Wprowadzanie i porównywanie ofert dla ZO oraz udzielanie zamówień
W tym artykule pokazano sposób wprowadzania odpowiedzi na ZO, oceniania i porównywania ofert, a następnie zawierania umowy z jednym z dostawców. Procedurę można wykonać przy użyciu danych firmy demonstracyjnej USMF.
Przed rozpoczęciem trzeba mieć ZO z dwoma wierszami, które zostało wysłane co najmniej do dwóch dostawców. Aby utworzyć to ZO, wykonaj procedurę tworzenia zapytania ofertowego. Przed wykonaniem tej procedury należy skonfigurować kryteria punktowania.
Ofertę można wprowadzić albo jako dostawca, albo jako pracownik działu zaopatrzenia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Konfigurowanie i obsługa współpracy z dostawcami.
Wprowadzanie odpowiedzi jako dostawca
- Wybierz kolejno opcje Portal współpracy z dostawcami > Obszary robocze > Składanie ofert przez dostawców.
- Na liście Nowe zaproszenia do składania ofert znajdź ZO, które zostało właśnie wysłane. Wybierz ZO, aby sprawdzić, jakie były wymagania.
- Wybierz Załączniki ZO w celu przejrzenia dodanych załączników.
- Wybierz Oferta, aby włączyć opcję edycji pól. Zauważ, że pole Oferta w toku jest ustawione jako Dostawca aktualizuje.
- W nagłówku i w wierszach wprowadź wartości z odpowiedzi na ofertę.
- Jeśli do oferty mają zostać dodane jakiekolwiek załączniki, wybierz opcję Załączniki ofert.
- Wybierz skróconą kartę Wytyczne do przetargu, aby sprawdzić, czy są wymagane jakieś dokumenty.
- Otwórz skróconą kartę Poprawki, aby sprawdzić, czy ZO zostało zmienione.
- Otwórz skróconą kartę Kwestionariusz. Należy odpowiedzieć na wszystkie wyświetlane w tym miejscu kwestionariusze
- Otwórz skróconą kartę Szczegóły wiersza, aby wyświetlić rozszerzone informacje o wierszu.
- Wybierz Resetuj na podstawie ZO tylko wtedy, gdy musisz zresetować wartości wprowadzone w pierwotnych wartościach ZO.
- Ofertę można zapisać w dowolnym momencie i później wykonać dodatkowe przetwarzanie, pod warunkiem że data i godzina wygaśnięcia nie minęły. W takim przypadku ofertę można znaleźć na liście oferty w toku w obszarze roboczym Składanie ofert przez dostawców.
- Gdy oferta jest gotowa do wysłania, wybierz opcję Prześlij. Jeśli nie chcesz składać oferty, wybierz opcję Odrzuć. Przesłane oferty są dostępne na liście przesłanych ofert w obszarze roboczym Składanie ofert przez dostawców.
- Po przesłaniu oferty można ją odwołać w dowolnym momencie przed datą i godziną wygaśnięcia. Należy pamiętać, że po wycofaniu oferty nie jest ona traktowana jako przesłana. Gdy oferta zostanie zaakceptowana lub odrzucona przez dział zaopatrzenia, będzie widoczna na liście Wybrane oferty lub Przegrane oferty w obszarze roboczym Składanie ofert przez dostawców.
Wprowadź odpowiedź od dostawcy jako pracownik działu zaopatrzenia
- Upewnij się, że jest skonfigurowane uprawnienie do edytowania ofert dostawców. Przejdź do Zaopatrzenie i sourcing > ustawień > Parametry modułu Zaopatrzenie i sourcing. Na karcie zapytanie ofertowe ustaw opcję Nabywca może edytować ofertę dostawcy jako Tak.
- Wybierz kolejno opcje Zaopatrzenie i sourcing > Zapytania ofertowe > Wszystkie zapytania ofertowe.
- Zaznacz ZO o stanie Wysłane, a następnie kliknij łącze w polu Sprawa dotycząca zapytania ofertowego.
- Wybierz Zarządzaj odpowiedziami. Na wyświetlonej stronie jest widoczna informacja o ZO dla każdego dostawcy, który został zaproszony do składania ofert.
- Wybierz ZO, na które nie udzielono odpowiedzi. (Pole Postęp odpowiedzi powinno zostać ustawione jako Nierozpoczęte.)
- Wybierz Edycja > Edytuj odpowiedź na ZO. Zostanie wyświetlona strona Odpowiedź na ZO. Jako pracownik działu zaopatrzenia możesz teraz wprowadzić odpowiedź w imieniu dostawcy. Zauważ, że pole Oferta w toku jest ustawione jako Nabywca aktualizuje.
- Wprowadź dane ofertowe. Po zakończeniu wybierz przycisk Prześlij.
Ocenianie ofert
- Na stronie Wszystkie zapytania ofertowe wybierz sprawę ZO, dla której chcesz ocenić odpowiedzi.
