Odpowiadanie na pytania dostawców dotyczące zapytań ofertowych
Kiedy Twoja agencja wysłała zapytanie ofertowe (RFQ), dostawcy czasami mają pytania dotyczące zapytania. Dostawcy, którzy mają pytania związane z zapytaniem ofertowym, mogą przesłać swoje pytania i zapoznać się z odpowiedziami na stronie Współpraca z dostawcami, kiedy te strony zostaną im udostępnione. Po zaakceptowaniu pytań dostawcy Pytania i odpowiedzi będą dostępne na stronie Zapytanie ofertowe na Współpraca z dostawcami oraz dla Twojej agencji poprzez stronę Zapytanie ofertowe Pytania i odpowiedzi.
Użytkownicy mogą publikować odpowiedzi na pytania dostawców więcej niż raz. Dostawcy nie mogą już publikować pytań po wybraniu dostawcy i przyznaniu zapytania ofertowego lub po osiągnięciu ostatecznego terminu zadawania pytań.
Włączanie lub wyłączanie tej funkcji
Aby używać tej funkcji, należy ją włączyć dla systemu. Od wersji 10.0.21 Supply Chain Management funkcja ta jest domyślnie włączona. Od wersji 10.0.32 Supply Chain Management funkcja ta jest obowiązkowa i nie można jej wyłączyć. Jeśli używasz wersji starszej niż 10.0.32, administratorzy mogą włączyć lub wyłączyć tę funkcję, wyszukując funkcję Skanuj kody kreskowe RFQ pytania i odpowiedzi w Zarządzanie funkcjami.
Zezwalaj na używanie pytań i odpowiedzi w zapytaniach ofertowych
- Przejdź do Zaopatrzenie i sourcing > Ustawienia > Parametry modułu Zaopatrzenie i sourcing.
- Otwórz kartę Zapytanie ofertowe.
- W razie potrzeby ustaw te opcje:
- Zezwól na pytania dostawcy: Włącza lub wyłącza pytania dostawcy dla spraw ZO. Aby móc korzystać z funkcji opisanych w tym artykule, musisz ustawić tę opcję na Tak .
- Domyślna odpowiedź bezpośrednia: odpowiadając na pytanie, możesz odpowiedzieć wszystkim dostawcom, którzy otrzymali ZO, lub odpowiedzieć tylko konkretnemu dostawcy, który przesłał pytanie. Możesz wybrać tę opcję za każdym razem, gdy odpowiadasz, ale to ustawienie kontroluje ustawienie domyślne. Jeśli zwykle odpowiadasz wszystkim dostawcom, ustaw tę opcję na Nie. Jeśli zwykle odpowiadasz indywidualnym dostawcom, ustaw tę opcję na Tak.
Konfigurowanie pytań do dostawców
Tworząc zapytanie ofertowe, określasz, czy dostawcy mogą zadawać pytania dotyczące zapytania ofertowego.
- Nawiguj do Zaopatrzenie i sourcing > Zapytania ofertowe następnie kliknij Nowe > Zapytanie ofertowe.
- Na stronie Nowe zapytanie ofertowe Nagłówek aby ustawić opcje pytań do dostawcy pola umożliwiające zadawanie pytań przed określoną datą.
- Ustaw opcję Pozwól na zadawanie pytań dostawcy na Tak , aby dostawcy mogli wprowadzać pytania. Użytkownicy mogą wprowadzać pytania i odpowiadać na nie, a także wyznaczać często zadawane pytania do publikacji dla dostawców po wysłaniu zapytania ofertowego do dostawców.
- Opcjonalnie: W polu Data graniczna określ ostateczny termin, do którego należy przesyłać pytania. Jeśli nie zostanie wprowadzona data graniczna, pytania będą akceptowane, o ile zapytanie ofertowe jest otwarte i akceptuje oferty.
- Kliknij Zapisz, aby zapisać ZO.
- Kliknij Wyślij, aby wysłać ZO do dostawców.
