Jeśli wydatki, które zostały przypisane innej firmie wymagają dodatkowych rozdziałów, na Skróconej Karcie Wiersze wydatków kliknij przycisk Inne > Rozdziel kwoty.
Aby ukończyć rozdzielanie, przejrzyj procedurę ,,Rozdzielanie wydatku" w tym temacie.
Powrót do początku
Zwrot zaliczek gotówkowych na raporcie z wydatków.
Jeśli otrzymasz zaliczkę od organizacji, ale nie wydasz całej kwoty, możesz utworzyć wiersz wydatku na raporcie z wydatków w celu zwrotu reszty.
Na stronie Nowy raport z wydatków, na Skróconej Karcie Wiersze wydatków, kliknij przycisk Inne > Zwracaj zaliczki gotówkowe.
Wybierz kategorię Zwrot zaliczki gotówkowej, a następnie na elemencie Okienko akcji kliknij przycisk Dodaj do podsumowania.
Wybierz wiersz dla zwracanej zaliczki gotówkowej, a następnie na Skróconej Karcie Wiersze wydatków kliknij przycisk Edytuj.
Wpisz kwotę, jaką chcesz zwrócić, a następnie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Powrót do początku
Dzielenie transakcji kartą kredytową w celu zawarcia wydatków osobistych
Część wydatku, jaki opłaca się firmową kartą kredytową może stanowić wydatek osobisty. Na przykład, łączny wydatek na posiłek wynosi 65 zł, ale Twój współmałżonek/partner w tym posiłku uczestniczył. Ponieważ organizacja nie opłaca posiłków współmałżonka/partnera, można taką transakcję podzielić. Koszt posiłku współmałżonka/partnera jest następnie wymieniony jako wydatek osobisty, który powinien być zwrócony organizacji.
Uwaga
Można podzielić transakcję kartą kredytową tak, aby zawrzeć wydatek osobisty tylko, jeżeli transakcja kartą kredytową została zaimportowana do systemu Microsoft Dynamics AX. Nie można ręcznie wprowadzić transakcji i następnie podzielić jej.
Na stronie Nowy raport z wydatków, na karcie Wiersze wydatków wybierz zaimportowaną transakcję, którą chcesz podzielić, a następnie kliknij przycisk Podziel na wydatki osobiste.
Należy wprowadzić kwotę transakcji, która ma zostać przypisana jako wydatek na firmę.
Wybierz opcję Dodaj pozostałe do osobistych, a następnie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Powrót do początku
Dodaj gości
W przypadku wprowadzania w raporcie z wydatków transakcji dotyczących rozrywki lub posiłków, konieczne może się okazać wprowadzenie wydatków dotyczących innych osób. Przypuśćmy na przykład, że użytkownik zaprosił na obiad potencjalnego klienta. Podczas wprowadzania w raporcie z wydatków wydatku na posiłek, może on również wymienić swojego gościa.
Na stronie Nowy raport z wydatków zaznacz opcję wydatków, dla której chcesz dodać gości, a następnie, w zależności od używanej wersji programu Microsoft Dynamics AX 2012, wykonaj jedną z następujących czynności:
W Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Kliknij Inne > Osoby podejmowane.
W Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Kliknij Inne > Goście.
Wybierz, czy gość jest wewnętrznym gościem organizacji, osobistym, czy zewnętrznym gościem organizacji.
Wybierz nazwisko gościa, a następnie wprowadź nazwę firmy lub organizacji gościa oraz stanowisko.
Powtórz kroki od 1 do 3 dla każdego gościa, który ma zostać dodany do wiersza wydatku.
Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Powrót do początku
Do raportu z wydatków dołącz rachunki.
Do raportu z wydatków można dołączać rachunki elektroniczne za wydatki. Można także wyświetlać rachunki, które są już załączone. Rachunki do raportu z wydatków można dołączać w dowolnym momencie.
Na stronie Nowy raport z wydatków, na elemencie Okienko akcji, na karcie Raport z wydatków, w grupie Załącz, kliknij przycisk Dołącz paragony.
Aby dołączyć rachunek do raportu z wydatków, kliknij jeden z poniższych przycisków:
Dołącz plik paragonu – Przeszukaj komputer, aby zlokalizować i załączyć kopię rachunku za wydatek.
Dołącz przesłane paragony – Załącz rachunek, który został przesłany przy użyciu telefonu komórkowego, faksu lub innego urządzenia.
Dodaj adres URL – Powoduje dodanie adresu URL dla lokalizacji rachunku za wydatek.
Po zakończeniu dołączania rachunków do raportu z wydatków, kliknij przycisk Zamknij.
Powrót do początku
Przesyłanie raportu z wydatków
Jeśli po wprowadzeniu wszystkich informacji wymaganych przez organizację i załączeniu wszystkich rachunków za wydatki, potrzebne są rachunki za wydatki, kliknij przycisk Wyślij na stronie Edytuj raport z wydatków.
Powrót do początku
Drukuj stronę tytułową z kodem kreskowym lub raport z wydatków
Jeśli zachodzi potrzeba przesłania raportu z wydatków i rachunków faksem, można drukować stronę tytułową z kodem kreskowym, która łączy raport z wydatków i rachunki. Można wydrukować stronę tytułową, zanim utworzy się raport z wydatków, lub można wydrukować stronę tytułową dla istniejącego raportu.
- Na stronie Nowy raport z wydatków, na elemencie Okienko akcji, na karcie Raport z wydatków, kliknij przycisk Drukuj stronę tytułową z kodem kreskowym raportu z wydatków.
Uwaga
W przypadku drukowania strony tytułowej z kodem kreskowym dla raportu z wydatków, który nie został jeszcze utworzony, otwiera się nowe okno zawierające unikatowy kod kreskowy. Gdy raport z wydatków zostaje utworzony, kod kreskowy i dołączone rachunki zostają skojarzone z rekordem pracownika.
Powrót do początku