Współpraca dostawców z odbiorcami
W tym artykule opisano, w jaki sposób można używać portalu współpracy z dostawcami do pracy z odbiorcami Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Dostawcy mogą ukończyć szereg procesów biznesowych z następujących obszarów roboczych:
- Potwierdzenie zamówienia zakupu — monitorowanie zamówień zakupu i odpowiadanie na nie.
- Składanie ofert przez dostawcę— wyświetlanie zapytań ofertowych (ZO) i odpowiadanie na nie, wprowadzając oferty.
- Informacje o dostawcy— Wyświetlanie i aktualizowanie danych podstawowych dostawcy.
- Fakturowanie — Praca z fakturami. Ten artykuł nie dotyczy obszaru roboczego Fakturowanie. Aby uzyskać więcej informacji o tym obszarze roboczym, zobacz Obszar roboczy fakturowania w portalu współpracy z dostawcami.
Dostawcy mogą także monitorować informacje o zapasach konsygnacyjnych.
Praca z zamówieniami zakupu w obszarze roboczym Potwierdzenie zamówienia zakupu.
Obszar roboczy Potwierdzenie zamówienia zakupu pozwala odpowiadać na zamówienia zakupu (ZZ) wysłane Ci do przeglądu. Umożliwia także wyświetlanie informacji o zamówieniach zakupu oczekujących na interwencję odbiorcy oraz zamówieniach zakupu, które zostały potwierdzone, ale są nadal otwarte.
W obszarze roboczym Potwierdzenie zamówienia zakupu istnieją trzy listy:
- Zamówienia zakupu do sprawdzenia — ta lista zawiera zamówienia zakupu, które zostały wysłane do Ciebie i oczekują na odpowiedź od Ciebie. Po udzieleniu odpowiedzi zamówienia są usuwane z listy. Jeśli odbiorca wyśle Ci nową wersję zamówienia zakupu, zanim udzielisz odpowiedzi na poprzednią wersję, zobaczysz tylko najnowszą wersję.
- Oczekiwanie na akcję klienta— Ta lista zawiera wszystkie zamówienia zakupu, na które udzielono odpowiedzi, ale których klient jeszcze nie potwierdził. Jeśli zaakceptujesz zamówienie zakupu, możesz je monitorować na tej liście, dopóki jego stan nie zmieni się na Potwierdzone. Jeśli odrzucisz zamówienie zakupu lub zaakceptujesz je ze zmianami, możesz je monitorować w tym miejscu, dopóki klient nie wyśle nowej wersji.
- Otwarte potwierdzone zamówienia zakupu— na tej liście znajdują się wszystkie zamówienia zakupu dla Twojego konta, które mają stan Potwierdzone. Kiedy produkty lub usługi zostaną całkowicie przyjęte względem zamówienia zakupu, zamówienia jest usuwane z listy.
Do pracy z zamówieniami zakupu można użyć następujących stron:
- Zamówienia zakupu do przeglądu — ta strona zawiera te same informacje, co lista Zamówienia zakupu do przeglądu w obszarze roboczym. Zobacz opis we wcześniejszej części tego artykułu.
- Historia potwierdzeń zamówienia zakupu od dostawcy — ta strona zawiera wszystkie zamówienia zakupu i wszystkie wersje zamówień zakupu, które zostały wysłane do dostawcy. Zawiera także wszystkie odpowiedzi otrzymane od dostawcy.
- Otwieranie potwierdzonych zamówień zakupu Ta strona zawiera te same informacje, co lista Otwarte potwierdzone zamówienia zakupu w obszarze roboczym. Zobacz opis we wcześniejszej części tego artykułu.
- Wszystkie potwierdzone zamówienia zakupu– Ta strona zawiera wszystkie zamówienia zakupu, które zostały potwierdzone. Zamówienia zakupu pokazane na tej stronie obejmują zamówienia zakupu, dla których odebrano produkty lub usługi. Ta lista może służyć do monitorowania, za które zamówienia zakupu można wysłać faktury.
Odpowiadanie na zamówienia zakupu
Zamówienia zakupu wysłane Ci przez odbiorcę do przeglądu są wyświetlane w obszarze roboczym Potwierdzenie zamówienia zakupu i na stronie Zamówienia zakupu do przeglądu. Po otwarciu zamówienia zakupu można je zaakceptować, odrzucić lub zaakceptować ze zmianami. W nagłówku zamówienia zakupu lub w poszczególnych wierszach mogą istnieć załączniki. Ponadto można dołączyć informacje do swojej odpowiedzi w nagłówku zamówienia zakupu lub w poszczególnych wierszach. Na przykład możesz zasugerować użycie towaru zastępczego w jednym z wierszy.
Możesz wyświetlić podgląd zamówienia zakupu i wydrukować je jako plik PDF za pomocą opcji Podgląd/drukuj. Można także użyć akcji Wyświetl wymiary, aby ukryć lub wyświetlić następujące kolumny wymiarów: Oddział, Magazyn, Kolor, Rozmiar, Styl i Konfiguracja.