Wprowadzanie i odpowiadanie na pytania dostawców
Sprzedawcy wprowadzają pytania w polu Współpraca dostawców > na stronie Zapytanie ofertowe, , szybka karta Pytania dostawcy. Pytanie jest widoczne tylko dla sprzedawcy i użytkowników.
Wprowadzanie pytania dostawcy
We współpracy z dostawcami, w Zapytanie ofertowe stronę, kliknij Pytania i odpowiedzi, a następnie kliknij + Zadaj pytanie.
Banknot
Alternatywnie użytkownik może wprowadzić pytania do dostawcy na stronie Zapytanie ofertowe stronę, klikając Zarządzaj odpowiedziami, Edytuj odpowiedź na zapytanie ofertowe następnie kliknięcie Pytania i odpowiedzi.
Na Pytanie wpisz treść pytania.
Kliknij przycisk Prześlij. Powtórz kroki 1-3, aby dodać pytanie.
Po zakończeniu kliknij Zapisz, aby zapisać swoje pytania.
Odpowiadanie jednemu dostawcy
Pytanie i odpowiedź jest widoczne tylko dla sprzedawcy i użytkowników.
- Na stronie Zapytanie ofertowe, kliknij Pytania i odpowiedzi, aby wyświetlić stronę Pytania i odpowiedzi.
- Kliknij przycisk Edytuj.
- Wpisz tekst w polu Odpowiedź, w którym możesz odpowiedzieć na pytanie sprzedawcy.
- Sprawdź pole Odpowiedź bezpośrednia.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać swoją odpowiedź.
- Kliknij Wyślij odpowiedzi aby wysłać odpowiedzi do dostawcy.
Odpowiadam wszystkim dostawcom
Jeśli otrzymasz to samo pytanie od wielu dostawców, możesz je pogrupować i udzielić jednej odpowiedzi. Wszyscy dostawcy otrzymują powiadomienie po opublikowaniu najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi. Dostawcy i wszystkie osoby mające dostęp do zapytania ofertowego mogą przeglądać podsumowanie pytań i odpowiedzi.
- Na stronie Zapytanie ofertowe, kliknij Pytania i odpowiedzi, aby wyświetlić stronę Pytania i odpowiedzi.
- Kliknij przycisk Edytuj.
- Wybierz kod często zadawanego pytania, np. literę „a”.
- Dla każdego wiersza zawierającego podobne pytanie wpisz kod w polu Kod grupy pole. Na przykład w każdym wierszu pytania o kolor przedmiotu wpisz „a”.
- Wybierz jedną z linijek z wartością kodu i wpisz pytanie i odpowiedź tak, jak chcesz, aby były czytane w podsumowaniu, które będzie dostępne po opublikowaniu pytań i odpowiedzi (Pytanie grupowe, Odpowiedź grupowa pola).
- Opcjonalnie: Możesz zaznaczyć pole wyboru Odpowiedź bezpośrednia , aby wysyłać odpowiedzi tylko do wybranych dostawców.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać swoje odpowiedzi.
- Opcjonalnie: możesz przywrócić pytania i odpowiedzi do wcześniej opublikowanych wartości, jeśli chcesz cofnąć zmiany.
- Kliknij Wyślij odpowiedzi aby wysłać swoje odpowiedzi do dostawcy.
Zmiana zapytania ofertowego, aby zezwolić lub zabronić zadawania pytań
Możesz wprowadzić zmiany, aby zezwolić lub zabronić zadawania pytań w ZO do czasu przyznania ZO. Możesz także wydłużyć lub skrócić okres, w którym dostawcy mogą przesyłać pytania. W przypadku opublikowanych zapytań ofertowych należy zmodyfikować zapytanie ofertowe, aby zezwolić na zadawanie pytań dostawcy lub uniemożliwić je lub dostosować ramy czasowe dla pytań.
Ważne
Jeśli zmienisz istniejące zapytanie ofertowe w celu umożliwienia zadawania pytań dostawcy, system usunie wszystkie istniejące odpowiedzi po ponownym wysłaniu zapytania ofertowego.