Udostępnij za pośrednictwem

Rozwiązywanie problemów z archiwizowaniem i usuwaniem wiadomości e-mail podczas korzystania z zasad przechowywania

  • Artykuł
  • Dotyczy:
    Exchange Online, Microsoft Purview

W tym artykule omówiono niektóre typowe problemy, które uniemożliwiają poprawne usuwanie lub archiwizowanie wiadomości e-mail w usłudze Exchange Online przez zarządzanie rekordami komunikatów (MRM). Zawiera również kroki identyfikowania głównej przyczyny i rozwiązywania problemów.

Uwaga 16.

  • Te kroki rozwiązywania problemów dotyczą również wdrożeń hybrydowych programu Exchange, w których podstawowa skrzynka pocztowa jest hostowana lokalnie, a skrzynka pocztowa archiwum znajduje się w usłudze Exchange Online. W takich wdrożeniach wykonaj te kroki przy użyciu lokalnej powłoki zarządzania programem Exchange.
  • W usłudze Exchange Online asystent zarządzanych folderów (MFA) jest ustawiany do przetwarzania skrzynek pocztowych co najmniej raz co siedem dni. Chociaż uwierzytelnianie wieloskładnikowe zwykle przetwarza skrzynki pocztowe każdego dnia, ukończenie procesu może potrwać do siedmiu dni. Zamiast czekać na uruchomienie procesu, możesz wymusić jego uruchomienie, uruchamiając Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> polecenie cmdlet.
  • Narzędzie MRM nie przetwarza skrzynek pocztowych, które są mniejsze niż 10 MB.
  • Jeśli konto jest wyłączone, a typ skrzynki pocztowej jest regularny, usługa MRM nie przetworzy skrzynki pocztowej. W związku z tym wszystkie kolejne blokady zastosowane nie będą wyświetlane w dziennikach diagnostycznych skrzynki pocztowej śledzenia blokady.

Typowe przyczyny

Istnieje kilka powodów, dla których usługa MRM może nie przetwarzać skrzynki pocztowej zgodnie z oczekiwaniami. Na przykład:

  • Skrzynka pocztowa jest umieszczana w blokadzie przechowywania. Oznacza to, że właściwość RetentionHoldEnabled skrzynki pocztowej jest ustawiona na wartość True. Na przykład skrzynka pocztowa jest migrowana przy użyciu usługi importowania PST.
  • Właściwość ElcProcessingDisabled skrzynki pocztowej ma wartość True. To ustawienie uniemożliwia usłudze MFA przetwarzanie skrzynki pocztowej w ogóle.
  • Skrzynka pocztowa ma zastosowany tag przechowywania, ale tag jest obecnie wyłączony. W związku z tym wiadomości w skrzynce pocztowej nigdy nie będą archiwizowane ani usuwane.
  • Skrzynka pocztowa do przetworzenia jest duża i zawiera wiele elementów. Może to spowodować archiwizowanie lub usuwanie zawartości za pomocą uwierzytelniania wieloskładnikowego w wolniejszym tempie.
  • Zasady przechowywania stosowane do skrzynki pocztowej obejmują tylko tagi osobiste. Jeśli użytkownik nie zastosuje tych tagów ręcznie, usługa MRM może nie przetworzyć skrzynki pocztowej.

Rozwiązywanie problemów

Sprawdź właściwość RetentionHoldEnabled skrzynki pocztowej

Użyj polecenia cmdlet Get-Mailbox, aby pobrać właściwość RetentionHoldEnabled skrzynki pocztowej. Jeśli właściwość ma ustawioną wartość True, ustaw dla niej wartość False.

Sprawdź właściwość ElcProcessingDisabled skrzynki pocztowej

Użyj polecenia cmdlet Get-Mailbox, aby pobrać właściwość ElcProcessingDisabled skrzynki pocztowej. Jeśli właściwość ma ustawioną wartość True, ustaw dla niej wartość False. Aby uzyskać więcej informacji na temat tej właściwości, zobacz Temat Difference between ElcProcessingDisabled and RetentionHoldEnabled (Różnica między elementami ElcProcessingDisabled i RetentionHoldEnabled).

Przejrzyj zasady przechowywania i tagi, które są stosowane do skrzynki pocztowej

Użyj poleceń cmdlet Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy i Get-Mailbox, aby sprawdzić zasady przechowywania i tagi przypisane do objętej skrzynki pocztowej.

