Aplikacja Expense Mobile (starsza)

Ma zastosowanie do: Project Operations dotyczące scenariuszy z zasobami i zasobami niemagazynowanymi, lekkiego wdrażania — od transakcji do fakturowania proforma

Ten artykuł zawiera informacje o mobilnym obszarze roboczym Zarządzanie wydatkami. Ten obszar roboczy umożliwia zapisywanie i przesyłanie paragonów, dzięki czemu mogą być dołączone do raportu o wydatkach w późniejszym terminie. Użytkownicy mogą również szybko tworzyć wiersze wydatków, korzystając z dołączonego paragonu i tworząc raporty dotyczące wydatków i zarządzając nimi. Ponadto osoby zatwierdzające mogą korzystać z obszaru roboczego Zarządzania wydatkami w celu wyświetlania przydzielonych im raportów z wydatków i zatwierdzania lub odrzucania tych raportów z wydatków.

Ten mobilny obszar roboczy jest przeznaczony do użytku z aplikacją mobilną Dynamics 365 Unified Ops.

Wiele organizacji wymaga, aby kopia paragonu była dołączana do raportu z wydatków związanych z podróżą lub z pozostałymi działaniami związanymi z działalnością pracownika, gdy pracownik składa wniosek o zwrot kosztów. Obszar roboczy Zarządzanie wydatkami umożliwia szybkie tworzenie nowych wierszy na wybranym urządzeniu przenośnym za pomocą dołączenia zdjęcia z paragonem. Użytkownicy mogą również zapisać zdjęcie z paragonu i później dołączyć je do raportu z wydatków. Pracownicy mogą również tworzyć raporty dotyczące wydatków i zarządzać nimi, a następnie przesyłać je do zatwierdzania i zwrotów przy użyciu swoich urządzeń przenośnych.

Obszar roboczy Zarządzanie wydatkami umożliwia użytkownikom wykonywanie następujących zadań:

• Zrobienie zdjęcia paragonu. Przekazanie zdjęcia z paragonu i dołączenie go do raportu o wydatkach w późniejszym terminie.
• Przesłanie pliku zapisanego paragonu. Później można dołączyć ten plik do raportu z wydatkami.
• Utworzenie nowego wiersza wydatku, korzystając z dołączonego paragonu. Później można dodać wiersz do raportu z wydatków i przesłać go do zatwierdzenia i zwrotu.

Można również użyć następujących funkcji:

• Tworzenie nowego raportu z wydatków.
• Dołączenia transakcji kartą kredytową i innych uprzednio utworzonych wydatków do raportu z wydatków.
• Tworzenia nowych kosztów na potrzeby raportu z wydatków.
• Dołączenia paragonu do dowolnego raportu z wydatków polega na zrobieniu zdjęcia lub przesłaniu pliku ze zdjęciem paragonu.
• W zależności od zasady wydatków w firmie, możesz czasami dodać koszty gości do swoich wydatków.
• W zależności od zasad wydatków w firmie może zaistnieć potrzeba podzielenia/rozbicia kosztów na pozycje.
• Wyślij raport z wydatków na potrzeby zatwierdzenia i zwrotów.
• Zatwierdź lub odrzuć raporty o wydatkach, dla których użytkownik jest przypisaną osobą zatwierdzającą.

Wymagania wstępne dotyczące korzystania z usługi Dynamics 365 Finance

Jeśli w organizacji wdrożono rozwiązanie Finance, administrator systemu musi opublikować mobilny obszar roboczy Zarządzanie wydatkami.

Pobierz i zainstaluj aplikację mobilną Dynamics 365 Unified Ops

Pobierz i zainstaluj aplikację mobilną Dynamics 365 Unified Ops:

• na telefony Android
• Dla telefonów iPhone

Zaloguj się do aplikacji mobilnej

1. Uruchom aplikację na swoim urządzeniu mobilnym.
2. Wprowadź swój adres URL Dynamics 365.
3. Po pierwszym zalogowaniu się jest wyświetlany monit o podanie nazwy użytkownika i hasła. Wprowadź poświadczenia.
4. Po zalogowaniu się zostaną wyświetlone dostępne obszary robocze dla firmy. Jeśli administrator systemu opublikuje nowy obszar roboczy później, konieczne będzie odświeżenie listy obszarów roboczych urządzeń przenośnych.

