Włącz sugestie dokumentów, aby zalecać dokumenty pokrewne
Ważne
Funkcja sugestii dokumentów została wycofana dla wszystkich tabel, z wyjątkiem tabeli przypadków. Tabela przypadku jest dostępna w Dynamics 365 Customer Service. Więcej informacji: Tworzenie przypadku
Włączenie Sugestii dokumentów sprawi, że Twoja przeglądarka sieci Web aplikacji Dynamics 365 i użytkownicy mobilni będą świadomi ważnych dokumentów związanych z tym, nad czym pracują w aplikacjach Dynamics 365, jak na przykład duże szanse sprzedaży. Możesz, jako administrator, zdefiniować odpowiednie pola. Mechanizm zaleceń korzystając z analizy tekstu Azure używa dopasowywania słów kluczowych, aby skojarzyć rekordy pokrewne i znaleźć podobne dokumenty. Możesz tworzyć reguły podobieństwa w aplikacjach Dynamics 365, aby zapewnić własne logiki podobieństwa. Aplikacje Dynamics 365 przedstawiają użytkownikowi listę sugerowanych dokumentów podczas pracy nad bieżącym rekordem.
Uwaga
Funkcja Sugestie dokumentów nie wymaga połączenia z usługą Analiza tekstu Azure. Jeśli nie chcesz używać Analizy tekstu Azure, funkcja Sugestie dokumentów będzie używać wbudowanej logiki dopasowywania słowa kluczowego dostępnej w aplikacjach Dynamics 365. Zalecamy używanie usługi Analiza tekstu Azure dla bardziej zaawansowanego dopasowania słów kluczowych.
Funkcja Sugestie dokumentów przeszukuje podobne rekordy, aby określić podobieństwa znalezione w dokumentach znajdujących się w witrynie SharePoint, OneDrive, lub lokalizacji zewnętrznej. Sugerowane dokumenty mogą być w kilku różnych formatach, takich jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF oraz pliki tekstowe. Po znalezieniu podobnych dokumentów funkcja Sugestie dokumentów przedstawia je, oferując Ci możliwość otwarcia dokumentu lub utworzenia kopii.
Wymagania
Poniżej przedstawiono wymagania związane z używaniem funkcji Sugestie dokumentów z aplikacjami Dynamics 365.
Dynamics 365 Customer Service.
Aby zasugerować dokumenty znajdujące się na SharePoint:
Dostęp do SharePoint Online, SharePoint 2013 lub SharePoint 2016.
Zarządzanie dokumentami należy ustawić w aplikacjach Dynamics 365. Zobacz Konfigurowanie integracji z SharePoint.
Wyszukiwanie Dataverse musi być włączone. Więcej informacji: Konfiguruj Wyszukiwanie Dataverse dla organizacji
Sugestie dotyczące dokumentów współdziałają z przeglądarką sieci Web, Dynamics 365 na tablety i Dynamics 365 na telefony.
Aby użyć analizy tekstu Azure z funkcją Sugestie dokumentów:
Subskrypcja Azure jest wymagana do używania usługi Analiza tekstu Azure.
Administrator systemu musi włączyć połączenie analiza tekstu w aplikacjach Dynamics 365.
Administrator systemu musi zdefiniować regułę podobieństwa dla każdego typu encji, który ma zostać uwzględniony w funkcji Sugestie dokumentów. Więcej informacji: Użyj zaawansowanych reguł podobieństwa, aby wyświetlać sugestie podobnych spraw.
Jak to działa
Sugestie dokumentów są używane w encji Sprawa.
Można użyć wbudowanego dopasowywania wzorców dołączonego natywnie z funkcją Sugestie dokumentów, lecz zalecamy użycie usługi Analiza tekstu Azure dla bardziej zaawansowanego dopasowania słów kluczowych.
Sugestie dokumentów przeszukuje tylko lokalizacje i dokumenty, do których użytkownik ma dostęp.
Lokalizacje, gdzie znajdują się dokumenty, są przeszukiwane w następującej kolejności:
Domyślna witryna SharePoint.
Inne witryny SharePoint.
OneDrive.
Microsoft 365 Groups (po zainstalowaniu rozwiązania).
Zewnętrzny adres URL (jeśli skonfigurowano).
Obecnie funkcja Sugestie dokumentów nie wyszukuje załączników, które są dodawane do Notatek w rekordach aplikacji Dynamics 365.
Dodawanie zewnętrznego adresu URL w celu przeszukania innej witryny
Witryny zewnętrzne, takie jak lokalna biblioteka dokumentów SharePoint mogą być dołączane do Sugestie dokumentów przez dodanie zewnętrznego adresu URL dla witryny, która ma zostać przeszukana.
Uwaga
Aby uzyskać najlepsze wyniki podczas korzystania z zewnętrznej witryny dla sugestii dokumentów zaleca się użycie funkcji Analiza tekstu Azure, co zapewni bardziej zaawansowaną logikę dopasowania słów kluczowych.
Oto czego doświadczą użytkownicy po dodaniu zewnętrznego adresu URL do włączonej funkcji sugestii dokumentów.