Oto kilka przykładów:

  • Aby pobrać wszystkie zasady przechowywania w dzierżawie usługi Exchange Online, uruchom następujące polecenie cmdlet:

    Get-RetentionPolicy

  • Aby sprawdzić, które tagi zasad są dodawane do zasad MRM przypisanych do skrzynki pocztowej, uruchom następujące polecenie cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Aby pobrać właściwość RetentionHoldEnabled skrzynki pocztowej i przypisanych zasad przechowywania, uruchom następujące polecenie cmdlet:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Aby sprawdzić, które tagi przechowywania osobistego użytkownik wybrał oprócz tych, które są już uwzględnione w przypisanych zasadach przechowywania, uruchom następujące polecenie cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Aby przejrzeć szczegóły określonego tagu zasad przechowywania, uruchom następujące polecenie cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Zwróć uwagę na tagi przechowywania, które są wyłączone lub które mają ustawione akcje, aby nigdy nie przechodzić do archiwum lub nigdy nie usuwać. Czas trwania przypisany do tagu jest kluczowym czynnikiem określania jego priorytetu. W związku z tym sprawdź tagi, które mają najdłuższy czas trwania, na przykład nigdy nie są przenoszone do archiwum lub nigdy nie są usuwane, ponieważ te tagi mają pierwszeństwo przed innymi zastosowanymi tagami.

Uwaga 16.

Domyślny tag zasad archiwum, który ma zastosowanie do całej skrzynki pocztowej, dotyczy również kalendarza, zadań i notatek. Nie można zastosować osobistego tagu archiwum, który nigdy nie przechodzi do akcji archiwum do tych folderów. Wyjątek: tagi można stosować do notatek przy użyciu Outlook w sieci Web. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Foldery domyślne, które obsługują tagi zasad przechowywania.

Sprawdzanie domyślnego archiwum i domyślnego przechowywania w skrzynce pocztowej

Sprawdź, czy do skrzynki pocztowej jest stosowany domyślny tag zasad archiwizacji lub domyślnego przechowywania. Jeśli tak jest, upewnij się, że:

  • Nie zastosowano wcześniej tagów archiwum osobistego ani przechowywania do folderów, które nigdy nie zostały przeniesione do archiwum ani nigdy nie usuwają .
  • Do całej skrzynki pocztowej nie zastosowano żadnych domyślnych tagów archiwum ani przechowywania.
  • Domyślny tag Archiwum (lub inne zastosowane tagi zasad) istnieje na liście tagów zasad przechowywania zawartych we właściwości PR_ROAMING_XMLSTREAM. Jeśli brakuje jakiegokolwiek tagu, usuń maszynę IPM. Komunikat configuration.MRM zawierający właściwość PR_ROAMING_XMLSTREAM i użyj polecenia cmdlet Start-ManagedFolderAssistant wraz z -FullCrawl przełącznikiem dla skrzynki pocztowej, której dotyczy problem. Spowoduje to ponowne wygenerowanie maszyny IPM. Komunikat ukryty configuration.MRM i aktualizuje PR_ROAMING_XMLSTREAM, aby nowy tag zasad.

Aby sprawdzić właściwość PR_ROAMING_XMLSTREAM, możesz użyć interfejsu MFCMAPI, wykonując następujące kroki:

  1. Skonfiguruj skrzynkę pocztową, której dotyczy problem, w programie Outlook.
  2. Pobierz MFCMAPI. Jeśli używasz 64-bitowej wersji programu Outlook, pobierz 64-bitową kompilację. W przeciwnym razie pobierz kompilację 32-bitową.
  3. Otwórz MFCMAPI, wybierz pozycję Narzędzia>Opcje, a następnie wybierz pozycję MAPI_NO_CACHE i MDB_ONLINE.
  4. Wybierz pozycję Logowanie sesji>, wybierz profil, który zawiera skrzynkę pocztową, której dotyczy problem, a następnie wybierz przycisk OK.
  5. Kliknij dwukrotnie skrzynkę pocztową, której dotyczy problem, rozwiń węzeł Główny kontener>Top of Information Store.
  6. W górnej części magazynu informacji (lub jego odpowiednik, jeśli skrzynka pocztowa użytkownika jest ustawiona na język inny niż angielski), kliknij prawym przyciskiem myszy skrzynkę odbiorczą, a następnie wybierz pozycję Otwórz skojarzona tabela zawartości.
  7. Posortuj górne okienko według kolumny Klasa komunikatów, a następnie wybierz pozycję IPM. Configuration.MRM.
  8. W dolnym okienku posortuj według kolumny Nazwa , a następnie znajdź właściwość PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Kliknij dwukrotnie PR_ROAMING_XMLSTREAM, skopiuj kod XML w sekcji Tekst , wklej go w Notatniku, a następnie zapisz zawartość jako plik .xml.
  10. Otwórz plik .xml w przeglądarce internetowej, aby wyświetlić rzeczywiste tagi zasad przechowywania zastosowane do skrzynki pocztowej.