Zapisywanie paragonów za pomocą mobilnego obszaru roboczego zarządzania wydatkami

1. Otwórz obszar roboczy Zarządzanie wydatkami na swoim urządzeniu przenośnym.

2. Wybierz pozycję Zapisz paragon.

3. Wybierz opcję Zrób zdjęcie lub Wybierz obraz.

4. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • W przypadku wybrania Zrób zdjęcie należy:

     1. Otworzy się aparat urządzenia, aby można było zrobić zdjęcie paragonu.
     2. Po zakończeniu robienia zdjęcia kliknij przycisk OK, aby zaakceptować zdjęcie.
     3. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę zdjęcia i wprowadź wszelkie notatki.

   • W przypadku wybrania Wybierz zdjęcie należy:

     1. Wybrać zdjęcie z listy.
     2. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę zdjęcia i wprowadź wszelkie notatki.

5. Wybierz Gotowe.

Szybkie zapisywanie paragonów za pomocą mobilnego obszaru roboczego zarządzania wydatkami

1. Otwórz obszar roboczy Zarządzanie wydatkami na swoim urządzeniu przenośnym.

2. Wybierz pozycję Szybki zapis wydatków.

3. Wybierz kategorię identyfikatora wydatku. Zobaczysz kategorie wydatków, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 50 elementów, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli kategoria nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według kategorii wydatków lub przejdź do wyszukiwania według typu wydatków.

4. Wprowadź datę transakcji wydatkowej.

5. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę handlową dla wydatku.

6. Wprowadź pieniężną wartość wydatku.

7. Wybierz walutę i wydatek. Zobaczysz kody walut, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 400 walut, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli waluta nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według waluty lub przejdź do wyszukiwania według nazwy.

8. Wybierz opcję Zrób zdjęcie lub Wybierz obraz.

9. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Jeśli wybrano opcję Zrób zdjęcie otworzy się aparat urządzenia, aby można było zrobić zdjęcie paragonu. Po zakończeniu robienia zdjęcia kliknij przycisk OK, aby zaakceptować zdjęcie.
   • W przypadku wybrania Wybierz obraz wybierz odpowiedni obraz na liście.

10. Wybierz Gotowe.

Akceptowanie raportów z wydatków za pomocą komórkowego obszaru roboczego Zarządzanie wydatkami

1. Otwórz obszar roboczy Zarządzanie wydatkami na swoim urządzeniu przenośnym.

2. Zatwierdzanie wydatków wskazuje liczbę raportów o wydatkach przypisanych do użytkownika w celu zatwierdzenia. Liczba ta jest aktualizowana co ok. 30 minut. Wybierz Zatwierdzenia wydatków.

   Wyświetlona jest lista raportów o wydatkach przypisanych do użytkownika w celu zatwierdzenia.

3. Wybierz jakiś raport z wydatków, aby wyświetlić jego szczegóły.

4. Wybierz jakiś wydatek, aby wyświetlić jego szczegóły. Informacje widoczne dla wydatku zawierają wszelkie informacje o paragonie, gościu i szczegółach podziału na pozycje.

5. Na stronie Raport o wydatkach wybierz opcję zatwierdzania lub odrzucania raportu o wydatkach.

6. Wprowadź komentarze dotyczące akcji zatwierdzania.

7. Wybierz Gotowe.

Tworzenie nowego raportu z wydatków i przesyłanie go do zatwierdzenia za pomocą komórkowego obszaru roboczego Zarządzanie wydatkami

1. Otwórz obszar roboczy Zarządzanie wydatkami na swoim urządzeniu przenośnym.

2. Wybierz pozycję Zapis wydatków.

3. Wybierz opcję Nowy raport lub na liście wybierz istniejący raport o wydatkach.

4. W przypadku nowych raportów z wydatków wprowadź przeznaczenie oraz wszystkie dostępne dodatkowe informacje. Te informacje różnią się w zależności od sposobu, w jaki skonfigurowano funkcję zarządzanie wydatkami dla firmy użytkownika.

