Porady dotyczące usługi dotyczące wykorzystania skrzynki pocztowej w monitorowaniu Exchange Online

Porada dotycząca usługi Exchange Online informuje o skrzynkach pocztowych, które są wstrzymane i narażone na ryzyko osiągnięcia lub przekroczenia limitu przydziału. Te porady dotyczące usług zapewniają wgląd w liczbę skrzynek pocztowych w organizacji, które mogą wymagać interwencji administratora.

Te porady dotyczące usług są wyświetlane w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365. Aby wyświetlić te porady dotyczące usług, możesz przejść do obszaru>Kondycja>Kondycja usługi Exchange Online a następnie wyszukać limity magazynu skrzynek pocztowych w obszarze Scenariusze organizacji lub przejść do pozycji Kondycja>Kondycja usługi>Exchange Online i wybierz kartę Aktywne problemy. Oto przykład porady dotyczącej usługi wykorzystania skrzynki pocztowej w przypadku aktywnych problemów.

Po uzyskaniu dostępu do porady dotyczącej usługi w obszarze Wpływ użytkownika zostanie wyświetlony link. Wybranie tego linku powoduje otwarcie okna wysuwanego z listą identyfikatorów GUID skrzynki pocztowej, których dotyczy problem, dla dzierżawy. Ta lista jest ograniczona do nie więcej niż 155 skrzynek pocztowych.

Jeśli dzierżawa przekracza ponad 155 skrzynek pocztowych przy lub w pobliżu limitu przydziału magazynu, odwiedź portal administracyjny i uzyskaj dostęp do raportu użycia skrzynki pocztowej. Alternatywnie bezpośredni adres URL raportu użycia skrzynki pocztowej to https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage.

Uwaga

Informacje o raporcie użycia skrzynki pocztowej mogą znajdować się 24 godziny za alertem doradczym dotyczącym usługi wykorzystania skrzynki pocztowej.

Co wskazują te porady dotyczące usług?

Porady dotyczące obsługi użycia skrzynek pocztowych informują administratorów o wstrzymanych skrzynkach pocztowych, które zbliżają się do limitu przydziału magazynu skrzynki pocztowej. Typ blokady, który można umieścić w skrzynkach pocztowych, obejmuje blokady sporów sądowych, blokadę zbierania elektronicznych materiałów dowodowych i zasady przechowywania platformy Microsoft 365 (skonfigurowane do przechowywania danych). Gdy skrzynka pocztowa jest wstrzymana, użytkownicy (lub zautomatyzowane procesy) nie mogą trwale usuwać danych ze swojej skrzynki pocztowej. Zamiast tego administratorzy powinni skonfigurować zasady przechowywania usługi Messaging Records Management (MRM) w Exchange Online (zgodnie z zasadami zgodności organizacji związanymi z przechowywaniem danych), aby przenieść dane z podstawowej skrzynki pocztowej użytkownika do skrzynki pocztowej archiwum.

Jeśli skrzynka pocztowa nie ma archiwum i osiągnie stan krytyczny lub ostrzegawczy, administratorzy powinni włączyć archiwalne skrzynki pocztowe i włączyć automatyczne rozszerzanie archiwizacji. Upewnij się, że okres przechowywania zasad archiwum przypisanych do skrzynki pocztowej (która przenosi wiadomość e-mail z podstawowej skrzynki pocztowej do skrzynki pocztowej archiwum) zachowuje dane tylko w głównej skrzynce pocztowej tak długo, jak to konieczne. Jeśli nic nie zostanie zrobione w celu rozwiązania problemów z limitem przydziału zidentyfikowanych przez poradę dotyczącą usługi wykorzystania skrzynki pocztowej, użytkownicy mogą nie mieć możliwości wysyłania lub odbierania wiadomości e-mail lub zaproszeń na spotkania.

Skrzynki pocztowe wstrzymane bez archiwum

Jeśli skrzynka pocztowa jest wstrzymana i zbliża się do limitu przydziału lub nie ma archiwum, administrator może włączyć skrzynkę pocztową archiwum (i potencjalnie włączyć automatyczne rozszerzanie archiwizacji) wraz z zapewnieniem stosowania zasad archiwum MRM do skrzynki pocztowej. (Zasady archiwum MRM to zasady przechowywania w Exchange Online, które przenosi elementy do skrzynki pocztowej archiwum). Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu interakcji blokad z przydziałami i zalecanymi rozmiarami przydziałów dla głównej skrzynki pocztowej i folderu Elementy możliwe do odzyskania, zobacz Zwiększanie limitu przydziału elementów możliwych do odzyskania dla skrzynek pocztowych wstrzymanych.