Sprawdzanie tagów osobistych zastosowanych do folderów lub poszczególnych elementów

Można również użyć MFCMAPI, aby sprawdzić, czy tagi archiwum osobistego lub przechowywania są poprawnie stosowane do folderów. Aby to zrobić, użyj podobnych kroków wymienionych powyżej, wybierz folder, którego dotyczy problem, i sprawdź jego właściwości dla tagów archiwum lub tagów przechowywania. Można to zrobić również dla poszczególnych wiadomości e-mail.

Jeśli masz do czynienia z domyślnymi zasadami archiwum, które mają zastosowanie do całej skrzynki pocztowej, nie zobaczysz żadnych właściwości zasad archiwum, takich jak:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Te właściwości są widoczne tylko wtedy, gdy zastosowano tag archiwum osobistego, domyślny tag przechowywania folderu lub osobisty tag przechowywania.

Zbieranie podstawowej skrzynki pocztowej i statystyk folderów archiwalnych skrzynek pocztowych

Aby zebrać informacje o najstarszych elementach i zasadach, które są stosowane, uruchom następujące polecenia:

  • Podstawowa skrzynka pocztowa:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Dla skrzynki pocztowej archiwum:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

W danych wyjściowych polecenia wyszukaj element, który ma najwcześniejszą datę odebrania w dowolnym folderze. Skorzystaj z poniższych wskazówek:

  • Sprawdź wartość OldestItemReceivedDate wszystkich folderów znajdujących się w obszarze Góra magazynu informacji, w tym skrzynki odbiorczej, elementów wysłanych, wiadomości-śmieci i dowolnych podfolderów utworzonych przez użytkownika. Wyklucz usunięte elementy, kontakty, kalendarz (tylko spotkania cykliczne) i Zadania (tylko zadania cykliczne). Następnie porównaj wartość OldestItemReceivedDate z wartością Wiek przechowywania, która jest określona w zasadach niedziałających.

    Uwaga 16.

    • Aby uzyskać więcej informacji o usuniętych elementach, elementach kalendarza cyklicznego i zadaniach, zobacz Określanie wieku różnych typów elementów.
    • Kontakty nie są przetwarzane przez zasady przechowywania, ponieważ nie mają sygnatury daty rozpoczęcia ani wygaśnięcia.

  • W przypadku elementów znajdujących się w folderze Elementy możliwe do odzyskania sprawdź zamiast tego właściwość OldestItemLastModifiedDate i porównaj ją z właściwością RetainDeletedItemsFor ustawioną na skrzynkę pocztową, której dotyczy problem.

W danych wyjściowych sprawdź również, które zasady są stosowane do folderów, i określ, czy wszystkie wyłączone tagi osobiste, aktywne tagi osobiste, a nawet zasady zgodności przechowywania zastępują oczekiwane zasady. Przejrzyj następujące kolumny:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • Opóźnienie przechowywania

Te kolumny wskazują, czy domyślny tag przechowywania folderu, osobisty tag przechowywania lub osobisty tag archiwum jest stosowany do folderów. W kolumnie RetentionFlags można również wyświetlić następujące informacje:

  • Czy jest stosowany jawny tag przechowywania czy tag archiwum (jawne tagi wskazują, że zasady są stosowane ręcznie, a nie dziedziczone)
  • Czy folder musi zostać ponownie przeskanowany przez uwierzytelnianie wieloskładnikowe

Uwaga 16.

Zasady stosowane do folderów w skrzynce pocztowej archiwum są zwykle dziedziczone z folderów w podstawowej skrzynce pocztowej. Jednak użytkownicy mogą zastosować inny tag osobisty do folderu w skrzynce pocztowej archiwum. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Stosowanie tagu przechowywania do folderu w archiwum.