5. Wybierz Gotowe.

6. Aby dodać istniejące koszty, takie jak transakcje kartą kredytową, w raporcie z wydatków wybierz opcję Dołącz.

7. Z listy wybierz jeden lub więcej wydatków.

8. Wybierz Gotowe.

9. W celu dodania nowego wydatku do raportu z wydatków wybierz opcję Nowy wydatek.

10. Wybierz kategorię wydatku. Zobaczysz kategorie wydatków, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 50 elementów, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli kategoria nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według kategorii wydatków lub przejdź do wyszukiwania według typu wydatków.

11. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę handlową dla wydatku.

12. Wprowadź datę transakcji wydatkowej.

13. Wprowadź pieniężną wartość wydatku.

14. Wybierz walutę i wydatek. Zobaczysz kody walut, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 400 walut, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli waluta nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według waluty lub przejdź do wyszukiwania według nazwy.

15. Wybierz Gotowe.

16. Aby dodać więcej szczegółów do wydatku, wybierz pozycję Dodaj więcej szczegółów. Dostępne pola zależą od konfiguracji zarządzania wydatkami w firmie użytkownika.

17. Jeśli zasady firmy wymagają otrzymania paragonu na wydatek, wybierz pozycję Paragony, a następnie wykonaj następujące kroki:

    1. Wybierz polecenie Zapisz paragon lub Dołącz paragon.

    2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

       • W przypadku wybrania Zapisz paragon należy:

         1. Wybierz opcję Zrób zdjęcie lub Wybierz obraz.

         2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

            • W przypadku wybrania Zrób zdjęcie należy:

              1. Otworzy się aparat urządzenia, aby można było zrobić zdjęcie paragonu. Po zakończeniu robienia zdjęcia kliknij przycisk OK, aby zaakceptować zdjęcie.
              2. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę zdjęcia i wprowadź wszelkie notatki.

            • W przypadku wybrania Wybierz zdjęcie należy:

              1. Wybrać zdjęcie z listy.
              2. Opcjonalnie: Wprowadź nazwę zdjęcia i wprowadź wszelkie notatki.

         3. Wybierz Gotowe.

       • W przypadku wybrania Dołącz paragon należy:

         1. Z listy wybrać jeden lub więcej obrazów.
         2. Wybierz Gotowe.

    3. Wybierz przycisk Wstecz, aby powrócić do szczegółów wydatku.

18. Jeśli zasady firmy wymagają zaproszenia gościa w celu przetworzenia wydatku, wybierz pozycję Goście, a następnie wykonaj następujące kroki:

    1. Wybierz opcję Gość, Poprzedni gość lub Współpracownik.

    2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

       • W przypadku wybrania Gość należy:

         1. Wprowadź imię i nazwisko gościa.
         2. Opcjonalnie: Wprowadź organizację i/lub kraj/region gościa.
         3. Opcjonalnie: Wprowadź imię i nazwisko gościa.
         4. Wybierz Gotowe.

       • W przypadku wybrania Poprzedni gość należy:

         1. Z listy wybierz jednego lub więcej poprzednich gości. Zostanie wyświetlona lista poprzednich gości, których dodano do poprzednich raportów z wydatków załadowanych do aplikacji w celu korzystania z nich w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 50 elementów, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli poprzedni gość nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według nazwy lub przejdź do wyszukiwania według organizacji, kraju lub tytułu.
         2. Wybierz Gotowe.

       • W przypadku wybrania Współpracownicy należy:

         1. Z listy wybierz jednego lub większą liczbę współpracowników. Zobaczysz kategorie współpracowników, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 50 elementów, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli współpracownik nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według nazwy lub przejdź do wyszukiwania według firmy lub tytułu.
         2. Wybierz Gotowe.