Jeśli użyjesz opcji Zaakceptuj ze zmianami, możesz zaakceptować lub odrzucić poszczególne wiersze. W wierszach można także wprowadzać następujące zmiany:
- Zmiana dat lub ilości. Aby zaktualizować potwierdzoną datę odbioru we wszystkich wierszach, użyj opcji Aktualizuj datę odbioru w nagłówku zamówienia zakupu.
- Podział wierszy dla różnych dat odbioru lub ilości.
- Zastąpienie towaru. W sekcji Szczegóły wiersza wprowadź opis i numer towaru w polu Zewnętrzny.
Nie można zmienić informacji o cenach ani opłat, ale za pomocą notatek można zasugerować ich modyfikacje.
Jeśli odbiorca wyśle Ci nową wersję zamówienia, będzie ona miała sufiks wersji wskazujący, że jest to zmodyfikowana wersja zamówienia zakupu, które zostało wcześniej wysłane. Strona Historia potwierdzeń zamówień zakupu przez dostawcę pozwala śledzić historię każdego zamówienia.
Monitorowanie zapasów konsygnacyjnych
Jeśli używasz zapasów konsygnacyjnych, możesz w interfejsie współpracy z dostawcami wyświetlać informacje na następujących stronach:
- Zamówienia zakupu zużywające zapasy konsygnacyjne — zamówienia zakupu dla zapasów konsygnacyjnych są generowane, gdy odbiorca przejmuje własność zapasów. Zamówienia zakupu konsygnacyjnego są widoczne tylko na tej stronie. Nie są one umieszczane na stronie Wszystkie potwierdzone zamówienia zakupu.
- Produkty przyjęte z zapasów konsygnacyjnych — na tej stronie znajduje się lista wszystkich transakcji, w których własność produktów została przeniesiona na firmę zużywającą zapasy. Możesz używać tych informacji do fakturowania odbiorcy.
- Dostępne zapasy konsygnacyjne — na tej stronie są wyświetlane dostępne zapasy konsygnacyjne należące do firmy, ale dostępne w magazynie odbiorcy.
Praca z ZO w obszarze roboczym Składanie ofert przez dostawców
Obszar roboczy Składanie ofert przez dostawców umożliwia wyświetlenie zapytań ofertowych ZO, do których zaproszono firmę w celu udzielenia odpowiedzi. Możesz także odpowiedzieć na ZO.
Obszar roboczy pokazuje także wszystkie uzyskane lub utracone ZO. Ponadto, jeżeli system jest skonfigurowany dla sektora publicznego, ten obszar roboczy zawiera dostępne publicznie ZO.
Przeglądanie ZO
Otwórz obszar roboczy Składanie ofert przez dostawców, aby uzyskać dostęp do następujących informacji:
- Wybierz opcję Nowe zaproszenia do składania ofert, aby zobaczyć ZO, do których zaproszono Twoją firmę w celu udzielenia odpowiedzi. W tym miejscu można wyświetlić ZO i rozpocząć proces składania oferty. Można także sprawdzić zmienione ZO, dla których należy przesłać nową ofertę.
- Wybierz opcję Zwrócone oferty, aby zobaczyć ZO, które odbiorca zwrócił Ci, aby umożliwić podanie dodatkowych informacji lub zaktualizować ofertę.
- Wybierz opcję Oferty w toku, aby zobaczyć ZO, nad którymi Twoja firma lub osoba ją reprezentująca pracuje, ale jeszcze ich nie przesłała.
- Wybierz opcję Wybrane oferty, aby zobaczyć, gdy klient przyznał co najmniej jedną pozycję wiersza w Twojej ofercie.
- Wybierz opcję Przegrane oferty, aby zobaczyć oferty, w których wszystkie wiersze zostały odrzucone.
- Wybierz łącze Zapytania ofertowe, aby zobaczyć listę zaproszeń ZO oraz wszelkie przesłane oferty wszystkich odbiorców. Strona Zapytania ofertowe zawiera listę wszystkich ZO, w które zaangażowany jest dostawca. Można wyszukiwać według stanu.
- Wybierz łącze Odrzucone oferty, aby zobaczyć listę wszystkich ZO, w których osoba kontaktowa dostawcy nie złożyła oferty.
Praca z publicznie dostępnymi ZO
Osoby pracujące w sektorze publicznym mogą zobaczyć otwarte i wygasłe ZO udostępnione publicznie.
Wybierz łącze Otwarte opublikowane zapytania ofertowe, aby zobaczyć listę otwartych ZO dostępnych publicznie. Otwarte ZO to takie, które jeszcze nie wygasło. Datę i godzinę ważności można znaleźć w nagłówku ZO.
Jeżeli zaproszono Cię do złożenia oferty, to samo ZO można znaleźć na stronie Nowe zaproszenia do składania ofert. Czasami chcesz złożyć ofertę w otwartym ZO, ale nie zaproszono Cię do złożenia oferty. W takim przypadku możesz zaprosić się samodzielnie,pod warunkiem, że odbiorca włączył samodzielne zapraszanie dotyczące sprawy ZO.