Sprawdzanie dzienników diagnostycznych narzędzia MRM

Aby zebrać dziennik diagnostyczny narzędzia MRM, uruchom następujące polecenie programu PowerShell:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Przejrzyj dziennik, aby ustalić, czy wystąpiły błędy podczas przetwarzania skrzynki pocztowej przez usługę MFA. Sprawdź datę ostatniego błędu, aby określić jego istotność dla bieżącego problemu.

Uwaga 16.

Jeśli dziennik zawiera komunikaty o błędach "w złej kondycji zasobu", oznacza to, że przetwarzanie skrzynki pocztowej jest ograniczane. Ze względu na rozmiar skrzynki pocztowej i liczbę elementów, które zawiera, narzędzie MRM przetwarza skrzynkę pocztową bardzo powoli. Niestety ograniczanie przepustowości jest nieuniknione podczas pracy z dużymi skrzynkami pocztowymi.

Jeśli nie widzisz żadnych dzienników i zostanie wyświetlony komunikat o błędzie informujący o tym, że "nie znaleziono żadnych dzienników", oznacza to, że usługa MRM przetworzyła skrzynkę pocztową bez żadnych błędów.

Należy również sprawdzić następujące dodatkowe właściwości, które mogą wskazywać, czy usługa MFA przetworzyła zawartość skrzynki pocztowej:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: liczba pojedynczych elementów oznaczonych tagiem lub bez tagów przez uwierzytelnianie wieloskładnikowe podczas ostatniego uruchomienia
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: liczba elementów zaktualizowanych przez uwierzytelnianie wieloskładnikowe za pomocą tagu archiwum podczas ostatniego uruchomienia
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: liczba elementów zaktualizowanych przez uwierzytelnianie wieloskładnikowe przy użyciu tagu wygaśnięcia (usuń) podczas ostatniego uruchomienia
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: liczba elementów z folderu Elementy usunięte, które wygasły i zostały automatycznie przeniesione do folderu Elementy możliwe do odzyskania
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: liczba elementów usuniętych z folderu Elementy możliwe do odzyskania podczas ostatniego uruchomienia
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: liczba elementów przeniesionych ze skrzynki odbiorczej lub górnej części magazynu informacji podstawowej skrzynki pocztowej do skrzynki odbiorczej lub górnej części magazynu informacji skrzynki pocztowej archiwum
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: liczba elementów przeniesionych z folderu Elementy możliwe do odzyskania podstawowej skrzynki pocztowej do folderu Elementy możliwe do odzyskania skrzynki pocztowej archiwum
  • ElcLastSuccessTimestamp: Ostatni raz usługa MFA przetworzyła skrzynkę pocztową bez żadnych błędów (w przypadku ograniczania usługi MRM te błędy mogą być tymczasowe. Oznacza to, że elementy będą nadal przenoszone lub usuwane, ale w wolniejszym tempie niż zwykle).

Aby pobrać te właściwości, uruchom następujące polecenia programu PowerShell. Te polecenia analizują kod XML i zwracają właściwości związane z cyklem życia poczty e-mail, które zaczynają się od "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Jeśli nadal nie możesz rozwiązać problemu, skontaktuj się z pomoc techniczna firmy Microsoft.

Najlepsze rozwiązania

Zalecamy włączenie skrzynki pocztowej archiwum dla konta natychmiast po umieszczeniu jej w wstrzymaniu postępowania sądowego. Jest to szczególnie istotne, jeśli użytkownik ma duży ruch e-mail. Może to pomóc zapobiec zapełnieniu folderu Elementy możliwe do odzyskania i pozwoli użytkownikom nadal usuwać elementy ze swojej podstawowej skrzynki pocztowej. Ponadto zalecamy włączenie automatycznego rozszerzania archiwizacji w zależności od licencji użytkownika platformy Microsoft 365.

Zwróć uwagę, że folder Elementy możliwe do odzyskania podstawowej skrzynki pocztowej nie powinien mieć maksymalnego limitu przydziału, ponieważ może również uniemożliwić usłudze MRM przenoszenie elementów do archiwum. Aby uzyskać więcej informacji na temat limitów folderów skrzynki pocztowej i limitów magazynu skrzynki pocztowej, zobacz Limity usługi Exchange Online.