Skrzynki pocztowe wstrzymane z archiwum

Jeśli skrzynka pocztowa jest wstrzymana, ma archiwum i zbliża się lub osiągnęła limit przydziału elementów możliwych do odzyskania, administrator może zwiększyć limit przydziału dla folderu Elementy możliwe do odzyskania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zwiększanie limitu przydziału elementów możliwych do odzyskania dla skrzynek pocztowych wstrzymanych.

Jeśli administrator zwiększy limit przydziału elementów możliwych do odzyskania, powinien również upewnić się, że zasady archiwum MRM, które przenosi elementy do skrzynki pocztowej archiwum, zostaną zastosowane do skrzynek pocztowych. Okres przechowywania zasad archiwum musi być wystarczająco krótki, aby elementy nie były zachowywane zbyt długo w podstawowej skrzynce pocztowej, zanim zostaną przeniesione do archiwum.

Uwaga

Zasady archiwum MRM przenoszą również elementy z folderu Elementy możliwe do odzyskania w podstawowej skrzynce pocztowej do folderu Elementy możliwe do odzyskania w odpowiedniej skrzynce pocztowej archiwum. Ta funkcja zapobiega przekroczeniu limitu przydziału dla przydziału elementów możliwych do odzyskania przez skrzynkę pocztową.

Zasady przechowywania mrm w organizacji

Zasady przechowywania archiwum można skonfigurować na różne sposoby, w zależności od potrzeb organizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat zasad przechowywania, zobacz Tagi przechowywania i zasady przechowywania w Exchange Online. Administrator może wyświetlić istniejące zasady przechowywania, uruchamiając następujące polecenie:

Get-RetentionPolicy | FL

Zasady przechowywania mogą być stosowane do skrzynek pocztowych i wykonywać różne akcje z archiwami lub bez ich obsługi. Poniżej przedstawiono krótkie omówienie typowych akcji zasad przechowywania archiwum:

• MovePrimaryToArchive i MoveDumpsterToArchive instruują zasady przechowywania, aby przenieść zawartość głównej skrzynki pocztowej lub folderu Elementy możliwe do odzyskania odpowiednio do archiwum skrzynki pocztowej po spełnieniu warunków zasad. Tagi te są ustawiane przez administratorów i stosowane niezależnie od indywidualnych ustawień użytkownika.
  • Zasady przechowywania stosowane do przenoszenia zawartości elementów możliwych do odzyskania powinny być stosunkowo krótkie, aby zapewnić, że podstawowa skrzynka pocztowa użytkownika nie osiągnie limitu przydziału elementów możliwych do odzyskania.
• Tag Archiwum osobiste oznacza, że te zasady mogą być stosowane przez użytkowników do ich folderów osobistych w celu archiwizacji zawartości zgodnie z określonym harmonogramem.

Zasady przechowywania mrm nie działają zgodnie z oczekiwaniami

Administratorzy posiadają narzędzia niezbędne do oceny przyczyny niefunkcjonalnych zasad przechowywania i rozwiązywania wszelkich błędów. Niektóre typowe scenariusze awarii obejmują, że zasady nie są prawidłowo stosowane lub nie można przetworzyć skrzynki pocztowej.

Aby uzyskać informacje na temat rozwiązywania problemów z zasadami przechowywania, zobacz Rozwiązywanie problemów z zasadami przechowywania w Exchange Online.

Jak często będą widoczne te porady dotyczące usług?

Jeśli nie rozwiążesz problemów z limitem przydziału, możesz spodziewać się tego typu porad dotyczących usług co siedem dni. Kolejne porady dotyczące usług mogą zawierać wyższe liczby skrzynek pocztowych dla innych skrzynek pocztowych, które zbliżają się do limitu przydziału. Jeśli rozwiążesz problemy z limitem przydziału, ta porada dotycząca usługi występuje tylko wtedy, gdy zostanie zidentyfikowana inna skrzynka pocztowa z problemami z limitem przydziału.

Więcej informacji

• Aby uzyskać informacje na temat rozwiązywania problemów ze skrzynką pocztową archiwum, zobacz Rozwiązywanie problemów z usługą Microsoft Purview.
• Aby uzyskać wskazówki dotyczące identyfikowania blokad umieszczonych w skrzynce pocztowej, zobacz How to identify the type of hold placed on a mailbox (Jak zidentyfikować typ blokady umieszczonej w skrzynce pocztowej).