Strona Nowe zaproszenia do składania ofert może dostarczyć filtr, który pozwoli Ci przejrzeć otwarte RFQ i zidentyfikować te, które zawierają linie pasujące do Twoich zatwierdzonych kategorii zamówień. Aby udostępnić ten filtr, musisz włączyć funkcję Niech dostawcy wyszukuje RFQ według kategorii zaopatrzenia w systemie. Administratorzy mogą skorzystać z obszaru roboczego Zarządzanie funkcjami, aby sprawdzić stan funkcji i włączyć ją, jeśli istnieje taka potrzeba. Ta funkcja jest wymieniona w następujący sposób:
- Moduł:Rozrachunki z dostawcami
- Nazwa funkcji:Zezwalanie dostawcom na wyszukiwanie ZO według kategorii zaopatrzenia
Możesz zwiększyć dostępność łącza Otwórz opublikowane zapytania ofertowe, włączając w to funkcję kafelka łącza „Otwórz opublikowane zapytania ofertowe”. Ta funkcja umożliwia konwersję łącza na kafelek i przenoszenie go do widocznej lokalizacji, tak aby można było łatwo go odnaleźć. Administratorzy mogą skorzystać z obszaru roboczego Zarządzanie funkcjami, aby sprawdzić stan funkcji i włączyć ją, jeśli istnieje taka potrzeba. (Od wersji 10.0.21 Supply Chain Management funkcja ta jest domyślnie włączona). Tam funkcja jest wymieniona w następujący sposób:
- Moduł:Zaopatrzenie i sourcing
- Nazwa funkcji:Wyświetl połączenie „Otwórz opublikowane zapytania ofertowe” jako kafelek
Wybierz łącze Zamknięte opublikowane zapytania ofertowe, aby zobaczyć listę zamkniętych ZO dostępnych publicznie. Zamknięte ZO to takie, które wygasło. Datę i godzinę ważności można znaleźć w nagłówku ZO.
Zamknięte ZO zawiera wszystkie oferty dostawców do poziomu wiersza. Przyznawanie lub odrzucanie ofert jest uwzględniane w zamkniętym ZO. Dostępne są także wszystkie załączniki zawarte w ofercie.
Banknot
Ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy włączono konfigurację sektora publicznego.
Składanie ofert
Wybierz przycisk Oferta, aby rozpocząć składanie oferty w ZO.
Jeżeli edycja pól oferty jest włączona w nagłówkach i wierszach ZO, można wprowadzić ofertę bezpośrednio w siatce wierszy. Należy także uwzględnić wszelkie dodatkowe informacje o ofercie, które należy dodać w szczegółach wiersza.
Po rozpoczęciu pracy nad ofertą zostanie ona wyświetlona w sekcji Oferty w toku.
Ofertę można zapisać w dowolnej chwili przed upłynięciem daty ważności. Następnie można powrócić do niej później w celu zakończenia i przesłania. Po przesłaniu oferty można ją wycofywać i aktualizować do upłynięcia daty ważności.
Wybierz opcję Resetuj na podstawie ZO, aby zresetować dane wprowadzone dla oferty i przywrócić pierwotne ZO. Można zresetować nagłówek lub wiersz.
Wybierz opcję Dodaj alternatywę lub Usuń alternatywę w siatce wierszy, aby pracować z alternatywami.
Niektóre ZO zezwalają na oferty alternatywne. Oferty alternatywne można określić tylko dla wierszy typu Kategoria, ponieważ nie można dodawać określonych towarów jako alternatyw.
Wybierz opcję Załącznik ZO lub Załącznik wierszy RFQ, aby otworzyć załącznik dodany przez odbiorcę do ZO. Wybierz opcję Załączniki ofert lub Załączniki wierszy ofert, aby przekazać załączniki razem z ofertą.
Mogą istnieć kwestionariusze, na które należy odpowiedzieć przed złożeniem oferty.
Wybierz opcję Odrzuć, jeżeli nie chcesz składać oferty. Po wybraniu opcji Odrzuć nie można wycofać akcji ani wprowadzić oferty.
Jeśli ZO zostało zmienione, należy wprowadzić nową ofertę. Informacje o poprawce można znaleźć na karcie Poprawki strony ZO. Zmienione ZO są widoczne na stronie Nowe zaproszenia do składania ofert.
Uzyskiwanie dostępu do danych głównych odbiorcy w obszarze roboczym Informacje o dostawcy
Jako dostawca możesz uzyskać dostęp do części informacji, które klient przechowuje w rekordzie głównym dostawcy. Pozwala to zapewnić aktualność informacji. Aby zaktualizować informacje, musisz mieć rolę administratora dostawcy (zewnętrznego).
Dostępne informacje to nazwa dostawcy, adres, informacje kontaktowe, osoby kontaktowe i ich informacje kontaktowe, numery identyfikacyjne, numery identyfikacji podatkowej, kategorie zaopatrzenia zatwierdzone do sprzedaży odbiorcy przez dostawcę oraz informacje o certyfikatach.