- Wybierz Zarządzaj odpowiedziami.
- Wybierz opcję Odpowiedz na wynik.
- Wybierz nagłówek, aby wyświetlić ocenę oferty.
- Na skróconej karcie Punktowanie oferty wprowadź liczbę w polu Wynik dla jednego z kryteriów punktowania. Po umieszczeniu wskaźnika myszy nad jednym z kryteriów punktowania pojawia się etykietka narzędzia pokazująca zakres punktów, w którym trzeba się zmieścić. W tej demonstracji można podać liczbę z zakresu od 1 do 5 do każdego z kryteriów.
- Powtórz krok 5 dla innego kryterium określania wyników.
- Jeśli sprawa ZO zawiera kwestionariusz, który został wysłany do dostawców, można wprowadzić ich odpowiedzi w na skróconej karcie kwestionariuszy.
- Zamknij stronę.
- Powtórz kroki od 1 do 8 dla wszystkich pozostałych ofert.
Porównywanie odpowiedzi
- W okienku akcji na karcie Ogólne wybierz opcję Porównaj odpowiedzi.
- W polu Ranga wprowadź liczbę.
- Ta strona pokazuje oferty z nagłówkami i informacjami w wierszach oraz łączny wynik punktowy na poziomie nagłówka. Wiersze można porównywać poprzez sortowanie ich w siatce, tak aby porównywalne wiersze znalazły się obok siebie. Podane są również następujące informacje:
- Ilość — Ilość wyceniona przez dostawcę. Ta ilość może nie być równa ilości określonej w ZO.
- Kwota netto — cena, którą dostawca podał za towary w wierszu, pomniejszona o wszelkie rabaty.
- Odchylenie — liczba dni, o którą data otrzymania w nagłówku lub wierszu oferty różni się od żądanej daty odbioru w nagłówku lub wierszu ZO. Dla każdej oferty można wprowadzić rangę.
- Zaznacz wiersz nagłówka dla drugiej oferty, którą chcesz sklasyfikować.
- W polu Ranga wprowadź liczbę.
- Wybierz opcję Zapisz.
Odrzucanie oferty
- Zaznacz wiersz nagłówka dla oferty, którą odrzucić. Można zaakceptować, odrzucić albo zwrócić tylko jedną ofertę lub wiersz jednej oferty na raz.
- Zaznacz pole wyboru Zaznacz.
- Zaznaczenie pola wyboru Zaznacz w nagłówku oferty spowoduje oznaczenie również wszystkich wierszy. Aby odrzucić lub zaakceptować tylko niektóre wiersze oferty, można oznaczyć tylko te wiersze. Ponadto można zaakceptować oferty jednego dostawcy dla niektórych wierszy ZO, ale nagrodzić pozostałe wiersze ZO innego dostawcy. Należy jednak przetwarzać jedną ofertę na raz.
- Jeśli istnieją wiersze alternatywne, można zaakceptować oryginalny wiersz oferty lub jego alternatywę, ale nie oba.
- Wybierz opcję Odrzuć.
- Wybierz parametry, a następnie w polu Przyczyna odrzucenia wprowadź lub wybierz przyczynę odrzucenia oferty. Przyczyna jest przechowywana w odpowiedzi.
- Kliknij przycisk OK.
- Kliknij przycisk OK.
Akceptowanie oferty
- Wybierz ofertę, którą chcesz zaakceptować, a następnie kliknij łącze w polu Zapytanie ofertowe. Jeśli znajdujesz się na stronie porównywanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe, podświetlona oferta jest ofertą, którą system uwzględni w trakcie akcji „Akceptuj”. W danej chwili można akceptować wiersze tylko z jednej oferty.
- W okienku akcji kliknij pozycję Odpowiedz.
- Wybierz Akceptuj. W przypadku zaznaczenia tylko określonych wierszy akcja Akceptuj spowoduje uwzględnienie tylko tych wierszy. Jeśli chcesz zaakceptować wszystkie wiersze oferty, nie musisz ich zaznaczać.
- Wybierz parametry, a następnie w polu Przyczyna akceptacji wprowadź lub wybierz przyczynę zaakceptowania oferty. Przyczyna jest przechowywana w ofercie.
- Kliknij przycisk OK.
- Kliknij przycisk OK. Po kliknięciu przycisku OK zostanie wygenerowane zamówienie zakupu na podstawie wierszy objętych akceptacją ZO. Jeśli istnieją inne oferty, które nie zostały przetworzone (zaakceptowane, odrzucone lub zwrócone), system wyświetli monit o odrzucenie pozostałych ofert.
Wyświetlanie wygenerowanego zamówienia zakupu
W okienku akcji na karcie Ogólne wybierz opcję Zamówienie zakupu. Na wyświetlonej stronie widać zamówienie zakupu wygenerowane w momencie akceptacji oferty.