    3. Wybierz przycisk Wstecz, aby powrócić do szczegółów wydatku.

19. Jeśli zasady firmy wymagają utworzenia podzielonej listy wydatków, wybierz pozycję Rozbij, a następnie wykonaj następujące kroki:

    1. Wybierz pierwszą datę do podziału na pozycje.
    2. Wybierz pozycję Dodaj podział na pozycje.
    3. Wybierz podkategorię podziału na pozycje. Zobaczysz podkategorie wydatków, które są ładowane do aplikacji do użytku w trybie offline. Domyślnie ładowanych jest 50 elementów, ale programista może zmienić tę liczbę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Platforma mobilna. Jeśli podkategoria nie znajduje się na liście, wybierz pozycję Wyszukaj, aby dokonać wyszukiwania online. Wyszukaj według nazwy podkategorii wydatku.
    4. Wprowadź kwotę transakcji do podziału na pozycje.
    5. Jeśli trzeba, zmień datę transakcji.
    6. Wybierz Gotowe.
    7. Powtarzaj powyższe kroki do momentu ukończenia dodawania wszystkich pozycji dla wybranej daty.
    8. W przypadku dodatkowych dni można wybrać Skopiuj na następny dzień w celu skopiowania podziału na elementy następnego dnia. Można też wybrać datę w polu rozbicia na elementy, a następnie dodać podział, tak jak miało to miejsce dla pierwszej daty.
    9. Po zakończeniu rozbijania elementów wydatków wybierz przycisk Wstecz, aby powrócić do szczegółów wydatku.

20. Wybierz przycisk Wstecz, aby powrócić do strony Raportu z wydatków.

21. Powtarzaj powyższe kroki do momentu ukończenia dodawania wszystkich kosztów.

22. Wybierz Prześlij.

23. Wprowadź komentarze dla osoby zatwierdzającej.

24. Wybierz pozycję Gotowe.

Często zadawane pytania

Dlaczego mobilna aplikacja wydatków nie wprowadza domyślnie metody płatności?

Organizacje mogą dostosować ustawienie Domyślnej metody płatności dla każdej kategorii wydatków po jej utworzeniu. Dodatkowo, podczas konfigurowania metod płatności, możesz ustawić pole Domyślna metoda płatności na Tylko import.

Kiedy Tylko import jest włączony dla metody płatności, metoda płatności nie jest domyślnie wprowadzona. Będzie on pusty w kategoriach wydatków, w których ustawiono tę metodę płatności. Zachowanie to jest spójne zarówno w przypadku strony internetowej, jak i urządzeń mobilnych.

Jeśli Tylko import nie jest włączony dla metody płatności, ustawiona wartość jest wprowadzana domyślnie dla kategorii wydatków, w których ta metoda płatności jest ustawiona. Istnieje jednak znany problem, w którym wartość domyślna nie jest wprowadzana w aplikacji mobilnej wydatków. Aby obejść ten problem, należy ręcznie wybrać metodę płatności przed zapisaniem raportu wydatków.

Dlaczego nie mogę dodawać ani edytować wymiarów finansowych w aplikacji mobilnej wydatków?

Wprowadzanie wymiarów i rozkładów nie jest obsługiwane. Aby obejść to ograniczenie, możesz mieć te pola ustawione domyślnie w aplikacji mobilnej, ustawiając domyślne wymiary finansowe dla projektu lub pracownika.

Dlaczego w aplikacji mobilnej Wydatki czasami jest wyświetlany błąd synchronizacji?

Jeśli linie wydatków nie spełniają wymagań zasad, a użytkownik przesyła raport wydatków bez uwzględnienia ostrzeżenia dotyczącego zasad, dane mobilne nie są synchronizowane z serwerem i następuje awaria synchronizacji. Wszystkie raporty wydatków przesłane po wystąpieniu awarii synchronizacji pozostaną w stanie awarii i będą powodować kolejne awarie synchronizacji. Jedynym sposobem na naprawienie tej sytuacji jest ręczne usunięcie powiadomień o synchronizacji. Problem ten został rozwiązany poprzez wstrzymanie przesyłania raportów wydatków, gdy ostrzeżenia dotyczące zasad nie zostały uwzględnione, dzięki czemu uniknięto błędów synchronizacji.

Dlaczego walidacja projektu i kategorii nie jest poprawnie odzwierciedlona w aplikacji mobilnej wydatków?

Ten scenariusz walidacji nie jest obecnie obsługiwany. Jednakże, wsparcie może zostać dodane w przyszłości.

Jakie typy dokumentów są obsługiwane w aplikacji mobilnej wydatków?

Aplikacja mobilna wydatków obsługuje tylko obrazy. Nie obsługuje ona obecnie dokumentów PDF ani innych dokumentów.