Zarządzanie umowami przy użyciu rozwiązania platformy Microsoft 365

W tym artykule opisano sposób tworzenia rozwiązania do zarządzania kontraktami dla organizacji przy użyciu Microsoft Syntex i składników platformy Microsoft 365. Zapewnia ona strukturę ułatwiającą planowanie i tworzenie rozwiązania, które odpowiada Twoim unikatowym potrzebom biznesowym. Mimo że to rozwiązanie mówi o zarządzaniu kontraktami, można je dostosować do tworzenia innych rozwiązań do zarządzania dokumentami, takich jak instrukcje dotyczące pracy lub faktur.

Identyfikowanie problemu biznesowego

Pierwszym krokiem planowania systemu zarządzania kontraktami jest zrozumienie problemu, który próbujesz rozwiązać. W przypadku tego rozwiązania należy rozwiązać cztery kluczowe problemy:

• Identyfikowanie kontraktów. Twoja organizacja współpracuje z wieloma dokumentami, takimi jak faktury, umowy, instrukcje pracy itd. Niektóre z nich to zasoby cyfrowe wysyłane za pośrednictwem poczty e-mail, a niektóre to zasoby papierowe wysyłane pocztą tradycyjną. Potrzebujesz sposobu identyfikowania wszystkich umów klienta ze wszystkich innych dokumentów, a następnie klasyfikowania ich jako takich.

• Śledzenie historii zatwierdzeń kontraktów. Twoja organizacja potrzebuje niezawodnego sposobu na znalezienie, czy umowy zostały zatwierdzone lub odrzucone oraz czy płatność została przetworzona.

• Lokacja do zarządzania zatwierdzeniami kontraktów. Twoja organizacja musi skonfigurować witrynę współpracy, w której wszyscy wymagane osoby biorące udział w projekcie mogą łatwo przeglądać kontrakty. Osoby biorące udział w projekcie powinny mieć możliwość przeglądania całej umowy w razie potrzeby, ale przede wszystkim zależy im na zobaczeniu kilku kluczowych pól z każdej umowy (na przykład nazwy klienta, numeru zamówienia zakupu i całkowitego kosztu). Osoby biorące udział w projekcie powinny mieć możliwość łatwego zatwierdzania lub odrzucania kontraktów przychodzących.

• Kierowanie sprawdzonych kontraktów. Zatwierdzone i odrzucone kontrakty muszą być kierowane przez określony przepływ pracy. Zatwierdzone umowy muszą być kierowane do aplikacji partnerskiej w celu przetwarzania płatności. Odrzucone kontrakty muszą być kierowane do dodatkowego przeglądu.

Omówienie rozwiązania

Te wskazówki dotyczące rozwiązania do zarządzania kontraktami obejmują cztery składniki platformy Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: utwórz modele do identyfikowania i klasyfikowania plików kontraktu, a następnie wyodrębniania z nich odpowiednich danych.

• Listy programu Microsoft SharePoint: użyj formatowania dostępnego na nowoczesnych listach programu SharePoint, aby przedstawić kontrakty w przyjaznym dla firmy formacie.

• Microsoft Teams: użyj funkcji kanału usługi Teams i skojarzonych kart, aby umożliwić zainteresowanym stronom przeglądanie kontraktów i zarządzanie nimi.

• Power Automate: przepływy służą do prowadzenia kontraktów przez proces zatwierdzania, a następnie do aplikacji innej firmy w celu płatności.

Jak to wszystko działa

1. Dokumenty są przekazywane do biblioteki dokumentów programu SharePoint. Do biblioteki dokumentów zastosowano Microsoft Syntex model przetwarzania dokumentów bez struktury. Sprawdza on, czy każdy plik jest zgodny z typem zawartości "contract", którego jest wytrenowany do wyszukiwania. Jeśli znajdzie dopasowanie, klasyfikuje plik jako "kontrakt" i aktualizuje typ zawartości dokumentu.

2. Model pobiera również określone dane z każdego pliku kontraktu, który interesują osoby biorące udział w projekcie, takie jak klient, wykonawca i kwota opłaty.

   Poniższa strona jest przykładem kontraktu, który model jest wytrenowany do identyfikacji.

   

3. W usłudze Microsoft Teams wszyscy uczestnicy projektu są członkami bezpiecznego kanału usługi Teams, w którym wszystkie kontrakty w bibliotece dokumentów są widoczne do zatwierdzenia lub odrzucenia. Korzystając z funkcji usługi Teams, wszyscy uczestnicy projektu są powiadamiani o konieczności przeglądu nowych kontraktów.

4. Za pomocą usługi Power Automate kontrakty są przenoszone przez proces zatwierdzania w kanale usługi Teams. Gdy członek zatwierdzi umowę, stan kontraktu zostanie zmieniony na zatwierdzony, wszyscy członkowie zostaną powiadomieni za pośrednictwem wpisu w usłudze Teams i zostanie utworzony element wiersza, aby pokazać, że umowa jest gotowa do wypłaty. Ten proces można rozszerzyć, aby zapisywać bezpośrednio w aplikacji finansowej innej firmy w celu płatności.

5. Gdy członek odrzuci umowę, stan zostanie zmieniony na odrzucony, a wszyscy członkowie są powiadamiani za pośrednictwem wpisu usługi Teams.

6. Wynikiem końcowym tego rozwiązania jest zautomatyzowany proces biznesowy dla Twojej organizacji. Pracownicy mogą łatwo używać niestandardowego widoku kafelka w usłudze Teams do inicjowania i monitorowania przepływu pracy zatwierdzania dokumentów.

   

Wymagania dotyczące licencjonowania

To rozwiązanie korzysta z następujących funkcji, które są dostępne w ramach licencji Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) lub Firmowej (Podstawowa, Standardowa lub Premium):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Dowiedz się, jak używać Microsoft Syntex

Nowość w Microsoft Syntex? Dowiedz się, jak zarządzać zawartością przy użyciu sztucznej inteligencji za pomocą Microsoft Syntex.

Ścieżka szkoleniowa Wprowadzenie do Microsoft Syntex uczy, jak można używać modeli przetwarzania dokumentów bez struktury, dowolnej struktury i bez struktury do klasyfikowania dokumentów, wyodrębniania tekstu i etykietowania dokumentów w celu szybkiego i łatwego zarządzania wiedzą.

Tworzenie rozwiązania

W następnych sekcjach szczegółowo opisano sposób konfigurowania rozwiązania do zarządzania kontraktami. Jest ona podzielona na trzy kroki:

• Krok nr 1. Identyfikowanie plików kontraktów i wyodrębnianie danych przy użyciu Microsoft Syntex
• Krok nr 2. Tworzenie kanału zarządzania kontraktami przy użyciu usługi Microsoft Teams
• Krok nr 3. Tworzenie przepływu do przetwarzania kontraktów przy użyciu usługi Power Automate