Przeglądarki sieci Web. Po uruchomieniu aplikacji Dynamics 365 z przeglądarki sieci Web, po wybraniu Sugestie dokumentów, użytkownicy mogą wybrać Inne zalecenia na stronie Sugestie dokumentu, aby wyświetlić inną stronę, która może zawierać więcej sugestii dokumentów znalezionych w zewnętrznej witrynie. Należy zauważyć, że użytkownik może zostać poproszony o zalogowanie się do witryn zewnętrznych.
Aplikacje mobilne. W przypadku aplikacji Dynamics 365 na tablety i Dynamics 365 na telefony, po wybraniu Sugestie dokumentów, użytkownicy mogą wybrać Inne zalecenia, co otworzy zewnętrzną witrynę w dostępnej na urządzeniu domyślnej przeglądarce sieci Web, która może zawierać więcej sugestii dokumentów znalezionych w zewnętrznej witrynie. Należy zauważyć, że użytkownik może zostać poproszony o zalogowanie się do witryn zewnętrznych.
Konstruowanie zewnętrznego adresu URL
Zewnętrzny adres URL powinien zostać skonstruowany w formacie, który jest rozpoznawany przez witrynę zewnętrzną. Na przykład, dla witryn, które używają konstrukcji podobnej do https://contoso.com/search?{0}, gdziehttps://contoso.com/search? to struktura adresu URL a {0} to ciąg słów kluczowych, funkcja Sugestie dokumentów przekazuje słowa kluczowe w parametrze {0}. Słowa kluczowe, które są przekazywane do adresu URL, są uzyskiwane z reguł podobnych rekordów, które zawierają mapowania encji z Dopasowanie tekstu. Więcej informacji: Użyj zaawansowanych reguł podobieństwa, aby wyświetlać sugestie podobnych spraw.
Wartości znalezione w polach tekstowych mapowań reguły podobieństwa są używane jako słowa kluczowe do tworzenia zapytania, które jest przekazywane do zewnętrznej witryny, podobne jak poniższy adres URL, gdzie słowo kluczowe to wartości tekstowe znalezione w mapowaniach reguł podobieństwa a & reprezentuje odstęp, którego funkcja Sugestie dokumentów używa do oddzielania poszczególnych słów kluczowych.
https://contoso.com/search?keywordA& słowo kluczoweB&słowo kluczoweC
W przypadku lokalnego serwera SharePoint można dodać zewnętrzny adres URL, który wskazuje na podwitrynę podobną do tej, gdzie mysharepoint to nazwa witryny sieci Web, witryny to nazwa witryny, a subsitename to nazwa podwitryny.
https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?& k={0}
Skonfiguruj połączenia analizy tekstu Azure
Aby użyć analizy tekstu Azure z funkcją Sugestie dokumentów należy skonfigurować połączenie analizy tekstu Azure.
Uwaga
Funkcja Sugestie dokumentów nie wymaga połączenia z usługą Analiza tekstu Azure. Jeśli nie chcesz używać Analizy tekstu Azure, funkcja Sugestie dokumentów będzie używać wbudowanej logiki dopasowywania słowa kluczowego dostępnej w aplikacjach Dynamics 365. Zalecamy używanie usługi Analiza tekstu Azure dla bardziej zaawansowanego dopasowania słów kluczowych.
Zdefiniuj i włącz reguły podobieństw
Jeśli nie zdefiniowano jeszcze reguły podobieństwa, zobacz Użyj zaawansowanych reguł podobieństwa, aby wyświetlać sugestie podobnych spraw.
Włącz funkcję Sugestie dokumentów
Aby włączyć funkcję Sugestie dokumentów, wykonaj następujące czynności:
Przejdź do centrum administracyjnego usługi Microsoft Power Platform i zaloguj się przy użyciu poświadczeń administratora.
Wybierz kolejno pozycje Środowiska> [wybierz środowisko] >Ustawienia>Integracja>Ustawienia zarządzania dokumentami>Zarządzaj sugestiami dokumentów.
W obszarze Wybierz encje wybierz encje Sprawa, które mają zostać zawarte w Sugestiach dokumentów, a następnie kliknij Zastosuj.
Napiwek
Jeśli encje sprawy (kontakt, potencjalny klient, konto lub niestandardowy) nie są wymienione w obszarze Wybierz encje to dlatego, że nie zostały jeszcze zdefiniowane i aktywowane reguły podobieństwa dla encji sprawy. Użyj zaawansowanych reguł podobieństwa, aby wyświetlić sugestie podobnych przypadków.
Ustaw zewnętrzny adres URL do uwzględnienia w Sugestiach dokumentów. Domyślnie Sugestie dokumentów przeszukuje usługi Microsoft 365, takie jak SharePoint czy OneDrive. Jeśli chcesz przeszukać zewnętrzną witrynę, oprócz dostępnych usług Microsoft 365, takich jak lokalna witryna SharePoint, wprowadź podstawowy adres URL do systemu zewnętrznego. Aplikacje Dynamics 365 dołączą ciąg zapytania do podstawowego adresu URL, który podasz. Więcej informacji: Dodawanie zewnętrznego adresu URL w celu wyszukania innej witryny.